Организация проектной деятельности в современных экономических условиях. В 2 частях. Ч.1. Учебно-методическое пособие

Организация проектной деятельности

сокращение/увеличение рабочего дня, лишение льгот, большие затраты времени/средств на проведение самих изменений и др.

Организационные - нежелание менять сложившуюся систему отношений, нарушать существующую расстановку сил, опасение за будущую карьеру и др.

Личностные - психологические особенности людей: 1) сила привычки, инертность, страх перед новым; 2) угроза лишения определенной должности, личной власти, статуса, положения в компании, уважения руководства и коллег; 3) осознание своей некомпетентности, неверие в собственные силы, неспособность освоить новые виды деятельности, нежелание преодолевать трудности, брать на себя дополнительные обязанности и т.д.

Социально-политические - недостаточная информированность о целях, методах, ожидаемых выгодах и возможных потерях.

История перемен - неудачный опыт перемен в организации.

Чем больше арсенал задействованных средств, тем больше вероятность успеха изменений. Это можно сделать путем:

1.PR-кампании на уровне сотрудников компании (стратегия рационального убеждения): разъяснение целей и постановка задач изменений, открытое обсуждение идей и мероприятий для убеждения коллектива в необходимости перемен до того, как они будут проведены, информирование об этапах изменений и успехах, обратная связь с работниками. Однако может потребоваться много средств и времени для вовлечения в этот процесс большого количества людей.

2.Участия и привлечения (работники организации должны активно привлекаться к планированию и осуществлению изменений, выражать свое отношение к предлагаемым переменам, представлять последствия преобразований). Минусы – может потребовать много времени и затормозятся перемены при недостаточной организации и непрофессионализме менеджеров.

3.Адаптации к изменениям (нередко сотрудники нуждаются в советах по преодолению страха и беспокойства перед изменениями, может потребоваться дополнительная их проф. подготовка). Минусы – требуется много времени и ресурсов для обучения персонала, а отдача от действий менеджера или обучения может проявиться не скоро.

21

Организация проектной деятельности

4.Стратегии рационального убеждения (сочетание стратегии переговоров и стратегии убеждения: одобрение новшеств, компромисс и обмен мнениями). Для компенсации возможных потерь сотрудников, чьи интересы затрагивают данные изменения, могут использоваться материальные или иные стимулы. Минусы – большие затраты на выплаты выходного пособия или по другим договоренностям, может сильно повлиять на сотрудников, оставшихся в организации, если компромисс был не полностью достигнут или масштабы сокращения велики.

5.Стратегии переговоров (определение оппозиции и привлечение ее отдельных членов к разработке модели изменений). Разрабатывается тактика ведения переговоров с участниками оппозиции, и предоставление им, ведущей роли в принятии решений (используется, когда другие способы связаны с большими расходами или вообще не осуществимы). При этом могут возникнуть проблемы, если члены оппозиции осознают, зачем это делается и захотят повлиять на решения, не подконтрольны команде реформаторов.

Поскольку большинство организаций имеют несколько «силовых центров», расположенных на различных уровнях управленческой иерархии с различными интересами, следовательно, степень, направленность и активность сопротивления в разных частях организации будет неодинакова. Менеджеры должны учитывать, что некоторые подразделения организации менее склонны к изменениям, чем др.

Если руководители сталкиваются с сопротивлением нововведению, они должны понять, в чем причина, какие условия необходимо создать и какие действия необходимо предпринять для успешной реализации перемен.

Одним из основных факторов изменений является также выдержка и терпение участников изменений. При этом основная нагрузка, естественно, ложится на руководителя, которому приходится решать все проблемы с сотрудниками, проявляя при этом самодисциплину, терпение и последовательность.

Для успешного завершения проекта, необходимо, чтобы ошибки, допущенные в ходе его реализации, не замалчивались, а обсуждались и делались соответствующие выводы.

22

Организация проектной деятельности

II. СОДЕРЖАНИЕ И ЭТАПЫ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Проектная деятельность Проект представляет собой комплекс усилий, которые

должны управляться и планироваться для достижения желаемых изменений в организациях, окружении людей, знаниях, отношении к жизни, включает новую сложную задачу или проблему и должен быть завершен в заранее определенное время.

