Прикладные информационные системы. Учебное пособие

1.ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций.

2.ОКВЭД – общероссийский классификатор видов экономической деятельности.

3.ОКП – общероссийский классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции.

4.ОКФС – общероссийский классификатор форм собственности.

5.ОКОГУ – общероссийский классификатор органов государственной власти и управления.

6.ОКАТО – общероссийский классификатор административнотерриториальных образований.

7.ОКОПФ – общероссийский классификатор организационноправовых форм.

8.ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации.

9.ОКОФ – общероссийский классификатор основных фондов. Классификатор ОКВЭД используется при решении следующих

задач:

1)классификация и кодирование видов экономической деятельности;

2)определение основного и других фактически осуществляемых видов экономической деятельности экономического объекта;

3)разработка нормативных актов, которые касаются государственного регулирования экономической деятельности;

4)подготовка статистической информации о хозяйственной деятельности экономических объектов;

5)управление видами экономической деятельности и т. д. Классификатор включает перечень классификационных

группировок видов экономической деятельности и описание этих группировок. Коды группировок состоят из нескольких знаков (от 2 до

6):

2 – класс;

3 – подкласс;

4 – группа;

5 – подгруппа;

6 – вид.

Отраслевые классификаторы разрабатываются министерствами, ведомствами, научно-производственными объединениями и действуют в масштабах отраслей для передачи и

31

обработки информации. Они отражают отраслевую специфику классифицируемой информации.

Примерами данного вида классификаторов являются классификаторы в банковской сфере. В них указываются коды валют, коды банков, коды видов операции, коды банковских ценностей (монеты, чеки, акции, банкноты) и т. д.

Региональные классификаторы создаются и действуют в пределах области, края, города или района.

Локальные классификаторы создаются и действуют в пределах отдельных предприятий и учреждений и учитывают специфические особенности конкретных экономических объектов: коды табельных номеров работников, коды подразделений предприятия, коды лицевых счетов клиентов банков и т. д.

Системы документации

Значительную часть ИО ЭИС составляют различные документы, которые содержат сведения о производственнохозяйственной деятельности объектов управления, а также результативные итоговые данные этой деятельности.

Документ – совокупность сведений, отражающих состояние экономической системы, имеющих юридическую силу и зафиксированных либо на бланке установленной формы в бумажном виде, либо в электронной форме.

Система документации представляет собой совокупность взаимосвязанных документов, которые регулярно используются в ЭИС.

В ЭИС используется большое число различных документов, которые можно классифицировать по ряду признаков:

1)по отношению к входу и выходу системы:

• входные (первичные) документы;

• выходные (отчетные) документы;

2)по отношению к системе в целом:

•внешние документы (от вышестоящих органов);

•внутренние документы;

3) по срокам предоставления:

•регламентированные документы, для которых определен срок исполнения и предоставления;

•нерегламентированные документы, для которых сроки не определены, и они подготавливаются по запросам;

4) по периодичности:

32

•месячные документы;

•квартальные документы;

•годовые документы;

5) по содержанию хозяйственных операций:

•материальные документы;

•денежные документы;

•расчетные документы.

Среди множества разнотипных документов особое место занимают первичные документы, так как от их правильного оформления и содержания во многом зависит эффективность функционирования системы при принятии оперативных управленческих решений.

Первичные документы, фиксирующие факт совершения какойлибо операции, связанной с хозяйственной деятельностью экономического объекта, должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно.

Как правило, они оформляются на типовых бланках (формах) либо на бланках специализированных форм, которые разрабатываются

иутверждаются вышестоящими министерствами и ведомствами (например, налоговой инспекцией).

При необходимости экономический объект может сам разработать документы специфических форм, которые обязательно должны утверждаться вышестоящим руководством.

Кпервичным документам относятся: акты, счета, ордера, накладные и иные документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и ее юридическую законность.

Первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) код формы документа;

3) дату составления;

4) наименование организации, от имени которой составляется документ;

5) содержание хозяйственной операции, представляемой документом;

6) измерители операции — количественное или денежное выражение операции;

7) наименование должностных лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления: личные подписи

иих расшифровки.

