Тайм-менеджмент. Учебное пособие-2

Динамические стереотипы — это устойчивые схемы действия, полезные

сточки зрения эффективности деятельности и нуждающиеся в постоянном критическом пересмотре с точки зрения ее развития. Тесно связаны с устойчивыми схемами мышления, отлаженными механизмами принятия решений, которые представляют собой совокупность условных и безусловных рефлексов. Например, человек встает утром, чистит зубы, пьет чай, одевается, собирается, идет на работу. Такая последовательность действий и есть динамический стереотип.

Дисциплинарная неделя — небольшой период времени, в течение которого инструменты тайм-менеджмента применяются более интенсивно по сравнению с обычным уровнем.

Дисциплинированность — черта характера или выработанная, ставшая привычкой склонность человека к соблюдению правил работы и норм поведения.

Дневник — инструмент самоуправления, элемент системы «органайзер — дневник — картотека», служащий для фиксации событий и выводов по ним для ретроспективного анализа деятельности.

Достойные цели жизни — глобальные цели жизни, носящие не меркантильный характер, связанные со значительным вкладом личности в развитие общества. Термин введен в теорию развития творческой личности Г.С. Альтшуллером, И.М. Верткиным.

Ежедневник — блокнот, предназначенный для ежедневных записей текущих дел, планов, встреч, результатов, достижений и иных записей, связанных

скаждодневной деятельностью человека.

Задача — проблемная ситуация с очевидно установленной целью, которую следует достигнуть с помощью конкретных действий.

Зеленая зона — отрезок времени, который планируется дополнительно к выполнению задачи в случае возникновения непредвиденных обстоятельств.

Инвестиционный подход в личном тайм-менеджменте — рассмотрение задач, связанных с развитием, созданием новых возможностей, инвестиционными проектами, для которых можно оценить окупаемость, рентабельность вложений, тем самым сопоставить значимость этих задач с задачами, приносящими конкретный результат.

Инертность человека — свойство постепенно «втягиваться» в работу, доходить до максимального уровня производительности и постепенно выходить из нее, поскольку мозг не может моментально «забыть» о выполненной работе; свойство инертности необходимо учитывать при планировании и оперативном управлении личной деятельностью, особенно при работе с интеллектоемкими, сложными задачами.

81

Календарно-приоритетное планирование — технология планирования, за-

ключающаяся в разметке времени на периоды, предшествующие критическим срокам, распределение задач, которые нужно выполнить в первую очередь.

Календарь — система организации дней.

Картина мира — отражение мира на «экране» нашего сознания; понятие «адекватность картины мира» (соответствие отражения реальности) является одним из ключевых для персонального стратегического планирования.

Картотечность — принцип организации информации, предполагающий, что каждая единица информации материализуется на своем отдельном носителе: карточке бумажной картотеки, заметке Outlook; применение данного принципа позволяет существенно облегчить ориентацию в информации за счет возможности упорядочивать ее произвольным образом; понятие «единица информации» является относительным; неделимым «атомом» информации можно считать разное ее количество в зависимости от специфики функционирования информационной системы.

Ключевые области — основные направления деятельности; схема ключевых областей (как правило, древовидная) позволяет создать стратегический обзор деятельности, поддерживать ее гармонию.

Командный тайм-менеджмент — дисциплина на пересечении личного тайм-менеджмента и общего менеджмента, рассматривающая вопросы взаимосвязи систем личного тайм-менеджмента работников, не находящихся в отношении подчиненности; командный тайм-менеджмент отличается от корпоративного необходимостью применения инструментов согласования планов и меньшей возможностью применения инструментов принуждения.

Коммуникабельность — качество личности, характеризующееся готовностью и умением легко устанавливать, поддерживать и сохранять позитивные контакты в общении и взаимодействии с окружающими.

Контроль — процесс, позволяющий обеспечить своевременное исполнение задач при стимулировании исполнителей.

Концентрация внимания — на оперативном уровне - сосредоточение психологического внимания на какой-либо задаче; на стратегическом уровне — уделение задаче или проекту значительной доли временных ресурсов; умение направлять и удерживать внимание на любом объекте, умение управлять своим вниманием.

Концентрируемость задачи во времени — отношение необходимых на выполнение задачи затрат времени к календарной длительности ее выполнения; количество дней от начала задачи до ее завершения.

82

Корпоративный тайм-менеджмент — совокупность технологий «встра-

ивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.

