Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие-1

1

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Белгородский государственный технологический университет им. В.Г. Шухова

О. И. Афонюшкина

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Утверждено ученым советом университета в качестве учебного пособия для студентов экономических специальностей и направлений

Белгород

2017

2

УДК 005.7 (07) ББК 60.82я7

А94

Рецензенты:

Кандидат экономических наук, доцент Белгородского государственного научно-исследовательского университета О.М. Никулина Кандидат экономических наук, доцент Белгородского государственного технологического университета им. В.Г. Шухова

Г.З. Акимова

Афонюшкина, О. И.

А94 Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / О. И. Афонюшкина. – Белгород: Изд-во БГТУ, 2017. –

111 с.

В учебном пособии рассматриваются вопросы организации делопроизвод-

ГОСТ Р 6.30-2003. В данной работе приведены образцы основных видов управленческих документов, используемых на практике.

Учебное пособие предназначено для студентов высших учебных заведений направлений 38.03.01 – Экономика, 38.03.05 – Бизнес-информатика, 38.03.02 – Менеджмент, 38.05.01 – Экономическая безопасность по дисциплине «Документирование управленческой деятельности», а также для подготовки секретарейреферентов, офисных работников, менеджеров офиса, для делопроизводителей и других лиц, интересующихся подобной тематикой.

УДК 005.7(07) ББК 60.82я7

© Белгородский государственный технологический университет (БГТУ) им. В.Г. Шухова, 2017

3

ВВЕДЕНИЕ

Учебное пособие подготовлено на основе действующих общегосударственных нормативно-методических материалов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.д.

Работники управленческих структур от 20 до 80% своего рабочего времени затрачивают на составление, оформление, учет и контроль исполнения огромного числа различных документов.

Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионной комиссии – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Настоящее издание предназначено для теоретической и практической подготовки будущих специалистов и поможет развить и совершенствовать круг практических навыков по составлению и оформлению служебных документов.

4

ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ

Делопроизводство – это деятельность человека по разработке и оформлению документов, организация их движения, учета, хранения.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием доку-

ментов, называется документированием.

Вопросы движения и учета документов определяются понятием доку- ментооборот. Работа по организации хранения документов относится к архивному делу.

Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений.

Делопроизводство определяется следующими работами:

1.Экспедиционные – прием, обработка и распределение поступающей и отправка исходящей корреспонденции.

2.Машинописные – перепечатывание, считка материалов.

3.Секретарские – информирование руководителя о текущих делах по делопроизводству, контроль за подготовкой и исполнением документов.

4.Размножение документов и бланков.

5.Курьерская связь – обеспечение доставки корреспонденции в структурные подразделения и другим адресатам.

6.Канцелярские работы – составление сводной номенклатуры дел текущего делопроизводства; регистрация документов, поступивших в адрес организации; направление документов исполнителям; оформление документов и отправление их.

7.Архивные – участие в разработке сводной номенклатуры дел; обеспечение планомерного поступления документальных материалов, законченных в работе, в архив.

Документационное обеспечение управления осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

В состав службы ДОУ, как правило, включают секретариат (приемная, секретариат заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, копировально-множительное бюро и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе существующего Примерного положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

5

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования. Руководство службой ДОУ должно осуществляться специалистами с высшим

и средним специальным образованием соответствующего профиля.

Основная задача службы ДОУ – установление единого порядка документирования на основе использования современной вычислительной техники с применением вычислительного центра и компьютера.

Основная цель службы – организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Она решает следующие задачи:

−совершенствование форм и методов работы с документами;

−обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами;

−контроль исполнения и подготовка документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

−сокращение документооборота;

−разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

−участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

В соответствии с возложенными задачами в функции ДОУ входит:

−разработка, внедрение, ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

−осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учет- но-справочной работы с документами;

−организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководителю организации поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представленных на подпись руководству;

−контроль за исполнением документов и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

−организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов и проектирование бланков документов;

−разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

−организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

−организация контроля за работой с документами в структурных подразде-

лениях;

6

−осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;

−организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями;

−повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний

иконсультирование по вопросам, относящихся к их компетенции;

−организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

Служба ДОУ имеет право:

−проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях;

−привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке документов по поручению руководства;

−возвращать исполнителям на доработку документы;

−подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Документы используются в самых различных областях человеческой деятельности. Слово «документ» в переводе с латинского означает «способ доказательства». Они являются основанием для принятия решений, обобщений, справочноинформационной работы, являются способом доказательства (так как имеют юридическую силу) и историческими источниками, средством общения между учреждениями, организациями, предприятиями, гражданами и т.д.

