Тайм-менеджмент для руководителей. Учебно-методическое пособие

многоречивых ораторов под контролем, выключите телефоны перед началом.

Ведение совещания

Если вы хотите вести совещание, ведите его. Многие аспекты хорошо организованного совещания зависят от того, насколько хорошим фисилитатором является ведущий. Старайтесь создать непринужденную атмосферу. Вы можете быть самой важной персоной из числа присутствующих, но это не означает, что вам надо говорить не умолкая. Ведя собрание, вы должны помнить о том, во что обходится компании время ее сотрудников. Председатель может столкнуться с тем, что собрание ставит вопросы, первоначально не включенные в повестку дня. Если такое происходит, хорошо перенести их на конец совещания. В конце же, если останется время и все захотят продолжить, эти вопросы можно будет обсудить. Если нет, то их можно будет перенести на следующее совещание. Хорошие председатели держат многоречивых ораторов под контролем. В конце совещания председатель подводит итоги дискуссии и назначает дату следующего собрания. Результаты эффективного совещания положительны, и хороший председатель обеспечит, чтобы все прошло быстро, продуктивно и надлежащим образом. Протоколы должны быть оформлены в течение 24–48 часов. Постановления должны сопровождаться указанием срока выполнения и инициалов ответственного лица. Перед следующим совещанием следует осуществить проверку, чтобы убедиться, что по предыдущим постановлениям ведется работа.

2.2. ВАС ОКРУЖАЮТ ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ (ЛЮДИ, КОТОРЫЕ РАСХОДУЮТ ВАШЕ ВРЕМЯ, В ДОЛЖНОЙ МЕРЕ НЕ КОМПЕНСИРУЯ ЕГО)

Как бороться с теми, кто мешает работать

Любое дело осуществляется людьми. И бывает жаль, что у руководителя остается мало времени именно на людей, на общение с ними. Но, с другой стороны, все мы хотим иметь больше времени для продуктивной работы. Конечно, вы не можете запереться в кабинете на ключ или запретить ходить к вам, но постарайтесь как-то контролировать поток посетителей. Найдите способ превратить его в тонкий ручеек. Вот картина, типичная для любой конторы. Приоткрывается дверь

41

кабинета, в щель просовывается голова, и ее обладатель извиняющимся голосом спрашивает: «У вас найдется одна минутка?». Первое, что вы должны помнить всегда и везде: одной минуткой такие вторжения, как правило, никогда не ограничиваются, а превращаются как минимум в «десятиминутки». А если таких вторжений будет десять на дню? И после каждого из них еще уйдет минут пять, чтобы сконцентрироваться на прерванной работе. Вот и судите сами, во что обходится ваша излишняя мягкотелость и слабохарактерность. Расчеты показывают, что на такие этапы восстановления порой уходит до 25 % полезного рабочего времени.

Безусловно, с пустыми проблемами приходят не все визитеры. Некоторые из них даже очень кстати. А порой человек высказывает очень интересную свежую идею. Впрочем, это уже хуже: ведь идею грех не обсудить, и, естественно, прямо сейчас. Снова мы откладываем в сторону то дело, которым занимались только что. Так как же нам бороться со всем этим? Очень интересное мнение по этому поводу у Марка МакКормака (Mark H. McCormack), основателя и председателя International Management Group, крупнейшего в мире маркетингового агентства в области спорта. Похитители времени – это те, кто заставляет вас ждать, кому невозможно ни дозвониться, ни связаться другим способом. Они везде – в офисе, на улице, дома, они лишают вас драгоценных минут, часов, дней, потакая своим капризам. И вы их знаете. Это могут быть клиенты, начальники, соседи, друзья, даже ваши дети, и они необязательно делают это нарочно. Их нельзя определить по внешнему виду. Они не обладают какими-либо характерными признаками, например цветом одежды. И даже если удается их вычислить, изменить или избежать их вам, скорее всего, не удастся. Клиенты остаются клиентами, супруги – супругами, а друзья – друзьями даже после того, как вы поняли, что именно они – похитители вашего времени.

