Тайм-менеджмент инновации, туризм, сервис. Учебное пособие

организации и подчеркивали значение не столько идей, сколько различных стратегий при изучении процесса принятия решений и выявления их эффективности.

Это можно отнести и к эволюции изучения системы эффективной организации времени. Для большей конкретики следует рассматривать идею с момента появления термина «менеджмент» (в его современном смысле как научно обоснованной профессиональной управленческой деятельности) и собственно устойчивого терминологического сочетания «timemanagement» (навыки менеджера по управлению временем). Можно выделить три основных этапа развития тайм-менеджмента.

Основоположники научной организации труда на Западе в своих работах основное внимание уделяют эффективности именно физического, нежели умственного труда работника. Если попытаться здесь выделить общую тенденцию в характере отношения к персоналу, то работник воспринимается как пассивный объект, образ действия которого подлежит анализу извне, нормированию и моделированию.

Фредерик Уинслоу Тейлор считал, что в западном обществе начала XX в. сформировался своего рода стереотип «работы с прохладцей», когда работники в силу естественной склонности («природной лени») человека, а также в силу сложившейся культурной традиции «круговой поруки» нарочно замедляют темп работы. При этом Тейлор критически относился к «потогонным системам» организации труда, предъявляющим к работнику необоснованные требования относительно скорости и производительности работы. «Золотая середина» между «потогонными системами» и «природной ленью» заключается, по мнению Тейлора, именно в методах научного управления производством, в обязательном порядке включающих и такое важное направление, как управление временем (вторая глава книги Тейлора содержит много примеров настоящего ТМ-реинжиниринга).

Важны достижения Ф.У. Тейлора, А. Файоля, Г. Форда, Ф.

иЛ. Гилбрет, Г. Ганта, Г. Эмерсона и других классиков научной организации труда, основное значение которых состоит в формулировании главных принципов повышения производительности труда, которые можно применять в деятельности современных организаций с целью повышения личной эффективности руководителей и специалистов.

Создатели школы считали, что, используя наблюдения, замеры, логику и анализ, можно усовершенствовать многие операции научного труда. Значительное распространение в конце ХХ в. получили теории нового институциализма. Но особенно привлекательными для новейших концепций социологии становятся идеи человека как активного социального субъекта, под влиянием которого осуществляются преобразования как в макро-, так

ив микроэкономическом плане. Рассмотрение проблемы эффективной организации времени индивида в данном аспекте становится наиболее актуальным.

41

Школа научного управления выступала за отделение управленческих функций обдумывания и планирования от фактического выполнения работы. Работа по управлению – это определенная специальность, и организация в целом выиграет, если каждая группа работников сосредоточится на том, что она делает успешнее всего.

В частности, одним из базовых является сформулированное Ф.У. Тейлором положение, согласно которому традиционные и интуитивно сложившиеся приемы и методы работы должны заменяться новыми, разработанными на научных основаниях и централизованно внедряемыми администрацией предприятия.

Более близок к современной интерпретации функций и целей теории организации времени был французский ученый Анри Файоль, который

в1916 г. в своей работе «Общее и промышленное управление» отмечал значимость последовательности в выполнении функций рабочего процесса

влюбом объекте, будь то национальная экономика, отрасль или предприятие. А. Файоль одним из первых ввел такие понятия, как «стратегическое планирование», «оперативное планирование» и «ресурс времени».

Итак, подход классиков школы научного управления, в котором подчеркивалась мысль о необходимости рассматривать проблемы личной эффективности работника на уровне управления предприятием в целом, исключающая стихийность и интуитивный метод, можно считать актуальной и для нашего времени, когда возрастает удельная доля умственного, твор-

ческого и управленческого труда в конечном продукте организации

[3, с. 218].

Исследователи выделяют несколько этапов в развитии таймменеджмента:

1. Этап тейлоризма (1910-1940 гг.)