Лайф-менеджмент (life-management), самоменеджмент (self-management) —

комплексная технология управления собой и своей жизнью.

Лестница тайм-менеджмента — модель управления собой, разбивающая личный тайм-менеджмент на три уровня: эффективность (управление сроками, задачами, ресурсами времени, производительностью труда), стратегия (определение личной стратегии и долгосрочных целей), философия (определение жизненных ценностей); модель позволяет связать мировоззренческий и оперативный уровни в деятельности и управлении личным временем.

Личная эффективность — совокупность навыков, благодаря которым человек быстро усваивает новую информацию, успевает сделать максимум задач за короткое время и достичь наилучшего результата, не растратив всю энергию.

Масштаб (проекта, задачи) — примерный объем работ по проекту, учитывающий как длительность проекта, так и расходы времени на него; в личной работе удобно различать проекты дневного, недельного и годового масштабов.

Материализация информации — принцип организации личной работы, заключающийся в «вынесении» любой информации на внешние носители (бумажные, электронные, сознание других людей) с целью разгрузить внимание и память, направив сэкономленные ресурсы на решение задач вместо того, чтобы тратить их на хранение информации.

Матрица Эйзенхауэра — способ расставить приоритеты, оценив все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность».

Метод безумной мечты — постановка и достижение иррациональной, не обоснованной разумными соображениями цели. Этот метод позволяет прояснить собственные ценности в условиях отсутствия целей, ясно ощущаемых как органичные; механизм действия метода состоит в избавлении от навязанных внешним миром целей путем обращения к иррациональной части собственной личности.

Метод многокритериальной оценки — расстановка приоритетов с ис-

пользованием системы критериев для принятия решения в ситуации выбора при наличии большого количества вариантов.

Метод ограниченного хаоса — метод управления, заключающийся в постепенном «выращивании» оптимального уровня порядка с помощью внесения элементов упорядоченности в начальный хаос. Метод является альтернативой классическому «методу полного упорядочения», предполагающему создание

83

полного порядка и непрерывное поддержание этого порядка на протяжении деятельности.

Моделирование предельных ситуаций — метод выявления личных ценно-

стей и приоритетов, заключающийся в моделировании, мысленном проживании ситуаций совершения поступка, жизненно важного выбора между взаимоисключающими возможностями; мысленное проживание той или иной ситуации, постановка приоритетов и целей.

Момент — очень короткий промежуток времени; миг, мгновение.

Мотив — побуждение к действию, направленное на достижение конкретной цели, служащей удовлетворением конкретной потребности, субъективно предвидимый полезный результат.

Мышление — способность человека рассуждать, представляющая собой процесс отражения объективной действительности в представлениях, суждениях, понятиях.

Навязанные цели — цели, принимаемые субъектом за свои, но не соответствующие его реальным ценностям, навязанные внешней средой: ближайшим окружением, социальными стереотипами, ожиданиями.

Надцели — абстрактные цели, задающие общее направление движения, но не связывающие субъекта конкретным описанием желаемого результата.

Настоящее — часть линии времени, состоящая из событий, которые происходят в данный момент, то есть определённая область пространства-времени.

Неоднородность времени — термин для обозначения свойства времени быть благоприятным или неблагоприятным для совершения тех или иных действий.

Непредвиденные обстоятельства — это ситуации или дилеммы, с кото-

рыми человеку, возможно, придется столкнуться, которые нельзя предвидеть заранее.

Обзор — представление информации (задач, сроков, справочных данных), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязи элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.

Онлайн-органайзер — интернет-сервис, представляющий собой программный продукт, позволяющий организовать свою деятельность, навести порядок в делах и работать из любой точки мира.

Органайзер — средство фиксации и структурирования целей и задач, привязки их к времени выполнения.

Организация — создание, структурирование некоторого «самодвижущегося», самостоятельно функционирующего объекта (фирмы, системы личной работы).

84

Отдых — состояние покоя или деятельность, которая восстанавливает работоспособность организма человека.

Персональное оперативное управление — совокупность технологий, обес-

печивающих реализацию решений в личной работе, включает методики саморазвития, управления рабочей нагрузкой.

Персональное стратегическое планирование — совокупность технологий построения моделей личной деятельности и ее взаимосвязей с окружающей средой, обеспечивающих обозримость и управляемость деятельности; включает методики обзора, принятия решений, расстановки приоритетов, формулирования ценностей, целеполагания, бюджетирования и планирования времени.

