Проектный менеджмент в социально-культурной деятельности. Практикум по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 51.03.03 «Социально-культу

2.3. Управление временем проекта

Управление временем, которое является важнейшим, но не «гибким» ресурсом проекта, необходимо для того, чтобы все работы и взаимодействие всех участников были тщательно спланированы и находились под постоянным контролем. Кроме того, должны приниматься своевременные меры для ликвидации или предотвращения нежелательных отклонений от установленных сроков.

В предыдущем параграфе было показано, как осуществляется декомпозиция работ на примере организации обеда в честь встречи выпускников. Используя приведенный пример, Вы смогли составить перечень работ, которые необходимо выполнить для реализации Вашего проекта.

Следующей важной задачей управления проектом является определе-

ние:

1)последовательности выполнения работ;

2)времени, необходимого для выполнения каждой работы;

3)общей продолжительности реализации проекта.

Зная планируемые затраты времени на реализацию проекта и срок возможного начала работ, можно определить срок окончания работы. Если срок завершения работ в проекте задан изначально (например, дата встречи выпускников уже назначена), то можно определить, когда необходимо приступить к работе над проектом, чтобы успеть к назначенной дате завершить все намеченные дела.

Для ответа на указанные вопросы в управлении проектами используют такой инструмент, как сетевая диаграмма. Как пишет Донна Дипроуз, «если декомпозиция работ – это двигатель проекта, то сетевая диаграмма – это карта, по которой вы будете ориентироваться» [1, с. 71].

Наиболее распространенным методом построения сетевой диаграммы является метод диаграмм предшествования (Precedence Diagramming Method). Метод диаграмм предшествования – это метод построения сетевой диаграммы проекта с использованием узлов для представления работ и соединения их стрелками для показа зависимостей (см. рис. 4).

21

E

D

F G

Рисунок 4. Метод диаграмм предшествования

Для разработки реалистичного графика выполнения работ в проекте необходимо точно определить последовательность выполнения работ. Процесс этот может выполняться как вручную, так и с использованием специализированных компьютерных программ, например Microsoft Project.

Используя ячейки (узлы A, B, C, D, E, F G), соединенные стрелками, сетевая диаграмма упорядочивает задачи слева направо в хронологической последовательности, наглядно показывая, какие задачи необходимо решить, прежде чем можно будет приниматься за последующие; какие можно выполнять одновременно, и какие из них не зависят друг от друга.

В управлении проектами задача, которую необходимо решить перед тем, как можно будет приступить к другой задаче, называется предшествующей. Задача, к решению которой нельзя приступить прежде, чем будет решена другая задача, называется зависимой.

Графическое изображение предшествующих и зависимых отношений показывает логическую связь между задачами проекта, поэтому сетевую диаграмму часто называют еще логической диаграммой.

При определении последовательности работ необходимо учитывать зависимости между операциями (работами). Виды зависимостей между операциями (работами) бывают следующими:

1)жесткая зависимость – последовательность работ не может изменяться (в силу технологии и/или природы работ);

2)нежесткая зависимость – последовательность операций определяется командой проекта;

22

3)внешняя зависимость – последовательность операций определяется внешними по отношению к проекту факторами.

Жесткая зависимость работ, в свою очередь, подразделяется на следующие типы взаимосвязи:

1)Финиш – Старт. Зависимая работа не может начаться до завершения предшествующей работы.

2)Старт – Старт. Зависимая работа не может начаться раньше предшествующей работы.

3)Финиш – Финиш. Зависимая работа не может закончиться раньше окончания предшествующей работы.

4)Старт – Финиш. Зависимая работа не может закончиться (должна продолжаться), пока не начнется связанная с ней работа. Схемы зависимых работ показаны на рис. 5.

Между работами могут вводиться задержки (лаги) и опережения. Например, зависимость «Финиш – Старт» с лагом в 2 дня будет означать, что работа «В» может начаться только на третий день после окончания работы «А». При опережении (отрицательный лаг) происходит обратная картина. При опережении на два дня и зависимости «Финиш – Старт» работа «В» может начаться за два дня до окончания работы «А».

Рисунок 5. Схемы взаимосвязанных операций

23

Для оценки продолжительности выполнения работ могут привлекаться эксперты или члены команды проекта, наиболее близко знакомые с предметной областью работы. Процесс носит итеративный характер – точность оценки увеличивается по ходу выполнения проекта. Особую сложность для оценки представляют уникальные операции. Процесс определения даты начала и окончания каждой операции проекта является центральным процессом управления временем проекта. Если даты выполнения работ определены не реалистично, то маловероятно, что проект завершится согласно плану.

Время реализации всего проекта определяется продолжительностью критического пути. Критический путь – это самый продолжительный путь на сетевой диаграмме. На рис. 6 показана сетевая диаграмма проекта по организации обеда в честь встречи выпускников. Цифры в ячейках рисунка означают длительность выполнения соответствующих работ в днях. Жирными линиями выделен критический путь, длина которого в данном примере составляет 49 дней.

24

В любом проекте существует хотя бы один критический путь, но их может быть и несколько. Все работы, которые не входят в критический путь, могут выполняться одновременно, если на это есть соответствующие ресурсы. Работы, не входящие в критический путь проекта, могут быть сдвинуты без изменения срока выполнения всего проекта. Количество дней, на которое могут быть сдвинуты работы без увеличения срока реализации всего проекта, называют запасом. Изменение длительности работ, не входящих в критический путь, на величину, превышающую запас, приводит к появлению нового, более длительного критического пути.

Вопросы по теме

1.Для чего необходимо разрабатывать сетевую диаграмму?

2.Какая связь имеет место между работами «D» и « B», представленными на рис. 4?

3.Какие бывают виды зависимостей между операциями (работами)?

4.На какие типы взаимосвязи подразделяется жесткая зависимость работ?

5.Поясните, что означают понятия «лаг» и «отрицательный лаг», в каких единицах измеряется лаг?

6.Почему процесс определения продолжительности работ носит итерационный характер?

7.Что такое критический путь проекта, как он определяется?

Практическое задание

1.На основании структуры работ определите продолжительность каждой работы в проекте.

2.Определите типы зависимостей всех работ.

3.Используя метод диаграмм предшествования, постройте сетевую диаграмму вашего проекта.

4.Определите критический путь проекта и его продолжительность.

5.Определите плановые даты начала и завершения работ в проекте.

Литература: [1, с. 76–86], [2, с. 117–119], [4, с. 283–285].

26

В практике управления проектами риски подразделяют на известные, то есть выявленные, и неизвестные (невыявленные). В отношении известных рисков разрабатывается план управления рисками. Для компенсации возможных потерь от возникновения неизвестных рисков создается специальный резерв на уровне 10 % бюджета проекта.

Все возможные риски в проекте подразделяются на технические, внешние, организационные и управленческие. Иерархическая структура рисков представлена на рис. 8.

Риск