Теория бухгалтерского учета ответы на экзаменационные вопросы

6)по способу обработки (заполнения) документы можно классифицировать на составляемые вручную и – при помощи вычислительной техники;

7)по виду носителей информации документы делятся на бу-

мажные (бланки типовых форм) и безбумажные, существую-

щие в виде электронных таблиц ЭВМ, магнитных и оптических дисков.

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов, регламентируются Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен соответствующим образом и содержать сведения, необходимые для характеристики совершенной операции, а также обладать доказательной силой. Эти сведения являются составными элементами документа и назы-

ваются его реквизитами.

Так, первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения:

•наименование документа, дату его составления;

•наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

•содержаниеиоснованиесовершенияхозяйственнойоперации, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

•должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными – дополнительные реквизиты.

Дополнительные реквизиты определяются спецификой от-

ражаемых хозяйственных операций и назначением документов (номер документа, расчетные счета организации, основание для совершения операции).

При необходимости в документ могут быть внесены исправления, однако они должны быть дополнительно оговорены и подтверждены подписями всех лиц, подписавших документ изначально. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. При наличии ошибки выписывается новый документ.

81

Для снижения затрат на изготовление документов, упрощения их оформления, облегчения применения средств вычислительной техники Министерством финансов, Министерством статистики и анализа, другими министерствами и ведомствами проводится унификация и стандартизация форм первичных документов.

Унификация документов – это разработка и применение единых форм для регистрации однородных хозяйственных операций независимо от отрасли, вида деятельности, формы собственности предприятия.

Стандартизация документов – централизованное установ-

ление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Стандартизация позволяет значительно сократить расход бумаги, упростить обработку и хранение документов.

7.3. Документооборот и его организация

Своевременное создание и обработка первичных документов, передача их в установленном порядке и в определенные сроки для отражения в учете производятся в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Документооборотом называется процесс движения документов, начиная от их составления, приемки и обработки и заканчивая сдачей их на хранение в архив.

Документооборот организации может быть:

•входящим (документы поступают от других организаций);

•исходящим (документы предназначены для внешних поль-

зователей);

• внутреннегоназначения(документы для собственных нужд). Движение всех документов в организации должно быть упорядоченным и управляемым. Этого можно достичь путем

разработкиграфикадокументооборота–важнейшегооргани-

зационного регламента, обеспечивающего создание стройной системы бухгалтерского учета в организации.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а утверждает приказом руководитель организации. График документооборота должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

82

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График, оформленный в виде схемы, называют динамическим, а в виде перечня – статическим. При этом каждый вид графика документооборота позволяет достичь определенных целей.

Статические графики документооборота позволяют опре-

делить общую совокупность документов, используемых в организации, и дают представление о порядке движения каждого видадокумента.Статическиеграфикидокументооборотамогут составляться отдельно по каждому разделу и участку бухгалтерского учета и отличаются друг от друга в разных организациях только составом документов.

Статический график документооборота предполагает следу-

ющие этапы движения каждого документа;

1.Составление документа в момент совершения хозяйственной операции согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению.

2.Передача документа из соответствующего отдела в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки.

3.Проверка бухгалтером принятых документов:

♦по форме – проверка полноты заполнения реквизитов, наличия надлежащих подписей, четкости представления измерителей, своевременности составления;

♦по существу– проверка законности и целесообразности операций, оформленных документами (проверяется наличие распорядительных документов или подписей на право осуществления операции, соответствие объемов операций действующим нормам или сметам, уставу);

♦арифметическая – проверка правильности произведенных

вдокументе вычислений и подсчетов.

Документы, не соответствующие предъявляемым требованиям, возвращаются на до оформление, а документы по незаконным хозяйственным операциям направляются руководству предприятия для принятия соответствующих мер.

4. Обработка документов в бухгалтерии, включающая три этапа:

83

♦таксировка (расценка) – перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Показатели переводятся в стоимостные на основе имеющихся ценников, данных о фактических затратах или плановых цен;

♦группировка – подбор документов, однородных по эконо-

мическому содержанию (объектам учета, виду операции, месту осуществления, времени): приходные и расходные товарные документы, приходные и расходные кассовые документы;

♦ контировка – указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Такая корреспонденция делается либо в специальной графе (строке) на документе, либо на отдельном сопроводительном документе (например, мемориальном ордере) при большом количестве однотипных первичных документов.

После прохождения этих этапов движения информация из обработанных первичных документов записывается в учетные регистры,наоснованиикоторыхвпоследствиисоставляетсяотчетность организации. Самипервичные документы передаются для хранения в текущий архив бухгалтерии и служат для документальных ревизий предприятия и для аудиторских проверок. По окончании отчетного года они передаются в постоянный архив предприятия, где хранятся в течение предусмотренных законодательством сроков: годовые отчеты – 10 лет, квартальные отчеты – 3 года, инвентарные карточки – 3 года, лицевые счета работников и служащих – 75 лет.

