Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие-1

31

Раздел «Права» определяет полномочия работника по выполнению возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.

Вразделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

Вразделе «Взаимоотношения» указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы и рассматривает другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения или руководитель структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4

снанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут плановоэкономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество еди-

32

ниц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. В зависимости от условий труда штатное расписание может содержать и другие графы.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организации, их подразделений, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: Инструкция по документационному обеспечению деятельности.

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции.

К распорядительным документам относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, установления новых норм, правил, положений.

Решение – это правовой акт, которым оформляют результаты деятельности коллегиальных органов в целях разрешения наиболее важных вопросов. Процессы принятия управленческих вопросов и сами решения документируются с помощью протоколов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В остальных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Реквизиты приказа по вопросам общей деятельности (на общем бланке): название вида документа, дата, регистрационный номер, место издания или составления, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании.

По содержанию приказы делятся на два вида: приказы по вопросам основной деятельности; приказы по личному составу.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают цели, задачи и причины издания приказа. Текст

33

распорядительной части имеет повелительную форму изложения, начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами от границы левого поля. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт.

Приказы по личному составу составляются отдельно от приказов по основной деятельности и имеют некоторые особенности. В заголовке к тексту такого приказа пишут слова: о приеме на работу; об увольнении; о предоставлении отпуска и так далее, в приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть начинается глаголом: назначить, перевести, освободить, командировать и т.д.

В настоящее время приказы по личному составу в организациях оформляются на унифицированных бланках.

Образцы оформления приказов по основной деятельности предприятия, по личному составу и выписка из приказа даны в прил. 6 − 8.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственнохозяйственной деятельности руководители предприятия могут издавать РАСПОРЯЖЕНИЯ и УКАЗАНИЯ.

Эти распорядительные документы составляются аналогично приказам.

Текст также может состоять из констатирующей и распорядительной части, только распорядительная часть начинается словами: ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, РЕКОМЕНДУЮ.

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

К информационно-справочным документам относятся: служебные письма, справки, докладные записки, объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы.

Служебное письмо – самый распространенный способ обмена информацией между учреждениями, организациями и предприятиями.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).

Служебные письма имеют множество видов: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, претензионные, арбитражные, письмаподтверждения, письма-напоминания, письма-извещения и т.д.

Для исключения ошибок при работе над текстами служебных писем необходимо использовать специальные справочные пособия, посвященные деловой переписке, в которых, как правило, содержится большое количество образцов служебных писем, отражающих многочисленные ситуации, возникающие при общении с отечественными и зарубежными партнерами.

Циркулярные письма доводят информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Они широко применяются в отечественной и международной практике делового общения.

Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте или событии (образец дан в прил. 9, 10).

34

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств, даются гарантии. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Рекламационное письмо – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства и требование возмещения убытков.

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему каких-либо документов или материальных ценностей, или необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки.

Письмо имеет следующие реквизиты (на бланке письма): адресат, дату, регистрационный номер, ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа, заголовок к тексту (на формате А4), текст, отметку о наличии приложения, подписи, фамилию исполнителя и номер телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справка в основном содержит результат обобщений каких-либо обследований, командировок и т.д. (образец дан в прил. 11).

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, текст разделяют на разделы, число которых определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст справки допускается оформлять таблицей.

Реквизиты справки (на общем бланке): название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту (формат А4), адресат, текст, отметка о наличии приложения, подпись, заверяется печатью (при наличии финансовых сведений).

Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Адресуется докладная записка руководителю данного или вышестоящего учреждения (образец докладной записки дан в прил. 12).

Докладные записки могут быть внутренними и внешними. Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она подписывается составителем и оформляется на чистом листе бумаги формата А4 или А5 рукописным или машинописным способом.

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

Телеграммы пишут на чистом листе бумаги или на бланке. Текст печатается через два интервала в трех экземплярах без предлогов, союзов, местоимений на одной стороне листа или телеграфного бланка без абзацев (образец дан в прил. 12). Знаки препинания сокращают следующими буквами: ТЧК – точка, ЗПТ – запятая, ДВТ – двоеточие, КВЧ – кавычки, НР – номер. Числа и цифры рекомендуется писать прописью, многозначные числа можно писать цифрами. Исправления и переносы слов в тексте телеграммы не допускаются.

Реквизиты телеграммы: название вида документа; категория телеграммы (срочная, международная); вид телеграммы (два адреса, ответ оплачен и т.д.); теле-

35

графный адрес получателя (условный или полный); регистрационный номер ответной телеграммы; текст; исходящий номер телеграммы; сокращенное обозначение предприятия; фамилия должностного лица, подписавшего ее; наименование и адрес предприятия-отправителя телеграммы; подпись должностного лица; дата телеграммы; печать предприятия, отправившего телеграмму.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Телефонограммой передают несложные тексты (приглашение на совещание, заседание и т.д.). Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Подписывается руководителем или ответственным работником (образец дан в прил. 14).

