Тайм-менеджмент для руководителей. Учебно-методическое пособие

2.Если бумага короткая, прочтите ее сразу, если длинная, прочитайте первый и последний абзац, бегло остальное и принимайте решение. (Когда составляете служебную бумагу, помните, что ваше начальство поступает так же).

3.Каждый раз, когда берете в руки бумагу, ставьте на ней карандашную галочку. Это даст вам возможность видеть, сколько раз вы уже с ней работали.

4.Руководствуйтесь принципом одного касания. Сортируйте бумаги на классы:

передать бумагу кому-то;

прочитать;

ответить;

сделать;

сохранить;

либо выбросить, либо поручить кому-то;

выбросить;

не решил.

5.Вырезайте и выписывайте все, что необходимо (указывая дату и источник), остальное выбрасывайте.

6.Переписывайте все контактные телефоны и адреса в специальные книжки, конверты и временные носители выбрасывайте.

7.Встречи и собрания отмечайте в ежедневнике.

8.Заведите правило – любая бумага в вашем подразделении не должна быть больше, чем один лист А4.

Однако ко всем этим рекомендациям добавляется «закон бутерброда», который гласит: как только вы выбросили бумагу, она вам сразу потребовалась. Поэтому, если площади позволяют, заведите себе следующие папки и регулярно просматривайте их:

Текущие дела (два раза в день);

«Отстойник» (раз в неделю);

«Полный отстой» (раз в месяц).

И еще одно, используйте главный принцип бюрократии: любая бумага должна отлежаться.

ЗАДАНИЕ № 5.

1. Прямо сейчас возьмите календарь и выберите день и время на «Бумажную уборку».

21

2. Возьмите первые попавшиеся на глаза папки и посмотрите, что в них. Выбросите все бумаги, которые вам больше не нужны.

1.3. ВЫ НЕ В ПОЛНОЙ МЕРЕ ИСПОЛЬЗУЕТЕ ПРИНЦИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ

Железное правило: каждую неделю составляйте список дел, так называемый «to do list». Планируйте время для планирования. Каждый час, потраченный на эффективное планирование, экономит 3–4 часа исполнительского времени.

При планировании:

1.Не перегружайте себя. Вы не должны работать на износ.

2.Не забывайте о родных и близких людях. Проблемы начинают-

ся тогда, когда мы пробуем уделять коллегам по работе столько же внимания, сколько и любимым.

3.Оставляйте время на незапланированные задержки.

При составлении распорядка дня рекомендуется придерживаться следующих правил:

1.Вечером составьте свой план на завтра.

2.Выделите утром время на корректировку планов рабочего дня.

3.Не начинайте рабочий день с просмотра почты и электронной почты, если это не связано с вашей работой. Письмо может носить очень эмоциональный характер, что выбьет вас из рабочего настроя.

4.Фиксируйте в планах результаты, а не действия.

5.Вписывайте то, что можно сделать, а не то, что нужно сделать. Список ваших дел – это не достояние нации, и ваши планы никого не касаются. Не планируйте слишком много дел. Список должен быть адаптирован к жизни. Глядя в ежедневник, вы не должны мучиться совестью, что не сделали больше, чем сделали.

6.Оставляйте между делами время на случай возникновения непредвиденных обстоятельств.

7.Составленный план должен быть гибким.

8.День не должен быть однообразным и монотонным. Необходимо чередование легких дел с тяжелыми, интересных – со скучными, «ходячих» – с «сидячими».

9.Учитывайте географию дел. Мудрые говорят: «Чтобы убить одним выстрелом 10 зайцев, их нужно собрать в одном месте».

22

10.Разбивайте крупные задания на этапы. Целое собирается не по очереди, а по правилам. Для достижения цели очень важно сделать первый шаг. Пусть он будет маленьким. Главное – начать движение.

11.Планируйте перерывы, отдых и удовольствие.

12.Вечером подведите итоги и составьте план на следующий день.

Составление планов на неделю:

1.Обязательные задания сточкизрениядостиженияконечных целей.

2.Работы, которые будут сделаны, если хватит времени.

3.Работы, которые будут сделаны, если останется время.

Не бойтесь отказываться от своих планов. Не подстраивайте свое

планирование под шаблоны органайзеров. Распорядок дня – это инструмент. Можно вообще не составлять письменный распорядок дня.

