Прикладные информационные системы. Учебное пособие

ЭИС. Эта часть ЭИС может быть реализована как на основе использования отдельного локального компьютера, так и в сети ЭВМ.

Комплекс технических средств должен удовлетворять ряду требований:

1.Гибкость структуры, которая обеспечивает возможность включения в него комплекс новых более совершенных технических средств.

2.Надежность, которая гарантирует бесперебойное функционирование системы.

3.Минимальная стоимость как самого комплекса средств, так и стоимость его обслуживания (эксплуатации).

Программное обеспечение – совокупность программ,

реализующих целевые функции и задачи, решаемые в ЭИС. Обычно в состав ПО входят операционные системы (ОС, клиентские и серверные), системы программирования, системы управления базами данных (СУБД) и прикладное ПО.

Математическое обеспечение включает в себя совокупность математических методов, экономико-математических моделей и алгоритмов обработки ЭИ при решении задач, возлагаемых на всю систему.

Организационное обеспечение определяет порядок организационных отношений и перечень функций, которые должна выполнять каждая отдельная структурная единица экономического объекта, например подразделение, отдел, отдельный сотрудник. Организационное обеспечение необходимо для создания взаимодействия персонала ЭИС между собой и техническими средствами в процессе решения управленческих задач.

Эргономическое обеспечение представляет собой комплекс методов и средств, которые формируют требования к рабочим местам, условиям работы персонала и обеспечивают возможности эффективной деятельности каждого сотрудника по освоению и эксплуатации ЭИС.

Эргономическое обеспечение включает документацию по вопросам эргономики рабочих мест и технических комплексов, а также по проведению соответствующей эргономической экспертизы.

Правовое обеспечение регламентирует процесс создания и функционирования системы, а также определяет, каким образом необходимо выполнять функции сотрудникам системы.

Оно включает совокупность нормативных актов, которая устанавливает и закрепляет договорные отношения разработчика и заказчика в процессе создания и функционирования системы, а также

21

различные внутренние инструкции организации, в которых используется ЭИС, внешние инструкции вышестоящих органов и законодательные акты РФ.

Информационное обеспечение ЭИС

Эффективное управление экономическим объектом возможно только при наличии достоверной и полной информации о деятельности всех его подразделений. Актуальность этой информации, ее точность и своевременность обеспечиваются путем создания единого информационного пространства на основе современных технологий хранения и обработки ЭИ. Поэтому одна из основных проблем любой ЭИС связана с организацией и проектированием прежде всего информационного обеспечения.

Цель информационного обеспечения (ИО) – создание динамической информационной модели экономической системы, которая отражает ее состояние в любой момент времени. ИО предназначено также для оперативного формирования и выдачи полной и достоверной информации, которая требуется для принятия управленческих решений.

ИО включает в себя следующие части:

1.Единая система классификации и кодирования информации.

2.Унифицированная система документации.

3.Схемы информационных потоков, циркулирующих в экономической системе.

4.Методология построения, состав и содержание баз данных

(БД).

Основными задачами ИО являются:

1)предоставление полной, объективной и достоверной информации для принятия управленческих решений;

2)обеспечение взаимной связи задач, решаемых в различных функциональных подсистемах;

3)разработка классификаторов и систем кодирования информации;

4)выявление движения информации от момента ее возникновения до ее использования в системе;

5)совершенствование системы документооборота и переход к системе электронного документооборота;

6)организация доступа к данным внутренних и внешних источников информации;

7)определение состава и содержания БД и их проектирования;

22

8) представление выходной информации в виде, удобном для восприятия пользователем.

В структуре ИО можно выделить две основные части:

1.Внемашинное ИО.

2.Внутримашинное ИО.

Внемашинное ИО обслуживает систему управления экономическим объектом без использования специальных технических средств.

В состав внемашинного ИО входят:

1)система классификации и кодирования ЭИ;

2)система документации;

3)система документооборота информационных потоков. Внутримашинное ИО включает все виды специально

организованной информации, представленной в виде, удобном для хранения и обработки техническими средствами: файлы данных, БД, базы знаний.

5. Внемашинное информационное обеспечение Системы классификации и кодирования информации

Для эффективного поиска, передачи и обработки ЭИ она должна быть представлена в некотором формализованном виде. С этой целью информацию следует упорядочить, то есть классифицировать в соответствии с выбранной системой классификации, а затем закодировать с использованием различных методов и средств кодирования.

Классификация представляет собой распределение некоторого множества экономических объектов, то есть материалов, изделий, банковских счетов, видов операций, услуг и т. п., на подмножества с установленными признаками их сходства и различия.

Признак, позволяющий распределять множество объектов на подмножества, называется основанием классификации.

Необходимость классификации объясняется следующими причинами:

1)выявлением общих свойств информационного объекта;

2)разработкой правил и процедур обработки информации;

3)сокращением объема и времени поиска необходимой информации;

4)упрощением процедур обработки информации.