Похитители времени не только лишают вас драгоценных минут, но еще и лгут вам, часто даже не осознавая этого. Вот их обычные оправдания.

«Очень жаль, что я опоздал». Неправда, если бы было жаль, пришел бы вовремя или предупредил, что опаздывает, и уж точно не опаздывал бы постоянно, как это делают практически все похитители времени.

«Не знаю, как это произошло. Я никогда не опаздываю». Подобное утверждение означает, что он опаздывает всегда. В его представлении

42

этот случай, может быть, и единственный, но в реальности похититель времени опаздывает на каждую встречу или событие и с опозданием делает каждый звонок в своей жизни, независимо от того, деловой он или личный.

«Я действительно хотел с тобой связаться». Если бы хотел, дав-

но связался бы. А так можно предположить, что в списке его приоритетов вы и ваш бизнес стоите где-то между «погулять с собакой» и «почистить ботинки». Стоит ли тратить время на человека, который ценит вас настолько низко?

«Сейчас перезвоню». Если у похитителя времени в планах стоит лишить вас еще нескольких минут, он так и сделает, если нет, все равно не рассчитывайте на быстрое реагирование.

«Надеюсь, я не слишком поздно» звучит обычно, когда уже настолько поздно, что просто невозможно этого не заметить. Встречается в основном не в деловых, а в социальных и личных ситуациях, в которых похититель времени ведет себя еще беспардоннее.

«Я на минутку» и, судя по всему, не на одну. Помните, что у таких людей большие трудности с реальным восприятием времени. Для них «минутка» означает пять минут, а «пара минут» – не меньше двадцати. Если вы согласны, рассчитывайте, что это займет еще больше времени.

«Я был ужасно занят». Возможно, но это не оправдание собственного бездействия или безответственного отношения к поручению.

«Можешь на меня рассчитывать». Если это сказано вслух, осте-

регайтесь. Подобными словами не бросаются. Доверие подразумевается, а если кому-то нужно об этом еще и говорить, то, скорее всего, этому человеку доверять опасно.

Уловки похитителей времени

Зная, чего от них ожидать, можно избежать многих ловушек.

Они не закончат вовремя ни один проект, что бы ни говорили. Ес-

ли все же сдадут, проект будет незавершен. Они могут стать настоящими разрушителями карьеры, рассчитывая, что кто-то сделает всю работу за них.

Им все равно, кого заставлять ждать. Если вам необходимо их присутствие, вам не позавидуешь. Постарайтесь проводить встречи так, чтобы можно было обойтись без них.

Они всегда полны новых идей. Только взгляните на их распорядок дня. Нет человека, который был бы способен воплотить его в жизнь. И дело даже не во лжи. Просто они живут иллюзиями.

43

Замечания не срабатывают. Вы можете угрожать, уговаривать, умолять, но они все равно еще не раз вас разочаруют.

Как же с ними бороться

Разберитесь в причинах их действий. Порой причина постоянных опозданий заключается в личной неорганизованности человека, но иногда она серьезнее – он пытается тайком вам навредить.

Не подстраивайтесь под них. Не меняйте ради них своих планов. Если человек на 40 минут опоздал на встречу, которая должна была длиться час, сразу же честно предупредите его, что на все обсуждения у вас осталось не больше 20 минут. Скорее всего, в следующий раз он придет вовремя.

Ожидайте худшего. Если вы будете ожидать, что похититель времени будет опаздывать на каждую встречу, скорее всего, он оправдает ваши ожидания. В этом случае лучше рассчитывать на худшее, чем на то, что хотя бы раз в жизни он придет вовремя, и в очередной раз жестоко обмануться.

Обратитесь за объяснением. Не давайте похитителю времени спуску, заставьте его объяснить, почему он опоздал. Пусть и он почувствует, каково это – испытывать неудобства. С другой стороны, если он несколько раз произнесет свои оправдания вслух, возможно, он и сам осознает, насколько по-детски и неправдоподобно они звучат.

