Теория бухгалтерского учета ответы на экзаменационные вопросы

Тема 8

УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ И ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

8.1.Понятие учетных регистров, их значение и классификация.

8.2.Виды записей в учетных регистрах. Типы ошибок, допускаемых в учетных записях, и способы их исправления.

8.3.Понятие о формах бухгалтерского учета, их сущности и историческом развитии. Мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета. Упрощенная форма учета для малых предприятий и предпринимателей.

8.4.Развитие форм бухгалтерского учета с применением компьютерных технологий и международных требований.

8.1. Понятие учетных регистров, их значение и классификация

После прохождения всех этапов документооборота, информация из обработанных первичных документов группируется по экономическому содержанию и записывается в учетные регистры, обеспечивая одновременно контроль за сохранностью документов и наглядность отраженных в них данных.

Регистр бухгалтерского учета – документ, в котором про-

изводятся регистрация, накопление и систематизация учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах,

внатуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

Учетные регистры предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах, и последующего ее отражения на счетах бухгалтерского учета и

вотчетности. Регистр на любых носителях информации должен иметьназвание,период(началоиокончание)регистрацииопераций, фамилии и подписи лиц, ответственных за его ведение.

Учетные регистры отличаются между собой по внешнему виду, назначению, по содержанию записей, по форме графления и т. д. Поэтому возникает потребность в их классификации

по различным признакам:

1) по внешнему виду (форме) учетные регистры делятся на:

♦бухгалтерские книги – книги для учетных записей, в которых все страницы сброшюрованы, пронумерованы и заключены в переплет (кассовая книга, Главная книга);

♦карточки – листы плотной бумаги определенного форма-

та для учетных записей, хранящиеся в картотеке (инвентарные карточки, карточки складского учета материалов);

91

♦ ведомости – сводные листы различных форматов с нанесенной типографским способом таблицей (журналы-ордера, расчетно-платежные ведомости, ведомости переоценки основных средств);

2) по назначению (видам записей) учетные регистры делятся

на:

♦хронологические – предназначены для последовательной во времени записи операций, то есть по мере их осуществления (журнал регистрации хозяйственных операций, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров);

♦систематические–используютсядлясистематическойза-

писиоперацийпоопределеннымпризнакамисходяизихэкономического содержания в разрезе объектов учета (журналы-ор- дера, ведомости по синтетическим и аналитическим счетам); ♦ комбинированные – хронологическая последовательность записей сочетается с их систематизацией в разрезе счетов (кас-

совая книга); 3) по степени детализации (обобщения) информации учет-

ные регистры делятся на:

♦аналитические – содержат записи операций в разрезе аналитических счетов (карточки складского учета);

♦синтетические – содержат записи в разрезе синтетичес-

ких счетов и субсчетов (Главная книга, оборотная ведомость по счетам, мемориальные ордера, журналы-ордера, ведомости синтетического учета);

♦комбинированные(комплексные)–сочетаютвсебеодновре- менно записи в разрезе аналитических и синтетических счетов, когда записи по последним получают на основе суммирования данных аналитического учета (журналы-ордера № 6, 7, 8);

4) по продолжительности ведения учетные регистры делят-

ся на:

♦ открываемые на год (Главная книга); ♦ открываемые на квартал (журналы-ордера); ♦ открываемые на месяц;

5) по степени унификации учетные регистры делятся на: ♦ типовые – разрабатываются централизованно, обеспечи-

вают наиболее рациональное ведение учета типовых хозяйственных операций, обязательны для применения всеми организациями;

92

♦отраслевые – разрабатываются соответствующими министерствами и ведомствами на основе типовых регистров, предназначены для регистрации и обобщения информации, специфичной для организаций той или иной отрасли народного хозяйства;

♦специализированные – разрабатываются при отсутствии

типовых регистров самими организациями для отражения специфичной информации о финансово-хозяйственной деятельности.

Содержание учетных регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной организации.

8.2. Виды записей в учетных регистрах. Типы ошибок, допускаемых в учетных записях, и способы их исправления

Выбор вида записей в учетных регистрах зависит от отраслевой особенности и размера предприятия, вида и формы учета. Однако любая техника ведения учетных регистров основывается на принципе двойной записи хозяйственной операции. Запись хозяйственных операций в учетные регистры на основании первичных документов называется разноской операции.

