Тайм-менеджмент. Учебное пособие-2
.pdfНо зато я слышу каждый шаг, Слышу, как дубы ведут беседу, Как лесной ручей бежит в овраг.
Жизнь идет не медленней, но тише, Потому что лес вечерний тих, И прощальный шум ветвей я слышу Без тебя — один за нас двоих.
Самуил Яковлевич Маршак
Порой часы обманывают нас, Чтоб нам жилось на свете безмятежней. Они опять покажут тот же час,
И верится, что час вернулся прежний.
Обманчив дней и лет круговорот: Опять приходит тот же день недели, И тот же месяц снова настает — Как будто он вернулся в самом деле. Известно нам, что час невозвратим,
Что нет ни дням, ни месяцам возврата. Но круг календаря и циферблата Мешает нам понять, что мы летим.
Дмитрий Борисович Кедрин
Ты говоришь, что наш огонь погас, Твердишь, что мы состарились с тобою, Взгляни ж, как блещет небо голубое!
А ведь оно куда старее нас…
Георгий Владимирович Иванов
Все неизменно и все изменилось В утреннем холоде странной свободы. Долгие годы мне многое снилось, Вот я проснулся — и где эти годы! Вот я иду по осеннему полю,
Все как всегда, и другое, чем прежде:
101
Точно меня отпустили на волю И отказали в последней надежде.
Илья Григорьевич Эренбург
Есть время камни собирать,
Ивремя есть, чтоб их кидать. Я изучил все времена, Я говорил: «на то война», Я камни на себе таскал, Я их от сердца отрывал,
Истали дни еще темней
От всех раскиданных камней. Зачем же ты киваешь мне Над той воронкой в стороне, Не резонер и не пророк, Простой дурашливый цветок?
Булат Шалвович Окуджава
Давайте жить, во всем друг другу потакая, Тем более что жизнь короткая такая.
Расул Гамзатович Гамзатов
И так весь век я, как ни странно, Спешу, надеждой дорожу, Но прихожу то слишком рано, То слишком поздно прихожу.
Белла Ахатовна Ахмадулина
Чего еще ты ждешь и хочешь, время? Каких стихов ты требуешь, ответствуй! Дай мне покоя! И, покоем вея, Дай мне воды, прозрачной и отвесной.
Зачем вкруг вьюги духоту смыкаешь? Нет крыл моих. Нет исцеленья ранам. Один стою. О, что ты сделал, Каин!
Твой мертвый брат мне приходился братом.
Лариса Алексеевна Рубальская
102
Видишь, стрелки мчатся к утру, Значит, мне пора уходить.
Мы с тобой играли в игру, Но никто не смог победить.
Время — очень строгий судья, На часы с тоской не смотри. Не смогли ни ты и ни я
Знать всех правил странной игры.
Илья Рахмиэлевич Резник
Жизнь невозможно повернуть назад. И время ни на миг не остановишь...
Пусть неоглядна ночь и одинок мой дом, Еще идут старинные часы.
103
ПРИЛОЖЕНИЕ 5 ПСИХОЛОГИЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
Психология тайм-менеджмента — это работа человека с сознанием, привычками, мотивацией, страхами. Психологические барьеры являются невидимыми врагами человека.
Во-первых, прокрастинация — эмоциональная регуляция. Человек откладывает дела, которые вызывают у него негативные эмоции, например, страх неудачи, скуку, чувство перегруженности, неуверенность в своих силах.
Во-вторых, чувство, что человек не заслуживает успеха, это заставляет тратить много времени на доработку в стремлении к идеальному выполнению поставленной задачи, и, как следствие, откладывание действительно важных дел на потом. Стремление к идеалу сковывает человека. Лучше выполнить задачу на 80 % сегодня, чем на 100 % никогда. Перфекционизм часто маскирует страх критики и неудачи.
В-третьих, страх перед пустотой и свободным временем. Некоторые люди нагружают себя делами, потому что боятся остаться наедине с собой, своими мыслями и чувствами.
В-четвертых, неумение говорить «нет» из-за страха испортить отношения с людьми, желание быть нужным, полезным, хорошим для всех, что в итоге приводит к перегруженности чужими задачами и выгоранию.
