Тайм-менеджмент инновации, туризм, сервис. Учебное пособие

Конкретизацией надцели «достичь принципиального конкурентного преимущества» могут быть такие цели, как «разработать новый продукт такого-то типа» или «достичь соглашения с таким-то стратегическим партнером» [11, с. 46].

«Дерево целей»

Этот метод позволяет выстроить последовательно шаги по достижению цели. Дерево целей – это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей экономической системы, программы, плана, в которой выделены генеральная цель («вершина дерева»); подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней («ветви дерева»). Название «дерево целей» связано с тем, что схематически представленная совокупность распределенных по уровням целей напоминает по виду перевернутое дерево.

Концепция «дерева целей» впервые была предложена Ч. Черчменом и Р. Акоффом в 1957 г. Она позволяет человеку привести в порядок собственные планы, увидеть свои цели в группе независимо от того, являются ли они личными или профессиональными.

В том числе дерево целей позволяет выявить, какие возможные комбинации обеспечат наилучшую отдачу. Термин «дерево» предполагает использование иерархической структуры (от старшей к младшей), полученной путем разделения общей цели на подцели.

Метод дерева целей ориентирован на получение относительно устойчивой структуры целей, проблем, направлений. Для достижения этого при построении первоначального варианта структуры следует учитывать закономерности целеобразования и использовать принципы формирования иерархических структур [3, с. 50].

Этот метод широко применяется для прогнозирования возможных направлений развития науки, техники, технологий, а также для составления личных целей, профессиональных, целей любой компании. Так называемое дерево целей тесно увязывает между собой перспективные цели и конкретные задачи на каждом уровне иерархии. При этом цель высшего порядка соответствует вершине дерева, а ниже в несколько ярусов располагаются локальные цели (задачи), с помощью которых обеспечивается достижение целей верхнего уровня.

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1.Приведите аргументы того, что тайм-менеджмент является многоуровневой системой управления временем.

2.Как эффективно работать с поглотителями времени с целью минимизации расходов личного временного ресурса?

51

3.Охарактеризуйте основные уровни тайм-менеджмента.

4.Приведите примеры аддитивности задачи в контексте туризма

исервиса.

5.Проведите критический анализ моделей SMART и «Дерево целей» как инструментов личного стратегического планирования. В чем состоит практический интерес в реализации данных моделей для организации Вашего личного времени?

6.Сделайте выборку ключевых терминов из глоссария на тему «Тайм-менеджмент как многоуровневая система управления временем».

52

7. ИНСТРУМЕНТАРИЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Методы, инструменты, технологии тайм-менеджмента. Канбан. Матрица Эйзенхауэра. Основные принципы тайм-менеджмента: планирование, приоритизация, структурирование.

Обратимся к рассмотрению наиболее известных и популярных рабочих методик тайм-менеджмента, которые выделяет профессиональный многопрофильный инвестор и бизнес-тренер, автор, основатель, генеральный директор «Академии Частного Инвестора», основатель и президент компании Evorich А.Ф. Ховратов [16]:

1. Метод Ф. Чирилло или «метод помидора».

Студент Франческо Чирилло разработал метод помидора, чтобы суметь эффективно справляться с рутинными задачами, требующими много времени. Для использования необходимы таймер и вовлеченность в работу.

Суть метода в том, что человек заводит таймер на 25 минут, в течение которых выполняет задачу, не поднимая головы. Когда прозвучит сигнал окончания времени, он выделяет себе 5 минут на отдых и запускает таймер вновь.

Такие отрезки времени – «помидорки» – которые перемежаются с паузами и отдыхом, позволяют эффективнее работать и запоминать информацию. Наш мозг активно работает именно в течение получаса, после чего требует отдыха и перезагрузки. После четырех «помидор» рекомендуется увеличить перерыв до тридцати минут.

2. Метод слона.

Нужно представить, что перед вами невероятно объемная работа, задача, к которой страшно подступиться, – слон. Съесть его, то есть выполнить задачу за один раз просто невозможно. А что, если разделить большого слона на стейки?

Суть метода в том, чтобы одну большую задачу разделить на много маленьких. Нужно примерно представить, какие этапы выполнения человеку предстоят. Это и есть стейки от большого слона. Необходимо внести их в ежедневник и выполнять постепенно.

Когда план работы над большим проектом четко расписан, начинать не так сложно. Любая объемная работа может быть разделена на более комфортные для выполнения задачи.

3. Метод лягушки.

Этот подход рекомендован тем, кто давно откладывает выполнение не слишком приятной задачи, и она «висит» мертвым грузом.

Суть метода в том, чтобы первым делом с утра съесть лягушку, то есть выполнить именно ту задачу, которая человеку не нравится, и кото-

53

рую совсем нет желания выполнять. После этого можно смело приступать к другим задачам и планам.

