Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Microsoft Office 2007 в экономике и управлении. Часть 2. Учебное пособие
.pdf
Тема 2. Создание и открытие базы данных
Вопросы для самопроверки
1. Перечислите способы создания новой базы данных в СУБД
ACCESS 2007?
2. Какие виды шаблонов баз данных доступны для пользователя в
СУБД ACCESS 2007?
3. Как можно открыть недавно использованную базу данных?
При запуске приложения Office Access 2007 из меню Пуск в
Windows или с помощью ярлыка на рабочем столе (но не когда базу
данных открывают щелчком мыши) отображается окно «Приступая к
работе с Microsoft Office Access». В нем показано, с чего можно начать
работу в Office Access 2007.
В Microsoft Access 2007 поддерживаются два способа создания базы
данных. Имеется возможность сразу создать с помощью мастера базу
данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ создания базы данных.
Также можно создать пустую базу данных, а затем добавить в нее
таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является
наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента
базы данных. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое
время изменить и расширить созданную базу данных.
В Office Access 2007 предусмотрены несколько шаблонов, а кроме
того, существует возможность загрузки дополнительных шаблонов с
веб-узла Microsoft Office Online. В контексте приложения Office Access
2007 это готовая база данных с профессионально разработанными таблицами, формами и отчетами. Шаблоны дают возможность быстро
пройти начальные этапы создания базы данных.
2.1. Создание базы данных на основе специализированного шаблона
В окне «Приступая к работе с Microsoft Office Access» в разделе
«Шаблоны из Интернета» выберите нужный шаблон. В библиотеке
Access 2007 существуют следующие локальные шаблоны: Борей, Вопросы, Задачи, Канал продаж, Контакты, Мероприятия, Основные средства, Проекты, Учащиеся, Факультет.
В поле имени файла введите имя файла или воспользуйтесь предложенным именем. Дополнительно можно установить флажок «Создание
41
и присоединение базы данных к узлу Windows SharePoint Services»,
если необходимо установить связь с узлом Windows SharePoint Services.
Нажмите кнопку «Создать» или кнопку «Загрузить». Приложение
Access создаст на основе шаблона новую базу данных и откроет ее (рис.
19).
Рис. 19. Создание базы данных на основе специализированного
шаблона «Задачи».
Дополнительные шаблоны с веб-узла Microsoft Office Online можно
загрузить непосредственно из интерфейса пользователя Office Access
2007.
2.2. Создание новой базы данных на основе шаблона с веб-узла
Microsoft Office Online
В окне «Приступая к работе с Microsoft Office Access» в области
«Категории шаблонов» выберите категорию и, когда отобразятся
шаблоны категории, выберите требуемый шаблон. На веб-узле
Microsoft Office Online имеются следующие виды категорий: Деловые,
Образование, Личные, Учебная база данных.
В поле имени файла введите имя файла или воспользуйтесь предложенным именем. Нажмите кнопку «Загрузка». Приложение Access автоматически загрузит шаблон, создаст на его основе новую базу данных, сохранит ее в папке документов пользователя и откроет эту базу
данных (Рис. 20).
Рис. 20. Создание базы данных на основе шаблона «Учащиеся» с
веб-узла Microsoft Office Online.
2.3. Создание новой пустой базы данных
В окне «Приступая к работе с Microsoft Office Access» в разделе
«Новая пустая база данных» выберите команду «Новая база данных».
42
В поле Имя файла введите имя файла или воспользуйтесь предло-
женным именем. Нажмите кнопку «Создать». Будет создана новая база
данных и открыта новая таблица в режиме таблицы (Рис. 21).
Рис. 21. Создание новой пустой базы данных.
2.4. Открытие базы данных
При открытии (или создании и последующем открытии) базы данных
имя файла и расположение базы данных включается в список последних
использованных документов. Этот список отображается в окне «При-
ступая к работе с Microsoft Office Access», что позволяет быстро открывать базы данных, которые были использованы последними.
1. Открытие недавно использованной базы данных
В окне «Приступая к работе с Microsoft Office Access» в разделе
«Открыть последнюю базу данных» щелкните базу данных, которую
требуется открыть (рис. 22).
Рис. 22. Открытие недавно использованной базы данных.