Проектирование, являясь одним из важнейших звеньев инвестиционного процесса, оказывает активное влияние на распространение достижений научно-технического прогресса и реализацию моделей будущих объектов различных сфер экономики. Через проектирование осуществляется внедрение прогрессивных технологических, архитектурных и конструктивных решений, которые, в конечном итоге, в значительной степени влияют на эффективность инвестиций и решение многих социальных задач.

Проектная деятельность – это совокупность действий, направленных на решение конкретной задачи в рамках проекта, ограниченного целевой установкой, сроками и достигнутыми результатами (продуктами).

За последние годы в процессе становления рыночных отношений произошли существенные изменения в области проектно-изыскательской деятельности, расширился спектр услуг, выполняемых проектировщиками.

Основные признаки проекта

координированное выполнение многочисленных взаимосвязанных действий;

уникальность;

временный характер, ограниченность во времени с четко обозначенным началом и концом;

конкретность целей, задач и результатов;

постепенное уточнение этапов проекта в процессе разработки и реализации;

23

Организация проектной деятельности

наличие моментов неопределенности, которые являются следствием поставленной задачи проектирования и не позволяют точно определить параметры проекта;

последовательная разработка;

координация группы, разрабатывающей проект, руководителем проекта.

Нормативно-правовая база организации проектной деятельности

Специфика проектной деятельности определяется задачами, особенностями функционирования и внутренними нормативными актами, регламентирующими особенности проектной деятельности. Организация и выполнение проектной деятельности осуществляется в соответствии с законодательными, нормативными актами Российской Федерации, субъектов РФ и др. государственными документами и стандартами, регулирующими проектную деятельность.

Поскольку проекты в различных сферах деятельности имеют каждый свою специфику, то разработка или экспертиза каждого из них требует свою определенную нормативно-правовую документацию.

Организация и участники проектной деятельности

Логистическаяческая структура проектной деятельности предусматривает определенную последовательность действий:

Выбор темы проекта.

Выбор объекта проектирования.

Формирование структуры проекта и аргументация его актуальности.

Определение цели и задач проектного исследования.

Формулировка гипотезы исследования (если необходимо).

Сбор систематизация и анализ исходных данных.

Определение методов исследования.

Оценка полученных результатов, выводы.

Подбор правовой и разрешительной документации по проекту (если необходимо).

Составление технико-экономического обоснования проекта.

Оценка и экспертиза технико-экономических решений.

24

Организация проектной деятельности

Утверждение основных технико-экономических решений для определения источников финансирования.

Выводы, выдвижение новых проблем исследования.

Проект выполняется группой специалистов, которая составляет команду проекта.

Команда проекта – группа специалистов, взаимодействующих и работающих в одной области или в смежных областях исследуемой проблемы. Совместная работа и сплоченность членов команды при работе над проектом – необходимое условие достижения цели.

Команда проекта создается из специалистов на период реализации одного проекта. Состав команды проекта определяется тематикой проекта. Работа команды осуществляется под руководством руководителя проекта.

Руководитель проекта – сотрудник структурного подразделения, играющий роль ресурса, необходимого для вовлечения специалистов в групповую работу и организации проектной работы.

У каждой рабочей группы над проектом есть один руководитель. Взаимодействие команды и руководителя проекта ограничивается работой над данным проектом.

Работа команды над проектом предполагает последовательное выполнение определенных этапов, каждый из которых отличается содержанием и результатом.

Этапы проектной деятельности

Этапы проектной деятельности необходимы для разработки и создания проекта и предполагают четкое распределение задач и действий участников проекта, получение определенных результатов на каждом конкретном этапе за счет использования соответствующих технологий проведения проектного исследования. Рассмотрим общую схему организации проектной деятельности.

Схема организации проектной деятельности Этап_1. Определение проблемы и целеполагание

Содержание работы: Определение (конкретизация) проблемы (в соответствии с выбранной темой проекта), выбор объекта

25

Организация проектной деятельности

проектирования, постановка цели и задач проектного исследования.

Результат работы: Концепция проекта и образ конечного продукта.

Задачи и действия рабочей группы: Выявление и конкретизация проблемы. Выбор типа объекта (продукта) проекта. Определение цели и задач проекта. Разработка концепции проекта.

Задачи и действия руководителя проекта: Предложить проблему для обсуждения, стимулировать обсуждение, обобщать предложения и консультировать при разработке концепции проекта.