1.4. ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧИ НЕПРАВИЛЬНО ЗАДАН ВРЕМЕННОЙ ИНТЕРВАЛ

Аналогично тому, как вам приходится выбирать место для каждой вещи на своем столе, необходимо выделить время для выбранной задачи. Чтобы легко найти нужную вещь, ее надо до этого положить на «свое» место. Чтобы управлять своим временем, вы должны стремиться поместить новые задачи в те зоны, к которым они относятся. Наиболее часто встречающейся ошибкой здесь является то обстоятельство, что для задачи не отводится конкретного времени.

Ошибка в расчете времени, необходимого для выполнения задачи, тоже имеет широкое распространение. При постановке вопроса о времени, требующемся для решения той или иной задачи, необходимо включать не только то время, которое мы зафиксировали личным хронометражем, но также приходится помнить о существовании таких факторов, как «скрытые затраты времени»:

время на «подход-отход» к задаче (транспорт, лифт, пешее расстояние и пр.);

время, необходимое на преодоление «внутренних препятствий» (либо просто лени);

время на включение в задачу (повторный просмотр и корректировка данных, подготовка необходимого инструментария и пр.);

время на обдумывание и размышление;

внешние помехи(телефонные звонки, случайныепосетители ипр.);

23

время на передышку и глоток кофе;

при возвращении к вопросу часто требуется время на то, чтобы найти заброшенную/«убежавшую» мысль;

время на завершение и сворачивание дел (убрать со стола, положить на место все материалы и пр.).

Само собой, эти обстоятельства иногда расстраивают нас, но надо исходить из фактов и реальных возможностей.

И еще одно в этом разделе – для решения задачи отводится неподходящие время. Для преодоления этой помехи необходимо учитывать свои биоритмы.

Человеческий организм, как и все в природе, имеет свои жизненные циклы. Существует суточный цикл сна и бодрствования, подъема

испада энергии, химических и гормональных процессов. Такая активность той или иной функции человека называется биоритмом. Биоритмы могут быть суточными, недельными, месячными и сезонными. Знание своих биоритмов позволяет человеку более эффективно использовать имеющиеся у него ресурсы и сохранять здоровье.

Определите для себя, когда у вас бывает максимум (минимум) энергетической активности. Для облегчения этой задачи ответьте на следующие вопросы и заполните таблицу:

Лучшее время для Худшее время для

Утро Первая половина дня Обед

Вторая половина дня Вечер Поздний вечер Ночь

Понедельник

Вторник

Среда Четверг Пятница Суббота Воскресенье

(Времена года, месяцы)

24

Если вы наиболее продуктивны ранним утром, то используйте это и запланируйте свои самые крупные проекты на первую половину дня. Если же, наоборот, до обеда вы с трудом вспоминаете свое имя, то деловую активность перенесите на время после обеда или вечер.

Если вы узнаете свои биоритмы и будете планировать свою деятельность, учитывая их, то получите гораздо больше с меньшими затратами.

Важным при установлении интервалов времени является распределение его между разными задачами, и здесь возможно как минимум три подхода.

АВС-метод установления приоритетов. Согласно изречению Эс-

хилла: «Мудр тот, кто делает не много, а нужное», работники, которые всегда могут четко, с легкостью решить, какие задачи в авральных ситуациях важнее всего, очень ценятся в любой организации. Широко распространенный в теории логистики и управленческом учете (а также во всех областях, где происходит функциональное усовершенствование процессов) метод ABC, основанный на закономерностях, подтвержденных опытом, также спроецирован специалистами и на теорию управления временем.

Суть этого итерационного процесса состоит в расстановке приоритетов. 15 % времени строго отводится на выполнение главных (приоритетных) задач (дела «А»), собственная же значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65 %. На выполнение второстепенных задач (категория «В») приходится 20 % от общего количества времени, и также 20 % составляет значимость этих дел и задач. И оставшиеся 65 % времени – это вспомогательные задачи (дела «С»), помехи и т. п., однако в общей «стоимости» всех дел они имеют всего лишь 15 %. Таким образом, при применении ABC-анализа доли в процентах более важных и менее важных дел в общем количестве остаются неизменными, приоритетные задачи не выпадают из поля зрения. Применение букв A, B, C позволяет группировать отдельные задачи на три класса в соответствии с их значимостью в достижении целей.

«Принцип Парето»: примерно 20 % усилий и времени достаточно, чтобы получить 80 % результата. Находя возможности принять реальный результат вместо идеального, вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел.