33

ВЭИС к документам предъявляется ряд требований по их форме, содержанию, порядку заполнения и пригодности к автоматизированной обработке с помощью соответствующих средств. Единство указанных требований позволяет создать унифицированную систему документации (УСД), которая представляет собой рационально организованный комплекс взаимосвязанных форм документов и процессов документирования данных, отвечающих единым правилам и требованиям документооборота и являющихся средством реализации документированного обмена данными.

УСД разрабатывается на различных уровнях управления: государственном, отраслевом, региональном. Эта система должна обеспечивать единство терминологии, сопоставимость экономических показателей, однозначность описания реквизитов и показателей.

ВУСД выделяются три основные группы документов:

1)управленческие — содержащие информацию, необходимую для решения конкретных задач;

2)организационно-методические, которые регламентируют разработку унифицированных форм документов по единым требованиям и правилам;

3)унифицированные формы документов с инструкциями по их заполнению.

Среди этих групп можно выделить следующие виды документации:

1)учетная;

2)финансовая;

3)отчетно-статистическая;

4)организационно-распорядительная;

5)банковская и т. д.

Каждому документу присваивается соответствующий код согласно общероссийскому классификатору (ОКУД). В нем указываются наименование и кодовое обозначение унифицированных форм документов, которые входят в УСД.

При использовании УСД оказывается возможным значительно сократить объем первичных документов и упростить обработку данных в ЭИС. Кроме того, имеется возможность использовать единые стандартные формы документов на различных уровнях управления. Облегчается устранение дублирования данных, обеспечивается возможность использования единой терминологии для всей документации.

В соответствии с построением УСД все документы должны иметь стандартную структуру, состоящую из трех частей:

34

1.Заголовочная часть, где указываются название документа, наименование объекта, дата составления и другие постоянные реквизиты.

2.Содержательная часть, которая строится в виде таблицы и отражает основную информацию, связанную с назначением и функциями документа.

3.Оформительная часть, содержащая подписи юридических лиц, их расшифровки и, возможно, дату подписи.

При проектировании новых документов рекомендуется соблюдать следующую последовательность действий:

1-й шаг: разделить документ на три упомянутые части; 2-й шаг: определить принадлежность реквизитов каждой части; 3-й шаг: подготовить эскиз (макет) документа; 4-й шаг: рассчитать размеры документа и его частей; 5-й шаг: выбрать стандартный формат документа;

6-й шаг: подготовить соответствующий бланк и размножить его. В документообороте любой организации можно выделить

следующие основные потоки документов:

1) входящие документы, включающие различные директивные документы, законодательные акты;

2) нормативные документы (договоры, контракты и т. д.); 3) внутренние документы (бухгалтерские, финансовые

документы, приказы, инструкции, письма); 4) исходящие (отчетные) документы.

Современные информационные технологии предполагают автоматизацию управления документооборотом, что дает возможность реорганизовать маршруты движения документов, упорядочить информационные потоки в ЭИС и повысить производительность обработки документов во всех перечисленных потоках.

7. Внутримашинное ИО

Внутримашинное ИО представляет собой совокупность всех данных, представленных на машинных носителях и сгруппированных по определенным признакам.

Состав и структура внутреннего представления данных определяются способом организации данных, основными из которых являются следующие:

1.Файловая организация данных.

2.Организация в виде баз данных.

3.Представление в виде баз знаний.

35

Исторически первым способом является файловая организация данных. В этом случае каждый программный продукт (приложение) взаимодействует с одним или несколькими файлами данных, структура которых находится в прямой зависимости от приложений. При этом существует приоритет программного обеспечения, то есть информационные возможности системы полностью определяются возможностями программ. Любые изменения в структуре данных были возможны только при условии соответствующего изменения в приложениях. Кроме того, информация, содержащаяся в файлах данных, оказывалась недоступной для других программных средств.

В этом варианте некоторые приложения могут использовать одни и те же файлы данных, а в других случаях может потребоваться специальная программа-конвертер для перевода данных из одного формата в другой, доступный для использования другим программным средством. При этом каждое из приложений должно сохранять для себя описание используемых данных.