2. Открытие базы данных с помощью кнопки «Microsoft Office»
Нажмите кнопку Microsoft Office и затем выберите базу данных,
которую необходимо открыть, если она отображается в правой части
панели меню. Или выберите пункт «Открыть» и в появившемся диалоговом окне «Открытие файла базы данных» введите имя файла и затем
нажмите кнопку «Открыть».
43
Тема 3. Работа с таблицами
Вопросы для самопроверки
1. Перечислите способы создания новой таблицы в СУБД ACCESS
2007?
2. Перечислите способы добавления полей в таблицу в СУБД
ACCESS 2007?
3. Какие типы полей существуют в СУБД ACCESS 2007?
4. Как в режиме таблицы можно изменить тип и формат поля?
5. Какие существуют способы сохранения таблицы в СУБД ACCESS
2007?
6. Что такое первичный ключ и как его задать?
7. Как можно удалить первичный ключ?
8. Какие свойства полей в СУБД ACCESS 2007 вы знаете, для чего
они нужны и как их можно определить?
9. Как можно создать связи данных в СУБД ACCESS 2007?
10. Какие виды связей данных существуют в СУБД ACCESS 2007 и
как их создать?
11. Как изменить связи данных в СУБД ACCESS 2007?
При работе с СУБД Access 2007 сведения из каждого источника со-
храняются в отдельных таблицах – списках строк и столбцов, относящихся к конкретной области. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.
Определение структуры базы данных необходимо всегда начинать с
создания ее таблиц. Таблицы создаются раньше любых других объектов
базы данных.
3.1. Создание таблицы
1. Создание таблицы в режиме «Таблица»
Перейдите на вкладку «Создание», а затем нажмите на кнопку «Таблица» в группе Таблицы. В базу данных вставится новая таблица, которая откроется в режиме таблицы. Далее необходимо назвать каждое поле базы.
2. Создание таблицы в режиме Конструктора
На вкладке «Создание» в группе Таблицы щелкните «Конструктор
таблиц». Далее необходимо указать список всех полей с указанием их
типа.
3. Создание таблицы на основе шаблона таблицы
44
Для создания таблиц «Контакты», «Задачи», «Вопросы», «События»
и «Основные фонды» можно использовать шаблоны таблиц, которые
включены в Office Access 2007. Шаблоны таблиц совместимы со списками Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 с теми же именами. На вкладке «Создание» в группе Таблицы щелкните «Шаблоны
таблицы» и затем выберите из списка один из доступных шаблонов.
Будет вставлена новая таблица на основе выбранного шаблона таблицы,
при этом каждое поле уже имеет соответствующий тип.
4. Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи
с ними
Для создания таблицы можно использовать импорт данных, сохраненных в другом месте, или связь с ними. Например, можно использовать импорт данных или связь с данными электронной таблицы Excel,
списка SharePoint, файла XML, другой базы данных Access, папки
Microsoft Office Outlook 2007 и ряда других источников. При импорте
данных в новой таблице текущей базы данных создается копия этих
данных. Напротив, при использовании связи с данными в текущей базе
данных создается таблица, динамически связанная с данными, хранящимися в другом месте. Таким образом, данные, изменяемые в связанной таблице, изменяются и в источнике исходных данных. Когда данные в источнике изменяются с помощью другой программы, это изменение будет отображаться и в связанной таблице.
Для использования существующей базы данных в диалоговом окне
«Открытие файла базы данных» откройте базу данных. Откроется новая
база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1». На вкладке «Внешние данные» в
группе «Импорт» выберите один из доступных источников данных.
Следуйте инструкциям в диалоговых окнах. Будет создана новая таблица, имя которой появится в области переходов.
3.2. Добавление полей в таблицу. Тип поля
1. Добавление полей в таблицу в режиме таблицы
В полях (также называемых столбцами) сохраняются элементы отслеживаемых данных. Например, в таблице «Контакты» можно создать
поля «Имя», «Фамилия», «Телефон», и т.д.
