от оказания новых услуг, разработанных в проекте, является бизнес-целью проекта.

Если продуктом проекта является веб-сайт (вновь создаваемый или реконструируемый), то для того, чтобы цель проекта была понятна, необходимо объяснить, для чего он создается или реконструируется. Проект завершается созданием продукта, а использование (эксплуатация) продукта позволяет (или не позволяет) достичь тех результатов, ради достижения которых он создавался.

Приведем пример – описание продукта проекта – веб-сайта:

1.Характеристика организации (чем занимается организация).

2.Целевая аудитория:

-потенциальные покупатели,

-продавцы продукции (магазины, интернет-магазины),

-сервисные центры,

-партнеры (фирмы),

-потребители продукции (тот, кто уже купил)

…

3. Для чего нужен сайт:

-для повышения имиджа компании,

-для увеличения продаж,

-для удобства клиентов

…

4. Тип веб-сайта:

-корпоративный,

-сайт – визитка,

-интернет-магазин

…

5.Языковые версии:

5.1.Английский,

5.2.Русский

6.Сайт должен решать следующие задачи…

7.И т. д.

11

Характеристика продукта проекта дается в техническом задании на разработку проекта (см. Приложение 1).

В ходе реализации проекта под влиянием изменений в его окружении или в зависимости от получаемых промежуточных результатов цели проекта могут изменяться. Поэтому целеполагание нужно рассматривать как непрерывный процесс, в котором анализируются сложившаяся ситуация, тенденции и, при необходимости, осуществляется корректировка.

Если продукт проекта создается для решения некоторой проблемы организации, то есть для перевода объекта управления из наблюдаемого состояния в желаемое, то необходимо сформулировать эти состояния управляемого объекта. Следует описать, как характеризуется объект управления в настоящее время и как он изменится после создания планируемого продукта проекта.

Если проект реализуется для получения новых возможностей, соответственно, описываются перспективы организации, связанные с использованием продукта проекта.

Вопросы по теме

1.Дайте определение понятия «цель проекта».

2.В чем заключается двойственность цели проекта?

3.Какие требования предъявляются к формулированию целей в управленческой деятельности?

4.Дайте определение понятия «продукт проекта».

5.Приведите примеры различных продуктов проекта.

6.Что такое «проблема» в управленческой деятельности?

Практическое задание

1.Согласно идее реализации проекта, сформулированной в соответствии с заданием для самостоятельной работы раздела 1.1., определите, что будет являться продуктом данного проекта. Приведите характеристику продукта проекта.

2.Определите критерии, которые характеризуют продукт проекта.

3.Определите, с какой целью Вы предлагаете создать данный продукт.

4.Оформите соответствующие разделы Устава проекта.

Литература: [1, c. 38–59], [3, c. 14–15], [4, c. 276–283], [5, c. 399–403].

12

2.УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ

2.1.Процессы и функции управления проектом

Целесообразность управления проектом основывается на аксиоме: «организованное протекание проекта больше способствует достижению целей проекта, чем неорганизованное (организация вместо импровизации)»

[16, с. 73].

В силу исторической и общественной необходимости за последние 40 лет сформировалось управление проектами (project management) как самостоятельная профессиональная область знаний, как комплексная дисциплина, позволяющая осуществлять проекты разных типов и масштабов при помощи специально разработанных и подтвержденных опытом методов и средств, адекватного мышления и организованных способов действия.

Приведем примеры определений понятия «управление проектом»:

1.Управление проектом – это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.

2.Управление проектом – это управленческая задача по завершению проекта вовремя, в рамках установленного бюджета, в соответствии с техническими спецификациями и требованиями. Менеджер проекта является ответственным за достижение этих результатов [16, с. 72].

Согласно Национальному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р 54869-2011, управление проектом – это планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленных на эффективное достижение целей проекта [6].

Управление проектами необходимо потому, что:

1.Отдельный индивидуум не может справиться с решением большого объема задач. Это требует объединения специалистов и разделения труда. Отсюда следует необходимость в системе управления проектом.

2.Достижение определенных целей требует ресурсов, которые необходимо обеспечить, скоординировать и использовать.

