Тайм-менеджмент для руководителей. Учебно-методическое пособие

Читать. Когда конкретно вы планируете это сделать, или это решение – вообще.

Использовать по другому назначению.

Подарить. Хороший вариант, поможет заработать вам очки, симпатию других людей, а это тоже один из психологических источников дохода. В крайнем случае осуществите акт благотворительности, уважайте себя; вы помогли нуждающимся.

Хранить. Теперь эта книга требует вложений на ее хранение и транспортировку.

Выбросить. Великолепный вариант. Есть утверждение китайских мудрецов, что человек может обладать ограниченным количеством вещей. Пока вы не расстались с одной вещью, не можете приобрести другую.

Финансовая ценность этих объектов – вещей, функция от времени. Одни объекты со временем увеличивают свою ценность, другие, наоборот, теряют. Главное помнить: все эти объекты требуют затрат на хранение, транспортировку и обслуживание.

Активы (стоимость вещи увеличивается быстрее инфляции) – Вещи (стоимость уменьшается со временем) – Барахло.

Подводя итог, все финансовые затраты можно грубо и условно разделить на три части:

1.Поддержание внешних финансовых поступлений.

2.Удовольствия (фильтр).

3.Активы.

Надо достаточно серьезно подходить к своим финансам. На этом пути необходимо:

Во-первых, провести диагностику имеющихся активов. Решить, как их использовать: хранить, перевести в другие, эксплуатировать, сбросить.

Во-вторых, четко определить статьи расходования средств на сегодняшний день. Деньги требуют счета и письменной фиксации.

В-третьих, определиться с плановыми поступлениями средств. Необходимо четко знать, какую сумму вы получите в этом месяце. Если вы получаете меньше, то испытываете отрицательные эмоции, – это плохо. Но ненамного лучше, а то и хуже, когда вы получаете больше,

71

чем рассчитывали. Лишни деньги создают иллюзию успешности и желание их прокутить. В такой водоворот могут быть затянуты средства, предусмотренные другими статьями расхода, с печальными последствиями на утро.

В-четвертых, пересмотреть статьи расходования согласно установленным целям.

В-пятых, жестко выдерживать выделенные бюджеты. Однако дайте себе свободу в определенных рамках заниматься перераспределением статей расходования, при этом жестко требуя от себя соблюдения сроков и качества достижения поставленных целей.

В-шестых, анализировать результаты и перераспределять средства согласно корректировке ваших жизненных целей.

ЗАДАНИЕ № 17. Решите для себя:

1.Что такое для вас удовольствие? Может, это просто дань традиции, которая сегодня не приносит радости?

2.Сколько % заработка надо переводить в активы?

3.Как конкретно вы хотите оптимизировать ваше питание, одежду, жилье и т. д.

4.Составьте список вещей, которые вам не нужны, переведите их в активы или выбросите.

4.4. СЕМЬ ГЛАВНЫХ ПРОБЛЕМ С ЦЕЛЯМИ

Казалось бы, после того как стало известно, что такое цель, какими свойствами она может обладать, с помощью каких способов ее можно найти и сформулировать, дело остается за малым – взять да и поставить перед собой цели. Однако процесс целеполагания содержит много подводных камней, которые могут свести на нет все ваши усилия. Можно назвать как минимум семь наиболее часто встречающихся проблем, связанных с неэффективным целеполаганием:

1. Слишком много целей. Главной ошибкой является постановка неоптимального количества целей. Причем чаще выбирается слишком большое количество целей, чем слишком малое. Такая «целевая жадность» чаще всего основана на иллюзии могущества тайм-менедж- мента, когда только что освоенная техническая сторона дела, кажется,

72

поможет преодолеть любые трудности. При этом новички часто забывают об энергетической и мотивационной сторонах управления временем. Им зачастую просто не хватает сил, чтобы угнаться за всеми зайцами одновременно, что неизбежно ведет к негативной эмоциональномотивационной трансформации некоторых целей. Цена цели становится слишком высока, цель оказывается слишком трудной, неинтересной, вызывающей недовольство и разочарование. Разумеется, формулировка «слишком много» или «слишком мало» целей предполагает существование некой нормы. В определении «нормы» можно отталкиваться и от среднестатистического показателя 7±2, но гораздо важнее понять индивидуальную норму, то есть определить такое количество целей, достижение которых будет действительно эффективным для конкретного человека. Такое индивидуально-оптимальное количество целей может очень различаться: для кого-то нормой будет однаединственная цель (в силу ее субъективной важности, сложности, приоритетности), а кому-то другому достижение единственной цели покажется слишком скучным занятием. Для кого-то (в силу особенностей темперамента, состояния здоровья и т. п.) по силам будет одновременное достижение не более 2–3 целей, а кто-то способен гармонично распределять внимание и силы между 9–10 целями. Таким образом, если вы хронически не успеваете в достижении каких-либо целей, первый вопрос, который необходимо себе задать: не пытаюсь ли я достичь сразу многого? И вполне вероятно, что некоторые цели придется отложить или вообще отказаться от них.