Системой классификации (СК) называют совокупность правил распределения объектов на подмножества на основании классификационных признаков и зависимостей внутри признаков.

23

В каждой СК имеются следующие основные характеристики:

1)гибкость – возможность включения в СК новых классификационных признаков и объектов без нарушения их целостности;

2)емкость – максимально возможное количество классификационных группировок в СК;

3)глубина – количество допустимых уровней (ступеней), соответствующих числу признаков классификации;

4)заполненность – отношение фактического количества классификационных группировок к емкости системы.

В настоящее время при обработке ЭИ наиболее применимы два типа СК:

1)иерархическая СК;

2)фасетная СК.

Иерархическая система классификации

При иерархической СК все исходное множество объектов делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы или группировки, которые образуют первый уровень всей системы.

Каждый класс первого уровня в соответствии со своим классификационным признаком делится на подклассы, множество которых образуют второй уровень всей системы. Каждый подкласс второго уровня делится на группы, которые образуют третий уровень всей системы (рис.3). Аналогичное деление продолжается на следующих уровнях.

Рис. 3. Иерархическая СК Достоинствами иерархической СК являются простота и

логичность построения, возможность использования достаточно

24

большого количества классификационных признаков на различных уровнях иерархической структуры.

Недостатки:

1)достаточно жесткая система, осложняющая внесение изменений;

2)сложность группировки объектов по заранее не предусмотренным признакам.

Пример иерархической СК: структура плана счетов бухгалтерского учета. Весь план счетов разбивается на отдельные классы (разделы), среди которых можно указать:

1)внеоборотные активы;

2)производственные запасы;

3)затраты на производство;

4)материалы;

5)готовая продукция;

6)денежные средства;

7)расчеты;

8)финансовые результаты;

9)услуги.

Внеоборотные активы включают в себя подклассы: основные средства предприятия, амортизацию основных средств, нематериальные активы и т. д.

Каждый класс или подкласс имеет принятое название — счет. Он может разбиваться на отдельные группы (субсчета).

Фасетная система классификации

Данная СК позволяет разделить множество объектов одновременно по нескольким независимым друг от друга признакам.

Признак классификации, используемый для образования классификационных группировок, называется фасетом.

Любой фасет представляет собой совокупность нескольких однородных значений классификационного признака. Внутри фасетов их значения могут располагаться в произвольном порядке или упорядоченно. Несколько одновременно рассматриваемых фасетов образуют классификационную группировку. Например, в группировку Km = (Ф1, Ф2, …, Фn) с номером m включены фасеты Ф1, Ф2, …, Фn

25

фасетов ...

...

Пример фасетной классификации видов бухгалтерской отчетности:

Достоинствами фасетной СК являются высокая степень гибкости, использование большого числа классификационных признаков для создания группировок, простота модификации всей системы без изменения структуры группировок.

Кнедостаткам можно отнести сложность структуры построения

ине очень высокую степень заполненности системы.

Классификация является основой для кодирования информации. Кодирование – процесс присвоения условных обозначений объектам классификации (материалам, изделиям, услугам, счетам и

т. д.), а также классификационным группировкам. Целями кодирования являются:

1)представление информации в более компактной и удобной

форме;

2)подготовка информации к обработке в системе и к передаче

еепо каналам связи;

3)упрощение логической обработки информации с использованием специальных методов;

4)установление единообразия в представлении всех классификационных признаков для различных объектов.

Уникальное условное обозначение, присвоенное конкретному объекту, называется кодом. В общем случае код может состоять либо из одного знака, либо из системы (группы) знаков, образованной по определенным правилам. В качестве знаков могут быть цифры, буквы и их сочетания. На практике чаще используются цифры.

Любой код характеризуется следующими свойствами:

1)длиной кода – числом позиций в коде;

26

2)структурой кода – порядком размещения символов в коде;

3)емкостью – максимально допустимым числом элементов

кода.

Совокупность правил, по которым строится кодовое обозначение объекта, называется системой кодирования.

При кодировании элементов экономических объектов на практике используются системы кодирования двух видов:

1)классификационные системы кодирования;

2)регистрационные системы кодирования.

Классификационное кодирование выполняется после предварительной классификации объектов и подразделяется на подвиды:

1)позиционное (поразрядное) кодирование;

2)кодирование повторения;

3)комбинированное кодирование.

Позиционная система кодирования применяется для кодирования сложных объектов, элементы которых можно группировать по нескольким признакам.

Данные кодируемого множества классифицируются по заданным признакам, каждому из которых в коде отводится определенное число позиций (разрядов).

В качестве примера можно привести структуру кода номера лицевого счета клиента банка:

X XX XX XXX X XXXX XXXXXXX

6– номер филиала;

7– лицевая часть счета.

Другой пример – банковский идентификационный код (БИК):

XX XXXX XXX

1 2 3

1 – код страны;

2– код банка в пределах расчетно-кассового центра (РКЦ);

3– код РКЦ.

