Технологии самоуправления и саморазвития. Учебно-методическое пособие для магистрантов
.pdfДля себя — это время, которое вы расходуете лично на себя.
Для близких — это то время, которое вы расходуете, чтобы дать что-то своим родным, близким и любимым, а также друзьям и приятелям.
Для большой жизни — это время, которое вы используете для того, чтобы дать что-то всем остальным людям, человечеству и жизни в целом.
На что в основном направлено ваше время? Удивил ли вас результат?
Задание 18. Упражнение «Поглотители времени».
Подумайте и выпишите все занятия, которые можно определить как «поглотители»времени (определение понятия «поглотителивремени» см. в задании 16).
Посчитайте, сколько времени они отняли у вас в течение недели? Кто больше всех отвлекал вас? Что мешало вам завершить начатое за один прием?
Теперь, когда перед вами список основных «поглотителей» вашего времени, подумайте, какие меры вы можете предпринять для их устранения? Вам будет легче справиться с этим заданием, если вы определите причины, которые приводят к потере времени.
Предлагаем вам перечень наиболее распространенных причин. Отметьте те, которые характерны для вас.
Причины потерь времени:
–не умею отделить важные дела от второстепенных;
–не планирую предварительно свой день;
–личная неорганизованность (беспорядок на письменном столе, в комнате и т.п.);
–не всегда знаю, что нужно делать;
–отвлекаюсь на телефонные звонки (и надолго);
–не умею сказать «нет»;
–моя личная недисциплинированность;
–не довожу начатое до конца;
–долго раскачиваюсь в начале каждого дела;
–много времени трачу на мелкую и рутинную работу, а до важных дел руки не доходят;
–не знаю своего личного ритма физической и умственной активности;
–очень легко отвлекаюсь (например, на шум).
Пусть вас не смущает большое количество отмеченных вами слабых мест. Определите «свои» три наиболее дорогостоящие и придумайте способ, как их устранить. Одолев три важнейших «поглотителя» времени, вы сможете значительно сократить потери времени.
71
Задание 19. Кейс «Матрица Эйзенхауэра».
Так называемая «матрица дел Эйзенхауэра» представляет собой классификацию любых предстоящих или текущих дел по критериям «срочность» и «важность».
Таким образом, выделяют четыре группы дел:
1.Важные и срочные дела.
2.Важные и несрочные дела.
3.Неважные и срочные дела.
4.Неважные и несрочные дела.
В зависимости от комбинации критериев каждое из дел подлежит обработке по одному из вариантов: «сделать самому обязательно», «сделать самому или перепоручить надежному исполнителю», «обязательно перепоручить», «не делать».
Внимательно прочитайте контекст ситуации и определите приоритетность задач менеджера с помощью матрицы Эйзенхауэра.
Сегодня четверг, 15.00. Завтра утром необходимо провести презентацию нового продукта компании у клиента, а слайды еще не готовы. К сегодняшнему вечеру начальник ждет отчет о командировке. В понедельник предстоит сдать экзамен по экономике предприятия, а через две недели — курсовую работу по оптимизации рабочих процессов. Кроме того, через месяц стартует новый региональный проект, от которого будет зависеть судьба дальнейшего развития нашей компании в этом регионе.
Задачи:
1.Подготовить слайды презентации.
2.Родители просят срочно на выходных отвезти какие-то вещи на дачу.
3.Ковригин из отдела развития срочно просит сделать за него статистику для отчета, иначе ему грозит выговор.
4.Ребята собираются выехать на озеро на выходные, зовут с собой.
5.Доделать отчет о командировке.
6.Сформировать пул предложений по проекту.
7.Разработать для проекта механизм мониторинга исполнения делегированных задач.
8.Подготовить ответы на вопросы к экзамену.
9.Доработать вторую главу и дополнить первую главу курсовой работы статистическими данными, которые нужно найти.
Задание 20. Упражнение на использование принципа Парето.
Принцип Парето — это способ, позволяющий оценить, насколько эффективна та или иная деятельность. Он гласит, что 20 % усилий, затрачиваемых на
72
достижение результата, приносят 80 % эффективности, а 80 % усилий дают всего 20 % результата. Зная этот закон, можно выбрать наиболее эффективные ресурсы и направить их на реализацию задуманного, при этом максимально снизив затраты.