2. Нет приоритетов. Многие не понимают, что такое приоритет; часто понимают его неверно (например, постоянно путая срочность с важностью); либо понимают приоритетность очень уж субъективным образом (например, приоритетом считают ту деятельность, которая больше всего соответствует сиюминутному настроению). Без прояснения приоритетов человек превращается в суетливого хлопотуна, весь день которого вроде бы плотно заполнен всякими делами, но на поверку оказывается, что серьезные жизненные цели или не достигаются вовсе, или достигаются крайне медленно и неэффективно. Человек хватается за сотню дел одновременно, его энергия растрачивается впустую, в многообразии дел накапливается неразбериха, и очень скоро возникает ситуация пробуксовки, метко описанная пословицей: «Нос вытянешь, хвост завязнет». Если в портрете этого суетливого хлопотуна вы легко узнаете себя, то в первую очередь следует навести порядок

73

с приоритетами (хотя причина может быть не только в плохой расстановке приоритетов, но и в неэффективном оперативном планировании). Не касаясь технических моментов, уточним, что означает приоритетная цель: 1) это действительно важная в масштабах всей вашей жизни цель, это достижение с большой буквы; 2) по возможности, эта цель достигается в первую очередь. Здесь скрывается один принципиальный момент, что (или кто) является настоящим хозяином времени вашей жизни: либо срочные дела становятся важными, либо важные дела становятся срочными. Расстановка приоритетов на практике обычно всегда борьба (или поиск компромисса) за то, чтобы действительно важные дела всегда были самыми срочными; 3) на достижение этой цели выделяется больше всего времени, и это лучшее (наиболее удобное для вас) время; 4) для достижения этой цели выделяются лучшие ресурсы (в самом широком смысле этого слова).

3. Нереалистичность цели. При целеполагании очень часто приходится сталкиваться с дилеммой: с одной стороны, для подлинного личностного развития необходимо ставить крупномасштабные достойные, амбициозные цели, а с другой стороны, цель должна быть реалистичной и в принципе достижимой. Нет ничего страшнее нереалистичной, недостижимой цели, на которую потрачены годы напряженных усилий, а результат нулевой. Как правило, такой до высшей цели недолет, выражаясь языком психоанализа, проделывает энергетическую дыру в структуре личности и может спровоцировать серьезный психологический кризис. Можно, конечно, предельно снизить уровень притязаний и руководствоваться какой-нибудь расхожей мудростью вроде: «Лучше синица в руках, чем журавль в небе (или утка под кроватью)». Но личность, лишенная крупномасштабных целей, теряет свою психологическую глубину, лишает себя чувства творческого полета и прямого контакта с теми высшими энергиями, которые можно почувствовать только при движении к чему-то действительно выдающемуся. Можно ли снизить риск нереалистичности при постановке крупномасштабных целей? Можно, и единственный способ здесь – максимально детализированное представление будущей цели, которое получает подробнейшую «развертку» в оперативном планировании.

4. Нет четких временных рамок. Можно изящно проделать все предложенные в этой главе манипуляции по целеполаганию и осуществить постановку красивых целей. Можно потом долго любоваться этими целями, словно красивой картиной на стене, но так и не достичь

74

их в течение жизни. Если даже очень хорошо сформулированные и продуманные цели почему-то не достигаются (или достигаются с большим опозданием), то проблема, скорее всего, в плохой связи целеполагания и планирования.