Применяемые технологии проектной работы: «Мозговой штурм»8 и др. методы генерирования идей и активизации мышления; SWOT-анализ9; дерево целей10 и др. (Приложение_1).

8«Мозговой штурм» (мозговая атака, brainstorming) – оперативный метод решения проблемы на основе стимулирования творческой активности, при котором участникам предлагают высказывать как можно больше вариантов решений, в т.ч. самых фантастических. Из общего числа идей отбирают наиболее удачные для использования на практике. «Мозговой штурм» используется при формулировке проблемы, постановке задач, выявлении особенностей изучаемого объекта, определении ограничений внешней среды на функционирование изучаемого объекта и пр. «Немой» вариант «мозгового штурма» – брейн-райтинг: идеи записываются на листке бумаги, который участники передают др. др., внося новые предложения.

9SWOT-анализ – метод стратегического анализа, эффективный при осуществлении начальной оценки текущей ситуации. Суть метода - выявление факторов внутренней и внешней среды исследуемого объекта и разделение их на четыре категории: Strengths (сильные стороны), Weaknesses (слабые стороны), Opportunities (возможности) и Threats (угрозы). Сильные (S) и слабые (W) стороны являются факторами внутренней среды объекта анализа (на что сам объект способен повлиять); возможности (O) и угрозы (T) - факторы внешней среды (то, что может повлиять на объект извне и при этом не контролируется объектом). Объектом SWOT-анализа может быть организация, отрасли экономики, города, общественные институты, научная сфера, отдельные специалисты и т.д. (Приложение_1, таблицы 1-2)

10Дерево целей – схема разбиения проекта на подцели следующего уровня и т.д. Представление целей начинается с верхнего уровня, затем

26

Организация проектной деятельности

Этап_2. Планирование Содержание работы: Разработка плана выполнения проекта11,

описание требуемого объекта, удовлетворяющего поставленным цели и задачам, поиск возможностей реализации проекта.

При планировании выполнения проекта следует выделить контрольные точки для проверки степени выполнения проектных работ на каждой стадии, оставить резерв времени для выполнения дополнительных или непредвиденных работ по проекту.

Результат работы: Детализированный план выполнения проекта с указанием общего объема времени, затрачиваемого на проект с распределением ответственных за конкретные виды проектных работ.

Задачи и действия сотрудников: Определение методов решения проблемы, источников информации, способов ее сбора и анализа. Постановка задач и обсуждение критериев оценки результатов. Определение способа представления результата, структуры проекта, содержания жизненного цикла проекта, составление дорожной карты проекта (основные мероприятия этапов, сроки реализации, формы отчетности), распределение работы12 и обязанностей. Приближенное определение стоимости всех ресурсов проекта и подсчет его общей стоимости.

Задачи и действия руководителя проекта: Принимать активное участие в обсуждении концепций по проекту. Содействовать

они последовательно разукрупняются. При этом цели более низких уровней являются средством достижения целей более высоких уровней иерархии (Приложение_1, рис. 1).

11 При планировании работ следует наиболее подробно составить план проекта, для этого, если это возможно, стоит разбить большие задачи на подзадачи (фазы). Это делается и для удобства отслеживания хода работ. Фазы могут состоять из задач или из др. фаз. По завершении проектной фазы осуществляется анализ 1) полученных результатов (для минимизации затрат в случае обнаружения или исправления ошибок); 2) общий ход исполнения проекта (для определения стоит ли переходить к его следующей фазе) - Приложение_1, рис. 2.

12 Дерево работ (Work Breakdown Structure) представляет структуру разделения работ на протяжении всего периода реализации проекта. Уровень детализации и содержание работ варьируются в зависимости от специфических характеристик проекта (Приложение_1, рис. 3).

27

Организация проектной деятельности

конструктивному взаимодействию рабочей группы. Предложение методик выполнения работ. Осуществлять контроль и корректировку работы группы по планированию проекта

(Приложение_1, рис. 2). Участие в распределении обязанностей по проекту13 и др.

Применяемые технологии проектной работы: Разработка структуры проекта (Приложение_1, рис. 3); «мозговой штурм», матрица распределения ответственности (Приложение_1, рис. 4); диаграмма Ганта с использованием MS Exel или MS Project (Приложение_1, рис. 5); «дорожная карта» и др.

