Тайм-менеджмент. Учебное пособие-2

Вопросы и задания

1.Для реализации каких задач в гостиничном бизнесе используются стратегии тайм-менеджмента и форсайт-мышления?

2.Каковы особенности современной сферы обслуживания, социальных

икультурных сервисов, индивидуального стиля обслуживания?

3.Приведите примеры положительных практик предприятий гостиничного бизнеса в стратегии тайм-менеджмента.

4.Приведите примеры положительных практик предприятий гостиничного бизнеса в стратегии форсайт-мышления.

5.Каков, на ваш взгляд, алгоритм успеха, с одной стороны, для бизнесмена, с другой стороны, для туриста в контексте тайм-менеджмента?

6.Сделайте выборку основных дефиниций из глоссария по теме «Таймменеджмент в сфере гостеприимства».

41

5. ГЕНЕЗИС И ИСТОРИЧЕСКИЕ ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Генезис и исторические этапы тайм-менеджмента в синтезе теории и практики. Вклад исследователей в развитие теорий тайм-менеджмента. Цели и задачи тайм-менеджмента.

Зачастую тайм-менеджмент воспринимается как чисто западная технология. Однако отечественная школа научной организации труда и личного времени имеет ряд собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей организации времени были позаимствованы западными специалистами. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить три основных этапа.

Первый этап приходится на 1920-е годы — период бурного развития экономики и научной организации труда (НОТ). Это время трудового энтузиазма, лозунгов и призывов и в то же время период очень грамотного и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие таймменеджмента на этом этапе были связаны с именами А.К. Гастева и П.М. Керженцева, чьи идеи и опыт были особенно важны для дальнейшего изучения и развития организации времени.

Алексей Капитонович Гастев, директор Центрального института труда (ЦИТ), был лично знаком и состоял в переписке с Генри Фордом. Зная идеи Форда и Фредерика Тейлора, он во многом не соглашался с ними. В отличие от Тейлора, акцентировавшего внимание на системе и организации, и Форда, совершенствовавшего технику производства, А.К. Гастев основное внимание уделял человеческому фактору. Он считал, что именно человек играет главную роль в деятельности предприятия. Поэтому рассмотрение организационной эффективности в целом начинается у А.К. Гастева с личной эффективности отдельного человека на его рабочем месте. Некоторые из его разработок позволили одному из «отцов» научного менеджмента Ф. Гилбрету, ознакомившись с публикациями ЦИТ, заявить: «Русские глубже нас входят в НОТ».

18 июля 1923 года в газете «Правда» появилась статья «Время строит аэропланы», которая начиналась так:

«На одном съезде Советов я сидел рядом с американским журналистом. Заседание, назначенное в 11 ч., до часу еще не начиналось, как это у нас часто бывает. Журналист меня спросил: — Сколько человек в зале? — Тысячи три с половиной. — Среди них много слесарей, токарей, модельщиков? — Да, вероятно,

42

в зале преобладают рабочие разных специальностей. Тогда мой американец, что-то черкнув в книжечке, сказал: — Мы сегодня потеряли 7 тысяч рабочих часов в ожидании начала заседания. При такой затрате рабочей силы можно было построить один, а то и два аэроплана. Мы прождали еще «с полаэроплана», и только тогда заседание началось. В самом деле, нам пора выражать наши бесконечные запаздывания в каких-то реальных величинах, например в аэропланах нашего воздушного флота. Тогда мы скорее осознаем экономическую гибельность нашей расхлябанности. Тогда мы научимся ценить время и работать с точностью».

Эта статья вызвала широкий отклик и стала катализатором общественного движения борьбы за время, результатом которой стало создание Лиги «Время». Ее руководителем и автором статьи был Платон Михайлович Керженцев. В тот удивительный период в отечественной истории без всякого государственного вмешательства люди организовывали ячейки Лиги «Время», писали статьи, «заражали» окружающих идеей разумного отношения к времени. Практически во всех газетах вскоре появились разделы «Борьба за время». При этом Лига предъявляла к своим членам достаточно жесткие требования, благодаря которым они не просто призывали к организации времени, но и предъявляли то, к чему призывали. К сожалению, Лига «Время», как и большинство организаций, связанных с научной организацией труда, была закрыта параллельно со свертыванием НЭП (новой экономической политики). Но опыт деятельности Лиги показал, что ставить задачу борьбы за время в масштабах общества и государства возможно.

Второй этап отечественного тайм-менеджмента начался с выхода в начале 1970-х годов книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь».