5.Нет измеримости, четких критериев достижения. Довольно часто в процессе достижения цели, даже если все идет по плану, возникает ощущение топтания на месте или, что еще хуже, сизифова труда. Прилагаемые усилия кажутся малоэффективными, из-за слишком медленного продвижения возникает раздражение, кажется, что цель недостижима и слишком трудна. Обычно подобные пессимистические мысли возникают вследствие отсутствия показателей, точно отображающих степень приближения к цели. Движение к цели обязательно должно быть измеримым, с помощью любых удобных и доступных объективных и/или субъективных показателей. Важно, чтобы используемая для измерения движения к цели «линейка» имела бы возможность замерять не только большие, но и маленькие шаги к цели. Например, при написании книги удобным показателем является «страниц в день», но в случае творческих кризисов приходится переходить на «линейку» с меньшей ценой деления – «предложений в день». Понятно, что для трудовой совести это является слабым утешением, но тем не менее ощущению топтания на месте уже можно дать аргументированный отпор, подкрепленный цифрами.

6.Конфликтность, противоречивость целей. Согласованность

(непротиворечивость, гармоничность) целей определяется как отсутствие явных противоречий и конфликтов между целями. Согласованность является показателем, связанным не столько с самими целями, сколько с личностными стратегиями их достижения. Однако почти все цели личности конфликтны между собой в том смысле, что делят единое время и ресурсы человека. От личности может потребоваться настоящее искусство, чтобы аккуратно, не создавая противоречий и конфликтов, поделить пирог ресурсов между своими целями, а в идеальном случае – добиться синергизма между целями. Преодолеть противоречивость целей или хотя бы добиться приемлемого компромисса между ними можно благодаря использованию таких инструментов тайм-менеджмента, как расстановка приоритетов и планирование.

7.Цель не связана с мотивацией. Казалось бы, такого не может быть по определению, поскольку любая цель генетически связана с

75

потребностно-мотивационной сферой человека, являясь как бы вершиной мотивационного айсберга. Однако при сознательном и рациональном целеполагании часто происходит своего рода отчуждение цели, ее отрыв от первоначальных потребностно-мотивационных корней. Одно из важнейших свойств целей – пластичность, то есть способность со временем изменять свое внутреннее субъективное содержание как в позитивную, так и в негативную сторону, вплоть до полного обесценивания. Таким образом, человек вполне способен оказаться в ситуации, когда поставленная цель будет существовать только на бумаге, в то время как внутри по отношению к этой цели не останется ничего, кроме отвращения и равнодушия. Такая абсолютная утрата мотивации обычно ведет к отказу от цели (хотя это и не всегда возможно, например по морально-этическим соображениям). Но отрыв мотивации от цели обычно происходит постепенно и незаметно, при этом человек часто начинает играть с самим собой в полуосознанные мотивационные игры, например используя достижение цели в качестве самонаказания. Можно, конечно, достигать цель по принципу «пока главу не допишешь, спать не пойдешь», но лучше все-таки опираться на положительную мотивацию. При доминирующей замене позитивной мотивации достижения цели негативной всегда есть риск «передавить», и тогда цель постепенно начнет терять свою эмоциональную привлекательность (вплоть до полного обесценивания или переоценки).

4.5. ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОСТАНОВКЕ ЦЕЛЕЙ ТРЕЙСИ Б.

В психологическом плане постановки целей можно воспользоваться рекомендациями Трейси Б., с его точки зрения, имеется семь составляющих успеха в жизни:

1.Мир в душе. Именно к нему мы стремимся всю жизнь. Успешные компании – это те, где люди себя чувствуют хорошо, даже когда сильно загружены работой. Если вы сами не будете бороться за свое счастье, то никто не будет бороться за него. В отсутствие негативных эмоций вы наслаждаетесь миром души естественно. Очень просто прожить счастливую жизнь, если вы будете систематически устранять негативных людей, ситуации и эмоции, делающие вас несчастным.

2.Здоровье и энергия.

76

3.Отношения с людьми. Ключевое качество полноценного человека – это вступать в долгосрочные отношения дружбы и близости и поддерживать их. Высокая продуктивность компаний наблюдается там, где люди смеются и шутят друг над другом. Одна из главных целей – это создание окружения, в котором вы счастливы и полны чувства удовлетворения.

4.Финансовая свобода. Если ваш заработок на 10 % выше или ниже вами определенной границы, появляется чувство дискомфорта. Зарабатывая больше, вы начинаете тратить деньги налево и направо. История знает много примеров, когда неожиданно свалившиеся деньги уходили через год-два (выигрыш в лотерею, наследство). Когда у себя

вкармане вы обнаруживаете бо´льшую сумму денег, чем вытекает из вашей собственной концепции, вы начинаете их тратить не оглядываясь, и этот поток заодно вымывает и жизненно необходимые деньги.

