Тайм-менеджмент для руководителей. Учебно-методическое пособие

ете замечать на своем пути особенные возможности, которые могут помочь вам достичь того, чего вы хотите.

Проверка целей оперативных со стратегическими возможна в написании эссе «Я идеальный» – образ через 15–20 лет и «Я реальный» – кто я сейчас. Сопоставление образов, оценка необходимых ресурсов, в том числе временных, позволяет сформировать более точный личный план достижения образа будущего.

Постановка целей – перманентный процесс, поскольку цели не задаются раз и навсегда. Они могут изменяться с течением времени, например если в процессе контроля за реализацией намеченного плана действий выясняется, что прежние представления были неверными или что запросы оказались завышенными или заниженными. Важно постоянно помнить, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, чтобы не оказаться там, куда нас хотят привести другие в соответствии со своими целями. Более подробно остановимся на двух секторах: работа и финансовое благополучие.

4.2. ЦЕЛИ, СВЯЗАННЫЕ С РАБОТОЙ

ЦЕЛИ ОРГАНИЗАЦИИ И ЦЕЛИ ЛИЧНОСТИ

Понимание того, что целеполагание является ключевым фактором в построении эффективной индивидуальной системы тайм-менедж- мента, обычно приходит очень быстро и не требует особых доказательств. Однако ситуация значительно усложняется, если говорить о целеполагании в контексте управления организацией. Дело в том, что главной проблемой создания корпоративной системы управления временем является согласование и соподчинение целей деятельности организации и жизненных целей отдельных сотрудников. Наиболее обычной практикой целевого инжиниринга в современных организациях является декларирование организационных целей и директивное внедрение их в сознание работников (и в жизнедеятельность организации) сверху. Организационные цели в подобных организациях часто подкреплены системой мотивации, жестко программирующей сотрудников на их достижение. Личные цели сотрудников при этом игнорируются. Часто приходится наблюдать и другую ситуацию, когда цели организации засекречены, т. е. они известны только узкому кругу топменеджеров, но остаются полной загадкой для рядовых сотрудников. Отсутствие четкого и ясного главного направления обычно приводит к

61

тому, что организацию начинает лихорадить от разного рода проблем: с дисциплиной, мотивацией труда, производительностью, конфликтами и т. п. Организация в целом становится плохо управляемой, ее деятельность имеет низкую эффективность (в том числе и во временном аспекте). И очень редко можно столкнуться с ситуацией, когда организационные цели являются прямым продолжением (частью) жизненных целей личности. Обычно такая ситуация может возникнуть на самых ранних этапах жизненного цикла организации, если она создается небольшой группой энтузиастов, воплощающих в жизнь собственные идеи. Но рост численности сотрудников и закономерное развитие организации обычно ведет к отчуждению своих внутриличностных организационных целей, к превращению их в чужие, продиктованные извне.

Система целей организации является сложной, включающей в себя множество компонентов: миссию фирмы, видение, элементы стратегии, корпоративные цели, функциональные цели и, наконец, индивидуальные цели сотрудников. Оптимальное соотношение этих компонентов можно представить в виде своеобразной «экологической»

метафоры (предложенной Калининым С.И.):

«Экологическую» метафору можно расшифровать как гармоничную интеграцию организационных целей различного уровня в рамках единой целевой системы. В качестве солнца, которое все согревает и освещает, выступают элементы стратегического менеджмента, моде-

лирующие ценностные аспекты организационных целей. Речь идет,

прежде всего, о хорошо разработанной корпоративной философии, включающей в себя четкое видение организационных перспектив со стороны топ-менеджмента, продуманную корпоративную миссию и другие элементы стратегии. Выстроенные на прочном ценностном основании корпоративные цели (цели фирмы как целого; цели по отношению к внешней среде; стратегические долгосрочные планы) становятся той самой благоприятной погодой, облегчающей произрастание больших деревьев (функциональных целей). Функциональные цели (цели подразделений; цели по отношению к другим подразделениям и по отношению к организации как к целому; развертка стратегических целей в оперативное планирование, направленное на решение актуальных задач) – это большие деревья, которые смогут хорошо расти только при наличии солнца и дождика. То есть для эффективного достижения целей среднего уровня в равной мере важно нали-