Для общения с такими «пожирателями» существуют и другие приемы:

всем подряд говорить «нет» (конечно, исключения бывают, особенно в виде начальника);

физический разрыв контакта под благовидным предлогом

(Подождите, пожалуйста, секундочку, я сейчас вернусь);

свести разговор к минимуму, предупредив сначала, что у вас не более k минут в наличии, и придерживаться этих k минут;

ограничение круга обсуждаемых проблем (К сожалению, я не могу обсуждать эту проблему, она за пределами моей компетенции);

перенос разговора на другое время (Прости, сейчас не могу раз-

говаривать, предлагаю завтра в два);

исключение возможностей встреч с ними (он поднимается по одной лестнице, вы – по другой);

преобразование личной встречи в переписку (Прошу, перешли точные данные по электронной почте);

назначение всем без исключения конкретного времени приема.

44

Много времени у нас отнимают встречи, даже деловые

Никогда не обещайте уделить кому-то время, пока не узнаете, чего от вас хотят.

Не планируйте встречу, пока не будете уверены в том, что она вам нужна. Результат встречи во многом зависит от подготовки к ней. Можно воспользоваться следующими вопросами:

1.В чем дело, какова цель встречи?

2.В чем ваша цель этой встречи? (В первую очередь осуществляйте свои цели, а затем помогайте другим. Можете ли вы помочь?).

3.Нужна ли встреча? (Можно ли решить по телефону или электронной почте?)

4.Является ли человек ЛПР (лицом, принимающим решение) в данном вопросе?

5.Что необходимо подготовить к этой встрече?

Что такое идеальный прибор? Это когда функция прибора выполняется, а самого прибора нет. Что такое идеальная встреча? Это когда цель встречи достигнута, а самой встречи не было.

45

1.Мне постоянно требуется дополнительное время, чтобы закончить свою работу

2.Я регулярно беру работу на дом

3.Я готовлю ежедневный перечень дел

4.На работе у меня практически не остается времени для себя

5.Мой шеф часто просит меня выполнить непредвиденную работу немедленно

6.Я люблю с утра сделать работу попроще, оставляя более сложные и кропотливые дела на послеобеденное время

7.Я трачу много времени на совещания и встречи

8.Мне всегда трудно приступить к выполнению какого-то сложного дела или проекта

9.Чтобы выполнить все намеченное, мне нужно приезжать на работу еще до начала рабочего дня и уезжать домой намного позже его официального завершения

10.Много времени у меня уходит на поездки

11.Я постоянно вынужден участвовать в решении всех спорных вопросов в моем отделе

12.Каждый день я ставлю перед собой определенную конкретную цель

13.Я сам разбираю свою почту

14.Мне зачастую бывает трудно самому закончить большое и сложное дело, довести его до конца самостоятельно

15.Мой шеф постоянно интересуется тем, как идет работа по тому или иному ключевому заданию

16.Я люблю вникать в детали проекта, чтобы знать его досконально и быть уверенным в том, что работа над ним идет в правильном направлении

17.Много моего рабочего времени бесполезно тратится на всякого рода совещаниях и собраниях

18.Я постоянно пишу перечень заданий, которые нужно выполнить

19.Мне нравится, когда мне дают дополнительные задания

47

20.У меня есть должностная инструкция моего шефа

21.Мой рабочий стол завален бумагами, не мешало бы навести на нем порядок

22.Мне не хватает времени на чтение, чтобы быть в курсе всех новинок по моей специальности

23.Я трачу много времени на бумажную работу

24.У меня не остается времени на семью, отдых, друзей

25.У меня существует внутренний тормоз, когда речь идет о каком-то сложном или большом деле

26.Мне проще все сделать самому, чем просить кого-то

27.Свой рабочий день я начинаю с чтения газет, дружеских бесед, кофе

28.Меня постоянно отрывают от дела

29.Много времени я трачу на поиски нужной мне информации

30.Неприятные дела я всегда откладываю на потом

31.Мне трудно бороться с перегрузками и стрессами

32.Нередко я просто забываю проверить список заданий и сделать то, что мне поручено