В ней повествуется о биологе А.А. Любищеве, в молодости поставившем себе глобальную цель: разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе химических элементов Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось гораздо больше средней продолжительности жизни человека. Александр Александрович решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать его результаты, планировать свою работу. Здесь впервые появляется идея хронометража как основы системы управления личным временем. Прозвучала также важная идея бюджетирования расходов времени — гораздо более гибкого метода, чем обычное для западных подходов планирование. Книга вызвала широкий отклик и значительный интерес к теме организации личного времени. Последователи Любищева

43

переписывались друг с другом, творчески развивали его методы и вырабатывали новые. Постепенно кристаллизовалась основная идея «любищевского» подхода — эффективное мышление как основа личной эффективности и хронометраж как инструмент выработки этого мышления. Иначе говоря, личная эффективность не сводится к набору техник и приемов; наибольший результат дает осознанное управление временем как метод мышления.

Третий этап развития отечественной школы организации личного времени связан с таким уникальным явлением, как первое в России и в мире онлайновое тайм-менеджерское сообщество, на сегодняшний день являющееся носителем и генератором наиболее современных методов повышения личной эффективности. Сообщество зародилось при сайте компании «Организация времени» www.improvement.ru в начале нового тысячелетия, в январе 2001 года, и соединило в себе несколько очень важных элементов. Некоторые его участники — продолжатели любищевских традиций. Другая значимая составляющая сообщества — ИT-консультанты, благодаря системному мышлению которых классические подходы к личной эффективности объединяются с современными технологиями анализа и моделирования бизнес-систем.

Третий элемент сообщества — обычные управленческие консультанты, менеджеры и предприниматели, которым близки идеи тайм-менеджмента. Все участники тайм-менеджерского сообщества, от руководителей крупнейших корпораций до простых менеджеров небольших фирм, — увлеченные люди, которые не просто ознакомились с теорией организации времени, но и внедряют в практику своей деятельности техники и технологии отечественного тайм-менеджмента, затем делятся своим опытом на страницах сайта www.improvement.ru, где опубликованы самые интересные и актуальные статьи многих активных участников тайм-менеджерского сообщества. Все собранные на страницах сайта истории — это реальный опыт применения инструментов, техник и технологий таймменеджмента в самых разнообразных областях и сферах деятельности. Наиболее интересные статьи приведены в качестве примеров в главах данного издания.

Новый этап развития тайм-менеджмента в России — открытие в 2007 году первой в российских вузах кафедры тайм-менеджмента в Московском фи- нансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 года — МФПА). Таким образом, можно говорить о создании и развитии научной и научнопедагогической школы в области организации времени.

Становление и развитие этого этапа связано с именем Глеба Алексеевича Архангельского, основателя и бессменного руководителя тайм-менеджерского сообщества, генерального директора компании «Организация времени», заведующего

44

кафедрой тайм-менеджмента МФПУ «Синергия», автора многочисленных деловых бестселлеров. Глеб Архангельский по праву считается ведущим экспертом в области организации времени. Таким образом, тайм-менеджерское сообщество и компания «Организация времени» на сегодняшний день — основные генераторы современных идей и технологий повышения личной эффективности в области организации времени в нашей стране [13, с. 8].

Все более популярным вариантом социологического мышления становится теория рационального выбора, которую предложил американский социолог Дж. Коулмен. Он отрицает понятие системы. Главное внимание сосредоточивается на понятиях ресурсов и мобилизации. Дж. Коулмен совместно с М. Крозье разработали теорию социального действия в рамках организации и подчеркивали значение не столько идей, сколько различных стратегий при изучении процесса принятия решений и выявления их эффективности.

Это можно отнести и к эволюции изучения системы эффективной организации времени. Для большей конкретики следует рассматривать идею с момента появления термина «менеджмент» (в его современном смысле как научно обоснованной профессиональной управленческой деятельности) и собственно устойчивого терминологического сочетания «time management» (навыки менеджера по управлению временем). Можно выделить три основных этапа развития тайм-менеджмента.

Основоположники научной организации труда на Западе в своих работах основное внимание уделяют эффективности именно физического, нежели умственного, труда работника. Если попытаться здесь выделить общую тенденцию в характере отношения к персоналу, то работник воспринимается как пассивный объект, образ действия которого подлежит анализу извне, нормированию и моделированию.

Фредерик Уинслоу Тейлор считал, что в западном обществе начала XX в. сформировался своего рода стереотип «работы с прохладцей», когда работники, в силу естественной склонности («природной лени») человека, а также в силу сложившейся культурной традиции «круговой поруки», нарочно замедляют темп работы. При этом Тейлор критически относился к «потогонным системам» организации труда, предъявляющим к работнику необоснованные требования относительно скорости и производительности работы. Золотая середина между «потогонными системами» и «природной ленью» заключается, по мнению Тейлора, именно в методах научного управления производством, в обязательном порядке включающих и такое важное направление, как управление временем (вторая глава книги Тейлора содержит много примеров настоящего ТМ-реинжиниринга).

