Защита и обработка конфиденциальных документов. Учебное пособие
.pdf
71
■зона сведений о местонахождении (движении) документа (кому выдан; количество листов основ; роспись в получении и дата; роспись за возврат и дата; сведения о движении первого экземпляра карточки; отметка о проверке закрытия всех позиций карточки);
■зона сведений об отправке документа (куда направлен документ; количество листов основного документа и приложений; наименование
иномер сопроводительного документа и его дата; росписи о проверке правильности отметок об отправке; отметка о возврате).
Следовательно, результатом традиционного или автоматизированного учета поступивших КД должно стать подробное фиксирование исходных сведений о документе.
5.5.Учёт конфиденциальных документов выделенного
хранения
Учет КД, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале или карточках, имеющих следующие графы:
Учетный номер и гриф конфиденциальности документа |
Дата регистрации |
Вид и заголовок документа |
Откуда поступил или каким подразделением разработан |
С каких учётных номеров переведён |
Номера экземпляров |
Количество экземпляров |
|
|
|
|
|
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
Отправление
Куда отправлен |
Номера экземпляров |
|
Наименование, номера сопроводительных документов |
|
|
7 |
|
|
|
|
Отметка о возврате
8
Передача Уничтожение на архивное хранение
Номера экземпляров |
|
Номер и дата акта об уничтожении |
Номер экземпляра |
|
Архивный шифр |
|
|
|
|
|
|
|
9 |
|
10 |
||
■ Курс лекций
72
В момент регистрации заполняются графы 1—7.
При регистрации чертежно-графических документов в графе 3 проставляются вид носителя (калька, ватман, синька) и индекс (обозначение) документа.
При взятии на учет документа, переводимого с учета поступивших документов, в графе 4 указывается, откуда поступил документ, в графе 5 — его учетный номер по журналу учета поступивших документов, одновременно в графе 13 журнала учета поступивших документов проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета документов выделенного хранения, и количество листов, переведенных на выделенное хранение.
При взятии на учет документа, переводимого с учета изданных документов, в графе 4 указывается подразделение данного предприятия, разработавшеедокумент, вграфе5 — учетныйномердокументапожурналу учета изданных документов, в графе 17 журнала учета изданных документов проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета документов выделенного хранения, и количество переведенных на выделенное хранение экземпляров.
При взятии на учет носителя, переводимого с учета носителей, в графе 4 указывается подразделение предприятия, в графе 5 — учетныйномерносителяпожурналуучетаносителей, вграфе9 журналаучета носителей проставляется номер, присвоенный носителю по журналу учета документов выделенного хранения.
При взятии на учет выделенного хранения носителя без регистрации его в журнале учета носителей (рабочая тетрадь, калька и т. д.) в графе 5 делается прочерк.
Взятые на учет выделенного хранения текстовые документы помещаютсявобложкуиброшюруются(прошиваются), еслинеимелиобложки и не были сброшюрованы, при этомпосле последнего листа документа помещается лист с заверительной надписью, в которой указывается прописью количество листов в документе, заверяемое подписью (с расшифровкой) лица, составившего заверительную надпись с проставлением даты. Если в документе имеются литерные номера или вклеенные на листы фотоотпечатки, то они оговариваются в заверительной надписи.
Индексы и учетные номера, присвоенные документам по журналу учета документов выделенного хранения, проставляются на текстовых документах в верхнем левом углу обложки и титульного листа (при его наличии). В правом верхнем углу проставляется гриф конфиденциальности и под ним номер экземпляра.
На чертежно-графических документах индекс и номер проставляются на каждом листе в местах, отведенных соответствующими стандартами.
В. М. Бисюков ■
73
Выводы по лекции
Знание материала данной темы поможет обучаемым в изучении значения информации в развитии современного общества, в уяснении требований нормативных и методические материалов по вопросам обеспечения информационной безопасности защищённого конфиденциального делопроизводства, в овладении технологией организации конфиденциального делопроизводства, методикой анализа защищённости подсистемы конфиденциального делопроизводства, в умении проводить целенаправленный поиск в различных источниках информации по вопросам защиты конфиденциальной документированной информации, в том числе в глобальных компьютерных системах, использовать нормативные правовые документы при организации подсистемы защищённого конфиденциального делопроизводства
Вопросы для самопроверки
1.К организационным средствам защиты не относится: 1) подготовка кадров; 2) контроль состояния технических средств защиты; 3) опознавание; 4) управление доступом персонала на территорию.
2.Главное отличие технологи обработки и хранения КД от открытых документов является: 1) скрытность всех процедур; 2) многоступенчатый учет всех процедур; 3) усложненный характер всех процедур; 4) повышенная ответственность .
3.Учет КД преследует прежде всего цель: 1) контроля; 2) облегчения поиска; 3) сохранности; 4) скрытности.
