Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие-1

61

приобретении необходимого количества пишущих машин и новой мебели. Необходимо отметить хорошую подготовку кабинета машинописи училища № 13. Инспектор Г.И. Жигалко.

Задание 3

Напишите докладную записку на листе бумаги формата А5. Оставьте место под угловой штамп.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Дата. № 11-2/234. МОСКВА. Начальнику ВПО «Росхим» Радчику И.И. Об обосновании отказа на приобретение машины для химчистки одежды. В тресте 7 предприятий, находящихся в разных городах, с численностью рабочих от 29 до 150 человек. При производительности машин КХ-014 60 кг/ч коэффициент ее использования будет низким, неэкономичным. На предприятиях нет площадей (40 + 50 м2) для установки дорогостоящей машины. Считаю, что химчистку спецодежды целесообразно и экономично производить в городских службах бытового обслуживания. Управляющий трестом Е.Н. Исаев.

Угловой штамп. Докладная записка. Белгород. 26.04.2016. Строительномонтажное управление № 1 . Главному инженеру Астафьеву А.П. № 52/3. О несоблюдении техники безопасности. Гл. инженер по технике безопасности В.С. Ильин. Администрация завода неоднократно ставила перед вами вопрос о несоблюдении техники безопасности на стройучастке, однако до сих пор отсутствуют ограждения в местах производственных работ на сварочном и механосборочном участках. Прошу срочно принять меры.

Задание 5

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Дата. О передаче экзаменационных работ. Учебный центр ОСЗН. Начальнику учебного отдела Каду В.Д. В связи с окончанием курса слушателей группы по специальности «Секретарь-референт», прошу принять на хранение в архив экзаменационные работы по предмету «Машинопись» и «Секретарское дело». Приложения: 1. Экзаменационные работы по предмету «Машинопись» - 16 л. 2. Курсовые работы по предмету «Секретарское дело» - 7 шт., всего на 98 листах.

62

Задание 6

Напишите докладную записку на листе бумаги формата А4. Оставьте место для углового штампа.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Трест «Мосстроймонтаж». О ходе выполнения монтажных работ на I квартал 2016 года. Министерство монтажных и специальных строительных работ. Начальнику планового отдела Экономову О.С. Управляющий трестом В.И. Халтурин. Пятнадцатое ноября 2016 г. Довожу до Вашего сведения, что утвержденный министерством план монтажных работ на I квартал 2016 года на общую сумму сто два миллиона пятьсот тысяч рублей выполнен по отдельным монтажным бюро следующим образом: Владивостокское монтажное бюро на девяносто процентов, Московское – на сто процентов, Белгородское – на девяносто восемь процентов, Курское – на девяносто четыре процента. Общее выполнение плана первого квартала по тресту составляет девяносто пять целых семь десятых процента. Дальнейшее повышение процента выполнения плана серьезно тормозится отсутствием достаточного количества арматурщиков, электромонтеров и других рабочих. Для устранения опасности срыва планового задания тресту необходимо десять арматурщиков, восемь электромонтеров, шесть сварщиков.

Задание 7

Напишите докладную записку на листе бумаги формата А5.

ООО «Ченелл и С». Отдел рекламы. Докладная записка. Директору фирмы Гущину А.В. Дата. № 56/2. О дополнительном финансировании заказа № 174/15. В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2016 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно 000 млн руб. для завершения работ по заказу № 174/15. Начальник отдела И.Р. Логинов. Отметка о направлении в дело.

Задание 8

Напишите докладную записку на листе бумаги формата А4. Оставьте место для продольного штампа.