45

Важны достижения Ф.У. Тейлора, А. Файоля, Г. Форда, Ф. и Л. Гилбрет, Г. Ганта, Г. Эмерсона и других классиков научной организации труда, основное значение которых состоит в формулировании главных принципов повышения производительности труда, которые можно применять в деятельности современных организаций с целью повышения личной эффективности руководителей и специалистов.

Создатели школы считали, что, используя наблюдения, замеры, логику и анализ, можно усовершенствовать многие операции научного труда. Значительное распространение в конце ХХ века получили теории нового институционализма. Но особенно привлекательными для новейших концепций социологии становятся идеи человека как активного социального субъекта, под влиянием которого осуществляются преобразования как в макро-, так и в микроэкономическом плане. Рассмотрение проблемы эффективной организации времени индивида в данном аспекте становится наиболее актуальным.

Школа научного управления выступала за отделение управленческих функций обдумывания и планирования от фактического выполнения работы. Работа по управлению — это определенная специальность, и организация в целом выиграет, если каждая группа работников сосредоточится на том, что она делает успешнее всего.

В частности, одним из базовых является сформулированное Ф.У. Тейлором положение, согласно которому традиционные и интуитивно сложившиеся приемы и методы работы должны заменяться новыми, разработанными на научных основаниях и централизованно внедряемыми администрацией предприятия.

Более близок к современной интерпретации функций и целей теории организации времени был французский ученый Анри Файоль, который в 1916 году в своей работе «Общее и промышленное управление» отмечал значимость последовательности в выполнении функций рабочего процесса в любом объекте, будь то национальная экономика, отрасль или предприятие. А. Файоль одним из первых ввел такие понятия, как «стратегическое планирование», «оперативное планирование» и «ресурс времени».

Итак, подход классиков школы научного управления, в котором подчеркивалась мысль о необходимости рассматривать проблемы личной эффективности работника на уровне управления предприятием в целом, исключающая стихийность и интуитивный метод, можно считать актуальной и для нашего времени, когда возрастает удельная доля умственного, творческого и управленческого труда в конечном продукте организации [3, с. 218].

46

Исследователи выделяют несколько этапов в развитии тайм-менеджмента:

1. Этап тейлоризма (1910–1940 годы)

Ф.У. Тейлор считал, что в западном обществе в начале XX века сформировался своего рода стереотип «работы с прохладцей», когда работники, в силу естественной склонности, «природной лени» человека, а также в силу сложившейся культурной традиции «круговой поруки», нарочно замедляют темп работы. Золотая середина между необоснованными требованиями относительно скорости и производительности работы и «природной ленью» заключается, по мнению Тейлора, именно в методах научного управления производством, в обязательном порядке включающих и такое важное направление, как управление временем. В духе идей Ф.У. Тейлора работали российские специалисты А.К. Гастев, П.М. Керженцев.

Основные идеи этого этапа: анализ операционального состава деятельности, хронометраж трудовых операций, оптимизация способа работы, нормирование, карты операций, тренировка и обучение сотрудников, включение показателей временной эффективности работы в систему мотивации и оплаты труда, использование схем и графиков в планировании, календарное планирование.

2. Классический тайм-менеджмент (1950–1990 годы)

Идеи тайм-менеджмента развивались внутри теоретического и прикладного менеджмента. Произошло обогащение менеджмента как науки, возникшей на стыке экономики, психологии и социологии. Несмотря на то, что таймменеджмент имеет в большей степени гуманитарный характер, он использует идеи и методы математики и кибернетики. Именно в этот период в теории менеджмента добавились такие разделы, как системный, ситуационный, синергетический подходы, теория принятия решений.

В практическом менеджменте и неразрывно связанном с ним тайм- менеджмент-консалтинге появилось значительное многообразие исследований и практических рекомендаций. Например, в зарубежное бизнес-консультирование большой вклад внесли такие практики тайм-менеджмента, как Джеймс Маккей, Питер Друкер, Алан Лакейн, Лотар Й. Зайверт. Они описывают целостную систему управления временем, предлагают ряд рекомендаций по самоменеджменту.

Основная идея: управление временем аналогично управлению организацией и включает те же функции и этапы: целеполагание, планирование, принятие решений. Классический тайм-менеджмент заимствует у тейлоризма и еще более разрабатывает отдельные методы тайм-менеджмента, но при этом является более личностно-ориентированным, рассчитанным на добровольное и заинтересованное практическое применение.