3.Действия по обеспечению достижения целей требуют, с одной стороны, разработки структуры управления, а с другой – необходимо организованно оформить протекание процессов работы, коммуникаций и принятия решений как внутри системы, так и за ее пределами.

13

В практике управления проектами выделяют функции и процессы управления проектами.

Функциями управления проектами являются:

1)управление предметной областью,

2)управление качеством,

3)управление временем,

4)управление стоимостью,

5)управление персоналом,

6)управление коммуникациями (информационными связями),

7)управление контрактами,

8)управление рисками.

На рис. 2 представлены процессы управления проектом и показано их взаимодействие в ходе жизненного цикла проекта.

Впроцессе осуществления инициации происходит определение цели проекта, наделение руководителя полномочиями и принятие решения о запуске проекта.

Впроцессе планирования разрабатывается детальный план реализации проекта, на основании которого измеряется и контролируется ход выполнения проекта.

Впроцессе исполнения осуществляется выполнение работ, предусмотренных планом, и достижение ожидаемых результатов.

Процесс контроля необходим для отслеживания, анализа и регулирования хода реализации проекта. В случае необходимости руководитель проекта может инициировать внесение изменений в план реализации проекта.

Контроль

Рисунок 2. Взаимодействие процессов управления проектом

14

В процессе завершения проекта, который знаменует получение желаемого продукта, происходит формальное закрытие проекта, а также подготовка необходимых отчетов.

Осуществление функций управления проектами реализуется по схеме, представленной на рис. 2. Рассмотрим эти функции подробнее.

1.Предметной областью проекта являются его цели, задачи, работы и ресурсы, необходимые для их выполнения. Управлять предметной областью проекта необходимо, так как все ее элементы могут меняться в процессе «жизни» проекта.

2.Управление качеством означает, что для проекта должны быть установлены требования или стандарты качества результатов, по которым оценивается успешность завершения проекта. Определение этих требований, их контроль и поддержка на протяжении жизненного цикла проекта требует управления качеством.

3.Управление временем, которое является важнейшим, но не «гибким» ресурсом проекта, необходимо для того, чтобы все работы и взаимодействие всех участников были тщательно спланированы и находились под постоянным контролем. Кроме того, должны приниматься своевременные меры для ликвидации или предотвращения нежелательных отклонений от установленных сроков.

4.Управление стоимостью необходимо для того, чтобы каждый проект реализовывался в рамках установленного бюджета. Стоимость проекта тесно связана со временем реализации проекта, но, в отличие от него, является гибким ресурсом.

5. Управление персоналом проекта, в первую очередь, направлено на обеспечение проекта необходимой численностью различных специалистов на различные периоды времени. Ядро этих специалистов образует команду проекта. В ходе реализации проекта возникает необходимость подбора людей, распределения обязанностей и ответственности между ними, мотивации персонала для эффективнойработы, разрешения конфликтов интересови т. д.

6.Управление коммуникациями (информационными связями) – это ор-

ганизация получения обратной связи, необходимой для контроля состояния хода работ проекта, его окружения и прогноза результатов. Управление информационными связями обеспечивает своевременное реагирование на внешние и внутренние возмущающие воздействия.

7.Исполнители привлекаются к выполнению работ и услуг для проекта на основе контрактов. Управление контрактами – это управление деятельно-

15

стью по подготовке, планированию, заключению контрактов, контролю их исполнения и т. д.

8. Управление рисками будет рассмотрено подробно в разделе 2. 4.

На примере управления предметной областью рассмотрим, как связаны между собой функции и процессы управления проектом, какие результаты достигаются в ходе реализации тех или иных процессов (см. табл. 1).

Первым результатом, получаемым в процессе инициализации, является устав проекта.

Устав проекта – это официальный документ, который заявляет о существовании проекта и наделяет менеджера проекта необходимыми полномочиями для привлечения ресурсов, необходимых для реализации проекта.

Таблица 1 – Содержание работ по осуществлению функции «управление предметной областью»

По объему устав проекта может занимать от нескольких строк до сотни страниц (все зависит вида и масштаба проекта, а также от стандартов, принятых в организации). Требования к содержанию, объему и оформлению устава проекта в рамках изучаемого предмета «Проектный менеджмент в социаль- но-культурной деятельности» см. в разделе 3.