Все неприятные задачи можно эффективно распределить по рабочим дням недели, и тогда все лягушки будут съедены. Дело в том, что с утра рабочего дня в нас больше силы, энергии, воли, чтобы справиться с нелюбимыми задачами, этим и нужно воспользоваться.

4. Метод нескольких минут.

Этот подход рекомендован тем, кто никак не может сконцентрироваться на работе, постоянно откладывая ее.

Суть в том, что если человек никак не может собраться и поработать над задачей несколько часов, нужно попробовать сделать это хотя бы в течение нескольких минут. Достаточно пяти или десяти минут, чтобы поработать, не испытав усталости и дискомфорта.

Это работает на уровне подсознания. Работая несколько минут над задачей, которую человек постоянно откладывал, он ощущает, что никто его к этому не принуждает, это его выбор, и работа идет легче в дальнейшем.

5. Метод девяти дел.

Суть метода в том, чтобы создать некую иерархию задач. В течение дня вы должны закрыть одну самую крупную задачу, три задачи, меньшие по объему, и пять мелких, не столь значимых и трудоемких.

Сюда можно включать не только работу, но и бытовые дела. Таким образом, они не будут выпадать из жизни, останутся в планах и в голове. Помимо этого, в список девяти дел можно включать те, что рассчитаны на глобальные планы, и те, до которых вечно не доходят руки.

6. Метод «Сделать это завтра».

Автор данного метода – Марк Фостер, написавший книгу «Сделай это завтра». Суть методики в том, чтобы на рабочий день составлять закрытые списки дел. Закрытые – значит, что человек уже не может добавить в них новую срочную задачу, его время расписано. Вместо этого нужно записывать новую задачу в план на новый день, тем самым уже планируя завтрашнюю работу.

Так человек сможет сохранить фокус на текущих делах конкретного рабочего дня, не отвлекаясь на новые идеи, планы, задачи и т. д.

7. Канбан.

Канбан – японская схема тайм-менеджмента, визуализирующая рабочий процесс. Использовалась в компании Toyota. Слово «канбан» пояпонски означает «рекламный щит, вывеска, сигнальная доска». Подробно о данном методе писал основатель учебных заведений LeanKanban University и David J Anderson School of Management – Дэвид Андерсен в работе «Канбан». Суть метода состоит в том, что необходимо начертить таблицу из трех столбцов, которые носят названия «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Каждое запланированное дело записывается в один из

54

столбцов. В течение дня дела вычеркиваются из одного столбца и перемещаются в следующий, исходя из их состояния. Сколько столбцов будет в канбане – это зависит от задач. Например, столбцом может быть отдельный этап проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать, как выполняются задачи.

Большой плюс канбана – наглядность. Но его можно сделать еще удобнее и нагляднее с помощью маркерной доски и стикеров. Канбан изначально придумали, чтобы использовать на предприятиях. Там с его помощью контролировалась работа команды и прогресс проектов. Однако канбан годится и для личного планирования. Его можно комбинировать и с другими системами тайм-менеджмента.

8. Матрица Эйзенхауэра.

Это техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь. С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:

важные и срочные;

важные и несрочные;

неважные и срочные;

неважные и несрочные.

После того как человек распределит все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей, в идеале, должно быть посвящено 60 % времени. Естественно, это возможно, только когда нет «горящих» важных дел, поэтому стоит серьезная задача – не допускать их накопления. Дела из категории «неважные и срочные» лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться.

Таким образом, инструментарий тайм-менеджмента богат и разнообразен. Он подчиняется трем основным принципам:

–планирование – определение срока выполнения задачи, этапов работы, количества времени, которое это потребует;

–приоритизация – ранжирование задач по степени важности и срокам дедлайна с целью определить первостепенные и второстепенные;

– структурирование – отслеживание этапов выполнения задачи и промежуточных результатов вашей работы.

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1.Проведите критический анализ наиболее известных и популярных рабочих методик тайм-менеджмента.

2.Систематизируйте методы, инструменты, технологии таймменеджмента. Какие из них Вы используете в повседневной жизни?

55

3.Какова роль известной личности, авторитетной персоны в популяризации тайм-менеджмента как актуальной технологии? Проиллюстрируйте свой ответ конкретными примерами.

4.Проранжируйте по степени значимости и актуальности для современности размещенные в Приложении 3 высказывания великих людей о времени.

5.Пройдите размещенный в Приложении 7 тест по таймменеджменту.

6.Сделайте выборку основных научных дефиниций из глоссария на тему «Инструментарий тайм-менеджмента».