Человеку важно и необходимо учиться управлять своим вниманием и энергией. Управлять можно только тем, на что человек направляет свое внимание. Время течет независимо от нас, а вот внимание находится отчасти под нашим контролем. Энергия — вот главный ресурс. Человек не может продуктивно работать, если истощен морально и физически. Поэтому психология
тайм-менеджмента свидетельствует о важности таких факторов как:
-сон, питание, физическая нагрузка, влияющие на уровень энергии и ясность ума;
-эмоциональное состояние, при котором наличие стресса и тревоги уменьшают продуктивность работы;
-сила воли является важным ресурсом; принимая много решений и сдерживая импульсы, человек тратит ментальную энергию, в этой связи принимать важные решения и выполнять сложные задачи лучше утром.
104
Работать с мышлением помогают глубинные стратегии:
-осознанность — умение находиться в настоящем моменте без оценки, что помогает человеку зафиксировать свою рассеянность и мягко вернуть внимание к задаче без самокритики;
-формирование внутренней мотивации посредством автономии — чувства контроля и выбора, планирование дня так, чтобы у человека было время на все, что он хочет; компетентности — ощущение роста и мастерства посредством дробления большой цели на маленькие шаги с фиксированием прогресса; связи — понимание значимости и принадлежности к сообществу через свою работу как значимого компонента единого целого.
Таким образом, психология тайм-менеджмента приводит к пониманию, что эффективное управление временем во многом зависит от самого человека, его осознанного выбора, управления энергией, созидания такой жизни, в которой есть место для эффективной деятельности, отдыха, всего того, что понастоящему ему дорого.
105
ПРИЛОЖЕНИЕ 6 ЮЛИАНСКИЙ И ГРИГОРИАНСКИЙ КАЛЕНДАРИ (ПОДХОДЫ)
В ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТЕ
Использование Юлианского («старого стиля») и Григорианского («нового стиля») календарей в тайм-менеджменте — это метафора для двух фундаментально разных подходов к управлению временем.
Григорианский календарь в контексте тайм-менеджмента можно назвать «точность и адаптация». Григорианский календарь был введен для исправления накопившихся ошибок Юлианского календаря и более точного соответствия астрономическому году, то есть длине тропического года. Впервые Григорианский календарь был введен папой Римским Григорием XIII в 1582 г. в католических странах. В России Григорианский календарь — 24 января 1918 г. декретом Совета народных комиссаров РСФСР, согласно которому после 31 января 1918 г. сразу наступил день 14 февраля.
Ключевые принципы Григорианского календаря таковы:
-точность и соответствие реальности, Григорианский календарь постоянно сверяется с объективными данными, вращением Земли вокруг Солнца;
-гибкость и адаптация, Григорианский календарь вводит систему поправок, в частности, правило високосных лет, чтобы система оставалась точной в долгосрочной перспективе;
-прагматичными задачами Григорианского календаря являются эффективность и практическая польза.
В тайм-менеджменте Григорианский подход включает использование на практике современных, гибких методик таких как:
1. Гибкое планирование (Agile, Scrum), когда вместо жесткого плана на год вперед человек работает короткими циклами, регулярно пересматривает свои приоритеты и адаптируется к изменениям.
2. Принцип 80/20 (Закон Парето), когда человек фокусируется на 20 % дел, которые дают 80 % результата, постоянно сверяясь с реальной отдачей, а не
спервоначальным замыслом.
3.Система Getting Things Done (GTN), когда человек постоянно собирает входящие задачи, уточняет их суть и пересматривает список следующих действий, что похоже на «поправку календаря» с перманентной актуальностью системы.
4.Обратная связь и ретроспектива, когда человек регулярно анализирует результативность своих действий и вносит коррективы в свой рабочий процесс.
106
5.Фокус на результате, а не на активности, когда человеку важно прийти
кцели, несмотря на изменения маршрута.
Лозунг Григорианского тайм-менеджмента: «План — это ничто, но планирование — всё». Система служит человеку, а не человек системе.
Юлианский календарь в контексте тайм-менеджмента можно назвать «стабильность и дисциплина». Юлианский календарь проще Григорианского, и со временем «отстает» от астрономической реальности из-за своей неизменности. Юлианскому календарю присущи стабильность и предсказуемость, поскольку правила просты и не меняются. Дисциплина и ритм, присущие Юлианскому календарю, создают жесткий, неизменный каркас традиционности, потому что система первична, и люди ей следуют несмотря на расхождения с реальностью.
В тайм-менеджменте Юлианский подход включает использование классических систем:
1.Следование жесткому расписанию по минутам, когда человек составляет детальный план на день и строго ему следует.
