Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие-1

51

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

Практические работы по оформлению служебных писем

Задание 1

Напишите на листе бумаги формата А5 письмо с угловым расположением реквизитов штампа. Текст письма напишите через один интервал.

Дата. № 974/17. На № 396/5-115 от 00.00.0000. Уралэнергочермет. Главному конструктору Михайлову А.С. г. Екатеринбург, 49, ул. Первомайская, 104. О посылке чертежей. Высылаем по Вашей просьбе чертежи конструкций за номерами 34143, 34146, 34150, 34162, 34169, 34171. Приложение: на 6 л. В 2 экз. Главный конструк-

тор И.Т. Зотов, 101000, Москва, просп. Мира, 35 Центропроект, тел. 55 35 05, расч. счет № 3358035 Центробанка.

Задание 2

Напишите письмо на листе бумаги формата А4. Оставьте место для углово- го штампа 11 - 13,5 межстрочных интервала.

Дата. № 04. На № 132-2/201 от 00.00.0000. О приобретении туристических путевок. Российский совет по туризму. Коневскому П.Н., 104970, Москва, ул. Профсоюзная, 25. Московский совет по туризму проводит массовые поездки по различным районам нашей страны согласно разработанным маршрутам. Сообщаем Вам, что в настоящее время имеются туристические путевки на май – октябрь. В стоимость путевок входит: проезд в оба конца, питание и экскурсионное обслуживание. Для оформления заявок на путевки обращаться в Московский совет по туризму по адресу: 117342, Москва, ул. Бутлерова, 20. Приложение: план маршрутов на 2016 г. на 5 л. в 2 экз. Председатель Московского совета И.А. Сафронов. Заведующий маршрутным отделом Н.П. Пантелеев. Орлов 215 37 89 ПВ 00.00.0000. В дело

114/46 П.В. Серов.

Задание 3

Напишите письмо с угловым расположением реквизитов штампа, предпола- гая, что вы пишете его на бланке.

Директору Калининской льнопрядильной фабрики Добролюбову П.В. 229700, г. Калинин, ул. Советская, 25/37. Дата. № 2047 от 00.00.0000. О порядке проведения лекций в Третьяковской галерее. Отдел научной популяризации искусства сообщает Вам, что в залах экспозиции Третьяковской галереи читаются монографические лекции о творчестве русских художников. Лекции по вторникам и четвергам с 19.00. Одна тема читается дважды (в первый раз – во вторник, второй – в четверг).

52

Начало работы сектора научной популяризации искусства русских художников – с сентября, а последняя лекция читается в середине мая. На летний период сектор прекращает свою работу. Приложение: план-плакат на дни работы сектора научной популяризации искусств русских художников на 1 л. в 3 экз. Зав. отделом К.М. За-

ренко. Косенкова 231 55 04 Т П 3 00.00.2016. В дело 12-145/5. 00.00.0000.

Н.Б. Олесова.

Задание 4

Напишите на листе бумаги формата А4 письмо с продольным расположени- ем реквизитов штампа, предполагая, что вы оформляете его на бланке.

Дата. № 1497. На № 125/14 от 00.00.0000. Хозяйственное управление. Заместителю начальника управления Попутникову А.Ф. 103009, Москва, К-009, просп. Маркса, 14. О предварительной продаже билетов на самолеты. Для доставки пассажиров в аэропорт выделяются специальные автобусы, которые отправляются от Центрального аэровокзала (Ленинский проспект, 37) за один час до вылета. Предварительная продажа билетов на самолеты производится по адресу: 117071, Москва, В-071, Ленинский просп., 23, с 8.00 до 20.00 Приложение: расписание рейсовых

Задание 5

Напишите письмо с угловым расположением реквизитов штампа. Предпола- гая, что вы пишете его на бланке.