Главному бухгалтеру Андрееву К.Л. Докладная записка. Дата. Номер – пять. На № 2937/2 от 00.00.0000. О состоянии учета на строительстве детского лагеря для отдыха. По Вашему распоряжению мною с 00.00.0000 по 00.00.0000 была проведена проверка состояния учета на строительстве лагеря для отдыха. В результате проверки установлено следующее: 1. Приходные и расходные документы по складу сдаются бухгалтеру с опозданием на 5–6 дней. 2. При проверке фактического наличия материалов по 20 наименованиям у кладовщика В.Л. Щукина на 00.00.0000 установлены излишки: гвоздей 15 кг, олифы 2 кг, а также пересортицы и недостачи в пределах норм естественной убыли. Бухгалтер строительства лагеря для отдыха

63

Д.Н. Сиваков имеет все условия для правильной постановки учета. Поэтому необходимо предложить производителю работ И.С. Славину и бухгалтеру Д.Н. Сивакову ликвидировать недостатки в учете к 00.00.0000. Приложение: Ведомость остатков материалов на 3 л. в 1 экз. Бухгалтер Г.П. Васин. Се-

менова 123 44 55.

Задание 9

Самостоятельно составьте и напишите внутреннюю докладную записку на формате бумаги А5 о срыве занятий по предмету «Машинопись» 00.00.0000 груп- пой секретарей-референтов.

Практические работы по оформлению протоколов

Задание 1

Напишите протокол на листе бумаги формата А4. Оставьте место для уг- лового штампа.

ПРОТОКОЛ. Дата. № 12/1. Москва. Совещание у заместителя директора завода. Председатель – Н.Д. Клименко. Секретарь – В.И. Хомякова. Присутствовали: А.И. Ефремова, В.В. Кузнецов, А.Е. Либенсон, В.С. Лось, О.Д. Моторина, Е.Н. Сергеева, О.М. Столярова, Б.И. Тихонов. Повестка дня: 1. Проведение субботника 25.12.2016 г. Сообщение начальника отдела кадров Н.Д. Клименко. 2. Оказание помощи подшефному АО «Заря». Информация главного бухгалтера О.Д. Моториной. 1. СЛУШАЛИ: Н.Д. Клименко – в субботнике 25 декабря будут участвовать коллективы заготовительного и инструментального цехов. Их задача – уборка цехов и части территории завода от западной проходной до железнодорожной колеи. Руководители цехов являются ответственными в подготовке и проведении этого мероприятия. Грузовой автотранспорт будет подан к 8.00, столовая и медпункт работают с 10.00; рабочий инвентарь находится на площадках у проходной возле цехов. Начало работы в 8.00 и окончание – 16.00. ВЫСТУПИЛИ: Л.Е. Либенсон – Необходимо организовать доставку рабочих, живущих в поселке, заводским транспортом, так как в нерабочие дни автопарк сокращает число рейсов. Предлагаю завершить субботник в 15.30, так как в 16.30 на городском стадионе открывается детский спортивный праздник и многие родители захотят на нем присутствовать с детьми. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Провести субботник 25.12.0000 с 8.00 до 15.30. 1.2. Тихонову Б.И. обеспечить подачу четырех автобусов 25.12.0000 к 7.30 к клубу в поселке. 2. СЛУШАЛИ: Моторину О.Д. – Председатель подшефного АО «Заря» просит оказать помощь в наладке оборудования для кормокухни и транспортеров в телятнике, строительство которого заканчивается. В цехе № 2 должны быть изготовлены запчасти; бригада слесарей должна выехать в АО «Заря» не позднее 09.12.0000. ВЫСТУПИЛИ: А.Е. Ефремов – Цех № 2 перегружен заказами, срок

64

подачи которых истекает в I квартале. Запчасти мы изготовим, но командировать рабочих не сможем. Б.И. Тихонов – Действительно, цех № 2 работает с большим напряжением. Следует привлечь слесарей из цеха № 3. 4. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Завершить изготовление запчастей в цехе № 2 к 08.12.0000 и заводским транспортом доставить их в АО «Заря» 09.12.000. 2.2. Направить слесарей из цехов № 3, 4 в АО «Заря» 09.12.0000. Председатель Н.Д. Клименко. Секретарь З.И. Хомякова.

Задание 2

Напишите протокол на листе бумаги формата А4. Оставьте место для про- дольного штампа.