По технике ведения записи могут быть:

♦ручные – выполняются вручную ручкой или на пишущей машинке;

♦машинные – выполняются с использованием электронных вычислительных средств и выдаются в виде распечатки на принтер и другие устройства вывода.

По числу одновременно получаемых копий (оттисков) разли-

чают:

♦простые (однократные) записи – позволяют получить единственный экземпляр регистра (записи в журналах-ордерах

иГлавной книге);

♦копировальные (многократные) записи – позволяют полу-

чить несколько экземпляров регистров (записи в кассовой книге). К учетным записям предъявляют требования: документаль-

ности, своевременности, краткости, точности и ясности. Выделяют два способа ведения записей в учетных регистрах: 1) линейно-позиционный – дебетовые и кредитовые обороты

отражаются в одну линию – основной группировочный показа-

93

тель (синтетический и аналитический счета, заказ, фамилия), и все последующие записи, относящиеся к данному показателю, записываются по одной строке в разных графах (колонках) (журнал-ордер 6,7). Обеспечивает наблюдение за своевременным истребованием и погашением кредиторской задолженности;

2)шахматный–хозяйственнаяоперациязаписываетсялишь один раз и отражается одновременно по дебету и кредиту соот- ветствующихсчетов(журнал-ордер1,2).Позволяетустановить корреспонденцию счетов, раскрыть характер хозяйственной операции. Использование этого способа сокращает объем учетных работ, повышает их качество.

Учетные регистры, являясь элементами формы бухгалтерского учета, связаны между собой счетными записями, при выполнении которых могут быть допущены ошибки. Ошибки могут быть вызваны как простыми описками, так и неверной корреспонденцией счетов, неверным подсчетом итогов, неправильным отражением сумм операций на счетах. Для их выявления используются различные способы:

•повторная сверка записей в учетных регистрах и первичных документах (сплошная, логическая, выборочная);

•сверка итогов оборотных ведомостей аналитического и синтетического учета по экономическому содержанию записей;

•метод контрольных чисел (при автоматизированной форме учета);

•встречная проверка нескольких копий документа. Обнаруженные ошибки могут быть исправлены одним из

следующих способов:

1.Корректурный способ – применяется для исправления арифметических ошибок в документах или учетных регистрах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Этот способ простой и распространенный. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и подписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено» и указанием даты исправления:

278499 287499

Исправлено 01.11.2007г. Бухгалтер Петрова Н. Д.

2.Способ дополнительной записи – применяется, если бух-

галтерская проводка была сделана с верной корреспонденцией счетов, но на меньшую, чем надо, сумму. В этом случае для ис-

94

правления ошибки делается дополнительная проводка по тем же счетам на недостающую сумму.

Например, операция: «В кассу предприятия с расчетного счета получены деньги в сумме 168000 р.» в учете ошибочно была отражена на сумму 160000 р.:

Для исправления этой записи составляется дополнительная проводка в той же корреспонденции счетов на недостающую сумму – 8000 р.

3. Способ «красное сторно» – применяется для ошибок, допущенных в корреспонденции счетов или при завышении суммы операции. В первом случае регистрацию операции производят повторно, но сумму записывают красными чернилами или заключают в рамку. При подсчете оборотов по счетам такие суммы вычитаются и таким образом ошибка исправляется.

Например, операция: «Получены от поставщика на склад материалы на сумму 18000 р.» в бухгалтерскомучете ошибочно была отражена проводкой:

Дебет счета Кредит счета Сумма 43 «Готовая продукция» 60 «Расчеты с поставщиками 18000 р.

и подрядчиками»

Для исправления этой записи красными чернилами (заключением в рамку) составляется сторнировочная проводка:

Дебет счета Кредит счета Сумма 43«Готоваяпродукция» 60«Расчетыспоставщиками18000р.

и подрядчиками»

Затем составляется (обычными чернилами) правильная корреспонденция:

Дебет счета Кредит счета Сумма 10«Сырьеиматериалы»60«Расчетыспоставщиками18000р.

и подрядчиками»

95

В случаях, когда корреспонденция счетов указана правильно, но сумма завышена, исправительная проводка красными чернилами делается только на разницу между ошибочной и правильной суммами.

