Тайм-менеджмент для руководителей. Учебно-методическое пособие

3.2. ВАМ НЕОБХОДИМО ПОСТОЯННО ПОМОГАТЬ ДРУГИМ

Сначала решайте свои проблемы, потом помогайте другим.

Наиболее частые причины, заставляющие нас решать чужие проблемы:

1.Пытаемся снискать любовь окружающих.

2.Боимся, что если откажем, то потом откажут и нам.

3.Сознание своей незаменимости. Никто, кроме меня, не сможет это сделать (разумный человек со своей проблемой обращается сразу к нескольким источникам решения).

4.Страх оказаться ненужным. Вдруг начнут обращаться не ко мне?

У любого человека, в том числе и у вас, имеется право сказать

«НЕТ», не объясняя причину. Во-первых:

Уважайте свое расписание – не надо срываться с места и отменять намеченные дела, когда к вам обращается кто-то другой.

Вместо вопроса «Хорошо, когда вы хотели бы встретиться?», даже глядя в свой пустой ежедневник, надо формулировать предложение: «У меня есть время только завтра в 13:00 или во вторник в 16:20».

Во-вторых:

1.Остерегайтесь автоматических «Да».

2.Не спешите. Понятие срочности чисто субъективное и быстро проходящее.

3.Прежде чем кому-то что-то обещать, решите, от чего вы готовы отказаться взамен.

4.Помните, у вас есть право «взять ход назад».

ОТКАЗ

Когда коллега или начальник просит или велит заняться выполнением какого-нибудь дополнительного задания, многие считают, что отказаться неудобно, сложно или даже опасно. Однако согласие может быть не менее опасным для вас, а для просящего в итоге может обернуться разочарованием: на вас свалится слишком много работы, что не может не сказаться на ее качестве. Как научиться уходить от лишней работы? Прежде всего пересмотрите значение слова «нет» так, чтобы из выражения отказа оно превратилось в рекомендацию для просящего

51

поискать иного исполнителя. Если вы понимаете, что слишком заняты. Донесите со всей ясностью, что коллега сбережет собственное время, если подыщет другого исполнителя, иначе он рискует слишком поздно узнать, что задание не выполнено. Даже люди, движимые наилучшими побуждениями, не в силах справиться с делами, если их слишком много. Это иллюстрация к известному правилу «выкладывай сейчас или расплачивайся потом» – иными словами, лучше узнать плохую новость сразу, чем когда будет слишком поздно.

Если вы готовы согласиться, потому что в вашем характере помогать людям. Помните, что всему есть предел. И не забывайте, что любым своим поступком вы приучаете этого человека ожидать от вас помощи и в дальнейшем. Своим согласием вы создаете прецедент, и коллега будет рассчитывать на ваше «да» в ответ на любую свою просьбу. Он и вести себя станет по-другому. Зачем ему искать еще ко- го-то или рассчитывать свое время, если он в последнюю минуту может обратиться к вам, и вы его спасете? Со временем положение лишь ухудшится.

Если вы готовы согласиться только потому, что знаете, как сделать эту работу, хотя к вашим прямым обязанностям просьба и не относится. Осторожнее! Благими намерениями, как известно, вымощена дорога в ад. Поставив чужую работу выше собственной, вы рискуете оказаться в двусмысленной ситуации: либо ваш менеджер узнает и поинтересуется, с какой стати вы забросили свой проект, либо, хуже того, вы досоглашаетесь до лишних обязанностей, за которые вам не станут платить. Известив всех о своих дополнительных талантах, вы избавите начальство от необходимости искать специалиста, и новые обязанности лягут на ваши плечи в качестве прямых.

Если вы готовы согласиться, чтобы помочь приятелю, который попал в цейтнот. Разумеется, в дружеской помощи нет ничего плохого, если только это не входит у приятеля в привычку. Помогите ему один раз, после чего непременно объясните, как ему следует изменить график, чтобы ситуация не повторилась.

