Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие-1

41

«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии» и т.д.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает в себя следующие реквизиты: наименования предприятия, наименование вида документа, дату, регистрационный номер документа, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры (или как мы говорим – текст) представляет собой таблицу из пяти граф:

индексы дел; заголовки дел;

количество дел (томов, частей); срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню; примечание.

Графическая схема номенклатуры дел предприятия.

Место составления или издания документа

Заголовок к тексту

Подпись Итоговая запись

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности ( при отсутствии структурных подразделений);

42

порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности, например: 12-03, где 12 – обозначение структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела.

Однородным делам, имеющим в большинстве структурных подразделений (копии приказов, планы и отчеты, должностные инструкции и др.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях дело с копиями приказов руководителя организации будет учтено под одним номером –«04».

Вграфе 2 располагаются в определенной последовательности полные заголовки дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – содержащих плановые и отчетные документы, следующая – документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности предприятия, документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

Графа 3 номенклатуры заполняется секретарем полностью только в конце го-

да.

Поскольку объем дела не должен превышать 250 листов, при большом количестве документов, относящихся к одному делу, следует формировать следующие тома, части и отмечать это в графе следующим образом: «1,2,3».

Вграфе 4 номенклатуры секретарем проставляются сроки хранения дел, номера статей по перечню (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, которые на конечном этапе составления номенклатуры дел уточняются (согласовываются) с государственным архивным органом.

Графа 5 номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры, в ней проставляются отметки:

о заведении дел: «заведено»;

о переходящих делах: «переходящие с 2015 г.» или «переходящие на 2016 г.»; о передаче дел в другую организацию: «акт выдачи на временное пользование

от ____»;

оместонахождении подлинников документов: «подлинники в деле 07-02»;

опередаче дел в архив: «передача в архив описи 09.02.2016 г.» и другие необходимые в практической деятельности отметки.

Полное заполнение графы «примечание» повышает качество и эффективность использования номенклатуры дел.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение года на предприятии.

Номенклатура дел организации обязательно проходит процедуру согласования

сархивным учреждением не реже одного раза в пять лет. Работники архива прове-

43

ряют, прежде всего, правильность формулировки заголовков дел, сроков хранения, индексирования дел. Работники архива принимают самое активное участие в разработке проекта номенклатуры дел, оказывают методическую помощь, давая профессиональные советы. Особенно в подобной помощи нуждаются секретари, которые отвечают за организацию делопроизводства, а следовательно, и за составление номенклатуры дел.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.

Отдельно указывается число дел постоянного срока хранения, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно). Помимо этого указывается количество дел, переходящих на следующий год по каждой категории.

Итоговая запись подписывается ответственным за составление номенклатуры. Обязательно проставляется дата подписания.

После подписания и даты следует указывать наименование должности лица, передавшего сведения, и дату передачи. Это лицо ставит личную подпись, дается ее расшифровка.

Подписывает номенклатуру дел руководитель делопроизводственной службы (управляющий делами, начальник канцелярии, начальник общего отдела).

Пример оформления номенклатуры дел дан в прил. 23.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формирование дел – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела.

Формирование дел осуществляется в каждом учреждении и должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности обработки и поиска документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов.

Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителям, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила и придерживаться требований:

вдело помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

вдело группируются документы только одного календарного (учебного) года за исключением переходящих и судебных дел, личных дел, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении;

документы внутри дела располагаются в определенном порядке. Основные принципы расположения: хронологический, нумерационный, вопросный, алфавитный. Чаще других используют вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса;

44

документы общественных организаций группируются в дела той организации, при которой они созданы;

документы органов коллегиального управления группируются в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (совещаниям);

приказы по основной деятельности предприятия и по личному составу группируются в разные дела;

положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

документы в личных делах располагаются по мере их поступления; переписка (письма) группируются, как правило, за период календарного года и

систематизируются в хронологической последовательности, при этом документответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируются в одном деле. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия (окончания) дела из него изымаются документы постоянного срока хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основа-

ниях;

вдело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

документы с ограниченным доступом (конфиденциально, коммерческая тайна

ит.д.) помещают в отдельное дело;

вдело не помещают документы, не соответствующие заголовку дел, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, размноженные копии;

приложения большого объема подшиваются в отдельные тома, небольшие приложения присоединяют к документам, к которым относятся;

отдельно группируются экземпляры документов, размноженных массовым тиражом (обзоры, сводки, бюллетени и т.п.), получаемые для сведения из других учреждений;

по объему дело не должно превышать 250 листов, что составляет 4 сантиметра в толщину. При большом числе документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на отдельные тома, части или формируют самостоятельные дела по хронологии или более узким вопросам. Ограничений по минимальному объему дел не существует.

Если номенклатура дел составляется в негосударственной организации, которая не передает дела на государственное хранение, то она должна обязательно иметь визу заведующего архивом, и быть подписана руководителем делопроизводственной службы.