Динамические графики документооборота представляют собой организационную структуру конкретной организации с наложенной на нее схемой обмена документами. Составление динамических графиков документооборота требует скрупулезного изучения и фиксации движения документов от исполнителя к исполнителю. Динамический график документооборота отличается от статического тем, что документы, формируемые специалистом одного подразделения и не используемые специалистами другого подразделения, в нем не указываются.

График документооборота каждой организации должен способствовать улучшению всей учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

84

7.4. Инвентаризация как способ первичного наблюдения и документирования результатов хозяйственных действий, контроля сохранности собственности, уточнения показателей текущего бухгалтерского учета

Использование документации для отражения результатов первичного наблюдения не может быть гарантией того, что удалось избежать ошибок при учете каждой совершенной хозяйственной операции. Поэтому для подтверждения достоверности учетной информации, в дополнение к документации, используется другой метод бухгалтерского учета – инвентаризация.

Инвентаризация – способ проверки и документального подтверждениясоответствияфактическогоналичияимуществавнатуре и обязательств предприятия данным бухгалтерского учета.

Согласно ст.13 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З (ред. от 17.07.2017) «О бухгалтерском учете и отчетности инвентаризации подлежат активы и обязательства организации».

При проведении инвентаризации фактическое наличие активов и обязательств организации сопоставляется с данными бухгалтерского учета.

Проведение инвентаризации активов и обязательств организации обязательно:

•при реорганизации или ликвидации организации;

•перед составлением годовой отчетности;

•при смене материально ответственных лиц;

•при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

•при возникновении чрезвычайных ситуаций;

•в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Порядок отражения в бухгалтерском учете и отчетности выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием активов и обязательств организации и данными бухгалтерскогоучетаустанавливаетсяМинистерствомфинансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков – Национальным банком Республики Беларусь).

Инвентаризация является одним из основных элементов метода бухгалтерского учета, а также методическим приемом фактического контроля при проведении ревизии и аудита. Сущностьинвентаризациисостоитвтом,чтоналичиетехилииных

85

объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. Технически она представляет собой периодическую опись имущества и обязательств организации на определенную дату с занесением

еерезультатов в отдельные инвентарные ведомости (описи). Также причинами проведения инвентаризации могут быть

следующие обстоятельства:

♦ошибки при приеме и отпуске материальных ценностей (просчеты, промеры в результате погрешности весоизмерительных приборов, пересорт);

♦непреднамеренные ошибки в учете (арифметические ошибки в расчетах, описки в документах, неверное отражение информации из документов на счетах бухгалтерского учета);

♦естественные потери в результате влияния внешней среды (усушка, утруска, утечка, бой, воздействие температуры);

♦злоупотребления материально ответственных лиц (обмеры, обвесы, обсчеты, хищения, прямое присвоение имущества

вкорыстных целях).

Данные хозяйственные процессы в документах не фиксируются и могут быть установлены только при проведении инвентаризации.

Основными целями проведения инвентаризации являются:

•выявление фактического наличия имущества;

•проверка полноты отражения в учете и реальности обязательств;

•сопоставление фактического наличия имущества и реальности обязательств с данными бухгалтерского учета, выявление отклонений.

Проведение инвентаризации необходимо для обеспечения контроля за сохранностью ценностей и работой материально ответственных лиц, проверки условий хранения товарно-мате- риальных ценностей, состояния складского и весоизмеритель-

ного хозяйства. Поэтому инвентаризации подлежат:

•все имущество предприятия независимо от его местонахождения;

•все виды финансовых обязательств;

•производственныезапасыидругиевидыимущества,непринадлежащие предприятию, но числящиеся в бухгалтерском учете (арендованные, находящиеся на ответственном хранении);

•имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

86

7.5. Виды инвентаризации. Порядок проведения и оформленияихрезультатов.Выявлениерезультатов инвентаризации и их отражение в учете

Организация с учетом специфики своей деятельности и задач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации, использует различные виды инвентаризации.

В соответствии с учетной политикой организации различа-

ют инвентаризации:

1) по периодичности проведения:

♦плановые – проводятся органами внутрихозяйственного контроля организации в установленные законодательством и учетной политикой сроки;

♦внеплановые – проводятся внешними аудиторами вне

плана (внезапно) или в необходимых случаях (обязательные): при смене материальноответственного лица, главного бухгалтера или руководителя предприятия; при установлении фактов хищений; после стихийных бедствий; при реорганизации или ликвидации предприятия; по решению суда, правоохранительных или контрольных органов;

2) в зависимости от полноты охвата имущества и обязательств организации:

♦полные – это проверка в натуре всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Проводятся перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и при реорганизации экономического субъекта;

♦частичные (выборочные) – проверка в натуре объектов оп-

ределенных видов (инвентаризация материалов на складе, инвентаризация денежных средств в кассе).