Ф.У. Тейлор считал, что в западном обществе в начале XX века сформировался своего рода стереотип «работы с прохладцей», когда работники в силу естественной склонности, «природной лени» человека, а также в силу сложившейся культурной традиции «круговой поруки» нарочно замедляют темп работы. «Золотая середина» между необоснованными требованиями относительно скорости и производительности работы, и «природной ленью» заключается, по мнению Тейлора, именно в методах научного управления производством, в обязательном порядке включающих и такое важное направление, как управление временем. В духе идей Ф.У. Тейлора работали российские специалисты: А.К. Гастев, П.М. Керженцев.

Основные идеи этого этапа: анализ операционального состава деятельности, хронометраж трудовых операций, оптимизация способа работы, нормирование, карты операций, тренировка и обучение сотрудников, включение показателей временной эффективности работы в систему мотивации и оплаты труда, использование схем и графиков в планировании, календарное планирование.

42

2. Классический тайм-менеджмент (1950-1990 гг.)

Идеи тайм-менеджмента развивались внутри теоретического и прикладного менеджмента. Произошло обогащение менеджмента как науки, возникшей на стыке экономики, психологии и социологии. Несмотря на то, что тайм-менеджмент имеет в большей степени гуманитарный характер, но использует идеи и методы математики и кибернетики. Именно в этот период в теории менеджмента добавились такие разделы, как системный, ситуационный, синергетический подходы, теория принятия решений.

В практическом менеджменте и неразрывно связанном с ним тайм- менеджмент-консалтинге появилось значительное многообразие исследований и практических рекомендаций. Например, в зарубежное бизнесконсультирование большой вклад внесли такие практики тайм-менеджмента как: Джеймс Мак-Кей, Питер Дракер, Алан Лакейн, Лотар Й. Зайверт. Они описывают целостную систему управления временем, предлагают ряд рекомендаций по самоменеджменту.

Основная идея: управление временем аналогично управлению организацией и включает те же функции и этапы: целеполагание, планирование, принятие решений. Классический тайм-менеджмент заимствует у тейлоризма и еще более разрабатывает отдельные методы таймменеджмента, но при этом является более личностно-ориентированным, рассчитанным на добровольное и заинтересованное практическое применение.

3. Современный тайм-менеджмент (конец XX – начало XXI вв.)

Как социальная практика и одно из важнейших направлений биз- нес-консультирования, тайм-менеджмент гораздо больше развит на Западе, чем в России. Существуют не только отдельные консультанты, но и целые консалтинговые организации, специализирующиеся на управлении временем.

Стивен Кови, в отличие от общепринятой периодизации идей по управлению временем, рассматривает четыре этапа в развитии таймменеджмента, между которыми существует преемственность.

Первая ступень – фиксация дел. Для нее характерно составление списков предстоящих дел с целью упорядочения и разумного распределения времени между разнообразными занятиями. Время распределяется в порядке поступления дел и на небольшом отрезке.

Люди этой ступени тайм-менеджмента умеют реагировать на меняющуюся обстановку, хорошо адаптируются, каждое дело доводят до конца. Они работают по собственному расписанию и в каждый момент времени занимаются тем, что, по их мнению, необходимо делать. Из-за отсутствия мобилизующего чувства видения всей жизни и долгосрочных целей, они добиваются гораздо меньшего, чем могли бы.

Вторая ступень – календарное планирование. Здесь делается попытка заглянуть вперед, приурочить события к определенному моменту в будущем, поэтому широкое распространение получили перекидные календари

43

иблокноты для записи деловых встреч, органайзеры. Дела распределяются уже на более длительный период, но при этом не соблюдается принцип приоритетности. Дела просто заносятся в блокнот в порядке поступления

ивыполняются в наличествующее время. Если какое-то дело не выполнено, то его выполнение просто переносится на будущий период вне зависимости от того, насколько данное дело важно.

Этот подход подразумевает продуктивность и личную ответственность человека в постановке целей, предварительное планирование будущих событий и действий. Фокусирование на планах, целях и продуктивности возводит на трон распорядок дня. Человек изолируется от окружающих или перекладывает на их плечи свои дела, рассматривая других людей, прежде всего как средство достижения собственных целей или наоборот, как помехи на пути к целям. Приверженцы второй ступени могут добиваться большего из того, чего хотят, это не всегда означает удовлетворение их глубинных потребностей или достижение душевного покоя.