Реквизиты телефонограммы: наименование ведомства; наименование учреждения; должность, инициалы и фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму; номер телефона учреждения, передавшего телефонограмму; адресат; должность, инициалы и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму; название вида документа; дата; регистрационный номер; время передачи (приема); текст; подпись.

ДОКУМЕНТЫ ОБЩЕГО ХАРАКТЕРА

К документам общего характера относятся: протоколы, акты, договоры.

Акт – документ, составленный несколькими лицами или одним должностным лицом и подтверждающий установленные факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события. В вводной части указывается комиссия, перечисляются лица, участвовавшие в составлении акта, указываются должности, инициалы, фамилии. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты (образец акта дан в прил. 15). Если акт составлен комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и фамилию. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке.

Втексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Реквизиты акта (на общем бланке): название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф утверждения, печать.

Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с его содержанием, обязано подписать акт с оговоркой о своем несогласии.

Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Внеобходимых случаях акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

36

Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении ка- ких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

В договоре должно быть отражено:

дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; наименование сторон, заключающих договор, должности, фамилии, инициалы лиц, подписывающих договор и указание их полномочий; предмет договора; изложение порядка рассмотрения споров; общая сумма договора; общий срок действия договора; юридические адреса сторон; подписи и печати сторон.

Трудовой договор (контракт) – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Рекомендации по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме утверждены Постановлением Минтруда России от 14 июля 1993 г. № 155.

Письменная форма трудового договора (контракта) обеспечивает более полное выполнение обязательств, взятых на себя сторонами трудовых отношений.

Трудовой договор (контракт) может заключаться: на неопределенный срок, на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Вслучае, когда заключается трудовой договор, в нем необходимо указать дату, с которой работник должен приступить к исполнению своих обязанностей и дату окончания действия трудового договора (контракта).

Если трудовой договор заключается на неопределенный срок, дата окончания работы не проставляется.

Что касается даты начала работы, то можно отметить следующее. Если в трудовом договоре, заключенном на неопределенный срок, дата начала не указана, то считается, что договор вступает в силу с момента его подписания (образец трудового договора (контракта) дан в прил. 16).

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Взависимости от полноты совещания и хода заседания протоколы бывают полными или краткими. В кратких протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, выступающих в прениях и принятые решения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений позволяют судить не только о характере самого собрания, совещания, но и деятельности организации в целом. Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь (образец протокола дан в прил. 17).

Реквизиты протокола (на общем бланке): название вида документа, дата заседания, регистрационный номер, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, личная подпись председателя, личная подпись секретаря.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня.

37

Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию нумеруют арабскими цифрами. Текст позиции строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.

Протокол подписывает председатель и секретарь.

Выписка из протокола – часть документа.

В протоколе при оформлении выписки пишут вводную часть (включая повестку дня), а затем – дословную запись содержания абзацев. Заверяют выписку из протокола так же, как выписку из приказа (пример оформления выписки из протокола приведен в прил. 18).

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Номенклатура дел наряду с инструкцией по делопроизводству входит в перечень нормативных документов, которые необходимо иметь в каждой организации. Понятие номенклатуры дел часто используют как нарицательный термин.

Для начала определимся, что же такое номенклатура дел, для чего она нужна и чем полезна? И почему мы настоятельно рекомендуем разработать ее для любой организации, независимо от документооборота и профиля ее деятельности.

Номенклатура дел – систематизированный список наименований дел с указанием сроков их хранения.

Основное предназначение номенклатуры дел – обеспечение эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними должностных лиц предприятия. Разработка номенклатуры дел предприятия предполагает:

изучение требований документов, регламентирующих порядок и правила составления номенклатуры дел;

изучение содержания номенклатур дел для структурных подразделений предприятия (включая секретариат);

систематизацию заголовков дел; определение сроков хранения дел;

согласование проекта номенклатуры дел предприятия; утверждение номенклатуры дел руководителем предприятия; тиражирование номенклатуры дел предприятия;

последующее хранение и работу с номенклатурой дел предприятия – до момента ее пересоставления и переутверждения.

Номенклатура дел организации разрабатывается с целью корректного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, организации хранения, быстрого поиска документов, проведения экспертизы их ценности, планирования и передачи дел в архив. Номенклатура дел отражает систему делопроизводства организации и является основным справочником по документообороту всего предприятия в целом. Номенклатура сопровождает документ на всех этапах его жизненного цикла: с момента создания или даже планирования до сдачи в архив или уничтожения в структурном подразделении.