Директору строительного техникума № 127 Дубровскому Ф.С. 121369, Москва, Г-359, ул. Бобруйская, 23. Дата. № 12/145. На № 204-6 от 00.00.2016. Направляем заказ на приобретение видеокассет в количестве 150 шт. Приложение: бланк-каталог в 1 экз. Гл. бухгалтер – Г.П. Пономарева, Павлова 231 55 04 ЛН 3 00.00.2016. В дело

12-145/4. 00.00.2016. Олесова.

Задание 6

Напишите на листе бумаги формата А4 письмо с продольным расположени- ем реквизитов штампа, предполагая, что вы пишете его на бланке.

Дата. № 101/1485. Заведующему Государственной библиотекой

ский осмотр легковых автомашин, принадлежащих учреждениям и предприятиям Москвы. Для техосмотра автомашин Вам надлежит предъявить технические паспорта и квитанции об уплате установленного годового сбора и заполнить формы блан-

53

ков № 1 и 2. Приложение: формы № 1 и 2 на 2 л. в 3 экз. Зам начальника ГАИ Б.И. Власов. Руководитель техосмотра В.М. Дмитриев. Исаева 350 32 03 СЮ 3

00.00.2016.

Практические работы по оформлению справок

Задание 1

Напишите справку на листе бумаги формата А4. Оставьте место для угло- вого штампа.

СПРАВКА. Дата. № 12/6. Москва. О балансе курсов. Директору Главного управления народного образования Москвы Трайнину Г.А. На балансе курсов стенографии и машинописи находятся следующие технические средства:

1. Пишущие машины «Мерседес» (17 шт.), «Оптима М-14» (12 шт.), «Оптима М-16» (20 шт.), «Роботрон-202» (электрическая, 11 шт.), «Оптима М-100» (электрическая, 22 шт.), «Ятрань» (электрическая, 28 шт.) 2. Магнитофон «Юпитер-202» (2 шт.). 3. Магнитофон «Спутник-403» (1 шт.). Их стоимость составляет 550 (пятьсот пятьдесят) млн. рублей. Директор курсов А.Н. Кузнецова, старший бухгалтер Г.Н. Пономарева. В дело 11-4 12.11.2016. Олесова 231 55 04 19.11.2016.

Задание 2

Напишите справку на листе бумаги формата А5. Оставьте место для углово- го штампа.

СПРАВКА. Дата. № 3/14. Москва, Московский авиационный институт им. С. Орджоникидзе. Николаев Олег Валентинович учится в школе № 778 Волгоградского района г. Москвы в 11 Б классе. Директор школы Р.М. Клячкина.

Задание 3

Напишите справку на листе бумаги формата А 5. Оставьте место для углово- го штампа.

СПРАВКА. Дата. № 6/33. Москва. Детский сад № 21. Иванова Ирина Ивановна работает врачом поликлиники № 1. Должностной оклад 23 000 (двадцать три тысячи) рублей. Главный врач А.Н. Ильин. Бухгалтер Т.И. Ершова.

Задание 4

Напишите справку на листе бумаги формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, предполагая, что вы пишете на бланке.

54

СПРАВКА. О проведении организационных мероприятий по внедрению ЕГСДОУ. Государственный комитет по охране архивов при Правительстве РФ. Номер – сорок шесть. Шестнадцатое сентября 2016 г. Москва. В соответствии с указанием Государственного Комитета по охране архивов при Правительстве РФ в Министерстве осуществлены следующие организационные мероприятия по внедрению в практику работы основных положений ЕГСДОУ: разработано положение о канцелярии и должностные инструкции для различных категорий делопроизводственных работников; изготовлены в соответствии с государственными стандартами бланки документов, регистрационных карточек, обложки дел; закуплено и установлено необходимое оборудование; организованы курсы повышения квалификации производственного персонала. Начальник канцелярии В.С. Королев. Приложение: список оборудования на 2 листах в одном экземпляре.

Задание 5

Напишите справку на листе бумаги формата А4. Оставьте место для про- дольного штампа.