Персональный реинжиниринг — критическое рассмотрение деятельности

ипоиск более эффективных способов ее осуществления, аналогичный реинжинирингу бизнес-процессов; переосмысление жизненных целей и последующее перестроение повседневного быта под достижение данных целей.

Планирование в тайм-менеджменте — способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время.

Поглотители времени — обстоятельства, субъекты, объекты, приводящие к неэффективной трате времени; как определение эффективности использования времени, так и отнесение каких-либо обстоятельств к поглотителям являются субъективными и зависящими от системы ценностей конкретного человека, анализирующего свою деятельность.

Позитивный тайм-менеджмент — понятие в рамках позитивной психологии, введенное Марией Хайнц, направление повышения личной эффективности и качества жизни человека, которое акцентирует внимание на достижении

исохранении состояния счастья.

Поступок — сознательный выбор по жизненно важному вопросу между взаимоисключающими альтернативами, поступок является основным способом реализации, определения ценностей, в отличие от декларирования, провозглашения.

Приоритет — ключевое понятие тайм-менеджмента, первоочередность в исполнении той или иной деятельности в зависимости от срочности и важности.

Приоритизация (совокупности задач) — упорядочение задач (дел, проектов) по приоритетности.

Проект — совокупность действий, ограниченная во времени и имеющая целью создание некоторого уникального продукта; в личной работе проекту можно противопоставить регулярно повторяющуюся задачу, результат решения которой не уникален.

Производительность — показатель результативности, плодотворности целесообразной деятельности людей по производству благ в единицу времени.

85

Прокрастинация — подсознательное желание отложить начало выполнения задачи.

Пространство — всеобщая, объективная форма существования материи, которая выражает порядок расположения одновременно существующих объектов.

Прошлое — часть линии времени, состоящая из событий, которые уже произошли.

Работа — выполнение действий во времени и пространстве с применением силы, расход ресурсов.

Расписание — график, содержащий сведения о времени, месте, последовательности совершения чего-нибудь.

Редлайн — внутрикорпоративный «критический срок», задающий резерв по времени между «приемкой» продукта внутри компании и моментом его передачи заказчику (дедлайном).

Режим деятельности — определенный ее тип, характер, объединяющий систему норм, стереотипов, типовых действий.

Результативность — важнейшая дефиниция в тайм-менеджменте, позволяющая создать в деятельности баланс между полученными результатами и созданием будущей способности их производить, стремлением к достижению конкретных результатов.

Ресурсное состояние — наличие и восполнение физических, интеллектуальных, эмоциональных, когнитивных ресурсов для решения человеком текущих задач; состояние уверенности, бодрого настроения, при котором человек чувствует себя полным энергии и сил, готов решать задачи любой сложности, осознает, что у него всё получается; состояние энергетического и эмоционального подъема, во время которого значительно повышается продуктивность деятельности; ощущение внутреннего баланса, с помощью которого человек может полноценно жить и добиваться поставленных целей.

Ресурсы — измеримые, организуемые, управляемые материальные и нематериальные «субстанции», необходимые для достижения целей; к универсальным ресурсам, выступающим в качестве «универсального эквивалента», мерила при обмене, относят время, деньги, информацию, энергию.

Рефлексия — взгляд на себя и свою деятельность «со стороны», анализ своей деятельности и поиск способов ее совершенствования; центральный процесс для системы личного тайм-менеджмента; большинство техник таймменеджмента являются конкретизацией, практической реализацией философского понятия рефлексии.

86

Решение — выбор между несколькими различными вариантами действия; принятие решения — поиск оптимального варианта из имеющихся альтернатив; реализация решения — осуществление избранного варианта действия.

Самовнушение — это психологическое воздействие индивида на свое сознание путем проговаривания определенных речевых формул, влияющих на внутреннее состояние.

Самодисциплина — это способность заставить себя принять решение, умение следовать этому решению, своим желаниям и целям в любых ситуациях, независимо от эмоционального состояния.

Самомотивация — процесс создания, поддержания и реализации собственных мотивов, основанных на сознательном выборе человека и направленных на удовлетворение его потребностей.

Самоорганизация — деятельность и способность личности, связанные с умением организовать себя, которые проявляются в целеустремленности, активности, обоснованности мотивации, планировании своей деятельности, самостоятельности, быстроте принятия решений и ответственности за них.

Саморазвитие — действия человека, направленные на развитие сильных сторон характера, приобретение новых знаний, повышение уверенности и самооценки.

