Прикладные информационные системы. Учебное пособие

Первичные показатели служат исходными данными для формирования различного рода вторичных показателей, которые, в отличие от первичных, являются производными или расчетными. Например, стоимость готовой продукции, зарплата работников, подсчет потерь от брака.

Все сказанное означает, что экономический показатель — это основная единица ЭИ, так как он имеет значимый экономический смысл и исключение из него хотя бы одной его составляющей приводит к потере этого смысла и серьезным недостаткам.

Показатели могут образовывать другие более сложные составные структурные единицы информации, а именно:

1.Экономические документы (документы).

2.Массивы.

3.Информационные потоки.

4.Информационные базы (ИБ).

В целом все структурные характеристики ЭИ образуют иерархию от меньшего к большему:

Реквизит→показатель→документ→массив→поток→база.

Экономические документы

Экономический документ представляет собой определенную совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Например: товарная накладная, кассовый ордер и т. д.

Наиболее распространенной формой представления большинства экономических документов является табличная форма. Эта форма в самом общем виде обычно включает три части:

1)общую или заголовочную часть (шапка документа);

2)предметную часть;

3)оформительскую часть.

Общая часть обычно содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе. Такими реквизитами могут быть дата, название предприятия и т. д.

Предметная часть включает реквизиты, которые характеризуют особенности отдельных экономических показателей. Например, виды материалов, товаров, услуг, которые сопровождаются различными реквизитами (название, цена). Очень часто предметная часть представляется в табличной форме. В строках указывается наименование реквизита, а в столбцах – количественные значения.

Оформительская часть содержит данные, которые непосредственно не участвуют в процессе обработки информации, однако они необходимы, так как придают документу юридическое

11

основание (силу). Они включают подписи лиц, участвующих в подготовке документа (директор, главбух).

Помимо табличной формы представления в ЭИС могут использоваться документы упрощенной формы (анкеты и т. д.). Они отличаются лишь структурой построения.

Вкачестве носителей информации для документов используются бумажные, электронные (экраны устройств, файлы данных), магнитные, твердотельные носители.

Массивы

Вцелях упрощения организации обработки, передачи и хранения информации, содержащейся в документах на машинных носителях, документы могут объединяться в структурные единицы, называемые информационными массивами.

Информационный массив с точки зрения логической структуры представляет собой набор документов одной формы (одного названия) либо множество таких наборов, относящихся к одной задаче.

Потоки

Массивы объединяются в еще более крупные структурные единицы, которые называются информационными потоками.

Информационный поток — совокупность нескольких массивов, связанных с решением одной и той же экономической задачи.

Информационные базы

Множество информационных потоков образуют информационную базу, которая, как правило, описывает финансовохозяйственную деятельность предприятия (экономического объекта) в целом.

Информация, связанная с обработкой перечисленных экономических информационных единиц, базируется на использовании различных средств и способов. Множество этих средств и способов образует определенную информационную технологию, целью которой является производство информации для обеспечения подготовки, принятия и реализации необходимых управленческих решений.

Современные ЭИС характеризуются внедрением новых ИТ. Одной из отличительных черт этих ИТ является привлечение конечных пользователей, т. е. специалистов управления, не являющихся профессионалами в области вычислительной техники и программирования, в информационные процессы непосредственно на этапах подготовки управленческих решений.

12

3. Понятие системы. Классификация, стандарты и принципы построения современных ЭИС

Методологической основой построения любой ИС, в том числе и ЭИС, является кибернетическое понятие системы.

Под системой понимается любой объект, который рассматривается, с одной стороны, как единое целое, а с другой – как совокупность связанных и взаимодействующих друг с другом составных частей, то есть элементов или подсистем, образующих в результате определенную целостность.

В роли системы могут рассматриваться различные объекты, явления и процессы, например: промышленное предприятие, транспортная система, энергетическая система и т. п.

Различные системы могут значительно различаться между собой как по составу элементов, так и по главным целям, то есть назначению. Количество элементов, входящих в систему, может быть любым, важно лишь, чтобы все они были взаимосвязаны и действовали в интересах достижения поставленных целей.

Отдельные элементы системы также можно рассматривать в качестве системы.