Целями разработки устава являются:

1)описание общего содержания и целей проекта;

2)убеждение лица/лиц, принимающих решение о реализации проекта, в целесообразности данного проекта;

3)официальное подтверждение начала осуществления проекта;

16

4)выделение ресурсов на осуществление проектных работ;

5)назначение менеджера проекта.

Впроцессе изучения дисциплины «Проектный менеджмент всоциальнокультурной деятельности» обучающийся должен самостоятельно разработать Устав проекта (см. раздел 3), который будет содержать отдельные элементы плана управления проектом.

Вопросы по теме

1.Дайте определение понятию «управление проектом».

2.Назовите функции управления проектом.

3.Перечислите группы процессов управления проектом.

4.Объясните, как связаны функции и процессы управления проектом.

5.Каково назначение группы процессов – инициации проекта?

6.Для чего необходим Устав проекта?

Практическое задание

1.Изучите требования к содержанию, объему и оформлению Устава проекта в рамках изучаемой дисциплины «Проектный менеджмент в социаль- но-культурной деятельности» (см. Раздел 3).

2.Оформите обложку и титульный лист Устава проекта в соответствии с названием проекта, сформулированным ранее (см. Приложения 2 и 3).

3.Сделайте описание продукта проекта, который предполагается получить в ходе реализации проекта.

4.Оформите соответствующий раздел Устава проекта.

Литература: [2, с. 33–38, 83–86], [3, с. 10–13, 33–39], [5, с. 346–350].

2.2. Управление содержанием проекта

Из параграфа 2.1. следует, что цели, задачи и работы, которые необходимо выполнить в процессе реализации проекта для достижения поставленных целей, относятся к предметной области проекта. Управлять предметной областью проекта необходимо, так как все ее элементы могут меняться в процессе «жизни» проекта. В данном параграфе рассмотрим управление содержанием проекта.

Управление содержанием проекта включает процессы определения необходимых работ по проекту, планирование их выполнения, управление изменениями объемов работ.

Основными этапами процесса управления содержанием являются: 1) планирование содержания (разработка структуры работ проекта);

17

2)проверка и уточнение содержания работ;

3)управление изменениями содержания работ.

Структуризация работ в проекте называется декомпозицией работ и отражает его основные результаты.

Декомпозиция работ – это список или план, охватывающий упорядоченные по категориям задания, которые необходимо выполнить [1, с. 66].

Предположим, что Вы вызвались руководить проектом организации обеда в честь встречи выпускников. Проиллюстрируем на этом примере декомпозицию работ. Вам как руководителю проекта необходимо обсудить

синициативной группой следующие вопросы:

-Кто из выпускников примет участие во встрече?

-Где провести встречу?

-Какова будет программа обеда?

-Какие материалы необходимо подготовить к встрече?

Написанная в виде плана декомпозиция работ по организации торжественного обеда может выглядеть следующим образом:

Обед в честь встречи выпускников

1.Участники

1.1.Получить список учеников класса

1.2.Разослать приглашения

1.3.Составить список участников обеда, подтвердивших свое участие

2.Место проведения

2.1.Посетить потенциально возможные места проведения мероприятия

2.2.Заключить договор о месте проведения

2.3.Выбрать меню

3.Программа

3.1.Составить план мероприятия

3.1.1.Выбрать ведущего

3.1.2.Выбрать выступающих

3.2.Организовать развлечения

3.2.1.Определить и пригласить артистов

3.2.2.Заключить договор на выступление артистов

4.Материалы

4.1.Определить типографии, которые потенциально могут подготовить необходимые материалы

4.2.Выбрать конкретную типографию

4.3.Напечатать приглашения

4.4.Продумать программу вручения сувениров

18

4.4.1.Составить программу вручения сувениров

4.4.2.Напечатать программу вручения сувениров

Декомпозиция работ может быть представлена в виде структурной схемы (см. рис. 3).

Обед в честь встречи

выпускников