47

3. Современный тайм-менеджмент (конец XX – начало XXI века)

Как социальная практика и одно из важнейших направлений бизнесконсультирования тайм-менеджмент гораздо больше развит на Западе, чем в России. Существуют не только отдельные консультанты, но и целые консалтинговые организации, специализирующиеся на управлении временем.

Стивен Кови, в отличие от общепринятой периодизации идей по управлению временем, рассматривает четыре этапа в развитии тайм-менеджмента, между которыми существует преемственность.

Первая ступень — фиксация дел. Для нее характерно составление списков предстоящих дел в целях упорядочения и разумного распределения времени между разнообразными занятиями. Время распределяется в порядке поступления дел и на небольшом отрезке.

Люди этой ступени тайм-менеджмента умеют реагировать на меняющуюся обстановку, хорошо адаптируются, каждое дело доводят до конца. Они работают по собственному расписанию и в каждый момент времени занимаются тем, что, по их мнению, необходимо делать. Из-за отсутствия мобилизующего чувства видения всей жизни и долгосрочных целей они добиваются гораздо меньшего, чем могли бы.

Вторая ступень — календарное планирование. Здесь делается попытка заглянуть вперед, приурочить события к определенному моменту в будущем, поэтому широкое распространение получили перекидные календари и блокноты для записи деловых встреч, органайзеры. Дела распределяются уже на более длительный период, но при этом не соблюдается принцип приоритетности. Дела просто заносятся в блокнот в порядке поступления и выполняются в наличествующее время. Если какое-то дело не выполнено, то его выполнение просто переносится на будущий период вне зависимости от того, насколько данное дело важно.

Этот подход подразумевает продуктивность и личную ответственность человека в постановке целей, предварительное планирование будущих событий и действий. Фокусирование на планах, целях и продуктивности возводит на трон распорядок дня. Человек изолируется от окружающих или перекладывает на их плечи свои дела, рассматривая других людей, прежде всего, как средство достижения собственных целей или, наоборот, как помехи на пути к целям. Приверженцы второй ступени могут добиваться большего из того, чего хотят; это не всегда означает удовлетворение их глубинных потребностей или достижение душевного покоя.

48

Третья ступень — планирование по приоритетам. К параметрам двух предыдущих систем добавляется ранжирование задач по важности и срочности. Здесь же появляется деление целей деятельности на коротко-, средне- и долгосрочные. Зарождается концепция ежедневного планирования, которое ведется все в тех же деловых блокнотах, но уже сложнее: сначала записывается перечень задач, а затем они распределяются к выполнению в соответствии со степенью важности и срочности.

Третий этап тайм-менеджмента делает заметный шаг в направлении увязывания целей и планов с ценностями. Существенно повышается продуктивность работы через целенаправленное ежедневное планирование и расстановку приоритетов. Третий этап считается вершиной управления временем, но он имеет некоторые серьезные недостатки, связанные не с самой идеей, а с несовершенством парадигм и отсутствием некоторых жизненно важных элементов.

Стивен Кови справедливо критикует этот этап за бесчеловечность, так как главная проблема для современного человека заключается не столько в том, чтобы управлять временем, сколько в том, чтобы управлять собой. Четвертый этап тайм-менеджмента, по мнению Кови, должен развиваться на совершенно ином ценностном базисе, где первостепенное значение имеют не вещи и связанное с ними время, а отношения и результаты.

Четвертая ступень — современный тайм-менеджмент. Сегодня организация времени рассматривается в тесной связи с жизненной позицией личности как инструмент для максимальной реализации персонального потенциала в соответствии с жизненными ценностями, мировоззрением и мироощущением человека. Рассматриваются миссия человека как предпосылка для формирования целей, цели как предмет для оснащения критериями, ценности как основа для приоритетов и жажда саморазвития как основной мотиватор. Значимым моментом и отличием от прежних этапов является приоритетность важности дела над его срочностью. Появляется новый элемент «кайрос» — качественное время, существующее наряду с привычным количественным временем — «хроносом». Этот этап вбирает в себя все достоинства первого, второго и третьего поколений и избавляется от их недостатков.

49

Вопросы и задания

1. Проанализируйте генезис и исторические этапы тайм-менеджмента

всинтезе теории и практики.

2.Проведите критический анализ вклада конкретных исследователей

вразвитие теорий тайм-менеджмента.

3.Каковы цели и задачи тайм-менеджмента.

4.В чем состоят особенности тайм-менеджмента первой четверти XXI в.?

5.Обратитесь к приложению 5 и внесите дополнения по теме «Психология тайм-менеджмента», опираясь на личный эмпирический опыт.

6.Сделайте выборку научных дефиниций из глоссария на тему «Генезис и исторические этапы развития тайм-менеджмента».

50