Разнообразные системы характеризуются рядом общих свойств

икомпонентов. К компонентам относятся:

1)элемент системы;

2)структура системы;

3)входы и выходы системы;

4)закон поведения системы (принципы выполнения функций, для которых предназначена система);

5)цели и ограничения, накладываемые на функционирование

системы.

Элемент системы – часть системы, выделенная по определенному признаку и выполняющая определенную функцию. Элемент может быть простым (неделимым) или составным, состоящим из взаимосвязанных частей. Деление системы на отдельные элементы обусловлено ее главными целями, то есть назначением и функциями, возлагаемыми на систему.

Структура системы – множество ее элементов и взаимосвязей между ними. Структура иногда называется архитектурой системы.

Входы и выходы – потоки сообщений, поступающие в систему

ивыходящие из нее.

Закон поведения системы – функция, связывающая изменения входа и выхода системы.

Цели – задачи, поставленные перед системой.

13

Ограничения определяют возможные значения параметров элементов системы. Значения этих параметров в зависимости от целей могут ограничиваться.

Для любой системы характерны общие свойства:

1)сложность;

2)делимость;

3)относительность;

4)целостность;

5)структурированность.

Сложность определяется множеством входящих в систему компонентов, изменяющих внутренние и внешние связи и отношения.

Делимость предполагает, что система состоит из подсистем, выделенных по определенному признаку и отвечающих конкретным целям и задачам. Каждая подсистема, в свою очередь, может рассматриваться как система, состоящая из самостоятельных частей. Выделение таких частей реализует процедура декомпозиции системы.

Относительность как свойство состоит в том, что при анализе системы, который выполняется обычно в результате декомпозиции, некоторые параметры системы могут включаться в рассмотрение, а некоторые исключаться из рассмотрения, так как их влияние на основные элементы и функции системы несущественно и может не приниматься во внимание.

Целостность означает, что функционирование всей системы подчиняется единой цели.

Структурированность предполагает распределение элементов системы по нескольким взаимосвязанным иерархическим уровням.

Системы, предназначенные для обработки ЭИ, относятся к классу ЭИС.

Существуют различные подходы к классификации ЭИС. Она может быть выполнена по нескольким классификационным признакам.

Важными признаками являются:

1.Сфера применения системы.

2.Уровень применения и административное деление.

3.Степень функциональности.

4.Уровни управления.

По сфере применения различают ЭИС:

•бухгалтерские;

•банковские;

•страховые;

•налоговые;

14

• системы фондового рынка.

По уровню применения и административному делению:

•государственный уровень;

•уровень министерств и ведомств;

•уровень областей и регионов;

•уровень объединений предприятий (холдингов) и отдельных предприятий.

По степени функциональности:

•локальные (реализующие отдельные функции управления);

•многофункциональные, в которых реализуется несколько функций управления;

•полнофункциональные, в которых реализуется все множество функций управления.

К полнофункциональным ЭИС относятся корпоративные ЭИС (КЭИС) – новый класс ЭИС. КЭИС представляют собой набор функциональных подсистем высокого уровня, в которых объединяется несколько объектов управления – предприятий, как правило, территориально разобщенных.

Существующие в настоящее время и разработанные ранее ЭИС строились на основе определенных правил (стандартов), которые регламентируют общие принципы построения и функционирования крупных предприятий различных отраслей промышленности.

Успешность деятельности любого предприятия в первую очередь определяется эффективностью планирования его производственных процессов. В свою очередь эффективность производственных процессов непосредственно зависит от организации поставок комплектующих изделий и материалов. Это объясняется тем, что большая часть задержек в процессе производства связана с несвоевременной поставкой комплектующих или материалов, в результате чего падают объемы производства и ухудшаются экономические показатели функционирования предприятия.

Одним из способов устранения данной проблемы является использование специальной системы планирования (RP-системы,

Resource Planning), которая является базовой частью любой ЭИС. Использование RP-систем позволяет согласовать работу

различных подразделений предприятия и его контрагентов (поставщиков), оптимизировать бизнес-процессы предприятия, снизить себестоимость продукции и увеличить прибыль. В настоящее время существует несколько типов RP-систем, которые начали использоваться и развиваться с конца 60-х годов (рис. 2).