33.У меня бывает много посторонних посетителей во время работы

34.Я зарываюсь в мелочах, и из-за этого у меня постоянные заторы в работе

35.У меня постоянное ощущение, что мои деловые совещания могли бы быть более эффективными

36.Я люблю работать допоздна

37 Я перепрыгиваю с одного дела на другое и ничего не довожу до конца 38 При желании я всегда могу выкроить пару ми-

нут, чтобы перевести дыхание и расслабиться

39.У меня есть специальный план обучения и для себя, и для своих подчиненных

40.Я постоянно встречаюсь со своими подчиненными, чтобы быть в курсе их работы

48

41.После некоторых совещаний у меня остается впечатление, что от меня ждали чего-то другого

42.Я часто не обращаю внимания на очень важные детали

43.На выходные я беру работу домой

44.Иные дела занимают больше времени, чем предполагалось с самого начала, и порой мне приходится завершать сразу же несколько дел одновременно

45.Я часто не использую отпуск до конца

46.Мне нравится менять привычки и приобретать новые

47.Я жду от своих подчиненных сверхурочной работы

48.Моя система работы с документами может быть улучшена

49.Все совещания, которые я провожу, длятся ровно столько, сколько запланировано, начинаются и заканчиваются вовремя

50.Справляться с большими производственными нагрузками мне позволяет постоянная смена приоритетов

КЛЮЧ К ТЕСТУ Дж. БЕРКОВИ

Как видно из таблицы, в ней нет правильных или неправильных ответов. Одни утверждения демонстрируют эффективность каждодневной работы, другие – упущения, недочеты в ее организации. Ниже приводится разбивка вопросов по группам, заслуживающим наиболее пристального внимания с точки зрения управления временем, т. е. области вашего потенциального приложения сил для работы над собой.

Цель работы – вопросы 1, 20, 37, 39, 41, 49. Все эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можете ли вы концентрировать свою энергию и усилия на решении определенных задач. Ответы на эти вопросы помогут вам прояснить ситуацию с результатами ваших усилий, а также получить ответ, почему именно так, а не иначе вы тратите свое рабочее время.

Виды работы – вопросы 4, 9, 12, 13, 15, 36, 46. Много нашего времени уходит на рутинные дела. Анализ ответов на эти вопросы

49

поможет вам выяснить, как именно используется ваше рабочее время, знаете ли вы заранее, куда и на что потратите его, а также есть ли разрыв между тем, что вы хотели получить от работы, и тем, что есть на самом деле.

Медлительность – вопросы 7, 8, 14, 30, 37. Эти вопросы касаются вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дело в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений, а также ваших способностей находить выход из любой ситуации. Несмотря на то, что большинство из нас любят начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда представляется правильным и разумным. Начинать следует не с простого, а с самого важного и срочного.

Планирование работы – вопросы 3, 18, 22, 25, 32, 38, 42, 44, 50.

Вопросы связаны с тем, как именно вы планируете свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов, – фиксируете ли вы в течение дня все происходящие события, пытаетесь ли проконтролировать то, как используете свое рабочее время.

Пожиратели времени – вопросы 17, 21, 27, 28, 33, 35, 41. Пожи-

ратели времени – это те люди, которые мешают нам работать, нарушают наши планы, ломают распорядок рабочего дня, снижая эффективность и производительность нашего труда.

Люди – вопросы 5, 6, 11, 16, 26, 31, 34, 40, 47. Эти вопросы выяв-

ляют ваши способности и умение работать с другими людьми, совместно решать те или иные проблемы. Совместная работа – это обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет. Мы часто грешим на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а, может быть, стоит иногда «и на себя оборотиться...».

Бумажная работа – вопросы 23, 29, 48. В любой работе не обой-

тись без документов. Ответы на эти вопросы помогут вам прояснить, как именно вы работаете с ними, – быстро даете им ход или, наоборот, накапливаете, превращая ваш стол в склад для бумаг.

Персонал – вопросы 2, 10, 19, 24, 31, 43, 45. Вопросы помогут вам ответить, как именно ваши подчиненные влияют на распорядок вашего дня, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на другие, не имеющие прямого отношения к работе.

50