Тайм-менеджмент для руководителей. Учебно-методическое пособие

несет контролирующую функцию, решая задачи учета, анализа и оценки, она является первым шагом на пути изменения существующего положения.

Проведя такую процедуру хронометража, человек получает представление о том:

–на что реально расходуется время. Какие дела, действия человек совершает в течение всего дня;

–сколько реально времени расходуется на то или иное конкретное

дело;

–какие факторы отвлекают от дел либо стимулируют к действиям. Принципиальным в хронометраже является письменное фиксиро-

вание дел. Когда человек видит, на что тратятся часы его собственной жизни, он поневоле начинает беречь минуты.

Питер Друкер проводил хронометраж времени управляющих компаний, чтобы выяснить эффективность использования рабочего времени. В своей книге он написал: «Руководители высшего ранга имеют в своем распоряжении всего лишь 25 % всего рабочего времени, которое они могут уделить выполнению важных задач, непосредственно влияющих на успех деятельности организации».

1 января 1916 года будущий выдающийся биолог и математик Александр Любищев дал себе обет правильно организовать свою жизнь. Ему было тогда 26 лет. С этого дня в течение 56 лет, до самой смерти в 1972 году, он аккуратно записывал расход своего времени и не прерывал своих записей ни разу, хотя за эти годы происходили грандиозные исторические события.

С годами у Любищева выработалось чувство времени. Он мог оценивать затраты времени с точностью до 5 минут, не глядя на часы. Любищев не имел секретаря, он сам вел каждодневные записи расхода времени, подводил итоги и на их основе составлял планы на неделю, месяц вперед, где старался занять каждый час. Данные о затратах были ему нужны для оценки «стоимости» каждой работы. Так, его статья «О применении математики в биологии» потребовала от него таких затрат: подготовка (план, просмотр литературы) – 14 часов 30 минут, написание – 29 часов 15 минут, всего 43 часа 45 минут с 12 по 19 октября 1921 года.

Учет приучил Любищева экономить каждую минуту, находить и использовать так называемые «отбросы времени», т. е. перерывы в работе: поездки в транспорте, собрания, очереди в магазинах. На заседа-

11

ниях, где было много бесполезной болтовни, он решал задачи, в поездах читал книги. Например, английский язык он выучил в транспорте.

Он доказал, что успех дела прямо зависит от учета всего времени. Все время одинаково дорого. Нет времени плохого, пустого, лишнего. Нет времени отдыха. Отдых – смена занятий.

Годовой отчет А. Любищева помещался в толстой тетради, где было расписано, сколько времени уходит на науку, сколько – на чтение, сколько – на общение с друзьями. Из отчета за 1938 год: прочитано 9000 страниц художественной литературы за 247 часов. Написано 552 страницы научных трудов, из них напечатано 152 страницы. Развлечения – 65 раз, и следует список спектаклей, концертов, выставок, кинокартин.

Любищев учитывал расходы времени и на составление отчетов. На месячный план уходило от 1,5 до 3 часов. Ежедневные записи занимали несколько минут, годовые отчеты 17–20 часов. Здесь требовался самоанализ: как изменялась производительность, почему. С годами у А. Любищева возрастало ощущение ценности времени, выработалось уважение к каждой минуте, и при этом он не стал рабом времени. Наоборот, ученый не зависел от него. Столь формальный в организации времени, Александр Александрович Любищев был творческим и разносторонним человеком. Он был биологом, математиком, изучал философию, читал художественную литературу. Нельзя назвать его жизнь аскетичной, он имел семью, вырастил двоих детей, занимался спортом, плавал, ходил на прогулки.

Не следует расценивать столь подробный рассказ о жизни А.А. Любищева как призыв последовать его примеру. Повторить чужую жизнь нельзя. Человек может прожить только свою жизнь, то время, которое ему отпущено. Прожить или потратить – каждый решает сам.

12

за чертой города, закупать более современную технику для обеспечения лучшей сохранности и транспортировки товара. Но требуемых для реализации проекта средств, как водится, не хватило. Поэтому решили сэкономить на оборудовании – купить дешевле, чем предполагалось, сократить по площади склады и др. С первых дней расширения своего дела встал вопрос обеспечения рабочими кадрами, а со временем стало постепенно выходить из строя и «сэкономленное оборудование».