15

Рис. 2. Типы RP-систем

Основной целью MRP-систем является организация работы предприятия, когда любые комплектующие находятся в нужное время и в нужном месте. Входными данными для всей системы управления являются:

1)график выпуска готовой продукции на планируемый период;

2)информация обо всех комплектующих, необходимых для производства;

3)список комплектующих и их количество, которое требуется для создания конкретной единицы продукции.

В результате обработки входной информации MRP-системы формируют следующие результаты:

1)план заказов, то есть перечень комплектующих с указанием требуемого срока поставки;

2)возможные изменения к ранее спланированному заказу;

3)отчет об узких местах планирования, то есть критические точки плана заказов, требующие повышенного внимания;

4)исполнительный отчет и, в частности, сообщения о неразрешимых или сложных ситуациях;

5)отчет о прогнозах, то есть прогнозах предполагаемого изменения объемов производства и характеристик выпускаемой продукции.

Использование MRP-систем обеспечивает следующие преимущества:

1)гарантия наличия требуемых комплектующих и уменьшение временных задержек в их доставке;

2)отслеживание конвейерного пути каждой комплектующей

16

единицы, что ведет к уменьшению производственного брака; 3) оптимизация использования складских помещений.

CMRP-системы являются усовершенствованной версией MRPсистем и в большей мере ориентированы на предприятия, где поставщиками комплектующих являются филиалы. В этом случае поставщики (контрагенты) рассматриваются не как внешние элементы, а как непосредственные участники бизнес-процесса данного предприятия.

Одним из нововведений CMRP является возможность динамической корректировки планов закупки в случае возникновения внештатных ситуаций.

В системах типа CRP технологии СMRP переносятся на задачи планирования потребностей в производственных мощностях. Наряду со стандартными отчетами MRP систем в СRP могут быть два дополнительных отчета: перечень дополнительных производственных мощностей, которые необходимо закупить для реализации производственного плана; прогноз на амортизацию производственных мощностей.

Недостатком MRP-систем было отсутствие учета в процессе планирования производственных ресурсов и рабочей силы, следствием этого стало появление CRP-систем, а также систем финансового планирования, которые позволяли осуществлять планирование и в материальном, и в денежном выражениях. Результатом этого развития стало появление систем MRP II. Они соединили в себе возможности MRP, CRP, систему финансового планирования и подсистему планирования кадровых ресурсов.

Кроме того, возникли изменения в архитектуре системы планирования. Во всех предыдущих RP-системах работа строилась на обеспечении одного плана. В системах MRP II появилось несколько уровней планов, а именно: план объема продаж, план выпуска готовой продукции, основной производственный план, план по использованию ресурсов. В последний входили: план производственных мощностей, кадровый план, план потребностей в материалах и финансовый план.

Согласно данному стандарту планирование реализуется по нисходящему и восходящему принципам: с одной стороны, планы нижних уровней определяются характеристиками планов более высоких уровней, а с другой – изменение планов нижнего уровня может привести к пересмотру планов более высокого уровня. При этом планирование осуществляется итерационно, то есть изменение планов текущего уровня может затрагивать только планы соседних уровней, переходы через уровень запрещаются.

17

Системы, построенные по принципу MRP II, поддерживают следующие функции:

1.Планирование продаж и производства.

2.Управление спросом.

3.Составление плана производства.

4.Планирование материальных потребностей.

5.Управление складом.

6.Плановые поставки.

7.Управление на уровне производственного цеха.

8.Планирование производственных мощностей.

9.Материально-техническое снабжение.

10.Планирование ресурсов распределения.

11.Планирование и контроль производственных операций.

12.Управление финансами.

13.Оценка результатов деятельности предприятия.

Системы типа ERP являются развитием систем класса MRP II. Здесь добавлены два нововведения:

1.Подсистема научных исследований и конструкторских разработок.

2.Подсистема финансового анализа, которая использует в своей работе системы поддержки принятия решений.

Второе нововведение позволяет использовать ERP-системы не только на промышленных предприятиях, как MRP-системы, но и на предприятиях, не имеющих отраслевых ограничений, то есть на многопрофильных предприятиях.

