Проектный менеджмент в социально-культурной деятельности. Практикум по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 51.03.03 «Социально-культу

Для итоговой оценки каждого риска находится интегральный коэффициент kинт как произведения k1 и k2. Пример оценки рисков и расчета интегрального коэффициента приведен в табл. 4.

Таблица 4 – Карта риска

Уровень риска зависит от величины интегрального коэффициента:

•критические риски – kинт > 15;

•умеренные риски – 5 < kинт < 15;

•незначительный риск – kинт< 5.

Каким должно быть отношение к рискам в зависимости от их уровня? Незначительные риски можно принять, то есть признать вероятность наступления рисков и разработать план на случай возникновения дополнительных расходов. В отношении умеренных и критических рисков необходимо разрабатывать меры по снижению вероятности и/или последствий наступления риска. Если изменить вероятность наступления критических рисков и/или их последствий невозможно, то реализацию проекта необходимо отложить.

Вопросы по теме

1.Что такое риск?

2.Назовите причины возникновения рисков.

3.Какие вы знаете источники рисков?

4.Назовите процессы управления рисками в проекте.

5.Как определяется вероятность риска?

6.Как определяются последствия риска на проект?

7.Как определяется степень риска?

8.Какие решения могут быть приняты в отношении реализации проекта в зависимости от степени рисков?

Практическое задание

1.Составьте перечень рисков вашего проекта (не менее 3 рисков).

2.Определите вероятность наступления рискованного события.

3.Определите последствия каждого риска на проект относительно стоимости проекта, сроков реализации, содержания проекта и его качества.

4.Определите уровень рисков.

5.Разработайте меры по снижению вероятности и/или последствий рисков на проект.

Литература: [2, с. 217–218], [3, с. 27–33], [4, с. 361–386], [5, с. 100–105,

284–285].

32

2.5.Ресурсы проекта

Вуправлении проектами под «ресурсами» понимается «любая допускающая переменное значение составляющая, которая требуется для выполнения работ и может служить ограничением для проекта» [5]. В свою очередь, ограничение проекта – это факторы, ограничивающие возможности команды проекта. Ресурсы, используемые в проекте, подразделяются на природные, материально-технические, трудовые, финансовые и информационные.

Управление ресурсами проекта предполагает осуществление процессов планирования, обеспечения и контроля ресурсов.

Основанием для планирования ресурсов проекта является содержание работ в проекте (см. параграф 2.2). Ресурсы проекта должны обеспечить выполнение задач, решение которых запланировано в проекте для достижения его цели – создания соответствующего продукта.

Управление материально-техническими ресурсами проекта направ-

лено, соответственно, на материально-техническое обеспечение проекта. Структура материально-технического обеспечения проекта подразделяется на процессы закупки ресурсов и управления снабжением. Закупка – это мероприятия, направленные на обеспечение проекта ресурсами: имуществом, выполнением работ, передачей результатов интеллектуального творчества

[2].Основной результат планирования закупок и приобретений – это план управления поставками, описывающий:

Что и в каких количествах покупать?

Когда покупать?

Как покупать? (определение типов контрактов).

Круг потенциальных поставщиков.

Впрактике закупок материально-технических ресурсов для реализации проектов используются три типа контрактов:

1. Контракты с фиксированной ценой – обычно заключаются для поставки продукта с четко определенными характеристиками.

2. Контракты с возмещением затрат – покупатель компенсирует оговоренные затраты поставщику и дополнительно оговоренную сумму, составляющую прибыль продавца.

3. Контракт «время и материалы» – гибрид предыдущих типов контрактов. Этот тип контракта обычно используется там, где невозможно сразу точно определить цели и результаты.

33

Обеспечение проекта трудовыми ресурсами является составной частью управления персоналом проекта.

Управление персоналом проекта включает 4 группы процессов, необходимых для того, чтобы сделать наиболее эффективным использование персонала, включенного в проект.

1.Планирование человеческих ресурсов. Определение и документальное оформление ролей, ответственности и подотчетности, а также плана обеспечение проекта персоналом.