СПРАВКА. Дата. № 33/5. Магазин № 32 «Одежда». Еремин Василий Матвеевич работает на заводе слесарем механического цеха. Среднемесячная заработная плата – 50 ( пятьдесят) тысяч рублей. Директор завода И.И. Карпов. Главный бухгалтер А.А. Адамова.

Практические работы по оформлению актов

Задание 1

Напишите акт на листе бумаги формата А4 с продольным штампом. Оставьте место для продольного штампа (13,5 интервала от верхнего среза

листа).

А к т. Дата. № 18. Москва. Передача дел бухгалтером расчетной комиссии. УТВЕРЖДАЮ, директор завода И.Ф. Демачев, 00.00.0000. Основание: приказ директора завода от 00.00.0000 № 234. Составлен комиссией в составе: председатель – главный бухгалтер завода Т.С. Ермаков; члены комиссии: бухгалтер расчетной части А.Н. Дупкова, главный бухгалтер Е.В. Симонова. В период с 00.00.0000 по 00.00.0000 комиссия провела проверку работы расчетной части. В результате при сдаче-приемке дел установлено: 1. Все дела расчетной части велись правильно.

2. По состоянию на 00.00.0000 все расчеты произведены. 3. Документы за 20__ год хранятся в папках. Составлен в трех экземплярах: 1-й экз. – в бухгалтерию завода; 2-й экз. – в расчетную часть; 3-й экз. – в дело. Председатель Т.С. Ермаков, члены комиссии А.Н. Дупкова, Е.В. Симонова. В дело 1-101/14. 00.00.0000, Л.В. Вожакина.

55

А.И. Ефремов, 00.00.0000. Выполнение темы «Системный анализ информационных изданий межотраслевых территориальных центров НТИ». Основание: распоряжение директора института от 00.00.0000 № 14. Составлен комиссией в составе: председатель – ученый секретарь А.И. Комаров; члены комиссии: руководитель темы зав. отделом № 1 В.В. Кузнецов, старший научный сотрудник Т.А. Золина, младший научный сотрудник Л.Н. Четверикова. В период с 00.00.0000 по 00.00.0000 комиссия установила, что по теме № 4.10.2 «Системный анализ информационных изданий межотраслевых территориальных центров НТИ» составлены: 1. Методика исследований и программа научно-исследовательской работы. 2. Отчет по третьему этапу «Описание и классификация информационных изданий ЦНТИ». 3. Проект методических требований к информационным изданиям межотраслевых территориальных ЦНТИ. Все материалы согласованы с ЦНТИ – соискателями. Тема по этапам работы выполнена на 100%. Плановая себестоимость работы по теме составляет 13 млн руб.

«Маяк». Дата. № 10. Москва, Ревизия кассы. Основание: приказ директора предприятия № 2 от 00.00.0000. Составлен комиссией в составе: председатель – зам. директора С.Н. Завьялова; члены комиссии: гл. бухгалтер З.А. Васильева, зам. гл. бухгалтера Н.М. Зайцев, бухгалтер О.И. Максимова. Присутствовали: кассир В.И. Харитонова, 00.00.0000 комиссия провела ревизию кассы предприятия по состоянию на 00.00.0000. В результате проведения ревизии установлено: 1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 00.00.0000 согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета на 00.00.0000 должен составлять 25 283 (двадцать пять тыс. двести восемьдесят три) рубля. 2. Фактически остаток наличных денег в кассе составляет 21 500 (двадцать одну тыс. пятьсот) рублей. 3. Недостача наличных денег в кассе составила 3 783 (три тыс. семьсот восемьдесят три) рубля и образовалась по вине кассира Харитонова. Составлен в трех экземплярах: 1-й – директору предприятия; 2-й – гл. бухгалтеру; 3-й – в дело. Подписи.

56

Практические работы по оформлению договоров

Задание 1

Напишите договор на листе бумаги форматом А4 в соответствии с требо- ваниями ГОСТ Р 6.30-2003.