Файловая организация данных является наиболее простой, но она имеет ряд недостатков:

1.Зависимость данных от приложений. Файлы данных жестко привязаны к программному обеспечению (ПО), и их использование возможно только вместе с соответствующими приложениями. Это ограничивает сферу использования подобных ИС, кроме того, ограничивается возможность обработки информации. Она определяются только алгоритмами, заложенными в исходной программе, и разработка нового ПО на базе уже существующих файлов оказывается затруднительной, так как описание данных и их структура сохраняются только в исходной программе.

2.Трудоемкость внесения изменений. Любые изменения в структуре информации требуют соответствующих изменений в ПО, то есть включают этап дополнительного программирования. Это ставит пользователя в зависимость от разработчиков ПО и увеличивает затраты на поддержку работоспособности ЭИС. Положение усугубляется, если одни и те же файлы используются несколькими приложениями, так как в этом случае потребуется переработка уже нескольких связанных программ.

3.Избыточность информации и дублирование данных. На практике возможно, что разные программные средства могут использовать одну и ту же информацию, например нормативносправочные данные. Так как каждая программа использует файлы данных индивидуального формата, приходится дублировать эту информацию для каждой из работающих программ. Это увеличивает, с

36

одной стороны, непроизводительные затраты на хранение и использование излишней информации, а с другой – расходы на программирование, так как в различных программах могут повторяться одни и те же процедуры обработки данных.

4. Неоперативность информации. Необходимость в дублировании, переработка большого числа файлов и возможное отсутствие целостности данных в конечном счете приводят к снижению оперативности всей ИС.

Подобные недостатки привели к тому, что файловая организация постепенно начала заменяться качественно новым подходом к организации данных, в основе которых лежит концепция баз данных и систем управления базами данных (СУБД).

Программное обеспечение ЭИС

Программное обеспечение – это множество программных и документальных средств, реализующих функции и цели использования ЭИС и обеспечивающих надежную и устойчивую работу технических средств.

Как в любой ИС, ПО делится на две большие части:

1.Общее (системное) ПО.

2.Прикладное (специальное) ПО.

Общее (системное) ПО имеет в своем составе базовое ПО, включающее локальную и, возможно, сетевую ОС, системы программирования на языках программирования и различное сервисное ПО.

Прикладное ПО ориентировано на решение прикладных задач ЭИС. В нем можно выделить две составляющие:

1. Проблемно-ориентированное ПО. К нему относится основная часть программных средств ЭИС. Эта часть ПО включает программные продукты, предназначенные для решения какой-либо задачи конкретной предметной области, например банковской, бухгалтерского учета, страховой, налоговой и других областей.

2. Пользовательское ПО (ППО). Сюда входят программы, которые используются для решения различных текущих задач: текстовые и графические редакторы, табличные процессоры и т. д.

На практике в некоторых случаях оказывается, что одна и та же задача экономического профиля может быть решена с использованием как проблемно-ориентированного ПО, так и пользовательского ПО.

В первом случае при разработке ЭИС используется менее жесткий алгоритм решения задач системы и конечному пользователю

37

приходится работать с готовым программным продуктом в диалоговом режиме, осуществляя ввод данных и выбор необходимых параметров.

Во втором случае пользователь сам определяет алгоритм решения и указывает необходимые математические соотношения, вводит исходные данные, формирует и получает выходные документы.

Границу между проблемно-ориентированным и пользовательским ПО установить сложно. Условно можно считать, что ППО является проблемно-ориентированным, если в нем явно можно выделить следующие элементы:

1)основные экранные формы;

2)основные формы входных и выходных документов;

3)внутренние структуры хранения данных, которые могут быть неизвестны пользователю;

4)алгоритмы решения основных задач, которые также необязательно могут быть известны заранее.

Основная часть проблемно-ориентированного ПО разрабатывается с использованием различных систем программирования. На практике встречаются ситуации, когда проблемно-ориентированное ПО может разрабатываться на основе пользовательских программ.

