Управление запасами. Учебное пособие для студентов бакалавриата по направлениям подготовки 38.03.02 «Менеджмент», 38.03.01 «Экономика» всех форм обуче

Глава 4

УЧЕТ И КОНТРОЛЬ В ТЕОРИИ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ

4.1. МЕТОДЫ КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА ЗАПАСОВ

Одна из важных функций, относящихся к управлению запасами материальных ресурсов, заключается в контроле поступающих материалов с целью удостовериться в соответствии их условиям на качество. Нормативы на качество поступающих материалов представляют собой требования, которые должны устанавливаться в соответствии с технологическими условиями производства. Они должны гарантировать качество готовой продукции, удовлетворяющее запросам покупателей. Неудовлетворительное качество принятых материалов, находящихся в запасах, может отрицательно сказаться на ходе производственного процесса, что вызовет дополнительные издержки. Кроме этого, могут возникнуть потери, связанные с недовольством покупателей, когда они обнаружат некачественный материал той или иной детали при эксплуатации изделия. В этом случае падает престиж предприятия-изготовителя, появляются дополнительные издержки, связанные с устранением брака (замена бракованной детали, узла и т. д.).

Контроль закупаемых материалов мог бы устранить потери такого рода, но взамен возникают расходы, связанные с контролем. Затраты на контроль должны быть на таком уровне, чтобы можно было свести на нет указанные издержки. Наибольшие затраты на контроль требуются при сплошной проверке, поэтому метод сплошной проверки очень редко применяют, тем более, что он не является наиболее точным по сравнению с другими методами.

Наиболее приемлемыми являются методы выборочного контроля. Существует несколько методов выборочного контроля.

1. Стопроцентный контроль.

Метод точен, однако затраты на его проведение велики. К тому же если контроль требует разрушения образцов – стопроцентный контроль проводить нельзя. Примером является производство петард.

2. Теория выборочного контроля с пропорциональной выборкой.

Воснове пропорциональной выборки лежит предположение, что

вслучае, если партия А в двое больше партии В, то для выборочной проверки из партии А надо взять вдвое больше единиц, чем из партии В.

41

Формулируем переменные, необходимые для обсуждения планов выборочного контроля.

N – это объем или размер партии. Ограничение: качество изделий в пределах партии однородно (процент брака для данной партии закупленных материалов не меняется).

n – объем выборки, производимой из N с целью контроля. Ограничения: выборка репрезентативна (если выборка репрезентативна, то по ней можно судить обо всей партии. Вся партия одинакового качества) и случайна.

с – критерий выборочного контроля; k – количество штук брака в выборки.

Если при выборке n партии N встречается k штук брака, то если: k ≤ с партия N принимается;

k > c партия N бракуется. 3. Двухступенчатая выборка.

Для планов контроля с двухступенчатым отбором требуется два критерия выборочного контроля (приемочных числа: с1 и с2). Причем c2 > c1. Если число бракованных экземпляров в первой выборке объема n1 = k1, то:

–партия принимается, если k1 ≤ c1;

–партия бракуется, если k1 > c2;

–составляется дополнительная выборка N2, если c1 < k1 ≤ c2. Теперь полная выборка – k1 + k2. Вывод по контролю:

–партия принимается, если k1 + k2 ≤ с2;

–партия бракуется, если k1 + k2 > c2.

Кроме указанных методов имеются многоступенчатые планы выборочного контроля и планы последовательного анализа. Однако все они сводятся к установлению оптимальной, обоснованной зависимости между средним уровнем брака в закупленной партии, ожидаемым качеством продукции, стоимостью проводимого контроля.

4.2. МЕТОДЫ СТОИМОСТНОЙ ОЦЕНКИ ЗАПАСОВ

От метода оценки выбытия запасов зависит сумма увеличения себестоимости списываемых запасов и стоимостная величина остатка таких запасов на балансе.

Поскольку запасы – это активы, которые удерживаются для дальнейшей продажи при условии обычной хозяйственной деятельности; пребывают в процессе производства с целью дальнейшей продажи продуктов производства; удерживаются для потребления во время

42

производства продукции, выполнения работ и предоставления услуг, а также управления предприятием выбор методов оценки запасов является для предприятия очень важным.

Если относительно запасов (в прошлом признанных активами) существует вероятность неполучения предприятием в будущем экономических выгод, связанных с их использованием, в отчетном периоде такие запасы активами не признаются. То есть их стоимость признается иными расходами операционной деятельности.