Попробуйте использовать принцип Парето для оптимизации вашего времени и затрат. Для этого выполните следующие действия:
1.Составьте список ваших актуальных задач.
2.Расставьте в задачах приоритеты.
3.Выделите 20 % задач, который на ваш взгляд являются самыми важными, займетесь ими.
4.Остальные дела либо делегируйте, либо выполните потом.
Задание 21. Упражнение «Источники моего счастья и проблем».
В этом упражнении также используется принцип Парето. Инструкция. Возьмите два листа бумаги и напишите заголовки:
1.Какие источники приводят к моим желательным результатам и счастью?
2.Каковы источники моих проблем и несчастья?
После этого напишите минимум десять утверждений, который приходят в голову на каждый из вопросов. Сначала запишите источники проблем, а затем— источники результатов. Максимум не ограничен.
Дальше посчитайте, исходя из количества утверждений, сколько из них составляют 20% (в случае с 10-тью — это 2). Затем начинайте зачеркивать самые, по вашему мнению, неважные утверждения пока их не останется 20 %. Сделав это для обоих списков, посмотрите, как можно обобщить результаты в программу тренировки у себя новых качеств/привычек. Запишите эти размышления.
Рассмотрим следствия из закона Парето.
1.Большая часть задуманного достигается малыми усилиями.
2.Большая часть усилий или действий оказываются бесполезными для достижения желаемого результата.
3.То, что на первый взгляд выглядит логично, далеко не всегда оказывается правильным.
4.Для достижения хорошего результата чаще всего необходимо совсем немного действий.
5.Большая часть неудачных результатов зависит от малого процента неблагоприятных факторов.
6.Подавляющая часть усилий или затрат никак не влияют на достижение задуманного, по сути, являясь бесполезными.
73
7. Стремиться к стопроцентному результату нерационально, поскольку для этого придется затратить 100 % усилий. Оптимальность — это 80 % результата при 20 % усилий.
Вспоминайте принцип Парето и спрашивайте себя: Чего я хочу достичь? Что для этого нужно сделать? Что нужно сделать сегодня? Какие дела нужно исключить, так как они только тратят мое время? Эта привычка поможет вам жить осознанно и постоянно делать свою жизнь и самого себя лучше.
Задание 22. Упражнение на использование метода ABC-анализа.
Метод ABC-анализа предназначен для сортировки наиболее важных дел и отсеивания всего ненужного, что отвлекает или уводит в сторону от достижения основной цели. По сути, в данной методике объединены ранее рассмотренные «матрица Эйзенхауэра» и «Принцип Парето».
Первое понятие описывает важность той или иной задачи на момент анализа. Второе — определяет количество времени, которое может быть потрачено на выполнение задачи в соответствии с ее срочностью/важностью.
К группе «A» будут отнесены дела, которые имеют значительное влияние на ваше будущее и обязательны к выполнению: «срочные и важные дела». Это первостепенные и неотложные дела, которые следует исполнять именно вам, так как они наиболее сложны и подлежат исключительно вашему исполнению.
Для достижения максимального эффекта от планирования, следует выполнять 1–2 дела из группы «А»; в противном случае, вы можете не справиться с большим количеством дел высшего приоритета.
Подобная ситуация грозит ошибками и перенапряжением. Несмотря на то, что данные дела требуют вашего непосредственного внимания, а вклад их в достижение цели составляет около 65 %, потратить на выполнение этих дел
потребуется лишь около 15 % времени!
Таким образом, за небольшой отрезок времени вы достигните значительного прогресса.
Группа B — дела, не имеющие критического значения в текущий момент, но имеющие существенное значение для достижения цели (матрица Эйзенхауэра классифицирует их как «несрочные, но важные дела»).
Их доля в структуре дел, необходимых для достижения цели, составляет 20 %. Существенным отличием дел из данной группы является то, что большая́ часть задач из этого списка могут быть делегированы вашим сотрудникам. Время, которое требуется для выполнения дел из группы B, составляет также около 20 % от общего объема.
74
Группа C — дела, которые классифицируются как «текучка». По матрице Эйзенхауэра они относятся к «неважным и срочным» и «неважным и несрочным». Это — пожиратели времени. На них уходит около 65 % времени. Их доля в достижении цели лишь 20 %.
С задачами из списка С могут справиться сотрудники, которые не обладают высокой квалификацией.