Третья ступень – планирование по приоритетам. К параметрам двух предыдущих систем добавляется ранжирование задач по важности и срочности. Здесь же появляется деление целей деятельности на коротко-, средне- и долгосрочные. Зарождается концепция ежедневного планирования, которое ведется все в тех же деловых блокнотах, но уже сложнее: сначала записывается перечень задач, а затем они распределяются к выполнению в соответствии со степенью важности и срочности.

Третий этап тайм-менеджмента делает заметный шаг в направлении увязывания целей и планов с ценностями. Существенно повышается продуктивность работы через целенаправленное ежедневное планирование

ирасстановку приоритетов. Третий этап считается вершиной управления временем, но он имеет некоторые серьезные недостатки, связанные не с самой идеей, а с несовершенством парадигм и отсутствием некоторых жизненно важных элементов.

Стивен Кови справедливо критикует этот этап за бесчеловечность, так как главная проблема для современного человека заключается не столько в том, чтобы управлять временем, сколько в том, чтобы управлять собой. Четвертый этап тайм-менеджмента, по мнению Кови, должен развиваться на совершенно ином ценностном базисе, где первостепенное значение имеют не вещи и связанное с ними время, а отношения и результаты.

Четвертая ступень – современный тайм-менеджмент. Сегодня организация времени рассматривается в тесной связи с жизненной позицией личности как инструмент для максимальной реализации персонального потенциала в соответствии с жизненными ценностями, мировоззрением

имироощущением человека. Рассматривается миссия человека как предпосылка для формирования целей, цели как предмет для оснащения критериями, ценности как основа для приоритетов и жажда саморазвития как основной мотиватор. Значимым моментом и отличием от прежних этапов является приоритетность важности дела над его срочностью. Появляется

44

новый элемент «кайрос» – качественное время, существующее наряду с привычным количественным временем – «хроносом». Этот этап вбирает в себя все достоинства первого, второго и третьего поколений, и избавляется от их недостатков.

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1.Проанализируйте генезис и исторические этапы таймменеджмента в синтезе теории и практики.

2.Проведите критический анализ вклад конкретных исследователей

вразвитие теорий тайм-менеджмента.

3.Каковы цели и задачи тайм-менеджмента.

4.В чем состоят особенности тайм-менеджмента первой четверти

XXI в.?

5.Обратитесь к Приложению 5 и внесите дополнения по теме «Психология тайм-менеджмента», опираясь на личный эмпирический опыт.

6.Сделайте выборку научных дефиниций из глоссария на тему «Генезис и исторические этапы развития тайм-менеджмента».

45

6. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК МНОГОУРОВНЕВАЯ

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Время как ресурс. Понятие и сущность тайм-менеджмента. Поглотители времени: виды, способы определения и минимизации неэффективных расходов времени. Модели SMART и «Дерево целей» как инструменты личного стратегического планирования.

Время – один из важных ресурсов, управление которым способно дать конкурентные преимущества в условиях современной экономики не только предприятию, фирме, организации, но и каждому конкретному человеку. Время – невозобновляемый и ограниченный ресурс. Именно поэтому эффективное управление временем как ресурсом является одной из главных задач тайм-менеджмента на современном этапе.

Тайм-менеджмент – технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии со своими личными и биз- нес-целями и ценностями.

Современный тайм-менеджмент – не просто набор разрозненных техник и инструментов. Современный тайм-менеджмент – понятие многоуровневое. Исходя из этого, современный тайм-менеджмент представляет собой комплексную систему управления своей деятельности.

Основные уровни тайм-менеджмента:

1.Технологии повышения эффективности и успешности. Тайм-менеджмент в привычном понимании слова, дающий ответ на вопросы: «Как успевать делать больше в единицу времени?», «Как укладываться в сроки?», «Как не забывать о делах и задачах и выполнять их вовремя?».

2.Второй уровень системы управления временем – выработка стратегии развития. Первый и второй элементы неразрывно связаны с принятием стратегических решений, определением целей, их взаимосвязью. Именно этот этап является определяющим направление движения и с ним связан выбор тех или иных инструментов, техник, методов организации времени.