О выбранном методе оценки выбытия запасов предприятию следует указать в распорядительном документе об учетной политике на предприятии. К примеру, в Положении об учетной политике, утвержденном приказом руководителя предприятия. Также нужно привести в нем формы первичных документов, используемых для оформления движения запасов, которые не предусмотрены типовыми формами первичного учета; порядок учета транспортно-заготовительных расходов; периодичность определения средневзвешенной себестоимости единицы запасов. В вышеуказанном распорядительном документе могут быть учтены дополнительные правила, определяющие учет запасов и являющиеся необходимыми для конкретного предприятия.

Существует несколько методов решения проблемы стоимостной оценки запасов. В литературе по практике управления запасами эти методы довольно хорошо освещены. Самые распространенные среди них: «первое поступление-первый отпуск», «последнее поступление – первый отпуск», «оценочные стоимости», «заранее установленные стоимости».

Если запасы поступают на склад последовательными партиями возможно применение метода «Первое поступление-первый отпуск».

Со склада отпускаются товары из партии, поступившей ранее других по цене этой партии. Товары из следующей партии отпускаются по цене следующей по времени поступления партии. Преимущество этого метода состоит в том, что стоимость товаров в запасе приближается к стоимости товаров новых поступлений по мере продажи товаров из ранее полученных партий. Недостаток этого метода в том, что в подсчете себестоимости фигурирует стоимость уже реализованных товаров. Другой недостаток состоит в том, что при расчетах нужно учитывать значимость каждой партии и наблюдать за ее реализацией.

«Последнее поступление – первый отпуск». Преимущество этого метода в том, что в расчетах себестоимости участвует стоимость

43

недавно использованных товаров. Недостаток в том, что стоимость запаса отдалена от стоимости новых поступлений товаров.

«Оценочные стоимости». Использование этого метода упрощает бухгалтерский труд, так как в нем используются данные прошлого отчетного периода (аналог – наивное прогнозирование). Поскольку оценочные стоимости близки к реальным стоимостям, различия, которые следует исправлять, незначительны и регистрируются в соответствующих субсчетах. Недостаток этого метода общий для всех предыдущих и состоит в разрозненности и отсутствии сведений предыдущих поступлений.

«Заранее установленные стоимости». Этот метод иногда называют методом стандартной (фиксированной) цены. Такая цена устанавливается для определенного периода. Преимущество этого метода в том, что цена запаса фиксируется и не зависит от инфляции. Недостаток в том, что нужно специально учитывать различия между заранее установленными и реальными ценами. Это приводит к сложностям в бухгалтерском учете.

Постоянная бухгалтерская инвентаризация – это организованный учет запасов, который благодаря регистрации движения товаров позволяет постоянно иметь информацию о количестве и стоимости запасов в течение всего отчетного периода.

4.3. ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ СОСТОЯНИЯ ЗАПАСА

Для первоначального описания запаса следует воспользоваться статистикой поведения запаса. Анализ статистики поведения запаса включает: анализ связи динамики пополнения и отгрузок запаса и анализ динамики остатков запаса.

Для анализа связи динамики пополнения и отгрузок запаса необходимо обработать статистику пополнения и отгрузок.

Динамика пополнения запаса позволяет описать входящий на склад материальный поток. Данные о пополнения запаса содержатся в данных оперативного складского учета, а также в оборотных ведомостях счетов движения товарно-материальных ценностей бухгалтерского учета. Динамика пополнения запаса на складе позволяет планировать производственную мощность склада, численность персонала склада, отслеживать сезонные нагрузки на склад.

Динамика отгрузок запаса позволяет описать выходящий со склада материальный поток.

44

Средние показатели входящего и выходящего со склада материальных потоков позволяют получить более обобщенную характеристику соответствия пополнения и использования запаса.

Динамика средних показателей прихода и отгрузок (потребности, объема продаж или товарооборота) товара со склада связана с динамикой вариации значений прихода и отгрузок.

Вариация показывает степень изменчивости статистического ряда. Она рассчитывается как отношение стандартного отклонения к средней арифметической величине статистического ряда.

Для изучения закономерностей связи прихода и отгрузок товаров на складе можно оценить возможность построения тренда по показателям прихода и отгрузок по каждой из товарных групп. Наличие прямо пропорциональной зависимости между потребностью в запасах и их пополнением – необходимое условие эффективной работы с запасом, так как отражает необходимость роста оборачиваемости запаса.

Для точной оценки степени связи прихода товаров на склад и их отгрузки можно рассчитать коэффициент корреляции по отдельным товарным группам. Коэффициент корреляции двух статистических рядов указывает на наличие или отсутствие взаимосвязи между двумя свойствами. Коэффициент корреляции рассчитывается по следующей формуле:

статистических рядов Х и Y; Cov (X; Y) – ковариация статистического ряда (среднее произведение отклонений каждой пары точек данных):

yi – значение статистической величины ряда Y в момент i времени, единиц; y – средняя арифметическая величина статистического

ряда Y, единиц.