4.Основной способ защиты информации КД, при ведении учета:
1)строгая регламентация; 2) повышенная скрытность; 3) использование спец средств учета; 4) контроль.
5.Возможных опасных ситуаций при ведении учета: 1) 5; 2) 6; 3) 7;
4)8.
6.УчетКДцентрализуетсяпо: 1) принадлежностиКД; 2) назначению КД; 3) категориям КД; 4) важности информации.
7.Видов учета КД в предпринимательских структурах: 1) 4; 2) 5;
3)6; 4) 7.
8.Индексирование документов, это: 1) вид учета КД; 2) процедура учета КД; 3) способ учета; 4) элемент учета.
9.Сведения включенные в учетную форму при регистрации разделяются на: 1) 2 блока; 2) 3 блока; 3) 4 блока; 4) 5 блоков.
10.Контроль процесса полноты и правильности регистрации КД это: 1) разновидность учета;2) метод учета;3) процедура учета;4) принадлежность учета.
■ Курс лекций
74
11.Резолюция руководителя относится к блоку фиксирующему:
1)постоянному сведения; 2) переменные сведений; 3) обязательные сведения; 4) не обязательные сведения.
12.Службы КД для регистрации сведений о документе применяют традиционных форм учета(кроме автоматизированного): 1) 2 формы; 2) 3 формы; 3) 4 формы; 4) 5 форм учета.
Литература и Интернет-ресурсы
1.Некраха А. В., Шевцова Г. А. Организация конфиденциального де- ло-производства. М.: Академический проект, 2010. 224 с.
2.Бутакова А. В., Семененко В. П. Защита и обработка КД. М.: Московский технологический институт, 2011. 238 с.
3.Соколова О. Н., Акимочкина Т. А. Документационное обеспечение управления в организации: учебное пособие. М.: КноРус, 2013. 160 с.
4.Корнеев И. К., Степанов Е. А. Защита информации в офисе. М.:
Проспект, 2010. 336 с.
5.Кудряев В. А. Организация работы с документами. М.: ИФРА, 2008. 278 с.
6.Алексенцев А. И., Еремеева В. И. Организация конфиденциального документооборота. М.: РГГУ, 2011. 132 с.
7.Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. М.: ПРИОР, 2010. 176 с.
8.Кураков Л. П., Смирнов С. Н. Информация как объект правовой защиты. М.: Гелиос 2010. 103 с.
В. М. Бисюков ■
75
Лекция 6. Подготовка и издание конфиденциальных документов
6.1.Изготовление и учёт проектов КД.
6.2.Порядок документирования КИ.
6.3.Этап составления текста КД.
6.4.Порядок рассмотрения и исполнения КД.
6.1.Изготовлениедокументов и учёт проектов конфиденциальных
Подготовка КД должна начинаться с учета, оформления и выдачи
исполнителям бумажных носителей информации, на которых будут составляться черновики или сразу проекты КД.
Носителями документированной КИ могут быть: 1) бумажные носители:
■для текстовых документов — спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;
■для чертежно-графических документов — ватман, калька, миллиметровка;
2) для машиночитаемых документов — маркированные и пронумерованные магнитные диски, дискеты, ленты, карты и т. п.;
3) для фотодокументов — маркированные и пронумерованные кассеты с фотоплёнкой, фотобумага, слайды и т. п;
4) для аудио- и видеодокументов — маркированные и пронумерованные кассеты с магнитной плёнкой, лазерные диски, кассеты с киноплёнкой и др.
Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографическая тетрадь используется для стенограмм, рабочая тетрадь (сброшюрованные листы бумагибезлинииотрыва) — какправило, дляразличныхрабочихсправочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов.
Учет носителей осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства.
Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом:
■на обложках спецблокнотов сотрудник ПКД пишет или простав-
ляет штампом (если не проставлено типографским способом) слово
■ Курс лекций
76
«Спецблокнот» и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются сотрудником ПКД;
■на обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником ПКД заверительная надпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности;
■на отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих графах основных надписей штампов или других установленных местах исполнителем проставляются:
а) на всех носителях — гриф конфиденциальности, номера листов; б) дополнительно на носителях, предназначенных для чертежно-гра- фических документов, количество листов, подразделение и фамилия ис-
полнителя;
■на любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа.
Учет бумажных носителей в зависимости от их количества и продолжительности хранения может осуществляться в пределах года или нескольких лет. В последнем случае учетные номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. По окончании непрерывного учета заводится новый учет за новыми номерами. Числящиеся по предыдущему учету носители перерегистрируются по новому учету с отметкой о перерегистрации в предыдущей учетной форме.