Сильные цели — цели, не навязанные субъекту социумом, которые исходят из его жизненных ценностей, мотиваций, потребностей; достижение сильных целей делает человека счастливее.

Скользящее планирование — технология планирования, предполагающая изменение плана на будущее после выполнения определенного этапа деятельности.

Список дел — перечень задач, который помогает структурировать и разобрать все поручения и обязанности, организовать порядок в своей жизни и достигнуть целей.

Стейкхолдеры — заинтересованные люди, группы или организации, которые влияют на решения, операции, результаты проекта, программы.

Тайминг — временной отрезок от отправки команды до ее выполнения. Тайм-менеджер — человек, ответственно строящий свою жизнь, ставящий

осмысленные цели и достигающий их, использующий технику организации осознанного контроля и распределения времени, с помощью которой достигаются поставленные цели и задачи точно в срок, повышаются эффективность и результативность деятельности.

Тайм-менеджмент — наука об управлении временем, организации своей деятельности и достижении своих целей.

87

Таймшит — способ учета рабочего времени, листок для учета затрат времени.

Творческая лень — состояние лени, отличающееся осознанностью применения, высоким удовлетворением от процесса, отсутствием чувства вины, высокими творческими результатами; творческая лень характеризуется тем, что человек сознательно позволяет себе лениться, специально выделяет для этого время и получает наслаждение от этого процесса.

Текучка — повседневные, рутинные, текущие задачи, каждая из которых незначительна по объему затрат времени и по получаемому результату; в совокупности эти задачи имеют свойство разрастаться в объеме, занимая большую долю времени и энергии; противоположностью «текучки» являются проектные, инновационные задачи, позволяющие выводить деятельность на качественно новый уровень.

Удача — достижение высокого результата, обусловленное благоприятным стечением внешних обстоятельств, не зависящих от наших воздействий.

Указатель на задачу — любой носитель информации, кратко и емко напоминающий о задаче, существует как в электронном виде (файл, e-mail, заметка в Outlook), так и в виде материального объекта (папка с документами, стикер, записка).

Универсум — совокупность объектов и явлений, рассматриваемая в качестве единой системы, то есть объективная реальность во времени и пространстве; это мир в целом, понимаемый синхронически, как единство одновременно существующих частей и связей.

Управление временем — управление человека собственной деятельностью, организация выполнения задач и распределения ресурсов.

Успех — достижение высокого результата, обусловленное как высокой эффективностью наших действий, так и удачным стечением обстоятельств; достижение поставленных целей в задуманном деле, общественное признание че- го-либо или кого-либо.

Фокус внимания — умение сосредотачивать внимание на определенных цели или задаче в данный момент времени.

Форсайт — это социальная технология, формат коммуникации, который позволяет участникам договориться по поводу образа будущего, а также, определив желаемый образ будущего, договориться о действиях в его контексте. Это инструмент формирования приоритетов и мобилизации большого количества участников для достижения качественно новых результатов в сферах науки и технологий, экономики, государства и общества. Это мышление о будущем,

88

обсуждение будущего и его формирование. Форсайт-мышление включает действия, ориентированные на мышление, обсуждение и очерчивание будущего: обдумывание будущего, прогнозирование, оценка технологий, исследования будущего. Все формы форсайта являются попытками определить долговременные тренды и скоординировать на их основе принятие решений.

Хронометраж — учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации, дающий материал для анализа и принятия решений и являющийся инструментом повышения эффективности мышления и деятельности.

Цель — осознанный, запланированный результат деятельности, на достижение которого направлено действие человека; в тайм-менеджменте «каноническими» считаются SMART-цели, удовлетворяющие критериям «конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к точному времени».

Ценности — значимые для человека объекты, явления, идеалы, которые во многом определяют его поведение и деятельность, то есть это то, что ценно и приоритетно для конкретного индивида; базовые мировоззренческие установки человека, определяющие его выбор в различных ситуациях.

Чек-лист — список пунктов для выполнения, товаров для покупки, параметров конечного продукта при постановке задачи. Чек-лист является наиболее простым и удобным воплощением любых стандартов управления; это перечень пунктов, напротив которых ставятся галочки, когда тот или иной пункт будет выполнен, поэтому легко отследить, что и в каком объёме осталось сделать.

Эффективность — способность выполнять работу и достигать необходимого или желаемого результата с наименьшими затратами времени и усилий; показатель рациональности организации процесса с точки зрения «окупаемости» затрат на него.

89