62

чие и корпоративной миссии, и долгосрочных планов. Индивидуальные цели сотрудников – это нежные и хрупкие растения, которые живут под сенью больших деревьев. Причем большие деревья могут как задушить эти растения, лишив их света и влаги, так и наоборот – создать для них наиболее комфортные условия, чтобы расти, цвести и приносить плоды. Но обратите внимание: для благоприятного существования растений (индивидуальных целей) важны все остальные компоненты. Таким образом, если необходимо добиться позитивной интеграции индивидуальных целей сотрудников и целей организации в целом, то целевой инжиниринг в организации должен включать в себя как минимум два направления. Первое направление связано с построением целевой перспективы – каждый сотрудник должен в общих чертах знать, как выстроена система целей организации снизу вверх. То есть он должен понимать, как решаемые им на его рабочем месте трудовые задачи соотносятся с функциональными и корпоративными целями, а также с ценностными аспектами жизнедеятельности организации (миссией). Наличие целевой перспективы позволяет сотруднику выполнять свою работу не механически, а осмысленно. Чем глубже целевая перспектива, тем проще сотруднику перекинуть мостик личностного смысла от внешних трудовых целей к своим внутриличностным целям. Второй путь можно условно назвать мотивационным посредничеством. Система целей организации является иерархической, следовательно, вполне возможны разного рода несостыковки целей на разных уровнях управления. Если говорить о конкретных сотрудниках, то одного знания целевой перспективы недостаточно, необходим процесс постоянного согласования между личными, ролевыми (связанными с выполнением функциональных обязанностей на определенном иерархическом уровне в организации) и организационными целями. Результатом такого согласования является психологическое принятие целей, нахождение эмоционально-смыслового пересечения между «моими» личными целями и «чужими» организационными целями.

Таким образом, согласование организационных и индивидуальных целей – задача непростая, но вполне решаемая. Наиболее перспективными направлениями целевого инжиниринга могут быть построение целевой перспективы (меры информационного характера, обеспечивающие знание целей всех уровней сотрудниками организации) и мотивационное посредничество (меры управленческого воздействия,

63

направленные на создание индивидуальной мотивации к достижению организационных целей).

Для соотношения целей организации и личных целей можно и нужно провести ситуационный анализ.

Ситуационный анализ является одним из этапов целеполагания, и его основная задача – выявить и описать актуальную, существующую на момент постановки целей ситуацию жизнедеятельности. Разумеется, ситуационный анализ не претендует на максимально полное и целостное описание жизненной ситуации личности (или организации). Его задача несколько скромнее: зафиксировать уже имеющиеся на пути к цели достижения (заделы, наработки и т. п.), а также выявить уже существующие (доступные) и недостающие для достижения целей ресурсы. При этом ресурсы в ситуационном анализе понимаются в самом широком смысле, как любые средства, способствующие достижению цели. Например, в ситуационном анализе выделяются не только внешние ресурсы (финансы, сырье, технологии, информация, контакты и связи и др.), но и внутренние (личностные качества, состояния, способности, опыт и т. п.).

Один из классиков тайм-менеджмента Лотар Зайверт рекомендует для ситуационного анализа в профессиональной сфере выполнить следующее:

Ответьте на вопросы:

1.Знаю ли я задачи, функции, права и обязанности моей должности?

2.Знаю ли я ожидания ко мне со стороны руководителей и коллег?

3.Согласуются ли мои личные цели с целями организации и руководства?

4.Хорошо ли я знаю рутинные дела и обязанности, относящиеся к моей должности? Справляюсь ли я с ними? Умею ли я их планировать?