2.Набор команды проекта. Привлечение трудовых ресурсов, необходимых для выполнения проекта.

3.Развитие команды проекта. Повышение квалификации членов команды проекта и укрепление взаимодействия между ними с целью повышения эффективности исполнения проекта.

4.Управление командой проекта. Контроль эффективности деятельности членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем

икоординация изменения.

Выходными данными планирования трудовых ресурсов проекта являются: распределение ролей и ответственности; организационная структура проекта; а также план управления обеспечением проекта персоналом. Рассмотрим эти составляющие подробнее.

Распределение ролей и ответственности:

роли (кто и что делает);

полномочия (право задействовать ресурсы и принимать решения);

ответственность (кто, за что и перед кем отвечает).

Роли, полномочия и ответственность должны быть распределены между участниками проекта в соответствии с их квалификацией. Это распределение может меняться во времени.

34

Рисунок 9. Организационная структура проекта

Организационная структура проекта – это графическое представление состава команды проекта и отношения подотчетности между ее членами (смотри, например, рис. 9).

План управления обеспечением проекта персоналом включает в себя штатное расписание, критерии освобождения ресурсов, мероприятия по набору, обучению и мотивации персонала.

Продемонстрируем на примере проекта организации обеда в честь встречи выпускников то, как может выглядеть матрица ответственностей – графическое представление того, кто и над какими задачами работает (см. табл. 5).

Помимо ответственного за выполнение той или иной задачи и лица, принимающего участие в решении соответствующей задачи, в проекте могут быть участники, которые согласовывают, принимают и утверждают решение.

Таблица 5 – Матрица ответственностей

План обеспечения проекта персоналом определяет, в какие сроки, из каких источников и как проект будет комплектоваться требуемыми трудовыми ресурсами.

При разработке плана обеспечения проекта персоналом руководитель проекта должен учесть наличие и доступность требуемых специалистов, при необходимости согласовать их вовлечение в проект с функциональными руководителями или инициировать поиск требуемых специалистов за пределами организации.

Для определения потребности в финансовых ресурсах для реализации проекта необходимо определить его стоимость. Оценка стоимости проекта включает в себя оценку стоимости ресурсов, необходимых для выполнения каждой плановой работы. При проведении примерной оценки стоимости необходимо принимать в расчет возможные причины появления отклонений, включая риски.

Для оценки стоимости проекта используется ряд методов и средств:

-оценка по аналогии (по аналогии с прошлыми, похожими проектами);

-определение ставок стоимости ресурсов (стоимость 1 часа работ + стоимость единицы материала);

-оценка «снизу-вверх» (оценка стоимости отдельных работ, затем пакета работ и т. д.). Оценка работ осуществляется от нижнего к верхнему уровню иерархической структуры работ (см. параграф 2.2).

36

Определение стоимостных значений, выполняемых в рамках проекта работ и проекта в целом, называется процессом формирования бюджета проекта. Бюджет проекта представляет собой структуру, состав и значение статей расходов, необходимых для реализации проекта, и статей доходов, возникающих в результате реализации проекта. Однако чаще под бюджетом понимается структура и значение статей расходов [2].

В практике управления проектами используются следующие виды бюджетов.

1.Бюджет ожидания, который составляется на стадии разработки концепции проекта. Его погрешность в среднем составляет от 25 до 40 %.

2.Предварительный бюджет, разрабатывается при составлении экономического обоснования проекта. Его погрешность в среднем составляет от 15 до 20 %.

3.Уточненный бюджет, составляемый после проведения тендеров, пе-

реговоров и заключения контрактов с поставщиками. Его погрешность

всреднем составляет от 8 до 10 %.

4.Окончательный бюджет формируется при разработке рабочей документации. Его погрешность в среднем составляет от 5 до 8 %.

5.Фактический бюджет составляется на стадии реализации проекта с погрешностью от 0 до 5 %. [3]

Финансирование проекта может осуществляться за счет собственных средств организации (самофинансирование) или за счет привлеченных или заемных средств.