ДОГОВОР. № 12. Дата. Город Н. Оскол. На обслуживание и ремонт электролинии. АОЗТ «Новооскольский завод ЖБК», именуемый в дальнейшем «ЭНЕРГОСНАБЖАЮЩАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ», в лице директора Савинова Юрия Анатольевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Белгородская таможня, именуемая в дальнейшем «ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ПОТРЕБИТЕЛЬ», В ЛИЦЕ НАЧАЛЬНИКА Ушакова Александра Владимировича, действующего на основании Положения, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. Энергоснабжающая организация производит техническое обслуживание и ремонт электролинии и трансформаторной подстанции, согласно графикам ППР. 2. Белгородская таможня обязуется производить ежеквартальную оплату потерь электроэнергии в объеме 9,5% от потребляемой мощности, согласно расчету. 3. Оплата за техническое обслуживание должна производиться ежемесячно в размере 998 тыс. руб. (стоимость материалов и зарплата электриков, согласно расчету). 4. Затраты по капитальному ремонту электролинии и трансформаторной подстанции возмещаются электроснабжающей организации на основании форм № 2, 3 пропорционально потребляемой энергии производственного потребителя. 5. Граница ответственности за состояние и обслуживание электролинии и трансформаторной подстанции устанавливается актом разграничения балансовой принадлежности электрических сетей и эксплуатационной ответственности сторон, приложенным к настоящему договору. 6. Юридические адреса сторон: г. Н. Оскол Белгородской обл., ул.

Первомайская, 32, тел. 32 56 76, р/с 2714645555 АПБ г. Н. Оскол: 308600, г. Белго-

род, ул. Красина, 56, тел. 22 56 67. Директор Ю.А. Савинов. Печать. Начальник А.В. Ушаков. Печать. Приложение: на 5 л.в 2 экз.

Задание 2

Напишите договор на листе бумаги формата А4.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР (КОНТРАКТ). Дата. № 12. АО «Изумруд», именуемое в дальнейшем «Предприятие», в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Сидоров Петр Петрович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. Предмет договора. 1.1. Работник Сидоров Петр Петрович (паспорт серии 1У-ЛЕ № 652814) назначается на должность бухгалтера. 2. Срок договора. 2.1. Срок действия настоящего договора до 00.00.0000. 3. Обязательства сторон. 3.1. Работник обязуется: добросовестно выполнять свои трудовые обязанности в соответствии со своей должностью; подчиняться внутреннему трудовому распорядку предприятия, исполнять приказы и распоряжения по предприятию; бережно

57

относиться к имуществу предприятия; не разглашать научную, экономическую и другую информацию, полученную в связи с работой на предприятии. 3.2. За работником закрепляются оборудование, спецодежда, другие средства и материалы. 3.3. Предприятие обязуется: предоставить работнику в соответствии с его специальностью оборудованное рабочее место; обеспечить надлежащие условия труда и своевременно обеспечивать его заданием, оборудованием, материалами; обеспечить работнику условия оплаты труда, норм рабочего времени и отдыха в соответствии с законодательством и настоящим договором; создать работнику здоровые и безопасные условия труда. 4. Споры между сторонами разрешаются в порядке, предусмотренном законом. 5. Юридические адреса сторон: предприятие – 308600, г. Белгород, ул. Пушкина, 33, тел. 22 05 33; работник – 308600, г. Белгород, ул. Б. Хмельницкого, 155, кв. 35, тел. 24 03 02. Директор И.И. Иванов. Печать. П.П. Сидоров. Приложение: перечень оборудования, материалов и других средств, закрепленных за работником на 1 л. в 2 экз.

Практические работы по оформлению приказов

Задание 1

Напишите приказ по основной деятельности на листе бумаги формата А4. Оставьте место для продольного штампа.