В связи с тем, что деятельность предприятия касалась поставок, транспортировки, то, соответственно, самым сильным звеном в нем должен был быть отдел поставок. Необходимо было в срочном порядке перестроить структуру фирмы, наладить график поставок, сделать штатное расписание, написать должностные инструкции на своих подчиненных, ввести в работу 1С, сменить часть персонала, установить должные контакты с контролирующими органами и поставщиками и прочее и прочее. Но весь переход на новые светлые принципы работы, как туманом, застилался текучкой, срывами поставок, выходом из строя техники и пр.

Начальник этого отдела работал с основания компании, с обязанностями справлялся, но не блестяще. А с выходом на региональный уровень и переходом на новую систему управления требовался более мобильный и креативный человек. Такого нашли – Евгений Васильевич Булычев (27 лет, образование высшее экономическое) имеет вагон достаточно интересных идей. С его приходом всем, включая его самого, работать пришлось много и часто, не забывая проводить на работе и выходные. Часто вспоминались слова Арманда Хаммера: «Когда вы работаете 24 часа в сутки и 7 дней в неделю, удача приходит к вам сама». Удача где-то задерживалась, а народ, да и сам Евгений Васильевич, начинали уставать от такого графика. Вот и сегодня вечером после работы уже изрядно энергетически истощенный Евгений решил проанализировать свои рабочие дни.

«Вроде бы все интенсивно работают: и заместитель, и начальник склада, и офис-менеджер, и главный механик – да все. А мне времени все равно катастрофически не хватает и хорошие идеи «пробуксовывают» на месте. С бывшими одноклассниками уже второй месяц не удается попить пива. Попробуем посмотреть, чем я занимался.

Итак, вчера приехав с работы, как всегда, достал, что было в холодильнике, и впал в транс перед телевизором на два часа. Так устал, что

14

даже не продумал план своих действий на завтра. С утра вспомнил, что не отдал служебную записку на доступ ко всем файлам вводимой программы, поэтому пришлось в очередной раз приехать на работу пораньше. Начал искать, но на столе был полный беспорядок, пришлось составлять записку заново. Загрузив компьютер, обнаружил, что за- чем-то удалил шаблоны документов. Можно было все это поручить Татьяне – офис-менеджеру, но пока ей все объяснишь…

Затем позвонил Сидоров, за ним – сразу экспедитор и кладовщик. Пришлось 40 минут общаться с различными людьми вместо того, чтобы спланировать день. Общение со всеми подчиненными отвлекает. Сколько же их у меня? Если с водителями и грузчиками, то, наверное, за 60. А если сократить общение, то как же держать руку на пульсе?

Потом зашел главный механик. На складе остановился кран. Пришлось срочно поехать к знакомому директору механического завода. Просить помощи. Оттуда – к партнерам по поставкам. По возвращении

вконтору пришлось опять заниматься краном на складе. Ремонт не был окончен, отгрузка остановилась, сразу звонки!

Директор попросил встретить его знакомую на вокзале, не было времени, перепоручил заместителю, теперь директор смотрит косо. И это уже второй казус, первый случился недели две назад, когда я попросил директора озвучить миссию нашей организации и установить приоритеты деятельности моего подразделения. Его ответ звучал примерно так: «Дел невповорот, некогда заниматься этой ерундой, а особо умные пойдут грузить чугуний!».

Занимался распределением автотранспорта. По каждой мелочи –

вгород, нужна машина и заведующему складом, и механику, и бухгалтеру и т. д. Машин мало. Вопрос об оплате использования личного транспорта до сих пор не решен. Каждый раз приходится самому заниматься распределением. Кому ехать в первую очередь, кому — потом. Каждый доказывает, что, если он не поедет немедленно, дело остановится!

Просидел час в приемной у пожарных, а в это время были другие срочные дела, из-за этого жутко нервничал, к тому же в очередной раз не успел полноценно пообедать, пришлось перекусить на ходу полудохлым бутербродом. Вроде бы ем мало, бегаю много, а живот начинает подрастать.

Украли телефон, в нем же вся база, а надо сделать два важных звонка. Где теперь искать координаты, может, у Рената сохранились?

15

Два часа провел на разгрузке товара, помогая налаживать работу экспедитору, не хватает транспорта – все сразу бегут ко мне.

Надо бы делегировать часть своей работы, но кому? Справятся ли мои подчиненные? И вообще что делегировать? Один раз уже наигрались в демократию: завскладом, вместо того чтобы закупить поддоны, купил на выделенные деньги всякую ерунду, якобы нужную для склада.

Уединился немного в машине, подумал, что уже давно не был в отпуске, а так хочется съездить к морю, что даже услышал шум прибоя.