45

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ

Дела подлежат оформлению и при их заведении и по завершению года.

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа.

Оформление дел – это комплекс работ по подготовке дела к хранению. Работа включает в себя:

описание дела на обложке; нумерацию листов; составление заверительной надписи.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Полное оформление предусматривает:

оформление реквизитов обложки по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного чтения текста всех документов.

Обложка дела имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, дата дела (указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве), количество листов, срок хранения дела.

Все листы в деле нумеруют в правом верхнем углу листа.

Если дело состоит из нескольких томов – нумеруют каждый том в отдельно-

сти.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Заверительная надпись оформляется на отдельном листе-заверителе и отражает при необходимости особенности физического состояния дела (например, наличие повреждений, разрывов, склеек, отсутствие отдельных документов или их частей и т.д.).

Опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного ( выше 10 лет) сроков хранения.

Дела временного (до 10 лет) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле.

Архив – совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее прием и хранение архивных документов, образующихся в результате деятельности учреждений, предприятий и отдельных лиц, в интересах пользователей.

46

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

Сохранность документов обеспечивается не только условиями хранения, но и правильно установленными сроками согласно специальным справочникамперечням. Уметь пользоваться этими справочниками должны не только специалисты в области документационного обеспечения и работники архива, но и каждый сотрудник, работающий с документами.

Перечень – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Согласно этим перечням каждый документ имеет свой срок хранения. Поэтому нужно уметь выбрать и упорядочить необходимые материалы.

Быть может, это звучит довольно неправдоподобно, но качество архива зависит от правильной организации уничтожения ненужных документов. Это приводит к хранению только тех бумаг, которые еще будут необходимы.

Архивные документы могут быть использованы в повседневной оперативной работе организаций по широкому кругу вопросов:

ранее принятые организационные документы дают представление о структуре органа управления и штатном составе;

документы по личному составу играют роль социальных гарантий для населе-

создания организации, об известных личностях, внесших заметный вклад в ее работу, интересных событиях в жизни каждого коллектива и т.д.

Бизнес никогда не идет гладко, без конфликтов интересов и необходимости подтверждения своих позиций. В сложных ситуациях, когда дело касается суда, суд рассматривает его только на основании доказательств – подтверждающих документов. Очевидно, что если необходимый документ не сохранился, то шансы выиграть процесс становятся минимальными.

Основные материалы, которые должны храниться в архиве предприятия: материалы, имеющие историческую ценность: уставы, нотариальные доку-

менты, подтверждающие основание предприятия, регистрационные документы, фотографии, письма, приготовленные основателем предприятия и его первым директором, документы, подтверждающие посещение предприятия знаменитыми людьми, например, политиками, представителями местных властей, правительства;

отчеты, относящиеся к деятельности руководства; важные назначения, например, документация о назначении членов дирекции;

протоколы совещаний отделов предприятия, дирекции, руководящих сотрудников, совета трудового коллектива;

документы, относящиеся к финансам предприятия: бухгалтерские балансы, сметы, отчеты, информация о прибыли и убытках, условия, относящиеся к взятым кредитам;

47

информация о продукции, выпускаемой предприятием: рекламные материалы, инструкции по обслуживанию и т.д.

данные, относящиеся к выполненным договорам купли-продажи; документы по недвижимости: договоры найма, продажи и покупки недвижи-

мого имущества; материалы, относящиеся к вопросам, ожидающим своего решения;

материалы, которые, по мнению дирекции, надо хранить независимо от того, дана ли вам по этому поводу письменная инструкция или нет;

документы, хранение которых обязательно согласно действующему законодательству.

Формирование, ведение и оформление дел предприятия осуществляется в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На предприятии осуществляется текущее хранение документов.

Дела хранятся в оборудованных помещениях (местах) и располагаются запирающихся шкафах или столах, обеспечивающих полную сохранность документов. В целях повышения оперативности поиска документов на дверцах шкафа с внутренней стороны помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел – номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) оборудуются также приспособлениями для опечатывания.

Доступ к шкафам (столам) с документами, состоящими на текущем хранении, должны иметь только должностные лица предприятия, ответственные за работу с ними, и их непосредственный начальник. Выдача документов, состоящих на текущем хранении, другим работникам предприятия производится под роспись и только на время, фактически необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.

Подготовка к архивному хранению дел (документов) предприятия, состоящих на текущем хранении, включает:

проведение экспертизы ценности документов, включенных в дела; оформление дел; составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих практической ценности.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Для экспертизы ценности документов, подлежащих переводу на постоянное хранение, формируется экспертная комиссия, действующая на основании приказа руководителя организации и положения об экспертной комиссии. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Решения, принятые экспертной комиссией, подлежат утверждению руководителем предприятия.

