Глава 2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ: ПЛАНИРОВАНИЕ, ОРГАНИЗАЦИЯ, МОТИВАЦИЯ, КОНТРОЛЬ

2.1.  Планирование как основополагающая функция

– это определениеруководит лясистемы целей функционированияПланированиеразвития организации, а также путей и средств их достижения. Планирование представляет собой целенаправленное развитие организации, прогнозирование, координацию деятельности, стимулирование сотрудников, информационное обеспече- ние.Планы различаются по целям, предмету, уровню, содержанию, периодам планирования (табл. 1).

Таблица1

15

2.2.  Функция организации: построение организационной

Организацияструктурыкак функцияорганизацияуправленияпроцессаопределяетработы структуру и условия обеспечения функционирования компании (обеспечениеперсоналом,материалами,финансовымиидругимиресурсами) (рис. 6).

16

ПОСТРОЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ

Рис.6. Схема составляющих функций организации

– документ, схематически отражающийОрганизационнаясостав и иерархиюструктуподразделений организации (рис. 7).

Юрист ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР Секретарь

Организационная структура каждой отдельно взятой организации индивидуальна. Ее тип зависит от многих факторов: масштаб деятельности организации, ее цели, циркулирующие бизнес-про- цессы, и др. Организационная структура формируется на основе принципа иерархичности.

Элементами структуры выступают отдельные работники, подразделения, которые объединяются посредством горизонтальных и вертикальных связей. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи – это связи подчинения, необходимость в них возникает при иерархичности управления, т.е. при наличии нескольких уровней управления.

17

В рамках структуры управления протекает управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений),междуучастникамикоторогораспределенызадачиифункции управления,аследовательно,праваиответственностьзаихвыполнение.

Средством для достижения нормальных взаимоотношений между уровнями управления является делегирование полномочий.

представляет собой процесс передачи руководителемДелегированиечасти своих служебных функций подчиненным без активного вмешательства в их действия. В данном определении стоит отметить акцент на самостоятельности сотрудника при решении делегированной ему задачи. Делегирование предполагает определенную степень доверия к сотруднику, поэтому чрезмерный контроль в данном случае не оправдан.

Делегирование предполагает передачу сотруднику не только функций и задач, но и полномочий для их выполнения. При этом стоит учесть, что ответственность с руководителя не снимается.

Эффективно используя данный инструмент, руководитель может освободить себе время для решения стратегических задач, стимулировать проявление инициативы со стороны сотрудников, помочь выявить перспективных сотрудников. Безусловно, делегируя задачи подчиненным, нужно учитывать ряд факторов: компетентность сотрудника, его стремление к развитию, достаточное количествовремени,четкаяпостановказадачи,наличиеобратной связи.

Можно выделить две концепции делегирования: классическую и современную. В классической концепции полномочия считаются делегированными в момент передачи их от руководителя к подчиненному. Современная концепция предполагает возможность сотрудника отказаться от делегированных ему задач. Соответственно,полномочияможносчитатьделегированнымитолькосмомента принятия их подчиненным.

Руководителю стоит учесть, что есть задачи, которые неподлежат делегированию:

долговременное планирование;оценка деятельности, дисциплины, взысканий;конфиденциальные вопросы;

задания, выходящие за рамки знаний сотрудника;

личные поручения.

18

2.3.  Формирование эффективной системы мотивации

в процессе проектной работы

– это совокупность внутренних и внешних движущихМотивациясил, которые побуждают человека кдеятельности, задают границы иформы деятельности ипридают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей.

Основополагающими понятиями мотивации являются «мотив» и «стимул».

Мотив–внутренняяпричина,побуждающаяккакому-либодей- ствию или деятельности.

Стимул–внешнеевоздействиеначеловека,группу,организаци- онную систему, влияющее на процесс и результаты трудовой деятельности, побуждающий эффект которого опосредован психикой человека, отвечает его взглядам, чувствам, настроениям и, конечно же, мотивам.

Таким образом, стимул предлагается сотруднику руководителем, например, в виде премии, перспективы карьерного роста. Для формированияэффективнойсистемымотивацииворганизациинеобходимо, чтобы стимулы соответствовали мотивам, которые есть у сотрудников. Так, если у работника доминирует мотив дополнительного заработка, то стимулировать его к эффективному труду перспективой получения благодарственного письма или статуса «Лучшийработникмесяца»(безфинансовогопоощрения)неимеет смысла.

Стимул проявляется в виде вознаграждения. Вознаграждение

– это то, что человек считает для себя ценным. При этом следует учитывать индивидуальность человека, его потребности и личное представление о ценности. Вознаграждение можно подразделить на два вида: внешнее и внутреннее.

Внешнее вознаграждение дает сотруднику руководитель (заработная плата, премии, хорошие условия труда, обучение за счет организации и т.п.). Внутреннее вознаграждение – это чувство удовлетворения, радости, счастья, которое получает сотрудник в процессе профессиональной деятельности. Внутреннее вознаграждение может быть сформировано при достижении цели (раскрытие преступления, победа в судебном заседании, выработка с превышением плановых показателей и т.п.), удовлетворенности своей работой, пониманием личного вклада в развитие организации/общества.