Итак, ABC-метод — это мониторинг действий, позволяющий делать акцент на максимально эффективных стратегиях по достижению значимых целей. Поэтому начинаем с записи целей. Их число будет зависеть от периода исследования. На неделю оптимально выбрать главные три. На месяц (если вдруг очень нравится эта игра) — пять. Всего целей может быть не более восьми. Такая, вот, аксиома тайм-менеджмента.
Запишем цели на три месяца. Распределим эти цели по группам (А, В, С). В категорию «В» записываем те дела, которые можно делать в фоновом режиме — это необходимая рутина. Если есть такая возможность — делегируйте
их все. Радости и больших денег такие дела не приносят, но они необходимы. Теперь постарайтесь найти способ избавиться от дел из группы С. От них
стоит отказываться самым решительным и беспощадным способом. Для этого все и затевается. Основные способы избавления от этих дел — перекладывание дел из данной группы на тех, кто их генерирует. Если подобное невозможно, то делегируйте эти дела.
Запомните: если вы сосредоточитесь на наиболее важных делах, составляющие около 35 %, и избавитесь от «пожирателей времени» — вы подарите себе 65 % времени.
Данная методика позволяет осуществить следующиеключевые моменты:
–зарезервировать время для выполнения ключевых задач, в случае необходимости корректировки или проверки;
–дифференцировать текущие и предстоящие задачи по приоритету;
–дела с наименьшим приоритетом исключить из круга дел, которые вы делаете самостоятельно.
Раздел 2. Технологии саморазвития и личностного роста в учебной и профессиональной деятельности
Практическое занятие 5–6. Преодоление личностных ограничений на пути к цели
Цели. В результате выполнения предложенных заданий и анализа полученных результатов, вы:
75
–получите опыт определения и оценки своих личностных возможностей
иограничений в учебной и профессиональной деятельности;
–познакомитесь с алгоритмом перевода проблемы в задачу;
–получите опыт использования техник повышения креативности мышления как способа преодоления личностных ограничений на пути достижения целей.
Ресурсы личности — способности, сильные стороны человека, на которые он опирается во время преодоления препятствий, трудных обстоятельств.
Каждый человек рождается уже с некоторым количеством ресурсов: у ко- го-то их больше (обеспеченная семья, родители с высоким уровнем образования), у кого-то очень мало (если речь идет о детях, воспитывающихся в детских домах). Поэтому в течение жизни люди находятся в разных позициях — комуто нужно научиться распределять уже имеющиеся ресурсы, а кто-то будет накапливать их в течение жизни.
От уровня развития ресурсов зависит личностный потенциал человека
иего способность справляться с трудностями, поэтому осознанный подход
кнакоплению и распределению способностей чрезвычайно важен для людей. Сохранение и накопление ресурса всегда требует усилий и внимания: навыки нужно оттачивать, здоровье поддерживать, за материальными ресурсами тоже необходимо ухаживать.
Задание 1. Упражнение «Выявление моих ресурсов».
Все люди обладают какими-либо психологическими ресурсами — это навыки, способности, интересы, достойные восхищения черты характера и т.д. Они могут быть в той или иной степени использованы при разрешении проблемы. Однако эти ресурсы могут остаться и незамеченными.
Нужно задать себе прямые вопросы и записать на них ответы. Техника подобных вопросов позволяет выявить, каким образом человеку удается совладать со своими проблемами, противостоять их давлению.
Ответьте на вопросы:
1.Есть ли что-то такое, что мне хорошо удается? Как можно было бы использовать это мое умение в жизни при решении проблем? Как это умение может помочь мне достигнуть успеха?
2.Какая у меня самая хорошая черта характера? Как я использовал эту черту характера в жизни? Что еще можно сделать, что позволило бы мне применить эту сильную сторону в решении проблем?
Запишите, что нового вы узнали, какие чувства испытали, какие сделали выводы.
76
Задание 2. Медитация «Храм внутренних ресурсов».