5.Всегда ли (в любой момент работы) я знаю, какие именно трудовые задачи мне необходимо решать?

6.Есть ли у меня обычно четкое представление о важности и срочности решаемых мною трудовых задач? Насколько эффективно я умею расставлять приоритеты в этих задачах?

7.Успеваю ли я? Своевременно ли я выполняю мои трудовые задачи? Нет ли у меня привычки откладывать на потом, затягивать принятие важных решений и т. п.?

8.Часто ли я подвергаюсь давлению и критике со стороны руководства? За что именно?

64

9.Приступаю ли я к выполнению своих задач самостоятельно, по собственной инициативе или нуждаюсь в напоминаниях, подталкивании?

10.Довожу ли я обычно свою работу до «победного конца»? Нет ли у меня привычки постоянно улучшать сделанное?

11.Часто ли я нуждаюсь в советах и помощи? В каких именно вопросах? Получаю ли я советы и помощь в достаточной мере? Каким образом я их получаю?

12.Часто ли обращаются за советами и помощью ко мне? По каким вопросам и кто?

13.С кем я общаюсь по рабочим вопросам? С какими людьми и почему коммуникация и сотрудничество эффективны? С какими – неэффективны и почему?

14.Какую реальную пользу для организации я приношу своей ра-

ботой?

15.На какие перспективы я могу рассчитывать в нашей организации: повышение заработка, повышение в должности, налаживание полезных контактов и т. п.?

16.Как велико влияние работы на мою личную жизнь? Что она мне дает, а чего лишает?

17.Каких трудовых успехов (даже небольших) я могу добиться в ближайшее время? Какие неудачи мне угрожают в ближайшее время?

18.В чем главные преимущества моей работы (по сравнению с другими подобными организациями)?

На данные вопросы не рекомендуется давать односложные ответы «да» или «нет», целесообразнее давать более развернутые оценки вроде «имеющийся ресурс», «недостающий ресурс», «ресурс, имеющийся

вдостаточном объеме» и т. п. Развернутые ответы на предложенные контрольные вопросы позволят более качественно провести ресурсный анализ и целеполагание в целом.

В качестве резюме можно отметить, что ситуационный анализ можно использовать не только на этапе целеполагания, но и на этапе достижения целей, позволяя оценить ваше местоположение на пути к цели, провести своеобразную ревизию актуальной жизненной ситуации, выявить имеющиеся ресурсы и ограничения для достижения целей.

В идеальном случае работа должна, кроме средств к существованию, приносить еще и внутреннее удовлетворение. Такое бывает редко, потому что работа есть работа. Нам часто приходится выполнять

65

задания, которые нам не нравятся. Для выполнения таких типов заданий можно попробовать изменить не саму работу, а свое отношение к ней. Постараться найти творческие элементы в выполнении таких заданий. В практическом плане, опираясь на ранее изложенное, можно дать некоторые рекомендации:

выделите в этой работе три составляющие, которые приближают вас к вашим стратегическим целям;

придумайте три способа, как переложить эту работу на когонибудь другого;

придумайте три способа, как уклониться от выполнения таких заданий в будущем;

придумайте три способа, как делать эту работу быстрее;

придумайте три способа, как делать эту работу по-другому;

придумайте, как ее можно разбить на мелкие кусочки, и вознаграждайте себя за каждый кусочек;

представьте себя разведчиком, который должен сделать эту работу для выполнения задания;

представьте худший вариант того, что произойдет, если не делать эту работу, переживите это;

отнесите эту работу к вашему благотворительному акту на благо общественности.

Кроме того, в соотношении целей организации и личных целей в современном мире быстроменяющихся технологий значительную роль играет способность к генерации и восприятию нового.

Например, существует понятие «диффузия инновации» – это процесс, посредством которого нововведение передается по коммуникационным каналам во времени потенциальным потребителям и всему сообществу в целом. Наиболее распространенной является диффузная модель Э. Роджерса, который в своей работе «Диффузия инноваций»

позднее большинство – 34 %, отстающие – 16 % – от рискованных, активных до скептичных и предусмотрительных.