Информация, содержащаяся в номенклатуре дел, полезна для обширного круга пользователей. Она полезна тем, что:

38

позволяет правильно распределить поток входящих документов; предоставляет систематизированную информацию о том, как сформированы

дела, какие дела ведут структурные подразделения, показывает, как распределены между ними зоны ответственности;

является основным учетным документом в текущем делопроизводстве и т.д. Данные номенклатуры могут быть полезны руководству организации для

оценки ее структуры, технологических процессов, загруженности и распределения работ между структурными подразделениями. Нередко бывает, что многие руководители организаций после просмотра номенклатуры дел и, обнаружив непрофильные дела, предпринимали действия, в результате которых происходили организационные и кадровые изменения.

В настоящее время существует три вида номенклатуры дел: типовая; примерная;

индивидуальная (для конкретной организации).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры, как правило, разрабатываются ведомствами, управляющими компаниями для своих организаций. Они являются методическими пособиями и обязательно согласовываются с архивными учреждениями.

Типовые и примерные номенклатуры дел полезны для крупных учреждений и организаций с разветвленной филиальной сетью и имеющих объединенный архив.

Главное отличие типовых номенклатур дел от примерных в том, что типовые составляются для однородных по характеру деятельности и структуре предприятий, а примерные – для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций.

В практической работе организации используется индивидуальная, или кон-

кретная номенклатура дел.

Индивидуальная номенклатура устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве конкретной организации, и является внутренним нормативным документом. Именно индивидуальная номенклатура дел создается на предприятии для работы, а типовые и примерные служат справочными для ее разработки и определения сроков хранения дел.

Каких требований мы должны придерживаться при составлении номенклатуры дел?

Каждое учреждение, организация, предприятие (их структурные подразделения) должны иметь номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется в соответствии с требованиями стандартов и нормативных документов.

39

Основными принципами построения номенклатуры дел являются: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов. Сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации предприятия.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами организации: положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурами дел предшествующих лет.

Номенклатура дел составляется на основе сведений о составе номенклатур дел структурных подразделений предприятия. В номенклатуру дел также должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности предприятия.

Номенклатура дел включает незаконченные в работе дела, поступившие из других учреждений для их продолжения, а также все справочные картотеки к документам.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, реферативные журналы, экспресс-информация, бюллетени.

Впроцессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно – новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.

Еще следует обратить внимание на то, что если некоторые дела ведутся в электронном виде, то их также необходимо включать в номенклатуру дел, отметив

впримечании форму представления информации.

Всредних и тем более крупных организациях со сложной организационной структурой применяется структурный принцип систематизации номенклатуры. Необходимо заметить, что это самый распространенный принцип. Разделами номенклатуры являются названия структурных подразделений.

Номенклатуру дел всего предприятия в целом называют сводной номенклату- рой дел организации.

Представляется вполне логичным сначала подготовить плановую номенклату- ру дел, т.е. разработать проект, в соответствии с которым следует формировать дела в каждом структурном подразделении. В течение года эту номенклатуру необходимо дополнять, вносить изменения, правки, а в конце года выверить, внести окончательные правки, свести и утвердить итоговую номенклатуру дел за истекший период. Таким образом, плановая и итоговая будут отражать состояние номенклатуры соответственно на начало и на конец делопроизводственного года.

Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации, только

вэтом случае она обретает юридическую силу.

Номенклатура дел организации на следующий делопроизводственный год составляется в Ш-1У квартале текущего года. Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с начала делопроизводственного года и действует, как правило, в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и пере-

40

утверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие.

В том случае, если организации имеют сезонный характер деятельности – экспедиции, театры, учебные заведения и другие, делопроизводственный год в которых начинается и заканчивается в соответствии с сезонностью деятельности, номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

Номенклатура дел организации печатается в необходимом количестве экземпляров.

При этом необходимо учитывать, что первый экземпляр подшивается в дело, второй используется в делопроизводственной службе в качестве рабочего, третий экземпляр используется в качестве учетного документа в архиве, следующий экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации и т.д.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы делопроизводства в виде самостоятельного дела, так же как и все контрольные и справочные картотеки.

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры.

Основное требование к его составлению – четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок –« разные документы», «общая переписка» и т.д.

Заголовок дела секретарю следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

наименование рода заводимого дела (переписка, документы); автор документа (название организации, структурного подразделения);

корреспондент (название организации, которой адресуется, и от которой получают документы);

вопрос или краткое содержание документов в деле; название местности (территории), с которой связано содержание документов

дела;

даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так, название документов в заголовке дела указывается как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в дело документов одного названия).

Например:

«Переписка с организациями г. Воронеж о поставке продукции»; «Протоколы собраний акционеров предприятия»; «Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов»; «Переписка по научно-организационным вопросам»;

«Сводный баланс доходов и расходов за 1- П квартал 2016 г»;