19

Мотивациябываетнесколькихвидов:положительнаяиотрицательная, материальная и нематериальная.

– это стремление добиться успеха (заслужитьПоложительнаяпремию, мповышениетивация по службе и т.п.).

предполагаетиспользованиевкачествеОтрицательнаястимулачего-то негативногомотивация (лишение премии, выговор, увольнение ит.п.). Логика при этом следующая: сотрудник нехочет получить негативное вознаграждение и поэтому эффективно работает.

предполагает использование денежныхМатеинструментовиальная мотивациястимулирования. , наоборот, предусматривает вознаграждениеНематериальнаяв неденежноймотивацияформе (путевки, подарочные сертификаты, продукция компании и пр.).

Многие ученые занимались исследованием процесса мотивации. В результате сформировалось множество научных теорий, которые можно подразделить на содержательные и процессуальные

(рис. 8).

ТЕОРИИ МОТИВАЦИИ

Теория Герцберга

Рис.8. Схема теорий мотивации

помогают ответить на вопросСодержат«Что именнольныеможеториимотивироватьмотивации работника изменить свое поведение?» Согласно (пирамидаМаслоу),потребноститеории иерархииможноподразделитьпотребностейнаАпять. Маслоууров-

ней: физиологические потребности, потребность в безопасности, потребность в соучастии и любви, потребность в уважении и потребность в самовыражении. А. Маслоу обосновал иерархичность

20

данныхпотребностей.Согласнотеории,онипроявляютсебяотнизшего уровня (физиологические потребности) к высшему (потребность в самовыражении) (рис. 9).

потребность в самовыражении

потребность в уважении и признании

потребность в принадлежности и любви

потребность в безопасности

физиологические

потребности

Рис.9. Иерархия потребностей А. Маслоу

(рис.10)включаеттриосновные группыТеорияпотребностейКлейтона:Альдпотребностирфера существования(E-existence),по- требностисвязи(R-relatedness),потребностироста(G-growth).Вот- личие от концепции Маслоу, теория К. Альдерфера отвергала необходимость последовательного удовлетворения потребностей. То есть, если потребности высокого уровня неудовлетворяются, человек может вернуться к более низким (процесс фрустрации). Кроме того,поК.Альдерферу,человеквообщеможетодновременноиметь несколько доминирующих потребностей.

ПОТРЕБНОСТИ РОСТА

ПОТРЕБНОСТИ СВЯЗИ

ПОТРЕБНОСТИ СУЩЕСТВОВАНИЯ

Рис.10. Теория мотивации К. Альдерфера

21

в своей теории выделил только три основные потребности, кото-

МакКлелланд деятельности( рия приобретенных по

рыетребнмотивируютстей) человека к . Это потребность в достижении, во власти и в соучастии (рис. 11). МакКлелланд не говорил о зависимости между ними, не выделял иерархичность. Он утверждал, что у человека чаще всего наиболее ярко выражена одна из трех потребностей, которая и определяет его трудовое поведение, хотя проявление двух или всех трех потребностей тоже возможно.

Потребностьв достиженияхвыражаетсяв необходимостипрофессионального развития, решения более сложных задач, достижении целей и т.п. Потребность во власти – в возможности влиять на других людей, контролировать информацию, продвигаться вверх по карьерной лестнице. Потребность в принадлежности – этостремлениек гармониис окружающими,возможностьучастия в общественной жизни, важность хороших отношений с коллегами и др.

ПОТРЕБНОСТЬ ВО ВЛАСТИ

ПОТРЕБНОСТЬ В ДОСТИЖЕНИИ

ПОТРЕБНОСТЬ В СОУЧАСТИИ

Теория приобретенных потребностей Рис.11.  МакКлелланда

Ф. Герцберг разделили всеДвухфакторнаяпотребности натеориядва типаФ. Герцберга: гигиенические. факторы и фак- торы-мотиваторы. К гигиеническим факторам он отнес условия, оплату и безопасность труда, политику компании, руководство, межличностные отношения. Гигиенические факторы формируют зону неудовлетворенности, т.е. они рассматривались Ф. Герцбергом какнечтобазовое,невлияющеенамотивационныепроцессы.Авот факторы-мотиваторы (достижения, признание, ответственность, труд сам по себе, личностный рост), относящиеся к области удовлетворения, способны влиять на трудовую активность человека и повышать его мотивацию к труду (рис. 12).

22

вознаграждения Рис.13. Модель Портера-Лоулера

Анализ различных подходов к мотивации позволяет выделить в них общее: все они подчеркивают важность потребностей высокого порядка, и руководителю необходимо учитывать их, не игнорируя потребности низкого порядка, которые также должны удовлетворяться.Оплатаиусловиятрудаважны,носледуеттакжеобра-

24

щатьвниманиенато,какимобразоморганизованасамаработа,как обеспечена эффективность деятельности организации.