25

Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количе-

ственными исследованиями в самых различных сферах жизни. Со-

гласно этому принципу:

20 % населения земного шара владеют 80 % всех мировых богатств;

20 % преступников совершают 80 % преступлений;

20 % исходных продуктов определяют 80 % стоимости готового изделия;

20 % клиентов определяют 80 % доходов компании. Применительно к практике управления временем принципы Парето

могут быть сформулированы следующим образом:

80 % информации вы получаете из 20 % источников, необходимых для вашей работы;

80 % принимаемых решений укладываются в 20 % времени, которое вы потратили на всякого рода совещания и планерки;

20 % вашего рабочего времени обеспечивают 80 % вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.

Вы можете найти для себя немало полезных идей, применив принцип Парето в вашей собственной работе. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске вашего компьютера.

Вы можете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20 % клиентов, которые обеспечивают 80 % прибыли). Или выбрать наиболее важные виды товаров (20 % номенклатуры товаров обеспечивают 80 % прибыли).

Этот принцип также может быть полезен при установке нормативов и заданий для ваших работников: стоит ли поощрять их упорно добиваться идеальных результатов или поощрять сосредотачиваться

на достижении хороших результатов в большем числе проектов.

Пропорция Л. Завейта. Еще один метод расстановки приоритетов, аналогично ABC-анализу и методу Парето, был предложен классиком тайм-менеджмента Лотаром Зайвертом. Идея метода состоит в том, что 60 % рабочего времени отводится на выполнение основных задач и функций. 20 % времени – на творчество и самоорганизацию (так называемое гибкое планирование) и оставшиеся 20 % времени – это резерв, который может быть израсходован на внеплановые мероприятия, в том числе на помехи.

26

Трудно сказать, какая из предложенных пропорций оперативного планирования времени является более правильной. Скорее всего, здесь следует говорить о совместимости индивидуального стиля деятельности с рекомендуемыми золотыми пропорциями. Некоторым пропорция Парето кажется слишком расхолаживающей, в то время как пропорция Л. Зайверта производит впечатление достаточно суровой, потогонной.

ЗАДАНИЕ № 6.

1.Сформулируйте, что для вас значит такое понятие, как «важные дела».

2.Сформулируйте, что для вас значит такое понятие, как «срочные дела».

3.Напротив каждого вами запланированного дела из Задания

№1 поставьте категорию: «важное/срочное», «важное/несрочное», «неважное/срочное», «неважное/несрочное».

Матрица Эйзенхауэра. Можно все свои дела сгруппировать по четырем категориям, используя понятия «важности» и «срочности».

«Важность». Насколько это важно? Данное определение – чисто субъективное, которое можно решить через вопрос: «Как данное дело приближает меня к намеченным целям?»

Попробуйте ответить:

1.А что, если я выполню только три задачи на этой неделе? Какие задачи я выберу?

2.А что, если бы я на следующей неделе ложился в больницу, что мне необходимо было бы успеть сделать? Как бы мне это удалось?

«Срочность». Насколько это срочно? Жизнь полна срочных дел, от которых совершенно не зависит ваше будущее (или даже настоящее). Срочность существует в восприятии конкретного человека. Во-первых, это в высшей степени субъективное понятие. Во-вторых, понятие срочности проходящее.

Начните брать ответственность на себя, определяя, что срочно, а что нет. Вам в этом могут помочь ответы на следующие вопросы:

1.Кто сказал, что это срочно?

2.А что, если сделать его в следующем месяце?

3.А что случится, если это вообще не делать?

4.Как это соотносится с моими главными целями?

27

5.Как соотносится это срочное дело и прочие дела?

6.Чем я должен пожертвовать для выполнения этого дела?

7.Будет ли это таким же насущным каждый месяц, неделю, день,

год?

8.Как можно избежать срочности в будущем?

1.«Важно/срочно» – это относится к основным сферам жизни и требует вашего пристального внимания.

2.«Важно/не срочно» – вам кажется, это может подождать.

3.«Неважно/срочно» – это та суета и текучка, которая делает из нас белку в колесе.

4.«Неважно/не срочно» – все остальное.

Мы часто гоняемся за срочными делами, не отдавая себе отчета, насколько они важны, и откладываем важные дела на потом, если они не кажутся нам срочными. Может, вы делаете слишком много «не-

важно/срочно» и «неважно/не срочно»?

Практический совет:

Можно заранее составить список «важных/несрочных» дел:

1.Пять минут и меньше. Сделать короткие телефонные звонки, отправить электронную почту, написать открытку и пр.