В качестве примера рассчитаем бюджет проекта проведения обеда в честь встречи выпускников. Для этого сделаем ряд допущений. Предположим, что из 43 учеников класса удалось найти адреса 39 человек, согласие на участие в мероприятии подтвердили 31 человек, организаторы обеда будут работать безвозмездно.

Определим затраты на проведение встречи выпускников методом «сни- зу-вверх»:

1. Стоимость простого почтового отправления весом 20,3 грамма (столько весят конверт и лист бумаги формата А4) в среднем по России с НДС составляет 30 р.

Стоимость рассылки всех приглашений 39 х 30 = 1170 р.

2. Цена цветной печати приглашения на листе формата А4 (при тираже от 25 экземпляров) за 1 лист – 44 р.

Стоимость печати всех приглашений 39 х 44 = 1716 р.

37

Стоимость печати программы мероприятия 31 х 44 = 1364 р.

3.Цена обеда одного участника 3 000 рублей, ресторан предоставляет скидку 10 %.

Услуги ресторана обойдутся (31 х 3 000) х 0,9 = 83 700 р.

4.Стоимость услуг артистов по договору 11 000 р.

5.Стоимость сувениров 500 рублей на 1 участника.

Стоимость всех сувениров 500 х 31 = 15 000 р.

Таким образом, бюджет проекта организации обеда в честь встречи выпускников составляет 113 950 р.

Вопросы по теме

1.Что относится к ресурсам проекта?

2.Для чего необходимо управлять ресурсами проекта?

3.Что является основным результатом планирования закупок?

4.Для чего необходимо разрабатывать организационную структуру проекта?

5.Какие способы определения стоимости проекта Вы знаете?

6.Какие известны виды бюджетов проекта?

Практическое задание

1.Определите, какие материально-технические ресурсы необходимы для реализации предложенного Вами проекта.

2.Определите, сколько участников необходимо для реализации проекта.

3.Распределите роли между участниками проекта.

4.Рассчитайте бюджет Вашего проекта методом «снизу-вверх».

5.Оформите соответствующий раздел Устава проекта.

Литература: [2, с. 149–160], [4, с. 306–310, 338–341, 349–350].

38

3.УСТАВ ПРОЕКТА

3.1.Содержание Устава проекта

Обложка (см. Приложение 2)

Титульный лист (см. Приложение 3)

1.Идея проекта

2.Цель проекта

3.Характеристика продукта проекта

4.Структура работ в проекте

5.Сетевая диаграмма

6.Сроки реализации проекта

7.Риски проекта

7.1.Реестр рисков

7.2.Оценка вероятности рисков

7.3.Последствия проявления рисков

7.4.Интегральная оценка рисков

8.Ресурсы проекта

8.1.Материально-технические ресурсы

8.2.Трудовые ресурсы

8.3.Финансовые ресурсы

Приложение. Сетевая диаграмма

3.2. Требования к оформлению Устава проекта

Оформление устава проекта должно соответствовать следующим правилам:

1.Название и размер шрифта – Times New Roman, кегль 14.

2.Межстрочный интервал – 1,5.

3.Абзацный отступ – 1,25.

4.Размер полей: левое поле – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм.

5.Нумерация страниц – нумерация сквозная по всему тексту. Номер проставляется в центре нижней части листа без точки. Нижний колонтитул – 0,5 см. Верхний – 1,25 см.

6.Название разделов устава располагается по центру строки и выделяется полужирным начертанием.

39

7.Расстояние между названием раздела и текстом устава – два межстрочных интервала без автоматической расстановки; расстояние между разделами – три межстрочных интервала.

8.Оформление таблиц. Таблица должна иметь номер и название.

Например, Таблица 1 – Характеристика продукта проекта.

Название располагается сверху таблицы.

Если таблица занимает несколько страниц, то на каждой новой странице в правом верхнем углу делается надпись – Продолжение таблицы 1. На последнем листе делается надпись – Окончание таблицы 1.

9.Оформление рисунков. Рисунок должен иметь номер (если в документе один рисунок, то номер не проставляется) и название. Название рисунка располагается снизу по центру рисунка. Например, Рисунок 1. Сетевая диаграмма.

40