Тесной можно считать связи с коэффициентом корреляции бо-

лее 75 %.

45

Кроме описания пополнения и отгрузок запаса важной характеристикой, описывающей состояние запаса, являются остатки запаса (или наличный запас). Значения остатков запаса на складе находятся в данных оперативного складского учета, в ведомостях учета движения товарно-материальных ценностей и информационной базе. Анализ динамики остатков запаса может дать общее представление о загрузке складских площадей и оборачиваемости запаса.

По этим данным можно сделать заключение об изменении уровней запаса по рассчетным периодам, выявить сезонные тенденции. При этом необходимо помнить, что остатки запаса появляются в результате совмещения характеристик входящего и выходящего материальных потоков, а следовательно, не являются самостоятельной величиной. Для дальнейшего описания состояния запаса требуются иные, более детальные показатели.

К основным показателям состояния запаса относятся:

1)средний уровень запаса;

2)запасоемкость;

3)обеспеченность потребности запасом;

4)доля переходящего запаса;

5)скорость обращения запаса;

Средний уровень запаса – основной производный показатель состояния запаса. Средний уровень запаса рассчитывается по единичным отчетным периодам по следующей формуле:

где Zi – средний объем запаса в периоде i, единиц; Znt – остаток запаса

на начало периода i, единиц; Zki – остаток запаса на конец периода i, единиц.

Запасоемкость – показатель состояния уровня запаса, который показывает, сколько единиц остатков запаса имеется на единицу отгрузки прошлого единичного периода учета. Расчет запасоемкости

где Zemi – запасоемкость запаса в периоде учета i; i – индекс периода учета; Zi+1 – остаток запаса на начало периода учета (i + 1) (или на ко-

46

нец единичного периода учета i), единиц; Di – объем отгрузок (по-

требность, объем продаж или товарооборот) за единичный период учета i единиц.

Запасоемкость является безразмерным показателем. По существу, запасоемкость показывает, для обслуживания скольких будущих периодов будет достаточно остатков запасов, созданных на конец рассматриваемого периода при условии, что объем отгрузок (потребность, объем продаж или товарооборот) в будущих периодах останется на уровне рассматриваемого.

По своему содержанию показатель запасоемкости аналогичен показателю обеспеченности потребности запасом. Главное отличие этого показателя состоит в том, что обеспеченность потребности запасом имеет размерность. Этот показатель измеряется в единицах времени и показывает, на сколько дней (недель, декад, месяцев и др.) хватит наличных запасов до момента их полного истощения. Обеспеченность потребности запасом рассчитывается по следующей формуле:

учета i, единиц; mj – объем отгрузок (потребность, объем продаж или

товарооборот) в единичном периоде учета j, единиц/ дни. Пример расчета обеспеченности потребности запасом

208 / (17 /31) = 379 дней.

Округление произведено до ближайшего меньшего целого числа, так как такой подход удобен для определения числа дней, на которое хватит запаса до его полного истощения.

Сравнение динамики запасоемкости (или обеспеченности потребности запасом) и динамики доли переходящего запаса показывает, что запасоемкость и доля переходящего запаса имеют различные тенденции, так как отражают состояния запаса со стороны пополнения (доля переходящего запаса) и со стороны потребления (запасоемкость или обеспеченность потребности запасом). Наличие этих показателей необходимо для составления наиболее полной картины о состоянии запасов, которые имеет сложную природу формирования.

Доля переходящего запаса оценивает уровень наличного запаса, рассчитывается как отношение объема запаса на начало периода

47

к предполагаемому балансовому итогу запаса на конец этого же периода исходя из того, что отгрузок в рассматриваемом периоде не происходило.

Скорость обращения (коэффициент оборачиваемости) запаса позволяет рассматривать запас как итог сочетания характеристик входящего и выходящего материальных потоков. Это важнейший показатель, который позволяет рассчитать количество оборотов финансовых средств, вложенных в создание запасов, в течение установленного промежутка времени. Коэффициент оборачиваемости определяется делением объема потребления запасов за установленный промежуток времени на средний остаток на складе за данный промежуток времени. Следует подчеркнуть, что объем потребления запасов, также как и средний остаток могут иметь как денежное исчисление, так и натуральное. Причем денежное исчисление незаменимо, когда необходимо определить коэффициент оборачиваемости по всей номенклатуре запасов склада. В свою очередь натуральное исчисление, отличающееся более высокой точностью расчетов, целесообразно применять при оценке оборачиваемости отдельных наименований запасов. Необходимо также отметить, что средний остаток в литературе часто отождествляют со средним запасом товара на складе. Как показывает практика, средний запас товара может варьировать. Так, средний запас (остаток) на уровне половины заказа получается, если доставка нового заказа осуществляется в момент, когда предыдущий полностью закончился (идеальная система управления запасами). В противном случае, если при управлении запасами предусматривается страховой запас, средний запас (остаток) может меняться в пределах от 0,6 до 1,0.