48

В состав экспертной комиссии входят наиболее квалифицированные работники, постоянно имеющие дело с документами (заведующий канцелярией или один из заместителей руководителя организации, отвечающий за делопроизводство, юрисконсульт, документовед, архивариус, бухгалтер, делопроизводитель, секретарь и т.д.). Численность экспертной комиссии – не менее трех человек.

Экспертиза ценности документов (дел) предусматривает: изучение состава и содержания дел (документов); установление их научно-исторической и практической ценности; полистный просмотр дел (документов); отбор дел (документов) на хранение;

составление акта о выделении дел (документов), не подлежащих передаче на хранение, для уничтожения;

рассмотрение и утверждение акта на заседании экспертной комиссии.

На заседаниях экспертной комиссии рассматриваются вопросы, связанные с установлением сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями. Экспертная комиссия имеет право на изменение сроков хранения документов, и это решение оформляется протоколом.

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения путем полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения предприятия составляются описи документов, подлежащих переводу на постоянное хранение, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих практической (научной, исторической и т.д.) ценности.

Сроки хранения документов подразделяются на три категории: постоянный срок хранения; временный срок хранения, свыше 10 лет; временный срок хранения, до 10 лет.

Так, например, приказы (распоряжения) руководителя о приеме, переводе, увольнении работника хранятся 75 лет.

Срок, определенный как «до замены новыми», может относиться к типовым документам, имеющим ограниченный срок использования (инструкции, правила, нормативы и т.д.). В перечне может встретиться отметка о сроке «ДМН» - до минования надобности. Такой срок относится к документам ограниченного времени использования (списки, картотеки, обзоры, рекомендации и т.п.).

«До востребования» хранятся подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты).

Однако в каждом конкретном случае экспертная комиссия при определении сроков хранения исходит из тех критериев, которые прошли испытание временем, и реальной значимостью информации для решения стоящих перед организацией задач.

Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями соответствующих дел. Рассмотренные акты утверждаются руководителем предприятия. После утвержде-

49

ния актов документы и дела, выделенные к уничтожению, передаются для переработки.

Перевод документов (дел) на архивное хранение предполагает:

поединичную передачу дел (документов) в соответствии с описями и номенклатурами дел;

передачу контрольных экземпляров, номенклатур дел; оформление передачи документов (дел) актом приема-передачи по установ-

ленной на предприятии форме.

Почти каждый сотрудник, работающий на предприятии, так или иначе, сталкивается с вопросами, связанными с архивированием.

Хранителя архивных документов, сотрудника архива называют архивариус. Однако не каждый работник, который занимается ведением архива, называет-

ся архивариусом. Архивариус – это специалист, получивший образование в области ведения архивов. Такого рода специалисты работают на больших предприятиях, имеющих обширные архивы.

На рынке труда в последние годы спрос на специалистов в области делопроизводства и архивного дела с профильным образованием и опытом работы значительно увеличился. Но пока все же кадры для архивной службы чаще подбираются случайно, по традиции или по «знакомству». До сих пор использование неквалифицированного персонала вполне возможно. Но в крупных организациях, с большим документооборотом, наличие специалистов является необходимым условием организации нормальной работы.

Кроме ведения архива предприятия, архивариус также занимается разработкой рекомендаций, относящихся к хранению документов другими сотрудниками. В организациях, в которых не работают архивариусы, при ведении архива часто пользуются услугами работников архивов или консультантов по аудиту и бухгалтерскому учету.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОВТОРЕНИЯ РАЗДЕЛОВ

1.Что понимается под делопроизводством?

2.Что такое документ и для чего он создается?

3.Какую роль играют документы в работе управленческого аппарата?

4.Какими работами определяется делопроизводство?

5.Кто осуществляет документационное обеспечение в организации?

6.Что такое ГСДОУ и для чего она разработана?

7.Какими нормативными документами регламентируется документационное обеспечение управления?

8.Какова основная задача службы ДОУ?

9.Функция службы документационного обеспечения управления.

10.Что такое классификация документа?

11.Назовите классы документов.

12.Какие виды документов относятся к УСОРД?

13.Чем вызвано появление новых документационных терминов?

14.Что такое формуляр-образец документа?

50

15.Какие государственные стандарты определяют УСОРД?

16.Порядок оформления каких реквизитов определен ГОСТ Р 6.30-2003?

17.Что такое реквизит ?

18.Какие виды бланков устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?

19.Какие требования устанавливаются к бланкам документов?

20.Какие варианты расположения постоянных реквизитов на бланке Вы

знаете?

21.Какие требования предъявляются к бланкам с Государственным гербом Российской Федерации?

22.Организационно-распорядительные документы .

23.Информационно-справочные документы .

24.Документы общего характера.

25.Какие требования следует соблюдать при формировании дел?

26.Для чего служит номенклатура дел?

27.Как оформляется номенклатура дел?

28.Когда заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных

дел?

29.Для чего нужны перечни документальных материалов?

30.Какие работы включает в себя оформление дела?