ПРИКАЗ. Дата. № 123. г. Орел. Об обеспечении противопожарной безопасности в период праздничных дней 1 и 2 мая ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести тщательную уборку на территории института и перевести в более безопасное место воспламеняющиеся предметы (отв. М.М. Михайлов). 2. Проверить состояние электрооборудования и не позднее, чем за 2 часа до окончания работы 30.04.0000 выключить все рубильники (отв. С.Н. Макаров). 3. Представить список лиц, пребывание которых обязательно в институте в праздничные дни. Срок исполнения 25.04.0000 (отв.

С.А. Ефремов). 4. Всем сотрудникам института по окончании работы 30.04.0000 лично проверить хранение служебной документации. 5. Контроль за исполнением приказа возлагается на начальника АХЧ института М.С. Сидорова. Директор института А.Ф. Попутников. В дело 1-6. М.И. Наумов.

Задание 2

Напишите приказ по личному составу на листе бумаги формата А4. Ос- тавьте место для углового штампа.

ПРИКАЗ. Дата. № 2/45. Москва. О переводе на другую работу. ПЕРЕВЕСТИ: Антонову Татьяну Ивановну, мастера цеха № 3, на постоянную работу на должность старшего мастера того же цеха с 00.00.0000 с окладом 00 тыс. руб. в месяц. Основание: докладная записка начальника цеха № 3. Директор завода Т.И. Казюлин. Визы: отдел кадров, руководитель структурного подразделения, пла-

58

новый отдел. С приказом ознакомлен. Подпись работника. В дело 10-16. Н.Б. Олесова.

Задание 3

Напишите приказ по личному составу на листе формата А4. Оставьте ме- сто для углового штампа.

ПРИКАЗ. Дата. № 5/22. Москва. О предоставлении отпуска. ПРЕДОСТАВИТЬ: ПЕТРОВУ Виктору Владимировичу, старшему экономисту

отдела труда и зарплаты, очередной отпуск с 00.00.0000 на 28 рабочих дней. Основание: график отпусков и заявление Петрова В.В. Директор института Д.Д. Леонов. В дело 1-11/2. М.И. Герасимова.

Задание 4

Напишите приказ по личному составу на листе бумаги формата А4. Ос- тавьте место для продольного штампа.

ПРИКАЗ. Дата. № 3/23. Москва. Об освобождении. ОСВОБОДИТЬ: СЕРГЕЕВА Федора Ивановича, инженера цеха № 1, от занимаемой должности с 00.00.0000 в связи с уходом на пенсию. Основание: заявление т. Сергеева Ф.И. Директор завода С.И. Королев. Визы: отдел кадров, руководитель структурного подразделения, плановый отдел. СОГЛАСОВАНО. Протокол заседания профкома от 00.00.0000 № 47. В дело 002-1/15. С.И. Шестаков.

Задание 5

Напишите приказ по основной деятельности предприятия на листе бумаги формата А4. Оставьте место для углового штампа.

ПРИКАЗ. Дата. № 6/12. Москва. О введении индексов предприятий и организаций объединения. В целях упорядочения организации управления в Объединении и в соответствии с указанием Минстроя РФ от 00.00.0000 № 423 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Объединению присвоить индекс – 51. 2. При переписке в соответствии с СТП 39.00.025 «Организация делопроизводства в объединении «Стройтехника», а также для учета и регистрации разрабатываемых стандартов предприятия присвоить предприятиям следующие индексы: 51-01 – Ярославскому ремонтно-механическому заводу; 51-02 – Владимирскому СКБ; 51-03 – Новочебоксарскому заводу «Ремстройдормаш». 3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника канцелярии Королеву В.А. Генеральный директор А.П. Арсеев. В дело 1-3. С.С. Петрова.

59

Задание 6

Напишите приказ по основной деятельности с продольным расположением реквизитов штампа.

АО «АКРУС». ПРИКАЗ. Дата. № 1/56. Москва. Об изменении графика работы. В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки нач. отдела Орлова В.И. от 08.01.2016 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику технического отдела Волгову В.И. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.2016 по 10.02.2016. 2. Главному бухгалтеру Словину О.Б. подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 15.01.2016. 3. Главному инженеру Зимину В.И. организовать контроль за исполнением приказа. Генеральный директор Г.К. Ланов.