Достоинствами позиционной системы кодирования являются простота построения и большая информативность, которые дают

27

возможность кодирования значительного количества классификационных признаков.

Недостаток: жесткая структура предварительной классификации, которая не позволяет закодировать новые группировки, не предусмотренные заранее.

Система повторения

В ней используются кодовые обозначения, которые непосредственно характеризуют объект кодирования, то есть сохраняются уже имеющиеся условные обозначения тех или иных признаков.

Достоинство: легкость запоминания. Недостаток: узость применения.

Обычно система повторения применяется в сочетании с другими системами кодирования и образует третий вариант –

комбинированные системы кодирования.

Регистрационная система кодирования используется для однозначной идентификации объектов и не требует их предварительной классификации. Данная система подразделяется на два вида:

1)порядковая система;

2)серийная система.

Порядковая система заключается в последовательном присвоении каждому объекту номенклатуры номера его порядка, обычно этот номер соответствует натуральному ряду чисел. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительной группировки. При появлении новых объектов используются номера в конце списка.

Данная система характеризуется простотой построения, однако с появлением новых объектов номенклатуры может нарушаться логическая стройность всей системы.

Серийная система кодирования предполагает разбивку всех кодируемых объектов на группы по какому-либо признаку, при этом каждой группе выделяется серия кодов. В пределах этой серии каждому объекту номенклатуры присваивается код по порядку. В этом случае каждая серия кодовых обозначений содержит резервные коды для новых позиций номенклатуры, которые могут появиться в группе.

Преимущества системы: сравнительно небольшая длина кода, возможность добавления новых объектов в группу без нарушения логической стройности всей системы.

Недостатки: отсутствие четкой границы между сериями и трудности запоминания самих серий.

28

Обычно данная СК применяется для кодирования двузначных номенклатур, например структурных подразделений предприятий, различный видов оплаты и удержаний и т. д.

К регистрационной системе кодирования информации относится, в частности, штриховое кодирование.

Каждому предмету присваивается определенный идентификатор. На предмет наносится специализированная метка, содержащая идентификатор, который затем может считываться с метки специальным устройством – цифровым сканером. Одновременно происходит перевод метки в другое представление.

Вкачестве идентификатора могут использоваться графические, магнитные, радиочастотные метки, но чаще всего на практике используется графическая метка, представляемая в виде штрихкода.

Штрихкод представляет собой чередование широких и узких темных и светлых полос, которыми кодируется алфавитно-цифровая информация. При этом широким линиям сопоставляется значение единицы, а узким – ноль. В результате может быть получена последовательность из 0 и 1, представляющая собой двоичный код данного предмета.

Внастоящее время известно довольно много систем штрихового кодирования.

Примерами наиболее известных систем этого типа являются:

1. UPC – Universal Product Code – универсальный товарный код.

2.EAN – European Article Numbering – товарный код

(европейский артикул).

3.UCC/EAN – Uniform Code Council в сочетании с кодом EAN.

В каждой из этих трех систем существуют разновидности кодов

взависимости от используемого числа разрядов кода (числа символов

внем).

В РФ используется 13-символьный код EAN-13, который имеет следующую структуру:

XXX XXXX XXXXX X

1– код страны-производителя (РФ и страны СНГ имеют значение от 460 до 469);

2– код предприятия-изготовителя;

3– код продукта, в котором отображаются потребительские свойства (размер, цвет и т.д.);

4– контрольный разряд для проверки правильности счетов.

29

6. Классификаторы

На основании систем классификации кодирования экономических объектов разрабатываются различные

классификаторы.

Под классификатором понимается систематизированный перечень единиц информации и их кодовых обозначений. Основными назначениями классификаторов являются:

1)однозначное обозначение объекта;

2)группировка информации по ряду признаков;

3)минимизация объемов хранимых данных в ИБ;

4)ускорение процедур поиска и обмена данными в ИС.

В зависимости от сферы применения классификаторы делятся на несколько видов:

1)международные;

2)общегосударственные;

3)отраслевые;

4)региональные;

5)локальные.

Международные классификаторы входят в состав системы международных экономических стандартов (СМЭС). Они используются для обмена информацией между предприятием и организациями разных стран мира. В частности, в состав СМЭС входят классификации ООН и ее специализированных образований, в том числе:

1.MСOK – международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности.

2.MСTK – международная стандартная торговая классификация.

3.КОП – классификация основных продуктов.

4.КПСО – классификация продовольственных и сельскохозяйственных организаций.

5.КМОТ – классификация международной организации труда.

6.ЮНЕСКО – классификация ООН по вопросам образования, науки и культуры.

Общегосударственные (общероссийские) классификаторы

разрабатываются госстандартом РФ в централизованном порядке и являются едиными для всей страны. Эти классификаторы действуют в рамках единой системы классификации и кодирования техникоэкономической и социальной информации (ЕСКК).

Примеры наиболее распространенных российских классификаторов:

30