2.4.  Функция контроля и ее роль

Контроль деятельностив деятельностиподчиненныхруководителяпредставляет собой вид управленческой деятельности, нацеленный наприведение объекта управления в заданное состояние в пределах утвержденных параметровпутемустановлениястандартовдеятельности(нормтруда), измерения фактических параметров деятельности и достигнутых результатовиихотклоненияотустановленныхстандартов,корректировку деятельности подчиненных, направленную наприведение выявленных отклонений в заданное состояние.

Контроль деятельности подчиненных как функция управления в самом общем виде включает в себя выполнение ряда операций:

проверка наличия необходимых ресурсов до начала реализации действий (предварительный контроль);

отслеживание промежуточных результатов;сравнение полученных результатов с запланированными;

выявлениепричинотклонений(приихналичии)ииханализ;разработка мероприятий по совершенствованию процесса

и устранению отклонений в следующем управленческом цикле. При осуществлении контроля, выборе методов и средств ру-

ководителю следует помнить о том, что у подчиненных, которые знают оконтроле состороны руководства иувязывают его сразмерами вознаграждения и возможным наказанием, далеко не всегда возникаютположительныеэмоции,чтоможетвызватьнегативную ответную реакцию. Западные ученые называют такую реакцию поведением, ориентированным на контроль.

Вцеляхснижениянегативноговлиянияконтролядеятельности подчиненного персонала практика управления и ведущие ученые в этой области выработали достаточно простые, но эффективные рекомендации по организации контроля:

необходимо устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками: должностные инструкции, планы и нормативы должны быть объективными, научно обоснованными – толькотакиестандартыбольшинствоподчиненныхвоспринимают искренне и стремятся их выполнять;

стоит налаживать двухсторонние отношения, т.е. должностные инструкции, планы и нормативы должны быть обсуждены

25

с подчиненными в целях их совершенствования и недопущения двусмысленных трактовок;

следует уходить от чрезмерного контроля, который вызывает раздражение подчиненных, снижает качество и производительность труда;

целесообразно ввести вознаграждение за достижение стандарта – выполнение планов и нормативов и вознаграждение должны быть тесно взаимоувязаны.

1.ПланированиеВопросы: сущностьдля теорет, видыческогоплановбсуждения.

2.Принципы построения организационной структуры.

3.Мотивация в управленческой деятельности.

4.Контроль: понятие, виды.

1. Изучите организационнуюЗадания к практическимструктурузанятиямМВД России (https:// media.mvd.ru/files/embed/4579667). Какую информацию можно по-

лучить из данного документа?

2. Выявите ошибки руководителя при делегировании в следующей ситуации:

Руководитель юридической компании решил оптимизировать текущую работу, освободить себе время для решения стратегических вопросов развития организации, делегировав ряд задач своим сотрудникам. Например, он поручил проводить ежедневные утренние совещания с сотрудниками компании Ивану, самому коммуникабельному сотруднику. Теперь он не тратит время на общение с подчиненными, отвечая на ежедневно возникающие вопросы. Крометого,руководительделегировалМарииконтрользаколлегами: учет времени прихода/ухода с работы или перерывов, качества проведения консультаций с клиентами. Марии также было поручено самой разрабатывать и применять меры наказания по отношению к коллегам за недобросовестное выполнение ими обязанностей и нарушение дисциплины.

3. Проанализируйте ситуацию и ответьте на вопросы.

НавстречеоднокурсниковАлександрвыговорился:«Яперестал получать удовольствие от работы. Вы знаете, я не люблю стоять на месте, не люблю рутину, поэтому активно развивался, повышал

26

квалификацию, сам оплачивал обучение. Все, чему я учился, активноприменялвработе.Этомнепомогалоуспешновестипереговоры, формировать линию защиты клиента, отстаивать свою позицию в суде. Руководство отметило мое стремление. Мне стали поручать работу с самыми сложными делами и перспективными клиентами. Апотомповысилидоруководителяподразделения.Теперьвремени на саморазвитие и интересные дела почти нет, я погряз в административной работе, отчетах… Дома появляюсь только поздно вечером, и по выходным часто приходится работать».

Выявите причины того, почему не оправдались ожидания Александрапоотношениюкработе,определивмотивыегоповедения.

Последовательно проанализируйте реализацию содержательных и процессуальных теорий мотивации на примере поведения герояситуации.

1. Какова рольКонтрольныепланированиявопросыв деятельностизадан яорганизации? 2. Какие виды планов Вам известны?

3. Каковы основные преимущества функциональной организационной структуры?

чий.4. Перечислите основные принципы делегирования полномо- мул»5.. Обоснуйте разницу и взаимосвязь понятий «мотив» и «сти- 6. Какие виды вознаграждений используются в организациях?

7. Каково значение контроля для организации?

8. Охарактеризуйте каждый из видов контроля.

27