3) по обязательности проведения:

♦обязательные – проводятся в обязательном порядке в соответствии с законодательством РБ (составление годовой бухгалтерскойотчетности,сменаруководителяорганизациии(или)материально ответственных лиц, выявление фактов хищения или порчи имущества, реорганизация или ликвидация организации);

♦инициативные – проводятся по решению руководства ор-

ганизации; 4) по методу проведения:

♦натуральные – состоят в непосредственном наблюдении

иопределении количества объектов путем подсчета, взвешивания, обмера;

87

♦документальные – заключаются в проверке документального подтверждения наличия объектов;

5) по целям проведения:

♦вступительные–проводятсясразупослесозданияоргани-

зации для получения начальных данных бухгалтерского учета, которые впоследствии будут отправной точкой всей информационной базы;

♦текущие – проводятся в зависимости от принятых руководителем решений или складывающихся в организации обстоятельств (по утвержденному графику инвентаризаций, при чрезвычайных обстоятельствах и переоценке материальных ценностей, при смене материально ответственных лиц);

♦ликвидационные – проводят в случае реорганизации или

ликвидации организации и на основании их данных составляется ликвидационный баланс.

Методика проведения инвентаризации определяется Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств (в ред. постановления Министерства финансов Республики Беларусь от № 50 от 22.04.2010).

В соответствии с данным документом, проведение инвентаризации имущества организации предполагает реализацию трех этапов работ:

1. Подготовительный этап, включающий создание на основе приказа руководителя инвентаризационнойкомиссиии рабо-

ту этой комиссии с документацией, предоставленной материальноответственными лицами о наличии ТМЦ (отчет кассира, отчет о движении материалов по складу).

2. Основной этап, включающий снятие остатков ТМЦ (взвешивание, пересчет материальных ценностей с выведением итоговизаписьвинвентаризационнуюопись)и бухгалтерскую проверку – сверка фактических данных по каждой товарной позиции инвентаризационной описи с учетными и выведение результатов (излишки, недостача или соответствие) в сличительной ведомости.

3. Заключительный этап, включающий рассмотрение материалов инвентаризационной комиссии (изучение конкрет-

ного случая излишков или недостачи, причин и виновников их возникновения, разработка «Предложения по регулированию расхождений»); рассмотрение материалов инвентаризации руководителем (изучение всей инвентаризационной докумен-

88

тации и принятие решения о регулировании расхождений) и бухгалтерскую обработку (отражение результатов инвентаризации (излишков или недостач) на счетах бухгалтерского учета).

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета в соответствии со ст. 13 Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

•излишек имущества приходуется рыночной стоимости, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации (Д-т сч. 10 «Материалы», 50 «Касса», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы»), а у бюджетной организации – на увеличение финансирования (фондов);

•недостача имущества и его порча:

–в пределах установленных норм естественной убыли спи-

сывается по распоряжению руководителя организации в дебет счетов учета затрат на производство (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на реализацию», др.) в корреспонденции с кредитом сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При отсутствии норм естественной убыли убыль рассматривается как недостача сверх норм.

–сверх установленных норм естественной убыли:

Сумма недостачи и порчи активов, за исключением денежных средств на счетах в банках и дебиторской задолженности, отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 94 «Недостачиипотериотпорчиценностей»вкорреспонденциискредитом счетов, на которых учитывались недостающие и испорченные активы (10 «Материалы», 41 «Товары», 01 «Основные средства» и др.), если недостача возмещается виновными лицами:

♦на сумму фактической себестоимости имущества и цен-

ностей: Д-т сч. 73/2 «Расчеты по возмещению ущерба» К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи имущества»;

♦на сумму разницы между розничной ценой недостающих имущества и ценностей и фактической себестоимостью: Д-т

сч. 73/2 «Расчеты по возмещению ущерба» К-т сч. 98 «Доходы будущих периодов». По мере погашения задолженности виновными лицами суммы погашения отражаются: Д-т сч. 98 «Дохо-

89

ды будущих периодов» К-т сч. 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы».

Восстановление суммы налога на добавленную стоимость (НДС) со стоимости недостающих активов: Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» К-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам». Отнесение суммы налога на добавленную стоимость на виновное лицо: Д-т сч. 73/2 «Расчеты по возмещению ущерба» К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи имущества».

Погашение недостачи виновным лицом может осущест-

вляться внесением наличных денег в кассу организации либо удержанием из причитающейся заработной платы виновного согласно письменному заявлению: Д-т сч. 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К-т сч. 73/2 «Расчеты по возмещению ущерба», если в организации создается резерв предстоящих платежей:

♦ Д-т сч. 96 Резервы предстоящих платежей К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи имущества».

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи, списываются на финансовые результаты организации (Д-т сч. 90 «Доходы и расходы» и 91/1 «Прочие расходы» К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»), а у бюджетной организации — на уменьшение финансирования (фондов).

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской или кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются на уменьшение или увеличение доходов организации.

Таким образом, инвентаризация обеспечивает достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности организации путем выявления отклонений фактических данных о наличии имущества и финансовых обязательств от учетных.

90