Поля определяются рядом характеристик: имя, тип данных, выбираемый в соответствии с сохраняемыми в этом поле данными. Этот тип
данных определяет значения, которые можно сохранить, и операции,
которые можно выполнить с данными, а также объем памяти, выделяемой для каждого значения. С каждым полем также связана группа па-
45
раметров, называемых свойствами, которые определяют внешний вид и
Если введено
Office Access 2007 создает поле
с типом данных
Иван
Текстовый
http://www.contoso.com
Можно использовать любой допустимый префикс протокола Интернета:
http://, https:// и mailto:.
Гиперссылка
50000
Числовой, Длинное целое
50000,99
Числовой, Двойное с плавающей точкой
12.31.2006
Распознаваемый формат времени и
даты зависит от настройки региональных параметров у пользователя.
Дата/время
31-дек-2006
Дата/время
10:50:23
Дата/время
функциональные характеристики этого поля. Например, свойство
«Формат» определяет структуру отображения данных в поле, то есть
вид, в котором они должны отображаться.
Имена полей могут содержать до 64 знаков (цифр или букв), включая пробелы. Рекомендуется присваивать полям описательные имена,
чтобы легко различать их при просмотре или изменении записей.
Например, можно использовать такие имена полей, как «Фамилия»,
«Адрес» и «Домашний телефон». Создаваемая новая таблица открывается в режиме таблицы. Для быстрого добавления нового поля можно
ввести данные в столбец «Добавить поле».
При вводе данных в новый столбец Office Access 2007 автоматически распознает соответствующий тип данных этого поля. Например,
при вводе в столбец даты «1.01.2006» Office Access 2007 распознает,
что введена дата, и задает для этого поля тип данных «Дата/время». Если на основании введенных данных приложение Access не может точно
определить тип данных, задается тип данных «Текстовый».
В следующей таблице показано, как выполняется автоматическое
определение типа данных в режиме таблицы.
46
10:50 am
Дата/время
17:50
Дата/время
12,50 р.
Распознаваемый знак валюты зависит от настройки региональных
параметров у пользователя.
Денежный
123,00%
Числовой, Двойное с плавающей точкой
3,46E+03
Числовой, Двойное с плавающей точкой
Тип данных
Хранит
Размер
Текстовый
Алфавитно-цифровые знаки
Используется для текста или текста и чисел, не применяемых в
расчетах (например, кода товара).
До 255 знаков.
Поле
МЕМО
Алфавитно-цифровые знаки (более 255 знаков) или форматированный текст. Используется для
текста длиннее 255 знаков или
форматированного текста. Типичные примеры использования
поля типа «Поле МЕМО» —
примечания, длинные описания и
абзацы с полужирным шрифтом
или курсивом.
До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт
памяти (2 байта на
знак), из которых в
элементе управления
можно отобразить 65
535 знаков.
Кроме определения типа данных, Office Access 2007 может задавать
значение для свойства Формат в зависимости от вводимых данных.
Например, если ввести 10:50, будет задан тип данных «Дата/время» и
значение «Средний формат времени» для свойства Формат.
Чтобы явным образом задать тип данных и формат для поля,
переопределив тип, назначенный Office Access 2007 на вкладке «Ре-
жим таблицы» в группе «Форматирование и тип данных» щелкните
«Тип данных» или «Форматирование». Выберите нужный тип данных и
требуемый формат.
В следующей таблице описаны типы данных, используемые для полей в Office Access 2007.
47
Числовой
Числовые значения (целые или
дробные). Используется для хранения числовых данных, используемых в вычислениях, за исключением денежных значений (для
денежных значений используется
тип данных «Денежный»).
1, 2, 4 и 8 байт или 16
байт (если используется для кода репликации).
Дата/время
Даты и время. Используется для
хранения значений даты и времени. Обратите внимание, что каждое сохраняемое значение содержит одновременно и компонент
даты, и компонент времени.
8 байт.
Денежный
Денежные значения. Используется для хранения денежных значений (валюты).
8 байт.
Счетчик
Уникальное числовое значение,
которое автоматически вводит
Office Access 2007 при добавлении записи. Используется для
создания уникальных значений,
например для первичного ключа.
Обратите внимание, что в поле с
типом данных «Счетчик» числа
могут последовательно увеличиваться на указанное приращение
или выбираться случайно.
4 байта или 16 байт,
если используется
для кода репликации.
Логический
Логические значения. Используется для полей, которые могут
содержать одно из двух значений,
например «Да» и «Нет» или True
и False.