3.Уровень философии. В контексте тайм-менеджмента это ответ на вопрос: «Зачем?». Определение ценности выбранных целей. Особенно важен этот этап на стадии выработки корпоративных основ внедрения тайм-менеджмента, когда ценность времени и ценности каждого сотрудника оказываются тем решающим фактором, который

46

способствует успешной реализации принципов тайм-менеджмента в рамках всей организации.

Под управлением временем понимается организация выполнения задач и распределения всех ресурсов, управление человеком собственной деятельностью.

Изучение тайм-менеджмента начинаем с уровня технологий эффективности. Данный уровень необходим для того, чтобы успешно пройти путь повышения эффективности в области управления временем, подготовиться к более глубоким изменениям, наработать базовый инструментарий управления временем, который будет полезен в дальнейшем. И первый шаг на этом этапе – формирование персональной системы контроля над расходами времени.

Поглотители времени. Виды, способы определения и минимизации неэффективных расходов времени.

В процессе ведения хронометража появляется возможность выявить процессы деятельности, время на которые тратится нерационально.

Поглотители времени (хронофаги) – неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени.

Особенности поглотителей времени:

нет единого, верного для всех списка поглотителей времени;

одно и тот же процесс в зависимости от организации может в одних случаях являться поглотителем времени, а в других – нет;

даже когда время тратится впустую, ощущение напряженной работы и 100 %-й занятости может присутствовать.

Виды поглотителей времени:

Офисные («рабочие» хронофаги).

Личные.

Внешние обстоятельства (не з ависящие от нас).

Поглотители времени могут быть:

Одушевленные.

Неодушевленные.

Способы определения поглотителей времени.

Субъективный подход.

Эмоциональный. Выполняя какое-либо действие, хочется сократить расходы времени на его выполнение. Вспомните свои ощущения, когда вам приходится стоять в пробке, томиться в долгом ожидании своей очереди или присутствовать на очередном бесконечно тянущемся совещании: чувство дискомфорта, раздражение, неудовлетворение, почти физическое ощущение, как время «утекает сквозь пальцы», ощущение бесполезно растрачиваемого времени и желание что-то изменить, чтобы сократить непродуктивные расходы времени.

47

Ценностный. Поглотители времени могут быть и весьма интересными, увлекательными, когда время пролетает незаметно. Определить, не является ли увлекательное занятие хронофагом, помогает ценностный подход: каждый раз, принимаясь за ту или иную работу, ответить себе на один простой вопрос: «Зачем?». Какой результат хотите получить? Достижению каких целей способствует это действие, почему оно необходимо именно сейчас? К сожалению, чаще всего подобная оценка проводится слишком поздно, когда время уже безвозвратно потеряно.

Объективный подход.

«Авральный». Деятельность отдела, департамента, компании или отдельного сотрудника в режиме постоянного цейтнота, авралов, выполнения работ «в последнюю ночь». Подобный стиль работы – признак наличия поглотителей времени.

Анализ данных хронометража. Самый точный способ выявления поглотителей времени, основанный на объективном анализе данных. Применим не только в практике индивидуальной работы, но и при командной работе, в рамках корпоративной организации времени.

Способы минимизации непродуктивных расходов времени

Существует большое количество способов, помогающих сокращать потери времени.

Основные техники минимизации непродуктивных расходов вре-

мени:

Укрупнение блоков работы.

Нормирование расходов времени на «текучку».

Использование «дыр времени».

Грамотное распределение рабочей нагрузки. Также можно использовать следующие техники:

Использование принципа «вторичной выгоды».

Применение коэффициента «полезности действия».

Разработка и внедрение командных договоренностей в плане организации рабочего времени.

Рассматривая любой неэффективно организованный процесс, можно выбрать соответствующий способ его оптимизации, выработать свою систему приемов, правил и принципов, позволяющих извлекать дополнительные резервы времени и рационально их использовать.

Любой процесс неэффективного использования времени может быть изменен с помощью создания системы определенных правил и принципов, оптимизирующих деятельность и позволяющих извлекать дополнительные резервы времени.

Кроме того, подобная работа способствует более осознанному отношению к собственной жизни, вырабатывает навык, необходимый

48

каждому успешному современному человеку: выделять неэффективные процессы и уметь их улучшить.