В проблемно-ориентированном ПО можно выделить две разновидности программ:

1)тиражируемое ПО;

2)ПО, разрабатываемое по индивидуальным заказам. Тиражируемое ПО ориентировано на массовое потребление и не

учитывает индивидуальные особенности конкретного экономического объекта, которые следует учесть в ЭИС. Поэтому если имеется возможность использования тиражируемого ПО, то может возникнуть необходимость его дополнительной настройки и адаптации к конкретным условиям пользователя.

Существует несколько путей решения проблемы настройки и адаптации:

1. Модульное построение системы. В этом случае программный продукт состоит из отдельных элементов — модулей, которые могут реализовать различные функции. Это позволяет конечному пользователю приобретать только те модули системы, которые соответствуют решаемой задаче и потребностям данной организации, снизить затраты пользователя, повысить эффективность использования всей системы за счет устранения в ней избыточных элементов.

38

2.Использование возможностей параметризации и настройки. С целью более точного учета собственных условий пользователь может изменять некоторые параметры системы. Например, он может указать, какие проводки потребуются для реализации тех или иных нестандартных операций, может использовать конкретные классификаторы и т. д.

От возможной настройки зависит конечное качество продукта.

3.Индивидуальная переработка и сопровождение. Разработчик программного изделия в отдельных случаях может изменять часть программного продукта в соответствии с пожеланиями заказчика, что позволяет учесть специфические требования к ПО.

4.Передача исходных текстов. В некоторых случаях разработчики системы могут предоставить заказчику тексты программы на языке программирования. Тогда пользователю предоставляется возможность самостоятельно изменить некоторые элементы системы. Этот способ требует детального изучения программного средства и наличия у пользователя соответствующих профессиональных знаний и навыков в области программирования.

При исследовании возможности применения некоторого конкретного программного средства на экономическом объекте необходимо решить следующие задачи:

1.Сопоставить возможности программного средства и задачи, стоящие перед организацией, где необходимо использовать ПО.

2.Определить необходимые модули, если указанное программное средство не имеет их.

3.Сравнить ход решения задачи программным средством с тем, который необходим на экономическом объекте, включая, в том числе, различные формы предоставления информации (справочники, экранные формы, входные и выходные документы).

4.Выяснить, можно ли ликвидировать эти различия при помощи индивидуальной настройки программного средства. Если параметризация невозможна, то можно:

а) выяснить, существует ли возможность доработки ПО в соответствии с пожеланиями заказчика;

б) использовать передачу исходных текстов программ целесообразно только тогда, когда известно, что в организации имеются достаточно квалифицированные кадры, которые могут самостоятельно выполнить требуемые изменения;

в) выяснить возможности последующей информационной поддержки со стороны разработчика.

39

В современных ЭИС используется как проблемноориентированное, так и пользовательское ПО. Наибольшее распространение имеет проблемно-ориентированное ПО, которое предназначено для автоматизации решения широкого круга основных задач по информатизации деятельности предприятий.

Математическое обеспечение ЭИС

Математическое обеспечение представляет собой совокупность математических методов, позволяющих реализовывать все функции ЭИС с применением средств вычислительной техники.

К математическим методам в экономике относятся следующие основные методы:

1.Математическое программирование, включающее линейное, динамическое, эвристическое программирование.

2.Математическая логика.

3.Теория графов.

4.Теория массового обслуживания.

5.Исследование операций и другие разделы прикладной математики.

Основным содержанием математического программирования является метод решения экстремальных задач, возникающих при планировании и управлении экономикой. При решении таких задач выделяются целевая функция и ограничительные условия. В зависимости от вида функции и условий выбираются конкретные методы линейного, динамического, стохастического программирования. С целью автоматизации управления часто применяются методы теории массового обслуживания, которые разрабатывают подходы, обеспечивающие наилучшее обслуживание поступающих требований.

Моделирование информационных процессов — один из основных математических методов. В основе этого процесса лежит понятие модели.

Моделью называется условный образ реального объекта или процесса, который создается для более глубокого изучения реально протекающих процессов.

Моделирование – процесс построения моделей, их изучение и применение.

Необходимость моделирования объясняется сложностью и невозможностью изучения различных реальных объектов или процессов непосредственно (напрямую).

40