5.Высокие цели и идеалы. Необходимо ощущение того, что ваша жизнь что-то значит для людей.

6.Самопознание. Необходимо знать, почему вы реагируете на людей и ситуации тем или иным способом.

7.Самореализация.

Очень важно помнить, что мысли – это материальные объекты. Они рождаются и начинают жить своей жизнью. Сначала вы их хозяин, а затем они начинают распоряжаться вами. Вы привлекаете в свою жизнь людей и ситуации, соответствующие вашим доминирующим мыслям. Ожидая хороших событий, вы настроены по отношению к людям и событиям позитивно. Любые мысли, планы, идеи, постоянно удерживаемые в вашем сознании (позитивные и негативные), обязательно воплощаются в реальность вашим суперсознанием.

Мысленная визуализация поставленной цели заставляет ваше подсознание двигать вас в направлении ее достижения. Выделяется четыре составляющих визуализации цели: частота, четкость, интенсивность (количество эмоций, объеденных в одной мысленной картине), продолжительность (удержания в сознании).

Господин Трейси Б. предлагает двенадцатишаговую систему постановки цели, может, это подойдет и вам.

1. Вызовите желание. Сильное и жгучее. Мотивация – самая главная сила.

77

2.Выработайте убеждение, для того чтобы активизировать подсознание. Поставьте реалистическую цель, если цель будет нереальна – это демотиватор.

3.Запишите это.

4.Составьте список всех преимуществ, вытекающих из достижения

цели.

5.Обозначьте свою нынешнею позицию.

6.Установите предельный срок.

7.Составьте список всех препятствий, стоящих между вами и достижением вашей цели.

8.Какая дополнительная информация вам потребуется?

9.Составьте список людей, чьи помощь и сотрудничество вам потребуются.

10.Составьте план – список действий в порядке приоритетности и хронологии.

11.Пользуйтесь визуализацией.

12.Примите решение, что никогда не отступите.

Составление списка целей – это лишь предварительная работа. Суть в том, чтобы не делать то, что вы не хотите делать. Если вы трудитесь на достижение целей, которые вам на самом деле не нужны, то вы напрасно тратите время.

И еще одна рекомендация – проанализируйте свои цели, вычеркните те, для которых справедливо:

1.Вы не всостоянииясно выразить свою цель ижелаемыйрезультат.

2.Достигая это, вы скорее стремитесь произвести впечатление на других или удовлетворить чье-либо желание.

3.Достижение этой цели не сделает вас более здоровым, более счастливым, более богатым.

4.Это не связано с теми видами деятельности, которые вам нравят-

ся.

5.Это незаконно.

6.Когда вы думаете о цели или рассказываете о ней другим, то не испытываете энтузиазма или вдохновения.

7.Вы не готовы заплатить необходимую цену.

Недостаточно поставить цель, необходимо сделать первый шаг. Целое собирается не по порядку, а по правилам.

78

4.6. ПЛАНИРОВАНИЕ ПО СИСТЕМЕ ФРАНКЛИНА

Вы любите жизнь? Тогда не тратьте безрассудно время, ибо это материал, из которого сделана жизнь.

Бенджамин Франклин

Многие менеджеры и руководители компаний с успехом используют систему планирования, создание которой приписывают Бенджамину Франклину. Те, кто применяет эту систему на практике, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы – как за счет более эффективного управления временем, так и за счет планирования самой работы.

В отличие от систем, строящихся на основе учета уже потраченного времени, система Франклина «направлена вперед» – она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те – на еще более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс ее применения – как процесс строительства этой пирамиды.

1.Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей. Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря, то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого – благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего – слава и высокий социальный статус. Для четвертого – власть. Для пятого – познание. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды: если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание»

и«служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование. Итак, первым делом

надо составить список жизненных ценностей, причем не надо бояться потратить на это слишком много времени – важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

2.Следующий этап – построение второго этажа пирамиды, опира-

ющегося на первый. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то счита-

ет, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий

79

социальный статус», он может решить, что хочет стать президентом.

Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

3.Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план – что, по большому счету, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом, надо сперва стать губернатором или мэром одного из крупных городов, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т. п.

Так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить

генеральный план достижения цели.

4.Четвертый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, достижению какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Еще более важно указание конкретного срока. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 20хх года закончить с отличием Университет по специальности “социология и политология” – это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых,

ясмогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следу-

ет составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?» В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

5.Пятый этаж – краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт «Окончить университет», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в универси-

80