Управленческая полезность ведения хронометража:

Возможность получить объективные данные расходов собственного рабочего времени.

Возможность отслеживать использование рабочего времени подчиненными, сотрудниками.

Получение объективных данных, позволяющих оптимизировать систему управления временем, как личным, так и подчиненных.

Повышение эффективности бюджетирования времени на выполнение задач различного типа.

Модели SMART и «Дерево целей» как инструменты личного стратегического планирования.

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуется ставить цели с помощью техники SMART. Эта аббревиатура образована от слов specific, measurable, achievable, relevant, time-bound, что, соот-

ветственно, означает «конкретные», «измеримые», «достижимые», «релевантные» (соответствующие другим целям) и «привязанные ко времени».

Формулировать цель стоит так: не просто «хочу занимать хорошую должность», а «хочу стать топ-менеджером в телекоммуникационной компании, с годовым доходом от… рублей не позднее чем в ближайшие три года».

Чем ближе цель по времени, тем она очевиднее и тем полезнее детализировать ее с помощью техники SMART, найдя подходящий измеритель и привязав достижение цели к четкому сроку. Чем дальше от вас цель по времени и чем менее она очевидна, тем меньше необходимость, да и возможность в такой жесткой конкретизации.

Слишком долгосрочные и при этом конкретизированные цели могут даже мешать эффективности личного стратегического планирования.

Рассмотрим альтернативу классическим SMART-целям и покажем область их оптимального применения.

Для этого выделим два различных типа исходной ситуации.

1. Задачной ситуацией будем считать вполне конкретное положение вещей, когда ясно, что нужно сделать и как это нужно делать. Остается взять и сделать. Задача – провести маркетинговое исследование.

2. Проблемной будем считать, скорее, абстрактную ситуацию, в которой не вполне ясно, что нужно сделать, и тем более неясно, как это нужно делать.

49

Проблема – добиться существенного конкурентного преимущества в совершенно безнадежной с точки зрения здравого смысла ситуации.

Важное свойство задачи – аддитивность. Оно означает, что задачу можно разбить на части, каждая из которых вносит вклад в ее выполнение. Проблемы неаддитивны, то есть не существует четкой последовательности шагов, которые нужно сделать, чтобы решить проблему. Цель «похудеть на 10 кг» может быть достигнута наполовину, а цель «поступить в вуз» или «перепрыгнуть через пропасть» – нет. Если вам удалось определить последовательность шагов, необходимых для решения проблемы, это значит, что вы смогли превратить ее в задачу (такой процесс называется депроблематизацией).

SMART-цели идеально приспособлены для задачных ситуаций, в которых можно достаточно четко и подробно описать желаемый результат. Это создает целый ряд плюсов: удобство структурирования, алгоритмизации, мониторинга движения к ним, а также возможность программировать свое сознание на их достижение. Если вы четко и детально представляете себе будущий результат, то ваши сознание и подсознание настраиваются на стремление к нему. Однако достоинство иногда оборачивается и недостатком, о котором упоминалось выше: четкая запрограммированность на конкретный, осязаемый результат может помешать вам увидеть и использовать новые возможности, позволяющие достичь желаемого совершенно другим путем.

Если поставлена цель создать принципиально новый товар, благодаря которому компания получит конкурентное преимущество, и все внимание обращено на эту разработку, можно просто не заметить, а следовательно, и не использовать подвернувшуюся возможность заключить союз с важным стратегическим партнером.

Еще один недостаток четко определенных целей и планов их достижения – предсказуемость поведения, которая хороша, когда с соперниками вас связывают отношения сотрудничества, но смертельно опасна в условиях борьбы и конкуренции.

Вслучае с проблемной ситуацией нужно не детализировать ее,

алишь задать направление движения. Для этого отлично работают надцели. В качестве ориентиров можно использовать свои ключевые области жизни или ценности. Надцели задают направления движения, а конкретные измеримые проекты оцениваются с точки зрения их вклада в продвижение по этим направлениям.

Обратите внимание на то, что если для достижения SMART-цели нужно выполнить последовательность действий, то для достижения надцели следует выбрать любое из конкретных направлений деятельности.

50