Сейчас мы с вами отправимся в волшебное путешествие— в храм внутренних ресурсов, к источникам личной силы. Представьте себя в особенном месте.Это древний лес. Вы оглядываетесь и видите тропинку, а может быть это дорога, широкая и утоптанная. Она выводит вас на возвышенность или на поляну, и вы видите храм. Осмотрите его внимательно. Насколько он древний, стоит наоткрытом месте и видно издалека или это малоприметное здание в глубине леса. Войдите в него, и вы попадете в помещение с дверями, расположенными полукругом. За этими дверями находятся ваши внутренние ресурсы, источники вашей силы! Вы можете войти в любую из этих дверей. Рассмотрите внимательно, что находится за ней. Может быть это комната, а может — что-то другое. Здесь можно делать все, что подскажет вам душа! Можно общаться с находящимися там людьми или другими существами, можно принимать от них подарки, или дарить им. Определите сами, какой ресурс находится за этой дверью! Вы можете взять его с собой. Это могут быть ваши особенные ощущения, и даже конкретные предметы. И когда вы возьмете с собой это т важный для вас ресурс, возвращайтесь из этого особенного путешествия обновленным, наполнившись новыми силами, новыми ощущениями, новыми знаниями, очень нужными вам именно сейчас, на этом участке жизненного пути. Теперь вы можете приходить в свой храм внутренних ресурсов в любое время, когда будете чувствовать потребность в этом.
Используйте полученный опыт для пополнения собственных внутренних ресурсов, познания себя.
В коучинге существует такое понятие как «гремлины». Это метафора наших личностных ограничений — убеждений, страхов, сомнений. Проще говоря — это наши «тормоза».
Когда есть тормоз — это тоже неплохо! Гремлины не просто так живут в нашем сознании. Они охраняют что-то важное для нас. Любое ограничивающее убеждение охраняет ценность. У каждого страха есть ценное послание для нас. Найдите эту ценность, страх отойдет не несколько шагов назад и освободит пространство для вашей реализации. Следующее упражнение является техникой для трансформации вашего страха в ресурс.
Задание 3. Упражнение «Мой внутренний Гремлин».
Возьмите лист бумаги и карандаш. Напишите свою цель, тот проект, который хотите реализовать, но боитесь.
Закройте глаза. Представьте, что где-то в пространстве находится ваш Гремлин, некое существо, которое удерживает вас от этого проекта. Рассмотрите его. Как он на вас смотрит? Какой он? Откройте глаза и нарисуйте его.
77
Запишите ответы на следующие вопросы:
1.Подумайте, какую ценность он так охраняет (семья, отношения, любовь, карьера, развитие и т.д.)?
2.Как вы можете привнести эту ценность в свою жизнь? Как тогда ваша жизнь сложится?
3.Как вы можете реализовать свой проект, не нарушая ценности? Не разрушая того, что важно для вас?
Расскажите своему Гремлину об этом. Договоритесь с ним. Найдите компромисс.
Запишите, что нового вы узнали, какие чувства испытали, какие сделали выводы.
Задание 4. Опросник «Оценка эмоционального состояния».
Инструкция. Вам предлагается набор из десяти утверждений, относящихся к Вашему состоянию. Вам необходимо из этих десяти утверждений выбрать только одно, которое наиболее подходит для вас.
Шкала «Спокойствие — тревожность»:
1.Совершенно обезумел от страха.Потерял рассудок.Напуган трудностями.
2.Огромная тревожность, озабоченность. Изведен страхом.
3.Значительная неуверенность. Весьма травмирован неопределенностью.
4.Переживаю некоторую озабоченность, страх, беспокойство. Волнуюсь.
5.Несколько озабочен, чувствую себя скованно, немного встревожен.
6.Ничего особенно не беспокоит меня.
7.В целом уверен и свободен от беспокойства.
8.Ощущение полного благополучия. Уверен и чувствую себя непринужденно.
9.Исключительно хладнокровен, на редкость уверен и не волнуюсь.
10.Совершенное и полное спокойствие, непоколебимо уверен в себе.
Шкала «Энергичность — усталость»:
1.Абсолютно выдохся. Не способен даже к самомунезначительному усилию.
2.Ужасно утомлен. Почти изнурен и практически не способен кдействию.
3.Большая усталость. Вялый. Скудные ресурсы энергии.
4.Довольно усталый. Апатичный. В запасе не очень много энергии.
5.Слегка устал. Леность. Энергии не хватает.
6.Чувствую себя довольно свежим, в меру бодр.
7.Чувствую себя очень свежим, в запасе значительная энергия.
8.Много энергии, сильная потребность в действии.
9.Бьющая через край жизнеспособность,огромная энергия и деятельность.
10.Порыв, не знающий границ.Жизненная сила выплескивается через край.
78
Шкала «Приподнятость — подавленность»:
1.Крайняя депрессия и уныние. Подавлен, все черно и серо.