1 бит (8 бит = 1
байт).
Поле объекта OLE
OLE-объекты или другие двоичные данные. Используется для
хранения OLE-объектов других
приложений Microsoft Windows.
До 1 Гбайт.
Вложение
Рисунки, изображения, двоичные
файлы, файлы Microsoft Office.
Для сжатых вложений – 2 гигабайта.
48
Стандартный тип данных для сохранения цифровых изображений
и любого типа двоичных файлов.
Для несжатых вложений примерно 700
Кбайт в зависимости
от степени возможного сжатия вложения.
Гиперссылка
Гиперссылки. Используется для
хранения гиперссылок вызова
веб-страниц одним щелчком с
помощью URL-адреса или файлов с помощью формата универсального имени UNC.
До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт
памяти (2 байта на
знак), из которых в
элементе управления
можно отобразить 65
535 знаков.
Мастер
подстановок
Фактически типом данных не является, а вызывает мастер подстановок. Используется для запуска мастера подстановок, с помощью которого можно создать
поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса
или списка значений, используя
поле со списком.
На основе таблицы
или запроса – размер
привязанного столбца. На основе значения – размер текстового поля, содержащего значение.
Для телефонных, инвентарных и других номеров, которые не используются в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Для текстового и числового типа
данных можно более точно указать тип данных и размер поля с помощью значения поля свойства Размер поля.
2. Добавление полей с помощью шаблонов полей
Иногда вместо создания поля вручную проще выбрать поле в предварительно определенном списке полей. Для выбора в списке стандартных полей используется область задач «Шаблоны полей». Office Access
2007 включает набор встроенных шаблонов, позволяющих значительно
сократить время, затрачиваемое на создание полей. Для создания нового поля с помощью шаблона откройте область «Шаблоны полей» и перетащите один или несколько шаблонов в таблицу, открытую в режиме
таблицы.
Шаблон поля – это готовый набор характеристик и свойств, описывающих поле. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства формата поля и ряд других свойств поля, кото-
49
рые в совокупности образуют модель, используемую в качестве основы
для создания нового поля. Шаблоны полей – это модели, на основе которых создается новое поле.
На вкладке «Таблица» в группе «Поля и столбцы» щелкните «Новое
поле». Появится область «Шаблоны полей». Выберите одно или несколько полей в области «Шаблоны полей» и перетащите их в таблицу.
Когда появится линия вставки, поместите поля в выбранное место.
3. Добавление поля из существующей таблицы
Если используется база данных, содержащая несколько таблиц,
можно добавить поле из другой таблицы. На практике некоторые из
этих таблиц, скорее всего, связаны между собой. В реляционной базе
данных данные сохраняются в отдельных тематических таблицах, а затем определяются связи, позволяющие системе управления базами данных по мере необходимости объединять данные таблиц. Office Access
2007 позволяет создать новое поле, добавив его из другой связанной
таблицы или из другой таблицы, для которой связь не создана. Поле
добавляется с помощью списка полей, в котором отображаются доступные поля из других таблиц базы данных.
В области переходов дважды щелкните таблицу, в которую нужно
добавить существующее поле. Таблица откроется в режиме таблицы.
На вкладке «Таблица» в группе «Поля и столбцы» щелкните «Добавить
существующие поля».
В области «Список полей» перечислены все остальные таблицы базы
данных, сгруппированные по категориям. Если используется режим
таблицы, в области «Список полей» отображаются две категории: «Доступные поля в связанной таблице» и «Доступные поля в другой таблице». В первой категории перечислены все таблицы, с которыми связана
открытая таблица. Во второй категории перечислены все таблицы, с
которыми не связана данная таблица.
4. Добавление поля из области «Список полей»
В области переходов дважды щелкните таблицу, в которую нужно
добавить существующее поле. Таблица откроется в режиме таблицы.
На вкладке «Таблица» в группе «Поля и столбцы» щелкните «Добавить
существующие поля». Появится область «Список полей».
Щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей для отображения списка
ее полей. Перетащите нужное поле из области «Список полей» в таблицу в режиме таблицы. Когда появится линия вставки, вставьте поле в
выбранное место. Появится окно мастера подстановок. После завершения работы мастера поле появится в таблице в режиме таблицы.
50
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]