Выделяют еще один способ исправления ошибок путем обратных записей на счетах, то есть способ обратной проводки. Однако использовать этот способ нецелесообразно – он приводит к искусственному завышению оборотов на счетах и, соответственно, к искажению экономических показателей.

При автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета при обнаружении в выходных формах документов ошибок бухгалтерией проводится диагностика ошибочных данных, исправление базы данных и получение выходных форм документов с учетом исправлений. Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем оформления измененных документов, сторнирующих проводок.

8.3. Понятие о формах бухгалтерского учета, их сущности и историческом развитии. Мемориально-ордерная и журнально-ордерная

формы учета. Упрощенная форма учета для малых предприятий и предпринимателей

Для правильной организации бухгалтерского учета на предприятии, необходимо выбрать наиболее оптимальную форму его ведения.

Форма бухгалтерского учета – порядок осуществления и обобщения записей на счетах бухгалтерского учета и совокупность регистров бухгалтерского учета, в которых производятся такие записи.

Особенностями, отличающими одну форму от другой, являются такие признаки, как внешний вид регистров, их назначение, структура; взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета, применяемая техника получения и обработки первичной учетной информации и записи ее в учетные регистры.

Формы учета, как и вся система управления, исторически появлялись еще в древнем мире, а по мере развития рыночных отношений учет выделился в самостоятельную функцию управления. Примером может служить староитальянская форма (1494 г.), в которой хозяйственные операции со слов свидете-

96

лей или на основании документов записывались в журнал, являющийся регистром хронологического учета и содержащий бухгалтерские проводки. Если операций было много, их записывали сначала в мемориал (памятную книгу), а позже делали разноску в журнал. Бухгалтерские проводки из журнала переносили в Главную книгу по систематическому признаку: на каждый объект учета (ткани, меха, деньги) открывалась отдельная станица. Периодически в Главной книге подсчитывались обороты и остатки по каждому виду ценностей.

Из-за растущего объема деятельности, а следовательно, и информации,аналитическийучетначаливестипараллельно,во вспомогательных книгах. При этом в Главную книгу записывали только итоги обобщающих показателей, тем самым, сделав ее регистром синтетического учета.

Впоследствииформыучетаразвивались,совершенствовались, отмирали и заменялись другими, более совершенными, а на базе староитальянской появились национальные формы учета.

В настоящее время в соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» в нашей стране применяются следующие основные формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, упрощенная и автоматизированные формы учета.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета ис-

пользует в качестве основного учетного регистра мемориальный ордер. Данные о хозяйственных операциях из первичных документов предварительно объединяют в группировочных и накопительных ведомостях, итоги которых записывают в конце месяца в мемориальный ордер.

Каждый мемориальный ордер после хронологической записи его итога в регистрационном журнале отражается в Главной книге дважды по дебету и кредиту соответствующих счетов. На основании оборотов за месяц и конечного сальдо по счетам Главной книги составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам, которую используют для заполнения бухгалтерского баланса.

Достоинством мемориально-ордерной формы учета является то, что она легко приспосабливается к любым отраслям, типам предприятий и производств, проста в освоении и понимании. Кнедостаткам можно отнести многократность записей одних и тех же операций в различных регистрах, отрыв аналитического

97

учета от синтетического, множество вспомогательных регистров, сложность в выявлении ошибок (кроме двойной записи).

Мемориально-ордерная форма учета громоздка и нерациональнаивнастоящеевремяпрактическинеиспользуется.Ейна смену пришла журнально-ордерная форма учета.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета предусматривает ежедневные записи операций в журналы-ордера (по кредитовому признаку с разбивкой по корреспондирующим дебетуемым счетам) на основе первичных и сводных документов, накопительных ведомостей или разработочных таблиц. Журнально-ордерная формаучетавРеспубликеБеларусьприменяетсявдвухвариантах:

1)полная форма, включающая 16 типовых журналов-орде- ров, 18 вспомогательных ведомостей и 15 разработочных таблиц и предназначенная для использования на крупных предприятиях с большим числом отделов и счетных работников;

2)сокращенная, состоящая из 8 типовых журналов-ордеров,

6 ведомостей и 3 разработочных таблиц и предназначенная для средних предприятий.