Документ – это закрепление различными способами на материальном носителе информации о событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе и преобразованном виде.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Для того, чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, их классифицируют по целому ряду признаков.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам, сходствам и различиям.

Различают пять классов документов:

1.Организационно-распорядительные (ОРД) – инструкции, положения, уста-

вы, штатное расписание, приказы, постановления, решения, указания, распоряжения.

7

2.Справочно-информационные – служебные письма, служебные справки, докладные записки, телеграммы, телефонограммы.

3.Отчетные – документы: сметы, счета, финансово-бухгалтерские документы, отчеты.

4.Документы общего характера – акты, протоколы, заключения, договоры.

5.Документы личного характера – анкеты, автобиографии, заявления, личные справки, характеристики, личные карточки, доверенности, приказы по личному составу и т.д.

Для предприятий существующая документация классифицируется по наиболее общим признакам:

1) по наименованию (виды документов);

2) месту составления (внешние и внутренние);

3) степени сложности (простые и сложные); 4) форме назначения (общие, стандартные и типовые);

5) роду деятельности (административные, трудовые, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые);

6) срокам исполнения (срочные и несрочные);

7) происхождению (служебные и личные);

8) степени гласности (секретные и несекретные); 9) способу фиксации (рукописные, машинописные, типографские); 10) стадиям подготовки (черновики, подлинники); 11) срокам хранения (временно, постоянно).

По наименованию документов можно разделить по множеству разновидностей. Приведем лишь некоторые: научные, отчеты, чертежи, графики, приказы, планы и отчеты, протоколы, договоры, платежные требования и поручения и т.д.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую.

По степени сложности документы классифицируются на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

По форме назначения документы могут быть индивидуальными или типовыми (стандартными). Индивидуальные документы на предприятии представлены в основном в виде деловой переписки, а во внутреннем документообороте – в виде различных распоряжений, докладных записок, справок.

По роду деятельности документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, организационнораспорядительные, учебно-методические, плановые, по личному составу и др.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы по срокам исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы класcифицируются на служебные и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

8

По степени гласности различают документы открытые и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные), конфиденциальные и документы для служебного пользования.

По способу фиксации информации бывают рукописные, машинописные, типографские, напечатанные на ЭВМ, графические и т.д.

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники. Черновик – документ для дальнейшего оформления. Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный с установленными требованиями.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

Документы также подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень документов, не подлежащий регистрации, дан в прил. 1.

Некоторые виды документов обязательно должны иметь гриф утверждения (примерный перечень документов, подлежащий утверждению, дан в прил. 2) или заверяться печатью предприятия, учреждения, организации (примерный перечень документов, на которых ставиться печать, дан в прил. 3).

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ

Основные требования к составлению и оформлению организационнораспорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования в деятельности предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

(ГСДОУ), включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных ОРД.

В ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников ДОУ.

9

Вопросы организации работы с документами, т.е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и другие, описаны в Общих требованиях ГСДОУ.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов.

Нормативно-справочными пособиями при определении сроков хранения документов являются «Перечень документов с указанием сроков хранения» и примерный перечень управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания): 04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа; 1 3 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

10

27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, получивших название – реквизит.

Реквизит – это информационный элемент унифицированной формы документа. Реквизиты несут сведения о самом документе, его содержании, юридической силе и другие данные.

Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляют формуляр.

Формуляр-образец – это схема или модель унифицированной формы документа. В формуляре – образце четко определены площади для размещения различных реквизитов документа как постоянных, так и переменных, установлена длина реквизитов на рабочем поле и служебном поле документа.

Каждый документ имеет определенный набор реквизитов, однако в любом документе можно условно выделить три части: заголовочную, содержательную, оформляющую.

Расположение реквизитов на стандартном листе бумаги даны в прил. 4, 5.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках доку-

ментов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Феде-

рации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

Государственный герб изображается на бланках: Президента Российской Федерации; Палат Федерального Собрания; Правительства Российской Федерации;

Конституционного суда Российской Федерации; Верховного суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного суда Российской Федерации;

Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

Федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты;

Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных правительств Российской Федерации за границей.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в со-

ответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.