2.Тридцать минут и меньше. Прочитать, разобрать накопившиеся документы и пр.

3.Один час и меньше. Работа в Интернете, уточнение бизнесплана и пр.

Когда у вас появляется незапланированное время, обратитесь к своему списку.

1.5. ВЫ ПЫТАЕТЕСЬ ДЕЛАТЬ ВСЕ САМИ

Только вы должны давать окончательную классификацию своих дел. При этом возможны три группы дел:

1.Дела, которые вы решили делать.

2.Дела, которые вы поручите кому-нибудь делать.

3.Дела, которые вы решили не делать. Очень важная группа дел.

Вжизни нельзя успеть все. Как говорят психологи: «Одно дело не делать дело, а совсем другое – решить не делать это дело».

Вся наша жизнь состоит из процедур взаимного обмена. Если это дело вам не нравится или на него не хватает времени, это абсолютно

28

не значит, что оно не нравится никому. Найдите того, кто вам готов и способен помочь за моральное, материальное или в крайнем случае денежное вознаграждение. В частности, если вы будете пытаться делать все домашние дела самостоятельно, это будет порождать иждивенческие настроения у других членов семьи. Двойной рабочий день приведет вас к физическому и моральному истощению. Распределение домашних дел должно быть справедливым и равномерным. Понятие справедливости и равномерности устанавливается в каждой семье самостоятельно, однако необходимо помнить, что когда вся семья участвует в работе по ведению домашнего хозяйства, это сближает ее членов. Подрастающие дети – это не только новые заботы, но и возможность переложить на них часть ваших дел. Постепенно они становятся равноправными членами семейной команды со своими правами и обязанностями. Не надо чрезмерно жалеть и бояться нагружать детей работой. Выполняя работу по дому, ваши дети получают необходимые навыки, которые пригодятся им позже.

ЗАДАНИЕ № 7.

Составьте список ваших домашних дел. Попробуйте их безвозмездно переложить на совместно проживающих с вами родственников (родителей, супругу, братьев, сестер и т. д.). Не получилось? Попробуйте поменять свои дела на их дела.

Со временем все течет и все изменяется. Помните: «Я всегда это делал(а)» – еще не повод делать это вновь.

В рабочем процессе надо помнить, что временной ресурс менеджера можно разделить на три компоненты:

1.Время, которым распоряжается его начальник, – деятельность, навязанная руководством, пренебречь этим – значит получить наказание.

2.Время, которое забирает система, – выполнение просьб других менеджеров, пренебрежение ведет к охлаждению отношений по горизонтали.

3.Время, которое тратится на собственные инициативы, – часть из него он тратит на подчиненных, т. е. имеется время, которым распоряжаются подчиненные.

29

Последняя компонента достаточно опасна, если вы подвержены такой ситуации:

Вас встречает подчиненный и говорит: «Шеф у нас возникла проблема…».

Слушая его, вы понимаете, что а) проблема важная, б) вы в принципе можете помочь подчиненному, в) но не в состоянии сделать это мгновенно.

Реакции:

1.Хорошо, что вы мне об этом сообщили, сейчас мне некогда, но я подумаю и сообщу вам.

2.Хорошо, изложите проблему в письменном виде и направьте по электронной почте.

Руководитель сделал две вещи, которые мы требуем от подчиненных: принял ответственность на себя, пообещал отчитаться о выполнении задания.

Вопрос «Как там с нашей проблемой, шеф?» – это контроль за выполнением порученной работы. Во втором варианте проблема переходит к руководителю в ту секунду, когда компьютер сообщает, что почта отправлена. Можно отдыхать и ждать ответа.

Относительно заданий, которые вы передаете подчиненным, возможны варианты приказа и делегирования. Какой из вариантов выбрать, мы решаем исходя из конкретной ситуации и уровня инициативности работника.

Выделяется пять уровней инициативности работника:

1.Ждет прямого указания.

2.Спрашивает, что нужно делать.

3.Предлагает свой план, который затем реализует.

4.Действует самостоятельно, по ходу дела спрашивая совета.

5.Действует самостоятельно и предоставляет отчет о проделанной работе.

ОТДАЧА РАСПОРЯЖЕНИЙ

Существует возможность искажения, так как идея рождается в одной голове, а выполнять ее приходится носителям других голов. Соответственно сотрудник имеет право на ошибку.

Правила:

Не делайте все сами, даже если работа будет выполнена на 20–30 % хуже или медленнее, поручите ее сотрудникам, от этого выиграет общий результат.

30