Задание 7

Напишите приказ по основной деятельности, предполагая, что вы оформ- ляете его на бланке с продольным штампом.

ПРИКАЗ. Дата. № 2. Москва. Об усилении контроля за качеством проектной документации. В рабочих чертежах механосборочного цеха (объект №_ ), выпущенных архитектурно-строительным отделом, были допущены ошибки: укорочена длина сборочных железобетонных колонн. Указанный факт оказался возможным в результате снижения требований к качеству проектов со стороны руководства отдела (нач. отдела И.Т. Попов, главный конструктор В.А. Мешков) и безответственного отношения рук. группы М.А. Соева к проверке чертежей. На основании чего ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальникам производственных отделов усилить контроль за качеством проектно-сметной документации. 2. Начальнику архитектурностроительного отдела АСО № 1 И.Т. Попову организовать сквозную проверку

исполнением приказа возлагается на технический отдел (ответственный Зотов И.Т.). Директор института Ю.Б. Острог.

Задание 8

Напишите приказ по основной деятельности на листе бумаги формата А4. Оставьте место для углового штампа.

ПРИКАЗ. 00.00.0000 № 22. Москва. О плане научно-исследовательских, методических и научно-аналитических работ на 0000 год. В связи с утверждением Объединения по руководству научно-технической информацией и пропагандой в РФ плана научно-исследовательских, методических и научно-аналитических работ на 0000 год ПРИКАЗЫВАЮ:1. Утвердить: 1.1. Научными руководителями научноисследовательских тем: И2.07.2 /этап 6/ - Григорян И.В., И5.07.07 – Дунаева И.М.,

60

И5.08.4 – Новикова Ю.Б., И4.10.2 – Сальцовского М.С. 1.2. Руководителями мето-

руководство научно-аналитическими работами возложить на заместителя директора института Редькина В.И. 3. Ответственным за подготовку материалов по разделам, закрепленных за подразделениями, назначить заместителя директора Злобина Е.К. 4. Заведующим отделами и руководителям тем до 00.00.0000 закончить составление технических заданий и планов графика, согласовать их с руководителями отделов. 5. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя директора по научной работе Павлова В.Н. Директор института В.Ф. Соловьев. В дело 1-3-5. М.И. Филатова.

Практические работы по оформлению докладных записок

Задание 1

Напишите докладную записку на листе бумаги формата А4. Оставьте место для углового штампа.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Дата. № 8/ВВ. Заведующему отделом здравоохранения Мишину Н.П. О подготовке новой больницы № 218 к 20____ г. по Вашему поручению мною проведена подготовка новой больницы № 218 к 20____ г.

Установлено, что здание больницы снабжено современным медицинским оборудованием. Считаю, что больница № 218 полностью готова к принятию больных. Больница медперсоналом укомплектована. Инспектор городского отдела здравоохранения В.В. Иванов. Заведующий городским отделом здравоохранения С.Т. Петров.

Задание 2

Напишите докладную записку на листе бумаги формата А4 в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003

Дата. О подготовке кабинетов машинописи к новому учебному году. Начальнику Московского городского комитета по народному образованию. Фамилия И.О. На основании распоряжения № 29 мною была проведена подготовка кабинетов машинописи в ПТУ г. Москвы. Установлено, что училища, где проводится обучение машинописи, кабинеты машинописи в основном подготовлены к работе. Преподавательским составом и мастерами производственного обучения все училища укомплектованы. Пишущие машины имеются в достаточном количестве. Однако в некоторых училищах /№ 9, 53, 213/ часть пишущих машин устаревших конструкций. Не везде имеется достаточное количество электрических пишущих машин. В училище № 102 мебель не отвечает современным требованиям. Следует помочь училищам в