Если вы считаете необходимым согласиться, потому что с просьбой обращается ваш шеф. Пожалуй, в данном случае действительно лучше выполнить задачу, но на следующей же встрече вернитесь к этой ситуации и сообща подыщите вам замену.

52

Если вам проще согласиться, потому что вы не любитель противостояния. Это уже вопрос урегулирования конфликтов. Одно из основных правил урегулирования конфликтов состоит в том, чтобы убрать из конфликта вас: исключить эмоции и сосредоточиться на фактах. Игнорируйте мысль о том, что вы отказываете коллеге, и помните только о том, что сделать можно, а чего нельзя. «Вот мой распорядок дня, вот проект, над которым я сейчас должен работать, вот здесь у меня небольшое окно, а дальше у меня все забито». Несмотря на то, что вы пользуетесь местоимением «я», в центре внимания все же ваш график, ваш объем работы и отношение к этому вашего коллеги.

Если вы готовы согласиться под напором чересчур настойчивого коллеги. Попробуйте произнести следующее: «Ты хочешь, чтобы я все бросил и занялся твоим делом? Ладно, я согласен, но имей в виду, что точно так же я поступлю и со следующим просителем, так что твое дело запросто может остаться незаконченным».

Если вы готовы согласиться, потому что задание, хотя у вас и нет на него времени, относится к вашим прямым обязанностям. Воспользуйтесь методом, описанным чуть выше: предложите коллеге зайти через час. Вы не говорите ни «да», ни «нет» – просто откладываете решение проблемы на время, за которое она может решиться сама собой. Вариант: пообещайте выполнить задание позже. Это не отказ, всего лишь откладывание, а значит, вы с коллегой сможете вместе прикинуть, когда заняться проблемой.

Человек имеет право отвечать отказом на просьбу, не чувствуя себя виноватым и эгоистичным. Учитесь отказывать.

Техники отказов:

Отказ-опасение:

Боюсь, что это невозможно.

Отказ-сожаление:

Мне очень жаль, но я не смогу этого сделать.

Отказ-вынужденность:

Я вынужден отказаться от этого предложения.

Отказ через мотивацию личных прав:

Это не согласуется с моими представлениями о себе.

53

Выражение сомнения в целесообразности:

Это предложение не является актуальным для нашей организации сейчас.

Цитирование прошлого случая:

В прошлый раз ты не вернул мне деньги в срок.

Ссылка на три причины.

Три причины – это серьезно. Формулируя эти три причины, вы действительно определяете свое отношение к данной проблеме. В обязательном порядке ваши аргументы должны быть упакованы в конструкцию:

Во-первых, Во-вторых, В-третьих.

54

3. Как добиться того, чтобы усилия, направленные на измене-

ние структуры расходов времени, не стали бы сами по себе безрезультатными тратами времени? Как создать (в особенности на начальных этапах внедрения собственной системы управления временем) такую систему самомотивации, которая помогала бы преодолевать периоды усталости, лени, апатии, разочарований и т. п.?

Ответ на эти три вопроса один – качественная постановка целей (целеполагание) и эффективное планирование путей и способов их достижения. Главный секрет управления временем очень прост и одновременно очень сложен. Надо всего лишь предельно отчетливо поставить перед собой цель. Одно из современных научных определений гласит: «Цель есть мысленная модель желаемого результата дея-

тельности, идеальный образ будущего». Хорошая цель обладает мощной мотивирующей силой, позволяющей преодолеть любые сложности на пути внедрения собственной системы таймменеджмента. Хорошая цель есть четкая и подробная мысленная модель результата, облегчающая детализацию путей и способов ее достижения, то есть планирование. Хороший план всегда является своего рода шпаргалкой для принятия точных оперативных решений по изменению расходов времени в реальной жизнедеятельности. Постановка хорошей цели – сложная задача еще и потому,

что, находясь в настоящем, фактически необходимо предвосхитить и выстроить в своем сознании правдоподобное будущее. Целеполагание – это скорее искусство, чем наука, опирающаяся на строгие

законы и алгоритмы. Можно предложить лишь самые общие рекомендации и приемы, которые помогут сделать процедуру целеполагания более осмысленной и глубокой.