ЗАДАНИЕ № 12.

1. К какой группе по уровню принятия новизны вы можете себя отнести:

– новатор;

66

–ранние последователи;

–консерваторы;

–отстающие.

2.Какой уровень инноваций вы наиболее готовы внедрять:

– новый дизайн продукта;

– новая технология производства;

– продукт, не имеющий аналогов;

– продукт рыночной новизны;

– продукт другой сферы применения.

3.Оцените по 5-балльной шкале, насколько ваши позиции по п. 1 и п. 2 данного задания соотносятся с целями и стратегиями предприятия.

4.3. ФИНАНСОВОЕ БЛАГОПОЛУЧИЕ

ЗАДАНИЕ № 13.

Ответьте на вопросы («Финансовое благополучие»):

1.Какой размер дохода позволит вам жить с достатком?

2.Ваши минимальные ежемесячные потребности?

3.Сколько денег вам необходимо, чтобы ощущать себя преуспевающим?

4.На чем вы можете экономить?

5.На чем вы не будете экономить?

6.Какие у вас источники дохода?

7.Что вы никогда не станете делать за деньги?

8.Что нужно сделать, чтобы удвоить ваш доход?

9.Что для вас значит «остаться без гроша»?

10.Сколько денег вам нужно (точная цифра), чтобы осуществить мечту своей жизни?

11.Как бы вы себя чувствовали, если бы могли покупать все что хотите?

Люди, чьи имена были широко известны как образец карьеры, особенно в профессиональной сфере (артисты, спортсмены и пр.), закончили свою жизнь в нищете. Необходимо помнить, что итогом любой успешной карьеры может быть выход на социальную пенсию размером в 100 долларов. Соответственно, желательно ставить себе две цели: первая – продвижение по служебной лестнице; вторая – наращивание личных ресурсов, финансовых и материальных. Ожидается, что со вся-

67

кого дохода порядка 15–20 % должно идти в ваши собственные финансовые активы, которые впоследствии должны приносить вам деньги. На сегодняшний день, к сожалению, в России очень слабо развит финансовый ранок. Фундамент любой карьеры – это владение личными финансами.

ЗАДАНИЕ № 14.

Какие вы знаете денежные источники для жизни? Где можно взять деньги на жизнь?

1.Занять – вовлечь (берешь чужие на время – отдаешь свои навсегда). Проблема – деньги взаймы.

2.Получить наследство. В этом случае можно очень долго ждать.

3.Продать – прежде чем что-то продать, нужно что-то купить. Проблема – лишние вещи. Задание про книгу.

4.Найти – всю жизнь можно гоняться за химерами.

5.Выиграть – отличный вариант.

6.Украсть – ограбить (криминал).

7.Жениться.

8.Заработать.

9.Получать проценты.

Интересную интерпретацию метода получения денег способом «Жениться» предложил Паркинсон, в сокращенном варианте это выглядит примерно так:

Жениться (выйти замуж).

Да, если вы предложили руку (и сердце) какой-нибудь девушке только потому, что она оказалась под рукой, вам обеспечено пожизненное прозябание. На начальном этапе это может казаться любовью, однако быт часто быстро поедает ее. Так или иначе, вы приковали себя брачной цепью к тому окружению, которое, словно ядро на ноге, не дает вам всплыть на поверхность. Она, конечно, не захочет, чтобы вы стали законченным неудачником, но неминуемо придет в уныние от вашего серьезного успеха. Ведь она так и осталась провинциалкой. В кругу ваших новых друзей ее внешность и воспитание, взгляды на жизнь и родственники будут казаться просто смешными. Поэтому она захочет остаться в том обществе, где будет выглядеть не хуже, а лучше других. Она приложит все силы к тому, чтобы вам не удалось всплыть

68

наверх. И наверняка преуспеет, вот что самое скверное. Словом, ранняя женитьба на девушке, оказавшейся под рукой, закроет вам путь к успеху. Из этого правила есть только одно исключение – исключительная красота вашей супруги. Блистательная красавица будет блистать в любом обществе. Это тоже чревато опасностями, но вряд ли будет мешать вашей карьере.