На работу позвонила мама, напомнила, что у сестры завтра день рождения, а я совсем и забыл, надо покупать подарок, но что? И где? У родителей не был неделю. Все некогда. Прошлое воскресенье опять просидел за дурацкими книжками, готовясь поступать в аспирантуру, папа уже проел всю плешь, когда поступлю да когда поступлю. Уже вторую неделю не могу закончить статью про нашу фирму, уже вроде написал, но как-то не нравится, надо дорабатывать. Сегодня еще сбор жильцов в подъезде, зачем я записался в оргкомитет? Позвонила бывшая подруга – уже, наверно, пятый раз за этот месяц попросила отвезти ее и маму на дачу, неудобно отказать. Жить одному, конечно, хорошо, но многовато домашних дел. Может, пора заводить семью, ребенка?

Вечером, после работы, пришлось ехать в главный офис: вызвал директор по кадрам – опять два заявления об увольнении. Одно от оператора, другое от грузчика. Ладно, грузчиков найти легко, а вот оператор уже пятый или шестой за последние месяцев восемь.

Если о работе в целом, то она интересная, много контактов с людьми, приличная заработная плата, но что дальше? Всю жизнь быть наемником? Абсолютно непонятно».

Утверждается, что на пути рационального использования времени, как правило, стоят три типа помех:

1.Ваши технические ошибки.

2.Внешние факторы.

3.Ваши внутренние (психологические) препятствия.

ПЕРВЫЙ УРОВЕНЬ: технические ошибки. Простые, механиче-

ские ошибки системы самоорганизации, которые легко исправить. Это первая категория причин, которые мы рассматриваем, потому что причиной всех ваших неприятностей является как минимум одна техническая ошибка.

16

ВТОРОЙ УРОВЕНЬ: внешние факторы. Внешнее окружение,

которое слабо поддается вашему контролю и ограничивает ваши возможности стать организованным человеком. Выявление таких факторов предохранит вас от нереалистических ожиданий по отношению к себе.

ТРЕТИЙ УРОВЕНЬ: психологические препятствия. Это скры-

тые внутренние силы, которые буквально заставляют вас быть неорганизованным, независимо от того, насколько страстно вы стремитесь к обратному. Если вы не осознаете их, они будут заставлять вас саботировать любую систему, которую вы установите. Только выявив их, можно найти способ обходить эти проблемы и достигать успеха в самоорганизации. Имейте в виду, что не так уж редко в основе неорганизованности лежит сразу несколько причин. Тот, кто борется с неорганизованностью и страдает хотя бы от одной причины первого уровня, в то же время может страдать от некоторых причин второго или третьего уровней.

Ваши технические ошибки:

1.Вы не можете вспомнить, что вы должны делать.

2.Ваше рабочее место не организовано должным образом.

3.Вы не в полной мере используете принципы планирования.

4.Для выполнения задачи неправильно задан временной интервал.

5.Вы пытаетесь делать все сами.

1.1.ВЫ НЕ МОЖЕТЕ ВСПОМНИТЬ, ЧТО ВЫ ДОЛЖНЫ ДЕЛАТЬ

Уэтого, как правило, две причины:

1.Вам нечего вспоминать, вы ничего не планировали. Возможный вариант организации жизни, но…

2.Вы забыли зафиксировать свои планы.

Вся текущая информация может быть размещена в ежедневнике. Ежедневник – это инструмент. И, как любой инструмент, он призван помогать в работе и выполнять определенные функции:

отражать обзор текущих задач;

устанавливать иерархию целей – от установленных долгосрочных целей к текущим ежедневным;

17

помогать в осуществлении и отражать результаты текущего и долгосрочного планирования;

обеспечивать возможность контроля исполнения текущих и долгосрочных планов;

накапливать справочную информацию разного характера (от адресов и телефонов до цен на обои и планируемых подарков разным людям).

На сегодняшний день существует целый класс электронных ежедневников, а также достаточно много видов бумажных ежедневников. От традиционных, в разных обложках, с разбивкой в формате «страни- ца-день», до специализированных. Часто ежедневники содержат дополнительную справочную информацию: календарь, карты поясного времени, коды городов, вплоть до международных автомобильных символов и таблиц соотношения между шкалами Цельсия и Фаренгейта. Эта информация интересна, но совершенно бесполезна в работе.