2.Метод «Помидора» в его строгом исполнении, когда человек 25 минут работает, 5 минут отдыхает, не допустимы отклонения, что создает четкий ритм.
3.Подход «Сначала работа — потом развлечения», когда человек четко разделяет время на рабочее и личное.
4.Долгосрочное планирование без корректировок, когда человек составил план проектов на год и следует ему даже при изменении обстоятельств.
5.Иерархия целей без гибкости, когда декомпозиция большой цели на мелкие шаги выполняется единожды в начале, и затем человек отрабатывает их по списку.
Лозунг Юлианского тайм-менеджмента: «Дисциплина — путь к свободе». Порядок и система помогают бороться человеку с хаосом и прокрастинацией.
Даже самые эффективные системы тайм-менеджмента не являются чисто «юлианскими» или «григорианскими». Они используют сильные стороны обоих: юлианскую стратегию и григорианскую тактику.
1.Человек определяет для себя долгосрочные цели и ценности, свой «юлианский» каркас в качестве неизменных ориентиров, календаря, который задает направление движения.
2.Человек гибко планирует краткосрочные шаги, используя «григорианскую» поправку, разбивая большие цели на задачи сроком выполнения до недели. В конце каждого цикла проводится критический ретроспективный анализ полученных результатов и вносятся коррективы на ближайшее будущее.
107
3.Человек конструирует обычаи в качестве «юлианских» элементов, например, утренний кофе с круассаном параллельно с планированием дня, что способствует стабильности и самодисциплине.
4.Человек всегда готов к изменениям и переменам согласно «григорианскому» принципу, если приходит срочная и важная задача, то план и распорядок дня должен позволить ей быть выполненной из-за приоритетности несмотря на наличие других дел.
Таким образом, перед человеком не стоит выбор между календарями (подходами). Он их объединяет и синтезирует, строит стабильный «юлианский» каркас из своих ценностей и долгосрочных целей, наполняя «григорианским», гибким и адаптивным содержанием. В этом гармоничном синтезе рождается понастоящему эффективное управление временем современного человека в нашем быстро меняющемся мире.
108
ПРИЛОЖЕНИЕ 7 ТЕСТ ПО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ
При заполнении теста по каждому вопросу отмечается правильный, с вашей точки зрения, вариант. Он может быть один или несколько.
1.… используется в качестве инструмента для определения личных цен-
ностей а) стратегическая картонка;
б) двухмерный график; в) таблица регулярных дел; г) мемуарник.
2.Ключевые области жизни — это основные направления …
а) применения техники хронометража; б) в которых развивается жизнь человека;
в) совершенствования системы контроля и учета личного времени.
3.Одним из SMART-критериев является привязка … а) к контексту; б) к пространству; в) к действию; г) ко времени.
4.SMART-критерию «конкретная формулировка» соответствует высказывание…
а) увеличить число активных клиентов, совершающих сделки не реже 3 раз в месяц;
б) увеличить на 15 % число клиентов компании; в) увеличить число активных клиентов компании, часто совершающих
сделки.
5.Временной принцип Парето заключается в том, что соотношение затрат времени (необходимого для выполнения задачи) и итогового результата составляет:
а) 60 % – 40 %; б) 80 % – 20 %; в) 30 % – 70 %.
109
6.Основные идеи этого этапа: анализ операционального состава деятельности, хронометраж трудовых операций, оптимизация способа работы, нормирование, карты операций, тренировка и обучение сотрудников, включение показателей временной эффективности работы в систему мотивации и оплаты труда, использование схем и графиков в планировании, календарное планирование.
а) Современный тайм-менеджмент; б) классический тайм-менеджмент; в) этап тейлоризма.
7.Персональная эффективность — это личная …
а) эффективность сотрудников + совокупность их личных контекстов; б) производительность подчиненных + жесткая регламентация со сторо-
ны руководства; в) эффективность сотрудника + контекст конкретной сферы деятельности
организации.
8. При эффективном делегировании задач необходимо передавать исполнителям задачи:
а) оперативно-тактического характера; б) стратегического характера;
в) любых уровня и характера — от оперативных до стратегических.
9. Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив все задачи в плане дня по двум критериям:
а) гибкость и жесткость; б) бюджетируемость и регулярность; в) важность и срочность.
10. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMARTкритериям, одним из которых является:
а) контекстуальность; б) релевантность;
в) хронометрированность.
11. Планирование — это: а) управленческая функция; б) объект управления;
в) анализ ресурсов организации.
110