В целом рассмотренный набор показателей оценки состояния запаса является минимально необходимым для постоянного мониторинга динамики запаса.

4.4. УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ С УЧЕТОМ КЛАССИФИКАЦИИ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИХ РЕСУРСОВ ПО ЗНАЧИМОСТИ:

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАТРИЦЫ ABC–XYZ

Управление запасами требует разделения номенклатуры запаса на отдельные группы. Кроме градации запаса по видам необходимо выделить позиции запаса, которые имеют различную степень влияния на результаты деятельности.

48

Идея АВС-анализа состоит в том, чтобы из всего множества однотипных объектов, к примеру, ассортимента товаров, выделить на и более значимые с точки зрения обозначенной цели. Следует указать, что товарный ассортимент – это группа товаров, тесно связанных хотя бы одним признаком, например, назначением, общей потребительской группой и т. д. (хлебобулочные изделия, моторные масла и т. п.) В свою очередь, товарная номенклатура – совокупность всех ассортиментных групп товаров и товарных единиц, предлагаемых для продажи. Исторически происхождение метода связано с решением снабженческих проблем управления ассортиментной политикой, с необходимостью концентрации усилий на тех запасах, которые имеют наибольший вес в общей стоимости сырья и материалов.

Между тем актуальной является проблема выбора признака, на основании которого будет осуществляться классификация объектов управления (материальных запасов). Как показывает опыт действующей практики применения АВС-анализа, разбиение ассортиментных групп осуществляется с учетом зна-чимости отдельных товарных позиций. При этом понятие «значимость» предполагает определение доли того или иного наименования запасов в общем объеме реализации.

ABC-классификация, или метод ABC, известен также как метод или закон Парето, а также закон 80 : 20.

Классический порядок проведения ABC-классификации предполагает реализацию ряда этапов.

Первый этап – выбор критерия классификации. Выбор критерия зависит прежде всего от стратегии компании. Выбранный критерии, описывает некоторую качественную сторону изучаемой совокупности объектов. В качестве такой качественной характеристики могут выступать самые разнообразные показатели. Это могут быть цена в расчете на партию или единицу продукции, прибыль, доход, рентабельность, частота отгрузок, число возможных поставщиков и т. п.

Второй этап АВС-классификации включает расчет нарастающего итога значения критерия классификации по номенклатурным позициям.

Удельный вес значения конкретного критерия классификации рассчитывается как отношение значения критерия каждой позиции к итоговой сумме значения критерия классификации. Далее для последующих номенклатурных позиций производится суммирование нарастающим итогом предыдущей позиции с удельным весом текущей позиции.

49

Третий этап – выделение групп классификации – в классическом ABC-методе проводится на основе закона Парето, утверждающего, что 80 % значений качественного критерия определяется 20 % количества выбранной совокупности объектов.

Метод АВС-классификации в последние десятилетия претерпел значительные изменения в связи с бурным развитием бизнеса и эко- номико-математических исследований. Так, современная бизнесситуация не может быть описана единственным критерием. Зачастую требуется от двух до четырех критериев. При очень широком круге позиций запаса (десятки и сотни тысяч единиц) хороший результат дает механизм последовательного использования критериев. Первоначально классификация выполняется по наиболее существенному критерию. Затем для группы А проводится классификация по второму критерию и т. д.

Последовательная классификация приводит к относительно немногочисленному составу группы А, которая дает возможность сконцентрировать усилия управленческого персонала на повышении эффективности решений применительно к этой наиболее важной группе номенклатуры запаса.

Можно провести ABC-классификации для каждого критерия отдельно (параллельно), а затем методом парных сравнений определить совокупности номенклатурных позиций, входящих в группу А, АВ, ВС и С во всех проведенных классификациях. Параллельная классификация более трудоемкая и не позволяет значительно сузить численность выделяемых групп, но дает обширную информацию об особенностях каждой из групп номенклатуры.

ABC-метод привлекателен объективностью группирования номенклатуры запаса на значимые позиции. При решении вопроса о числе и границах групп следует прибегать к максимально формализованным процедурам, например методу построения кумулятивной кривой.

Рекомендации по управлению запасами номенклатуры при АВС-классификации имеют универсальный характер. Именно этим и объясняется популярность этого инструмента: АВС-классификация позволяет максимально алгоритмизировать принятие управленческих решений в отношении движения запаса.

Приоритетное внимание к группе А выражается в повышении уровня контроля над состоянием запаса. Эта политика требует использования модели управления запасами с фиксированным уровнем заказа, модели с установленной периодичностью пополнения запаса

50