ПРОТОКОЛ. Дата. № 13/2. Москва. Заседание методического объединения по стенографии. Председатель – Т.И. Иванова. Секретарь – М.Н. Павлова. Присутствовали: Т.И. Муратова, Е.Н. Соколова, Л.Ф. Титова, Е.О. Котова, А.Н. Овчинникова, С.Н. Соловьева, С.Ю. Артамонова, Т.П. Чернова, А.А. Данилкин. Повестка дня: 1. Рекомендации к изменениям по распределению часов в графике учебного процесса. Сообщение заведующей учебной частью Т.И. Муратовой. 2. Работа над словарем сокращений. Сообщение председателя методического объединения стенографов Е.Н. Соколовой. 1. СЛУШАЛИ: Т.И. Муратова – Текст сообщения прилагается. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Увеличить количество часов: по вечернему отделению в краткосрочных группах – 6 часов – по стенографии; 8 часов – по машинописи; по дневному отделению (двухгодичное обучение) − 12 часов – по стенографии, 10 часов – по машинописи; по дневному отделению (одногодичное обучение) − 8 часов – по стенографии. 2. СЛУШАЛИ: Е.Н. Соколова – Текст сообщения прилагается. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Ежедневно работать со словарем сокращений по

тарь М.Н. Павлова. Приложение: на 5 л. в 2 экз. В дело 002-4, дата, Н.Н. Петров.

Практические работы по оформлению выписки из приказа и протокола

Задание 1

Напишите выписку из приказа по основной деятельности на листе бумаги формата А4. Оставьте место для углового штампа.

Заверила выписку из приказа Н.А. Каберова 23.11.0000 года, инспектор ОК. 22.11.2016, номер 22/5. О плане научно-исследовательских, методических и научно-аналитических работ на 2016 год. Москва. Фамилия директора института – М.Л. Андрейко. Распорядительная часть текста – ПРИКАЗЫВАЮ: 2. Научное руководство научно-аналитическими работами возложить на заместителя директора института Ремизова И.В. Ответственным за подготовку материалов по разделам, за-

65

крепленным за подразделениями, назначить заместителя директора Шубина П.Л. Констатирующая часть (текст): «В связи с утверждением Объединением по руководству научно-технической информацией и пропагандой в РФ плана научноисследовательских, методических и научно-аналитических работ на 2016 год». Печать.

Задание 2

Напишите выписку из приказа по личному составу. Оставьте место для про- дольного штампа.

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. 22.09.2016 года № 14, Белгород. О приеме на работу. 3. Назначить: Савельева Александра Петровича начальником гражданской обороны завода с окладом 20 тыс. руб. в месяц. Основание: заявление А.П. Савельева. Директор завода Р.П. Мякин. Верно: инспектор ОК Долина М.С.

ПЕЧАТЬ 23.09.2016 год.

Задание 3

Напишите выписку из приказа по личному составу на листе бумаги формата А4. Оставьте место для углового штампа.

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Дата. № 21/1. Москва. О поощрении. ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ ПОПУТНИКОВОЙ Майе Феликсовне за большую и плодотворную работу в деле воспитания молодежи в связи с 50-летием со дня рождения. Основание: представление директора школы от 00.00.0000 № 21. Заведующий РОНО И.В. Комаров. Визы: отдел кадров, руководитель структурного подразделения. СОГЛАСОВАНО. Протокол заседания профкома от 00.00.0000 № 14. Верно. Инспектор Н.Б. Олесова. 00.00.0000.

Задание 4

Напишите выписку из протокола на листе бумаги формата А4. Оставьте место для углового штампа.

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА. Дата. № 14. Москва. Заседание технического совета. Повестка дня: 1. Разработка, испытание и внедрение технологии изготовления книг двойниками на существующем оборудовании. Докладчик ст. инженер Смирнова А.С. 1. Слушали: Смирнова А.С. – текст доклада прилагается. ПОСТАНОВИЛИ: 1.2. Просить Первую Образцовую типографию, Калининский полиграфический комбинат разработать на ротационных машинах приспособление для обрезки хвостиков. Председатель – Л.С. Курантов, секретарь – А.Ю. Туркина. Присутствовали: 16 человек (список прилагается). Верно. Инспектор Л.Б. Поляко-

ва. 00.00.0000.