Родителей выбирать не дано, зато родителей будущей жены мы вполне можем подыскать себе сами. В день бракосочетания вы получите бессрочный пропуск наверх. Почему? Да потому, что вашим свойственникам не нужен в семье неудачник. Их интерес к вам может отмеряться очень скупо. Их любовь к вашей жене может захиреть очень скоро. Но их репутация в какой-то степени зависит от ваших успехов.

Паркинсон утверждает, что в возрастном отношении самые удачные браки – это те, в которых возраст невесты равен возрасту жениха, деленного пополам плюс семь лет.

Если мы вернемся к банальному варианту «Заработать», то сначала необходимо выполнить следующее.

ЗАДАНИЕ № 15. Ответьте на вопросы:

1.Откуда и сколько денег поступает к вам?

2.На чтовы тратите вашиденьги исколько? (Статьирасходов).

3.Зачем вы на это тратите деньги?

Большинство из нас мечтают о ситуации, когда есть деньги, которые, работая на нас, дают нам необходимые средства к полноценной жизни. Приблизиться к этой мечте возможно, если вы поставите себе цель, связанную с накоплением активов.

Для достижения этой цели, в идеальном случае, поступающие денежные средства (S0) должны расходоваться:

Во-первых, на поддержание жизнедеятельности системы, т. е. вас, позволяющей получать внешние финансовые поступления (S1).

Во-вторых, на создание активов, которые без особого вашего вмешательства работают на вас. (S3) Соответственно, первым шагом на этом пути должен стать процесс, называемый «борьба с издержками»,

69

т. е. оптимизация затратной части бюджета. Создавая затратные части личного бюджета (S1), вы должны помнить:

1.Человек должен что-то есть.

2.Человек должен что-то надевать.

3.Человек должен где-то жить.

4.Человек должен чем-то работать.

5.Человек должен поддерживать социальные контакты.

При этом не забываем, что необходимы расходы на связь, транспорт, обучение, гигиену и здоровье, а также другие необходимые вещи. Выделив статьи расходов, легко видеть, что, например, на питание можно тратить принципиально разные суммы, при этом получая одинаковый результат. Оптимизация заключается в том, чтобы получить хороший результат при минимальных затратах.

Итак, работая, мы зарабатывает за определенный промежуток времени S0. Если S0 = S1, то тогда эта работа, грубо говоря, на унитаз. В этом случае мы не достигнем поставленной финансовой цели. Должно быть обязательно так: S0 – S1 = S3. S3 – это активы. Это капитал, который приносит деньги без особых усилий со стороны человека.

Этапы развития активов:

1.Отсутствие активов.

2.Процедура накопления первичного актива.

3.Начало самостоятельной работы актива плюс донорская подпитка для увеличения активов.

4.Использование активов.

На практическом пути реализации этой простой теоретической схемы стоит две проблемы. Первая, как уже отмечалось, – в России очень слабо развит финансовый рынок, и поэтому, куда вкладывать свободные деньги, непонятно.

И вторая – между S3 и S0 – S1 находится фильтр, который называется удовольствием. Удовольствие – это то, что приносит положительные эмоции. Удовольствие позволяет получать ощущение радости от жизни. В этом фильтре с годами накапливаются «кристаллы», как правило, материальные объекты – вещи.

ЗАДАНИЕ № 16.

Вы купили книгу за 300 р., прочитали ее, что с ней делать?

Продать. Оцените ее рыночную стоимость и тенденцию. Оцените временные и другие затраты на данную процедуру.

70