4.1. ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ

Цель – чрезвычайно мощный и эффективный инструмент в работе над собой. Грамотно поставленная цель выполняет сразу три функции. Во-первых, она помогает правильно направлять усилия. До тех пор, пока вы не поставили себе цель более или менее формально, всегда есть риск попасть под влияние потока обстоятельств, оказаться листком на ветру, делать не то, что нужно тебе, а то, чего просят другие, или то, что сейчас делать удобнее и приятнее, или ничего не делать. Цель же является первым шагом к планированию и структурированию

56

жизни. Во-вторых, она позволяет оценивать успешность действий. Зная, к чему мы стремимся, представляя ту точку в пространстве возможных ситуаций, в которой надо оказаться, можно при каждом шаге оценить, насколько мы к ней приближаемся. В-третьих, достижение цели приносит позитивные эмоции, которые служат положительным подкреплением, закрепляющим конструктивную модель поведения. Поставив цель и достигнув ее, вы испытываете радость, которая поможет вам повторить этот цикл: снова поставить цель, снова достигнуть ее и снова испытать радость.

Цели можно использовать для увеличения эффективности и в работе, и в личной жизни, и в любых других областях, где вы хотите добиться положительных сдвигов.

Процесс постановки целей охватывает три фазы:

Нахождение цели: чего я хочу?

Ситуационный анализ: что я могу?

Формулировка целей: к чему я конкретно приступаю?

Постарайтесь как можно более конкретно ответить на следующие

вопросы:

Каких целей Вы хотите достичь?

Согласуются ли они между собой?

Существуют ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?

Знаете ли Вы, какими необходимыми для достижения цели качествами Вы уже обладаете (Ваши сильные стороны) и над чем Вам еще надо работать (Ваши слабые стороны)?

Самое главное – старайтесь добиться ясности цели. Попытайтесь установить цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия. Существуют несколько эффективных методик, которые могут быть использованы при определении личных целей в каждой сфере.

ЛУЧЕВЫЕ ДИАГРАММЫ

Суть методики «Лучевая диаграмма» состоит в том, что человек на чистом листе бумаги в центре записывает свое имя, обводит его. Вокруг имени в произвольном порядке размещает свои жизненные ценности (например карьера, семья, здоровье, финансы, дача и пр.), обводит их и соединяет отрезками каждую позицию с центром. Далее

57

рядом с каждой позицией отмечаются все возникшие идеи и цели относительно нее. Делается все это быстро, бессистемно, без раздумий. Задача состоит в том, чтобы сгенерировать и зафиксировать максимальное количество целей, пришедших из подсознания. После окончания на листе будет своеобразная схема, которую и называют общей лучевой диаграммой. Затем на листок бумаги выписываются все цели, которых хотите достичь, и производится аналогичная процедура сначала (так называемая декомпозиция целей). Часто бывает, что лучевые диаграммы строятся не только для фиксации целей, но и для поиска самых разнообразных решений проблем и задач.

МИССИЯ ЗАО ИМЕНИ СЕБЯ

Ценности можно сформулировать с помощью написания «Декларации о личной миссии». Это документ наподобие миссии фирмы, в котором вы пытаетесь сформулировать свои задачи в этом мире – что для вас важно? Чего вы хотите добиться? Используя аналогию «человек – фирма», можно перенести на личную миссию методы, общеупотребительные при написании и использовании миссии фирмы. Область конкуренции и стратегическое намерение, а также компетентность и конкурентные преимущества.