66

Задание 5

Напишите выписку из протокола на листе бумаги формата А4, предполагая, что вы пишете его на бланке с продольным штампом.

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА. № 24 от 12.05.2016 года. Заседание отдела со-

ва, А.С. Петрова, А.Т. Сиротин, М.К. Кульков. Повестка дня: 1. Информация о детском лагере отдыха. (Сообщение А.П. Кузьмина – зав. отделом соцобеспечения).

2. О распределении путевок в детский санаторий г. Ялта. (А.С. Петрова – инспектор отдела соцобеспечения.) 2. Слушали: А.С. Петрова – В детском санатории № 31 г. Ялта забронировано за Городской администрацией 15 мест на август месяц. На

наш отдел по распределению получено 2 путевки, которые необходимо распределить. Постановили: Выделить путевки в санаторий № 31 г. Ялта детям, нуждающимся в санаторном режиме по представленным медицинским справкам, не позднее 30.05.2016. Председатель. Секретарь. Верно. Технический секретарь Г.М. Смет. 12.05.2016. печать.

Задание 6

Напишите выписку из приказа по основной деятельности на листе бумаги формата А4. Оставьте место для углового штампа.

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Дата. № 123. г. Орел. Об обеспечении противопожарной безопасности в период праздничных дней 1 и 2 мая. ПРИКАЗЫВАЮ:

3. Представить список лиц, пребывание которых обязательно в институте в праздничные дни. Срок исполнения 25.04.2016 (ответственный – С.А. Ефремов). 5. Контроль за исполнением приказа возлагается на начальника административнохозяйственного отдела института М.С. Сидорова. Заверила выписку из приказа секретарь-референт А.С. Исаевых. Директор института А.Ф. Попутников. Дата заверения. Оформите самостоятельно, используя свои данные, 26 реквизит – « Отметка об исполнителе».

Задание 7

Напишите выписку из приказа по основной деятельности на листе бумаги формата А5. Данные необходимо взять из задания 5 в разделе «Практические ра- боты по оформлению приказов».

67

Практические работы по оформлению телеграмм и телефонограмм

Задание 1

Напишите телеграмму на чистом листе бумаги формата А5 по образцу.

ТЕЛЕГРАММА СРОЧНАЯ НОВГОРОД ЭЛЕКТРОНИКА РЕШЕНИЮ АРБИТРАЖА ПЯТОГО МАЯ НОМЕР ВОСЕМЬ НАШИ ПРЕТЕНЗИИ ОТНОШЕНИИ УПАКОВКИ ТЕЛЕВИЗОРОВ КОНТРАКТУ ДЕСЯТЬ ДВЕНАДЦАТОГО ЯНВАРЯ ОПРЕДЕЛЕН ИСК РАЗМЕРЕ ПЯТИСОТ ТЫСЯЧ РУБЛЕЙ ДИРЕКТОР БАЗЫ МАСЛОВ НР 5 107494, Москва, Б-494, Дьяковский пер., 4. Оптово-торговая база культтоваров. Директор базы А.Б. Маслов. 00.00.0000. Печать.

Задание 2

Напишите телеграмму на бланке.

ТЕЛЕГРАММА СРОЧНАЯ НИЖНИЙ ТАГИЛ ПРИГЛАШАЕМ СОВЕЩАНИЕ ТЕХНИКЕ БЕЗОПАСНОСТИ ДВАДЦАТЬ ПЯТОГО МАРТА ЗПТ РАСХОДЫ КОМАНДИРОВКЕ ОПЛАЧИВАЕМ ТЧК ПРЕДСТАВЬТЕ ПРОЕКТ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ УСТАНОВКИ 2189 РОСГЛАВМЕТАЛЛ КАЛУГИНА 107494, Москва, ул. Рокотова, 10. Росглавметалл. Начальник отдела Л.П. Калугина. 00.00.0000. Печать.

Задание 3

Напишите телеграмму на бланке.