Итоговая информация из журналов-ордеров переносится в Главную книгу, которая ведется в течение года с выделением отдельной страницы для каждого синтетического счета. Она предназначена для обобщения текущего учета, проверки произведенных записей по балансовым счетам и для составления бухгалтерского баланса.

Таким образом, основными принципами журнально-ордер- ной формы учета являются:

•широкое применение накопительных журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей с целью своевременного получения необходимых показателей;

•сокращение количества учетных регистров и устранение дублирующих записей;

•совмещение в одном регистре хронологической и систематической записи, а по отдельным журналам – синтетического и аналитического учета;

•максимальное использование шахматной формы и линей- но-позиционного способа записей.

Основными достоинствами этой формы являются:

♦ уменьшение объема учетной работы (т. к. записи в журна- лах-ордерах делаются только по кредитовому признаку, а следовательно, не дублируются);

98

♦повышение уровня организации учетных работ и разделение труда счетных работников;

♦ускорение производства записей в учетные регистры.

К недостаткам этой формы относится то, что каждый жур- нал-ордер имеет свои оригинальные и сложные по строению таблицы, вспомогательные ведомости и разработочные таблицы, различна техника и методика их ведения. Поэтому данная форма учета трудна для изучения и слабо приспособлена для автоматизации.

Согласно ст. 327. «Порядок и условия начала и прекращения примененияупрощеннойсистемы»НалоговогоКодексаРеспублики Беларусь (Особенная часть) от 29 декабря 2009 г. № 71-З (в ред. Закона Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З) перейти на применение упрощенной системы вправе:

•организации, у которых численность работников организации в среднем за первые девять месяцев года, предшествующего календарному году, в котором они претендуют начать применение упрощенной системы, не превышает 100 человек

иваловая выручка нарастающим итогом за эти девять месяцев составляет не более 1 465 565 белорусских рублей;

•индивидуальные предприниматели, у которых валовая выручка нарастающим итогом за первые девять месяцев года, предшествующего календарному году, в котором они претендуют начать применение упрощенной системы, составляет не более 315 000 белорусских рублей.

Упрощенная форма учета применяется в двух вариантах: 1) в качестве основного регистра используется книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложе-

ния. Учет включает в себя:

–учет, необходимый для исполнения обязанностей налоговых агентов;

–упрощенный учет стоимости паев членов производственного кооператива;

–учет, необходимый для исчисления и уплаты обязательных страховых взносов и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь;

–учет расходов, производимых за счет средств Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной

защиты Республики Беларусь;

99

–учет реализованных товаров по покупной стоимости;

–учет товаров, в том числе сырья и материалов, основных средств и отдельных предметов в составе оборотных средств, ввозимых на территорию Республики Беларусь из государств – членов Таможенного союза;

–учет, необходимый для исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость по оборотам по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав (в ред. Закона Республики Беларусь от 30.12.2011 № 330-З). Форма книги учета доходов

ирасходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему, и порядок ее заполнения установлена Приложением 1 к постановлению Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства финансовРеспубликиБеларусь,Министерстватрудаисоциальной защиты Республики Беларусь и Национального статистического комитета Республики Беларусь от 09.01.2019 № 4/1/1/1.

2) предприниматели вместо книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему, вправе вести соответственно бух-

галтерский учет, отчетность и учет доходов и расходов на общих основаниях.

Первый вариант упрощенной формы представляет собой

разновидность формы учета Журнал-Главная. Различие заключается только в названии регистра и возможности предварительно использовать накопительные регистры и мемориальные ордера, предусмотренные в форме Журнал-Главная. Применяемая в этой форме Книга представляет собой комбинированный регистр, предназначенный одновременно и для хронологической, и для систематической регистрации хозяйственных операций, то есть он используется и в качестве Журнала регистрации хозяйственных операций, и в качестве Главной книги счетов. На основе итоговых данных Книги за отчетный период составляется отчетность предприятия.

Достоинствами упрощенной формы учета являются ее простота и возможность разделения учетного процесса между учетными работниками при использовании второго варианта. К ее недостаткам можно отнести невозможность полноценного учета специфических видов средств и источников их образования, а также сложность автоматизации этой формы без дополнительной доработки.

100