Этап_3. Работа над проектом Содержание работы: Непосредственное выполнение задач

проекта: сбор данных и работа с источниками информации. Анализ данных и информации. Обобщение информации и результатов расчетов, подготовка выводов и предложений командой проекта.

Результат работы: Реализация разработанного плана мероприятий проекта. Подбор правовой и разрешительной документации по проекту (если необходимо). Составление технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта.

Задачи и действия сотрудников: Работа с информацией.

Проведение исследований (в т.ч. и маркетинговых), расчетов, экспериментов. Применение методов обработки данных, методов и средств анализа и т.д. Реализация разработанного плана мероприятий проекта. Выбор поставщиков сырья и оборудования (если необходимо). Оформление проекта с конкретными авторскими разработками и предложениями.

Задачи и действия руководителя проекта: Осуществление общего руководства и координации проектирования, консультирование участников рабочей группы при выполнении индивидуальных и общих заданий. Оказание помощи в анализе и систематизации данных, формулировке выводов, подборе правовой и разрешительной документации по проекту, составлении технико-

13 Матрица распределения ответственности связывает этапы работы по проекту с участниками проекта, отмечает степень вовлеченности исполнителей в выполнение различных работ по проекту (Приложение_1, рис. 4).

28

Организация проектной деятельности

экономического обоснования проекта. Привлечение экспертов в случае необходимости, стимулирование поисковой активности сотрудников.

Применяемые технологии проектной работы: Технологии взаимодействия участников проекта (в т.ч. в web-пространстве), средства анализа и обработки данных, индивидуальные и групповые консультации.

Этап_4. Завершительный этап работы над проектом и представление проекта Содержание работы: Подготовка и оформление всей

документации и отчета (доклада) по проекту. Представление проекта заказчику (инвестору).

Результат работы: ТЭО и необходимая документация по проекту. Развернутый бизнес-план инвестиционного проекта.

Задачи и действия сотрудников: Подготовка ТЭО и необходимой документации по проекту. Утверждение основных техникоэкономических решений для определения источников финансирования. Представление проекта заказчику (инвестору), его защита.

Задачи и действия руководителя проекта: Осуществление общего руководства и координации при оформлении продукта проектной деятельности и подготовке представления. Контроль хода презентации, организация дискуссии по обсуждению проекта.

Применяемые технологии проектной работы: Методы генерирования и представления идей (например, с помощью MS Project Expert), техники подготовки публичного выступления, модерация дискуссии.

Этап_5. Оценка проекта Содержание работы: Анализ, проверка и оценка качества

проектной документации, ТЭО и бизнес-плана проекта, достижение поставленной цели и задач, полученных результатов по проекту.

Результат работы: Оценочное заключение по проекту, построенное на базе карты критериев оценки проекта, принятие решения об инвестиции.

Задачи и действия сотрудников: Коллективный анализ результатов проекта, самооценка.

29

Организация проектной деятельности

Задачи и действия руководителя проекта: Анализ заключения по результатам представления проекта и оценка его уровня.

Применяемые технологии проектной работы: Оценочная форма проекта, карта критериев оценки проекта.

При создании проекта необходимо учитывать все сильные и слабые стороны.

Сильные стороны:

накопленный опыт;

наличие инновационных технологий;

качество кадрового потенциала;

ключевые компетенции;

накопленная репутация;

имеющиеся в распоряжении объекта ресурсы;

финансовые, управленческие, функциональные и

организационные возможности и др.

Слабые стороны – ресурсы и компетенции, ограничивающие нормальное функционирование объекта или препятствующие достижению поставленных целей.

Работа над проектом начинается с формирования инвестиционного замысла и планирования инвестиционного проекта.

Основные этапы создания проекта Управление проектом

Профессиональные знания управления проектами, Стандарт

PMBOK (Project Management Body of Knowledge), включает следующие области знаний проектного менеджмента:

управление интеграцией проекта - описывает процессы,

обеспечивающие координацию элементов проекта (разработка и исполнение плана проекта, общий контроль изменений);

управление пространством проекта - описывает процессы,

связанные с успешным завершением проекта (инициация, определение, планирование, верификация, контроль изменения пространства деятельности);

управление временем проекта - описывает процессы,

требуемые для своевременного завершения проекта (определение

30