ТЕЛЕГРАММА СРОЧНАЯ ВОРОНЕЖ 6 ПРОМТОРГ ЛАРИНУ НР 21 МЕРЫ ОТГРУЗКЕ ПРИНЯТЫ ТЧК ПОСТУПЛЕНИЕ ДВАДЦАТЬ ВОСЬМОГО ФЕВРАЛЯ НР 174 БАЗА РОСХОЗТОРГА МОРОЗОВ 107497, Москва, Козловский пер., 235, база Росхозторга. Директор И.С. Морозов, Дата. Печать.

Задание 4

Напишите телеграмму на чистом листе бумаги формата А5.

ТЕЛЕГРАММА. ТЮМЕНЬ КОМСОМОЛЬСКАЯ 21 ГЛАВСИБПРОМСТРОЙ ВОЛГОВУ. СООБЩИТЕ ВЫПОЛНЕНИЕ ПЛАНА ВТОРОГО КВАРТАЛА СТРОИТЕЛЬСТВУ НЕФТЕПЕРЕРАБАТЫВАЮЩЕГО ЗАВОДА ЗАЙЦЕВ. 110050, Москва, Ленинский проспект, 14, Минпромстрой РФ. Заместитель министра А.В. Зайцев. 4 июля 2016 года. Печать.

68

Задание 5

Напишите телефонограмму на чистом листе бумаги в соответствии с тре- бованиями.

Телефонограмма. Директору НТО «Пластик». Принял секретарь Петрова А.В. в 11.20. Передал секретарь Иванова Т.А. тел. 22 33 14. 22.04.2016 № 22. Областной совет профсоюзов. Председатель обл. профсоюза Бочкарев Т.А. 25.04.2016 в 15.30 в актовом зале АО «Энергомаш» проводится совещание директоров промышленных предприятий по вопросу проведения дня Победы.

Задание 6

Напишите телефонограмму на чистом листе бумаги в соответствии с тре- бованиями.

ТЕЛЕФОНОГРАММА. Научно-производственное объединение «Прибор». Передал секретарьреферент Щукина, тел. 456 77 89. Производственное ремонтноэксплуатационное объединение. Принял секретарь Карташова, тел. 345 67 89. 00.00.0000. № 12/45. Время приема 10.35. 00.00.0000 в 15.00 в НПО «Прибор» со-

стоится совещание по вопросу внедрения в производство новой технологии. Адрес: г. Н.Новгород, Кавказский бульвар, 56. Заместитель директора НПО «Прибор» Долина О.П.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ ПО УПРАВЛЕНЧЕСКИМ СИТУАЦИЯМ

Составьте и оформите разновидности информационных справок по предла- гаемым управленческим ситуациям.

Ситуация 1

Учебно-методическое объединение вузов Российской Федерации по образованию в области историко-архивоведения запросило у Московского государственного университета культуры и искусств сведения о наличии и эффективности использования в учебных и научно-практических целях компьютеров.

В письме УМО просило прислать следующие сведения к 24 июля текущего

года:

-количество компьютерных классов;

-количество компьютеров, используемых в учебных целях;

-количество учебных часов, отведенных на учебные программы по курсам;

-количество студентов, обучающихся на основе компьютерных программ;

-перечень учебных дисциплин с применением компьютеров;

69

- организация промежуточной аттестации студентов в компьютерном классе. По указанию ректора института справка о наличии и использовании

компьютеров в учебных целях в 2015-2016 гг. была подготовлена деканом экономического факультета И.И. Карской, завизирована зав. учебно-методическим отделом О.Н. Сарковой, преподавателем дисциплины «Документационное обеспечение управления» Е.И.Стаднюк и отправлена за подписью проректора по учебной работе проф. Г.Т. Васина.

Справку подготовить в табличной форме и на бланке организации.