56

8.ОСОБЕННОСТИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

ВДЕЛОВОЙ КУЛЬТУРЕ ГЕРМАНИИ

Значение тайм-менеджмента в развитии деловой культуры Германии. Функции тайм-менеджмента на предприятиях сферы туризма, гостеприимства, социально-культурного сервиса Германии. Традиции и инновации в тайм-менеджменте в современной деловой культуре Германии.

Главная особенность немецкого менталитета – педантичность. Их стремление к наведению и соблюдению порядка завораживает. Именно педантичность является источником многих национальных достоинств немцев. Первое, что бросается в глаза гостю из другой страны, – это обстоятельность дорог, быта и сервиса.

Рациональность сочетается с практичностью и удобством. Невольно возникает мысль: именно так должен жить цивилизованный человек. Найти рациональное объяснение каждого события – цель каждого уважающего себя немца. У любой, даже абсурдной, ситуации всегда существует пошаговое описание происходящего.

Менталитет немцев не позволяет оставить без внимания малейшие нюансы целесообразности каждой деятельности. Сделать «на глазок» – ниже достоинства истинного немца. Отсюда высокая оценка продукции, проявляющаяся в знаменитом выражении «немецкое качество».

Национальный образ мира является основой для формирования менталитета. Национальный образ мира формируется у народа – ее носителя – под влиянием тех исторических и культурных процессов, а в последнее время и экономических, участниками которых являются носители данной ментальности или являлись их предки.

Точных исследований о том, какой период времени важен при формировании устойчивых черт национального образа мира, не существует. Многие народы уже прошли длительный путь развития, поэтому мы и говорим о ментальности немцев, русских и других наций.

Немецкая культура и немецкий менталитет нашли отражение в ежедневных процессах. Для иностранца это кажется непривычным, для немцев – норма. Магазинов, работающих круглосуточно, в Германии нет. В будни они закрываются в 20:00, в субботу – в 16:00, в воскресенье не открываются. Прогуливаться по магазинам не в привычке у немцев, они экономят своё время и деньги. Тратиться на одежду – самая нежелательная статья расходов. Немецкие женщины вынуждены ограничивать расходы на косметику и наряды. В Германии не стремятся соответствовать каким-то принятым стандартам, поэтому каждый одевается так, как хочет. Главное – комфорт. Никто не обращает внимания на необычную одежду и не осуждает никого.

57

Дети с раннего детства получают карманные деньги и учатся удовлетворять на них свои желания. С четырнадцати лет ребёнок вступает во взрослую жизнь. Это проявляется в попытках найти своё место в мире и рассчитывать только на себя. Пожилые немцы не стремятся заменить родителей детям, становясь няньками внукам, а живут своей жизнью. Они много времени уделяют путешествиям. В старости каждый рассчитывает на себя, стараясь не обременять детей уходом за собой. Многие старики заканчивают жизнь в домах престарелых.

Существенное влияние на становление и развитие немецкого стиля управления и германской деловой культуры оказали протестантская этика и социальное учение католицизма, идеи Просвещения и прусский социализм, романтизм и рациональный критицизм, бюргерская культура, а также индивидуальный либерализм и принцип социальной ответственности. Такие национальные черты как прилежность и аккуратность, любовь к порядку и бережливость, пунктуальность и рациональность, трудолюбие и ответственность воспитывались на протяжении столетий. Немцам не свойственны авантюризм и спонтанные решения. Они изобретательны и берут систематичностью подхода и последовательностью действий.

Характерной чертой и отличительной особенностью немецкой деловой культуры является принцип порядка, который отмечается и в стиле управления, и в организации процесса принятия решений. Согласно немецкой точке зрения на характер развития любого процесса, у каждой вещи и у каждого человека есть свое место в соответствующем плане, рассчитанном на достижение максимальной эффективности.

Немцы верят в то, что хорошо разработанные процессы и процедуры способны содействовать решению большинства проблем, поэтому придают порядку первостепенное значение для достижения общего благосостояния.

Чувство порядка, развитое у немцев, требует конформизма. Символам власти, законам и указаниям в Германии подчиняются, а эксцентричные люди и нарушители закона не вызывают симпатий в обществе, при этом к ним относятся достаточно корректно, уважая гражданские права манифестантов. Даже во время традиционных демонстраций протеста левых сил, проходящих в крупных городах страны Первого мая, несмотря на экстремизм протестующих, полиция не позволяет себе распускать руки, но одновременно достаточно жестко наводит порядок на улицах.

Немцы верят, что настоящего порядка можно достичь, если строго соблюдать специально разработанные для этого правила, постановления и процедуры, которые, в свою очередь, возникли на основе многолетнего опыта деятельности национальных компаний, ведомых опытными, проверенными временем руководителями.