Системы типа CSRP являются расширением систем ERP, ориентированным на потребности предприятий-потребителей. Если в ERP-системах покупатели рассматриваются как внешние элементы, то

всистемах CSRP класса характеристики и запросы потребителей являются основными для бизнес-процессов. В результате происходит включение системы обработки информации о покупателе во всю систему управления и планирования деятельности предприятия.

Системы ERP II являются последними из класса RP-систем. В них расширяются возможности предыдущего класса (CSRP) на работу с филиалами. Данная система предназначена для крупных отраслевых и не отраслевых корпораций.

В основе созданий ЭИС лежат следующие принципы:

1.Принцип системности: он позволяет четко определить цели создания ЭИС, общие свойства, присущие системе, выявляет критерии декомпозиции системы и различные типы связей между ее элементами.

18

2.Принцип модульности: предусматривает построение ЭИС в виде взаимосвязанных и взаимно дополняемых модулей, при этом замена одного модуля другим не ведет к нарушению целостности системы.

3.Принцип адаптируемости (гибкости): позволяет обеспечить приспособление системы к новым условиям функционирования при сохранении ее работоспособности в целом.

4.Принцип непрерывности развития (открытости): определяет ЭИС как систему, способную к развитию и совершенствованию при использовании новых технологий и средств обработки данных.

5.Принцип стандартизации и унификации: при проектировании ЭИС целесообразно использовать готовые типовые решения (проекты).

6.Принцип расширяемости: предусматривает возможность реализации в ЭИС новых задач, которые ранее не решались.

7.Принцип надежности: предполагает устойчивость работы системы в условиях возможного сбоя ее отдельных элементов или подсистем.

8.Принцип совместимости: способность взаимодействия различных ЭИС, которые имеют информационное техническое или технологическое сопряжение.

9.Принцип эффективности (окупаемости): ЭИС должна окупаться как материально, так и морально (не разорять пользователя).

10.Принцип автоматизации: предполагает повсеместное применение безбумажной технологии, состоящей в комплексном использовании технических средств на всех стадиях процесса обработки ЭИ.

11.Принцип безопасности: означает сохранность и целостность коммерческой информации в системе.

4. Обобщенная структура ЭИС

ЭИС принадлежат к классу сложных систем и, как всякая система, состоят из элементов, находящихся в определенных отношениях друг с другом. Любую ЭИС можно разделить на подсистемы, которые, в свою очередь, могут быть разделены на более мелкие элементы.

Наиболее распространенным подходом к структуризации ЭИС является выделение в них двух подсистем:

1.Функциональная подсистема.

2.Обеспечивающая подсистема.

19

Функциональная подсистема определяет назначение ЭИС, ее основные цели, функции и фактически представляет собой модель системы управления экономическим объектом. Функциональная подсистема включает в себя элементы, в которых решаются различные задачи управления объектом. При этом для каждого экономического объекта состав функциональной подсистемы может быть различным и зависит от масштаба, особенностей, характера деятельности объекта и т. д.

Например, для ЭИС промышленного предприятия могут быть выделены две типовые функциональные подсистемы:

1)подсистема управления отдельными ресурсами, включающая сбыт готовой продукции производства, материально-техническое снабжение, финансы, кадры;

2)подсистема, реализующая функции планирования, учета, анализа и оперативного управления.

Обеспечивающая система позволяет реализовывать решения, поставленные перед всей системой задач, с учетом ресурсов, необходимых для этой цели. Структура этой части ЭИС в значительной степени является типовой и примерно одинаковой для ЭИС разных видов, она мало зависит от предметной области, в которой функционирует ЭИС.

В обеспечивающей подсистеме можно выделить следующие основные части:

1)информационное обеспечение;

2)техническое обеспечение;

3)программное обеспечение;

4)математическое обеспечение;

5)организационное обеспечение;

6)эргономическое обеспечение;

7)правовое обеспечение.

Все указанные обеспечивающие подсистемы связаны между собой, а также с функциональной подсистемой.

Информационное обеспечение включает в себя единую систему классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации, схемы информационных потоков для экономического объекта, а также методы и принципы построения, состав и содержание баз данных, баз знаний.

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств сбора, хранения, передачи, обработки и представления информации, необходимых для обеспечения работоспособности и высокой эффективности функционирования всей

20