2.Очень угнетен. Чувствую себя просто ужасно.
3.Угнетен и чувствую себя очень подавленно. Настроение определенно
унылое.
4.Настроение подавленное и несколько унылое.
5.Чувствую себя чуть-чуть подавленно, «так себе».
6.Чувствую себя довольно хорошо, «в порядке».
7.Чувствую себя очень хорошо. Жизнерадостен.
8.Возбужден, в хорошем расположении духа.
9.Очень возбужден и в очень приподнятом состоянии. Восторженность.
10.Сильный подъем, восторженное веселье.
Шкала «Уверенность в себе — чувство беспомощности»:
1.Давящее чувство слабости и тщетности усилий. У меня ничего не выйдет.
2.Чувствую себя жалким и несчастным.Устал от своей некомпетентности.
3.Подавлен своей слабостью и недостатком способностей.
4.Чувствую себя довольно неспособным.
5.Чувствую, что мои умения и способности несколько ограничены.
6.Чувствую себя довольно компетентным.
7.Чувствую, что моих способностей достаточно и мои перспективы хороши.
8.Очень уверен в своих способностях.
9.Чувствую большую уверенность в себе. Уверен в своих свершениях.
10.Для меня нет ничего невозможного. Смогу сделать все, что захочу.
Интерпретация результатов.
Шкала «Спокойствие — тревожность»:
–выше 5–6 утверждений: у вас преобладание «Спокойствия»: выдержанность, сдержанность, терпеливость, степенность, благоразумность, уравновешенность, невозмутимость, терпимость;
–выбор 5–6 утверждений: у вас средние показатели по шкале «Спокойствие — тревожность», без явного преобладания одного из полюсов;
–выбор 1–4 утверждений: вы испытываете задерганность, запуганность, закомплексованность, нерешительность, пугливость, нервность, неуверенность, напряженность, боязливость.
Шкала «Энергичность — усталость»:
– выше 5–6 утверждений: у вас преобладание «Энергичности». Вы инициативный, деятельный, предприимчивый, одержимый, устремленный, активный, кипучий, пробивной, расторопный;
79
–выбор 5–6 утверждений: у вас средние показатели по шкале «Энергичность — усталость», без явного преобладания одного из полюсов;
–выбор 1–4 утверждений: вы оцениваете себя как неинициативный, пассивный, инертный, безынициативный, вялый, апатичный, безразличный, медлительный.
Шкала «Приподнятость — подавленность»:
–выше 5–6 утверждений: вы оцениваете себя как живой, подвижный, бойкий, кипучий, темпераментный, задорный, порывистый, энергичный;
–выбор 5–6 утверждений: у вас средние показатели по шкале «Приподнятость — подавленность», без явного преобладания одного из полюсов;
–выбор 1–4 утверждений: вы оцениваете себя как застенчивый, робкий, нерешительный, несмелый, запуганный, стеснительный, угнетенный, оробелый, подавленный, задавленный.
Шкала «Уверенность в себе — чувство беспомощности»:
–выше 5–6 утверждений: вы оцениваете себя как боец, закаленный, решительный, упорный, героический, работоспособный, сильный, волевой, твердый, бесстрашный, отважный, самостоятельный;
–выбор 5–6 утверждений: у вас средние показатели средние показатели по шкале «Уверенность в себе — чувство беспомощности», без явного преобладания одного из полюсов;
–выбор 1–4 утверждений: вы оцениваете себя как безответный, слабохарактерный, безгласный, несмелый, слабый, слабовольный.
Выпишите все характеристики, которые у вас определяются. Сделайте выводы о собственном эмоциональном состоянии на основании совокупности полученных результатов по отдельным шкалам. Каков на сегодняшний день ваш эмоциональный ресурс? Требуется ли изменить что-то?
Задание 5. Тест для определения интеллектуального потенциала.
Тест интеллектуального потенциала позволяет соотнести степень развития различных компонентов интеллекта. Данная методика позволяет выявить нетолько наличный уровень интеллектуальных способностей (гуманитарный и технический индексы интеллекта), но и потенциал человека (логические способности, внимание, обучаемость).
Найдите в Интернете тест «ТИПС-9» (9-я, актуальная версия) и пройдите его онлайн. Получите результаты и сделайте для себя выводы об особенностях вашего интеллектуального склада. Эти характеристики являются вашим интеллектуальным ресурсом.
80