Управленческий и деловой опыт передается от более опытных и обычно старших по возрасту сотрудников тем, кто находится на более

58

низких ступеньках иерархической лестницы. Хотя основным лозунгом немецкой нации и является порядок, но в свете гуманистических традиций неолиберализма, когда в центр экономической системы поставлен человек как базовая ценность общества, порядок в настоящее время дополняется свободой. Поэтому немецкую деловую культуру послевоенного периода справедливее характеризовать не просто как порядок, а как свободу и порядок.

С точки зрения стиля лидерства Германия является образцом иерархии и согласия: сфера ответственности и компетенции строго распределена между сотрудниками в зависимости от занимаемых позиций, приказы отдаются сверху вниз и не подлежат обсуждению. Статус менеджера в немецких компаниях связан не только с индивидуальными способностями руководителя, но зависит и от продолжительности срока службы, и от формального подтверждения квалификации и уровня образования.

Примечательно, что немецкий менеджер, обладающий университетским дипломом, получает повышение по службе в среднем раз в четыре года, а перед теми, у кого есть докторская степень, открыт путь в высшее руководство. Стоит отметить, что доктора наук в Германии пользуются значительным уважением в обществе и занимают более высокое социальное положение, чем преуспевающие бизнесмены без степени. Процесс коммуникации (взаимодействия различных подразделений) в немецких компаниях строго вертикален: мнение нижестоящего подразделения доводится до высшего руководства только через непосредственных начальников, которые затем передают эту информацию по иерархической цепочке снизу вверх.

Тем не менее в процессе принятия управленческих решений, которые затем обретают форму приказа, не исключается дискуссия среди всех членов трудового коллектива. Как известно, в послевоенный период времени практически на каждом немецком предприятии в ФРГ, в ГДР был образован совет трудового коллектива, который участвовал в обсуждении актуальных проблем на равных позициях с высшим руководством и оказывал заметное влияние на позиции топ-менеджеров. В настоящее время часть компаний ФРГ (преимущественно крупных) уже отказалась от подобной практики, но в фирмах, представляющих так называемый Mhtelstand (малый и средний бизнес), советы трудовых коллективов сохраняются.

Таким образом, принцип согласия означает то, что трудовой коллектив тоже разделяет ответственность за характер принимаемых стратегических решений. Консенсусу в немецких фирмах придается достаточно большое значение, даже несмотря на четкость вертикальной структуры организации. Немцам присущ процесс принятия решений на основе консенсуса, что требует обширных подготовительных исследований и зачастую вспомогательных разъяснений. Принципы социального

59

рыночного государства дают возможность гражданам ФРГ более комфортно себя чувствовать в системе коллективной ответственности, которая гарантирует защиту от жесткого директивного стиля руководства и повышает степень ответственности индивидуального работника перед трудовым коллективом.

Коллективные трудовые контракты, тарифные соглашения, социальное страхование – вот важнейшие элементы согласия между работодателями, наемными служащими и менеджерами немецких компаний.

Иерархия и согласие – характерные черты немецкого стиля лидерства. Во главе организации стоит наиболее компетентный менеджер, чьи указания доводятся до всех членов организации через руководителей нижестоящих уровней. Вместе с тем поощряются индивидуальная инициатива и участие в процессе управления всего трудового коллектива, что не исключает влияния на топ-менеджера согласованных коллективных решений каждого подразделения организации (принцип согласия). Немецкие компании – традиционно малоподвижные организации, обремененные различными инструкциями и руководствами, системами и иерархическими ступенями.

Иерархия обязательна, она часто приводит к чрезмерной почтительности перед непосредственным начальником и высшим руководством. Немецкий руководитель – исключительно обособленная личность, не склонная демонстрировать свое появление перед всем трудовым коллективом. Для него характерны политика закрытых дверей и общение с потенциальными посетителями не напрямую, а через секретаря. Немецкая вертикальная система спускает инструкции только ближайшим, непосредственным подчиненным, и хранятся такие инструкции строго в стенах данного отдела. Однако в немецких фирмах существует короткая дистанция власти между начальниками и подчиненными, что вполне свойственно Германии как стране с исторически децентрализованным прошлым и нелюбовью к диктаторским замашкам руководителей.

Немцы с легкостью воспринимают различные нововведения. Они также любят получать детальные инструкции и информацию, для того чтобы руководствоваться ими в процессе решения задач. В деловой обстановке немецкий язык лишен юмора, и его жесткая система окончаний

истрогий порядок слов зачастую мешают говорящему легко думать вслух

иимпровизировать.

Центральную роль в немецкой культуре играет время. Это один из основных способов организации жизни в Германии. Рациональность использования времени и связанная с ним пунктуальность – своеобразный культ в Германии. Линейная модель времени и действий (одно дело в заданное время) помогает достичь наибольшей концентрации на выполняемой работе и соответственно добиться наилучших результатов в области качества и производительности, выполняя работу к заранее намеченному сроку. Кроме того, при расчетах времени немцы опираются на протестант-

60