МЕТОД БЕЗУМНОЙ МЕЧТЫ

Предназначен для выявления устремлений и заключается в постановке и достижении безумной, иррациональной, не обоснованной разумными соображениями цели. Позволяет прояснить собственные ценности в условиях отсутствия целей, ясно ощущаемых как родные, органичные. Механизм действия метода состоит в избавлении от навязанных внешним миром целей за счет обращения к иррациональной части собственной личности. Сформулируйте, нарисуйте, изобразите схематически или графически вашу безумную мечту. При анализе важно сконцентрироваться именно на том, что удалось отобразить на бумаге.

ЭПИТАФИЯ

Ценности можно выявлять на основе эпитафии, которую вы бы хотели увидеть на … собственной могиле. «Иванов И.И. родился … умер, достигнув выдающихся высот в … особенно его любили за …»

58

СЕКТОРНЫЙ ПОДХОД

Суть его очень проста: выделяете в своей жизни наиболее важные сектора и в них устанавливаете цели.

ЗАДАНИЕ № 10.

1. Что бы могло сделать меня счастливым в этих областях, о чем я мечтаю?

Работа.

Семейная жизнь.

Дом и другое имущество.

Личное развитие.

Отношения с любимым человеком.

Отношения с друзьями.

Финансовое благополучие.

Свободное времяпровождение.

Другое.

ДИПОЛЬНЫЙ ПОХОД

Ценности формулируются в противоположных позициях, что обостряет ситуацию выбора.

ЗАДАНИЕ № 11.

1.Сделайте выбор наиболее приемлемых ценностей для себя: а) любовь или карьера; б) семья или деньги; в) свобода или цензура;

г) честность или отступление от правил; д) мобильность или стабильность; е) здоровый образ жизни или все позволено; ж) традиции или инновации.

2.Выбранные ценности могут помочь заложить прочный фундамент. Оцените степень готовности следовать им и защищать их.

При установлении целей необходимо помнить об их масштабности и взаимосвязанности. Масштабность целей сильно связана с индивиду-

59

альным горизонтом планирования, т. е. сроком достижения цели. Обычно говорят о следующих видах целей:

стратегические цели – это цели, для достижения которых нужно напряженно работать достаточно длительный промежуток времени. Их не должно быть много, они должны быть самыми значимыми для вас;

тактические цели должны вытекать из стратегических, для их достижения нужно работать 1–3 года;

оперативные цели должны вытекать из тактических и\или решать форс-мажорные обстоятельства, для их достижения нужно работать до года;

текущие цели аналогичны оперативным целям, срок их достижения – до 90 дней.

Разбирая взаимосвязанность целей, используют такое понятие, как декомпозиция цели. На практике часто цели делятся на подцели, подцели – на задачи, задачи – на подзадачи, подзадачи – на действия.

Важным психологическим фактором постановки целей является их письменная фиксация. В письменном виде цели визуально запечатлеваются и менее подвержены опасности забывания. Если вы четко определите свои цели, то они автоматически приобретают обязательный характер: зафиксированные на бумаге, они побуждают к систематическому анализу, перепроверке и ревизии. Письменная регистрация также способствует тому, что зачастую фиксируются более или менее смелые представления и желания. Таким образом, вы приучитесь постоянно помнить о своих целях и уточнять их.

В 1953 году была исследована группа выпускников Йельского университета. На общем собрании им были заданы два вопроса. Первый: «У кого есть цели в жизни?». Все выпускники подняли руки. Тогда был задан второй вопрос: «У кого эти цели сформулированы в письменном виде?». Только у 3 % планы на будущее существовали в виде записей целей, задач и планов действий. Двадцать лет спустя было проведено повторное исследование этих выпускников, и выяснилось, что именно эти 3 % выглядели намного более счастливо и удовлетворенно. Они достигли большего благосостояния, чем все остальные, вместе взятые.

Когда вы письменно излагаете ваши цели, возможности для реализации задуманного сами начинают появляться перед вами, словно по волшебству. Вы начинаете притягивать то, что вам нужно. Вы начина-

60