Вто же время принципиальным недостатком большинства существующих на сегодняшний день ежедневников является ориентированность исключительно на хронологическое отображение текущих событий, т. е. на ежедневное планирование: когда каждая страница рассчитана на один день и предоставляет возможности планирования текущего ежедневного расписания и контроля событий. Однако в процессе работы весьма часто возникают заметки не планово-хроно- логического типа (т. е. относящиеся к распределению событий во времени, причем в разрезе дней недели и чисел месяца), а тематического, которые относятся к определенной теме или событию. Кроме того, планирование сложных задач требует планирования задач в разрезе недель и месяцев. Многие задачи являются по своей сути периодическими, иные представляют собой совокупность задач более низкого уровня и, соответственно, требуют проектного планирования.

Заведите себе свой органайзер. Ваш органайзер – это ваша и только ваша вещь. Он должен решать поставленные перед ним задачи, и с ним вам должно быть удобно.

В добавление имеется рекомендация, что у делового человека должно быть как минимум три хранителя информации:

Ежедневник – в нем фиксируйте время осуществления запланированных дел.

18

Телефонная (адресная) книжка – в ней фиксируйте все, что вы считаете необходимым помнить о людях. Обязательно заведите

дубликат этой книжки. Периодически (раз в неделю, месяц …) переносите новую информацию из телефонной книжки в дубликат.

Блокнот «Гениальные мысли». Имейте всегда при себе свой блокнот гениальных мыслей. Гениальные мысли имеют тенденцию приходить к нам в самых неподходящих местах, записывайте их. Это поможет не потерять их, когда придет время проанализировать.

1.2. ВАШЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО НЕ ОРГАНИЗОВАНО ДОЛЖНЫМ ОБРАЗОМ

РАБОЧЕЕ МЕСТО Обычный руководитель ежегодно тратит в среднем шесть недель

на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, в личных архивах, папках и компьютере. Создание системы хранения информации и вещей требует временных затрат, однако они очень быстро окупаются.

Планирование и организация времени ничем не отличается от планирования и организации пространства. Точно так же, как на столе вы можете расположить ограниченное количество вещей, в часы бодрствования вы можете сделать ограниченное число дел.

ЗАДАНИЕ № 3.

Нарисуйте карту (схему) своего рабочего места (стола) или составьте словесное описание.

Пример:

Левый верхний ящик стола: скрепки, карандаши, ручки, ножницы, клей, визитки ….

Выполняйте это задание, отвечая примерно на следующие вопросы:

1.Это чье рабочее место и кому здесь должно быть удобно?

2.Где и что располагается?

3.Это находится там, потому что так сложилось исторически или такая ситуация наиболее рациональна?

4.Это дорого мне как память? и т. д.

19

При этом преследуются три цели:

1.Разместить то, что вам нужно, там, где вам удобно.

2.Убрать ненужное.

3.Быстро находить то, что нужно.

ЗАДАНИЕ № 4.

Составьте внутреннюю структуру своего компьютера.

Особое место в организации времени и пространства в деятельности менеджера занимают бумаги. На работу с бумагами в среднем мы тратим 30–70 % рабочего времени. Создание системы хранения информации и вещей требует временных затрат, однако они очень быстро окупаются.

Если специфика вашей работы связана с большим количеством поступающей информации, то ваш стол, как правило, завален бумагами. Есть такие бумаги, которые вам никогда не пригодятся, к вам не имеют отношения, ценности не представляют и даже не согреют, так как костер в офисном помещении не разведешь. Не захламляйте стол: для подобных бумаг есть специально отведенное место – в мусорной корзине. Более важные немедленно обработайте, так как только быстрое изучение и оформление документов приносят удовлетворение и, кстати, снимают стресс. Самый эффективный способ борьбы с бумажными завалами – создание тематического архива, который должен быть всегда под рукой – в компьютере или в шкафу. Без важной причины не занимайтесь бумагами своих сотрудников и не позволяйте им перекладывать на вас документы, с которыми они обычно справляются сами. Учитесь бегло просматривать входящую информацию, улавливать самую ее суть и сверху помечать документы. Бумагу, которую вы отложили для внимательного прочтения в будущем, вы не изучите никогда. Так что не обольщайтесь и сразу решайте судьбу документа. Конечно, умение работать быстро и эффективно приходит с опытом, но все-таки постарайтесь, чтобы папка с многозначительной пометкой «?» или под непонятным грифом «Разное» не стала второй мусорной корзиной. Не стесняйтесь, педантично рвите бумажный хлам.

Для организации бумажного потока попробуйте применить чтонибудь из следующего:

1. Планируйте время на бумажную уборку (например, каждый час уделяете 5 минут или каждый день 15 минут, или каждую неделю один час и т. д.).

20