Ситуация 2

Зам. генерального директора Российского транспортного агентства «Международные перевозки» А.М. Перов 23 ноября текущего года поручил директору департамента снабжения и сбыта агентства К.П. Лучко и главному бухгалтеру А.С. Воронец подготовить к 1 января следующего года сведения о количестве и номенклатуре офисной мебели, приобретенной для управления агентства в первом полугодии текущего года. В поручении также указывалось на необходимость дать сведения в справке о стоимости мебели в рублях и валюте, а также номера помещений агентства, где была установлена приобретенная мебель. Справку представить к 26 ноября текущего года в виде таблицы.

Справка была подписана директором департамента 25 ноября текущего года. На справке имеется виза А.С. Воронец и отметка об исполнителе поручения

менеджере Н.Р. Ускове. К справке были приложены: счет-фактура и договор поставки мебели салоном «Гранада» на склад агентства.

Ситуация 3

Министерство экономического развития и торговли РФ 12 ноября текущего года обратилось с просьбой к Госкомсвязи РФ представить информацию о развитии телефонной сети в России.

Зам. председателя Госкомсвязи 15 ноября текущего года поручил директору информационно-аналитического департамента подготовить соответствующую справку. В подготовленном документе были приведены следующие данные:

1.По общему количеству телефонов Россия занимает 4-е место в Европе (около 30 млн абонентов).

2.Телефонная плотность в России составляет 20 телефонов на 100 жителей

(США – 60).

3.Госкомсвязи РФ проинформировал Минэкономразвития и торговли, что им разработана концепция развития отечественных телекоммуникаций, вопрос которой будет рассматриваться Правительством России в IV квартале текущего года.

Справка была адресована в Департамент прогнозирования Минэкономразвития РФ за подписью зам. председателя Госкомсвязи Р.О. Тамаркина, исполнителем документа является ведущий специалист информационно-аналитического отдела О.Т. Гусева.

70

Ситуация 4

Московская государственная консерватория подготовила справку в Министерство культуры правительства Москвы об участии в Х Международном фестивале «Музыкальные собрания».

В справке содержалась информация о том, что 19 мая текущего года в Малом зале консерватории будет осуществлена постановка мелодрамы Е. Фомина «Орфей». 20 и 25 мая в большом зале Консерватории будут проведены концерты русской музыки XVIII-XX веков, в которых примут участие камерный оркестр «Музыка веков», ансамбль старинной музыки «Клавесин».

Спонсорами программы выступают: представительство компании «Фольксваген» в Москве, компания «Лукойл», отель «Редисон Славянская», институт «Открытое общество», австрийская авиакомпания.

Информационными спонсорами программы являются: газеты «Финансовые известия», «Московские новости», еженедельник «Аргументы и факты». Справка на имя министра культуры РФ была подготовлена проректором консерватории профессором А.Я. Дашевским 1 апреля текущего года и завизирована 31 марта исполнительным директором фестиваля Н.В. Самуйлович.

Ситуация 5

Коммерческий директор АО «Регина» подготовил 3 октября 2016 года справку на имя генерального директора ОАО «Сибирский кедр» с обоснованием задержки погашения задолженности за поставленные товары по договору поставки № 21/5 от 31 июля текущего года в связи с задержкой проведения банковских операций в Мурманском отделении Инвестиционного банка.

К справкам был приложен график погашения задолженности в новые сроки, подписанный главным бухгалтером компании Г.С. Мироновой 1 октября 2016 года.

В графике указывались сроки оплаты и суммы задолженности.

На графике имеются грифы согласования руководителей компании «Регина» и «Сибирский кедр». Текст графика отпечатан на одном листе в трех экземплярах.

Составить два документа: справку и график погашения задолженности в качестве приложения к справке.

На основе предложенных ситуаций составьте объяснительную записку.

Ситуация 6

Жильцы дома № 5 по Смоленскому переулку 27 апреля 2016 года обратились с жалобой в Окружную комиссию по предоставлению земельных участков и градостроительному регулированию Центрального административного округа столицы на несанкционированную реконструкцию подвальных помещений жилого дома с целью использования помещений после ремонта под ресторан. Копия обращения жителей дома была направлена в мэрию Москвы. По результатам проверки проводимых работ генподрядчик в лице Н.Г. Есько 15 мая того же года подготовил объясни-