Носители КИ учитываются в карточках или журнале, имеющем следующие графы:
Учетный номер и гриф конфиденциальн6ости |
Дата регистрации |
Вид носителя |
Наименование или назначение носителя |
Количество листов |
Фамилия лица получившего носитель |
Подпись за получение и дата |
Подпись за возврат и дата |
Отметка об уничтожении носителя иле переводе на выделенное хранение |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В дальнейшем вместо журнала и (или) карточки учета носителей КИ употребляется «журнал учета носителей», если не оговаривается особо.
В. М. Бисюков ■
77
При взятии на учет заполняются графы 1—6. В графе 1 рядом с номером носителя начальными буквами (аббревиатурой) проставляется его гриф конфиденциальности: 1КТ (КТ) и др. В графе 2 дата проставляется арабскими цифрами: в карточке - с указанием числа, месяца и года, в журнале — числа и месяца (год проставляется перед началом регистрации носителей за этот год).
Вграфе 3 пишется: спецблокнот, листы, типовая форма, рабочая тетрадь и др.
Вграфе 4 указывается наименование носителя, если он предназначен для составления конкретного документа, или его назначение, если
внего будет вноситься различная информация, например, по спецблокноту — «для черновиков», по рабочей тетради — «для рабочих записей».
Одновременно на самих носителях проставляется:
■наспецблокнотах: вверхнемлевомуглулицевойстороныобложки штамп с указанием учетного номера и количества листов, на каждом листе в верхнем левом углу — учетный номер;
■ на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки (а при невозможности - в верхнем левом углу форзаца) такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов;
■ на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации — только учетного номера); на левом поле остальных листов штамп «К Н №» с указанием номера.
После взятия на учет носитель передается исполнителю под подпись
вграфе 7 журнала учета носителей.
При необходимости взятия на учет дополнительных листов носителя они нумеруются от последнего листа, ранее учтенного по этому номеру носителя, регистрируются в журнале учета носителей за тем же номером, что и ранее взятые листы, отдельной строкой под ними (при этом заполняются графы 2,5), на левом поле каждого листа проставляется штамп «К Н №» с указанием номера, а на первом листе всего носителя, прежнее количество листов зачеркивается и проставляется новое с учетом дополнительных листов. Исправление заверяется подписью сотрудника ПКД. Выдача дополнительных листов производится под отдельную подпись в графе 7 журнала учета носителей.
Проекты КД могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. Рукописным способом изготавливаются проекты чертежно-графических документов (непосредственно на носителях)
■ Курс лекций
78
и могут изготавливаться отдельные текстовые внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (докладные записки, справки и др.), а также может вноситься переменная часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способам либо без использования бумажных носителей под диктовку или со звуковоспроизводящих устройств, либо в два этапа: составление на бумажном носителе черновика проекта документа рукописным способом и последующее печатание проекта документа с черновика.
Кроме того, на первом листе черновика текстового документа должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документаифамилияисполнителя. Еслиподлежащийизданиюдокумент не предусмотрен перечнем издаваемых КД, то на черновике должна быть виза — разрешение руководителей соответствующего подразделения и службы безопасности.
Печатание проектов текстовых КД производится в ПКД. При наличии черновика, составленного на любом бумажном носителе, сотрудник ПКД при приеме его от исполнителя проверяет соответствие черновика перечню издаваемых КД, наличие и правильность оформления необходимых реквизитов и, кроме того:
■при приеме черновика, составленного в спецблокноте, просчитывает количество листов черновика с изъятием их из спецблокнота;
■при приеме черновика, исполненного на отдельных листах бумаги или в типовой форме документа, просчитывает количество листов черновика;
■при приеме черновика, исполненного в стенографической или рабочей тетради, проверяет наличие листов тетради и соответствие их количества заверительной надписи.
После проведения этих операций данные о черновике вносятся в журнал или карточку учета изданных КД, имеющих следующие графы:
УУчетный номер и гриф конфиденциальности документа |
Дата документа |
Вид и заголовок документа |
Фамилия исполнителя |
Номера носителя и черновика |
Количество экземпляров документа |
Количество листов в экземпляре |
Подпись за получение проекта документа, дата |
Подпись за возврат, дата |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В. М. Бисюков ■
79
Отметка об уничтожении черновика |
Отметка об уничтожении проектов или лишних экземпляров документа |
Куда отправлен документ |
Номера экземпляров |
Наименование, номер и дата сопроводительного документа |
Отметка о возрасте |
Индекс (номер) дела, номера листов дела |
Номер по учету документов выделенного хранения, количество экземпляров |
|
|
|
|
|
|
|
|
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Если издаваемые предприятием документы не переводятся на учет документов выделенного хранения, то графа 17 опускается.
При приеме черновика заполняются графы 1, 3—5. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер документа, который будет напечатан с данного черновика, и аббревиатурой его гриф конфиденциальности. Внутренние документы и документы, подлежащие отправлению на другие предприятия, учитываются по единой валовой нумерации.
В графе 5 проставляются учетный номер носителя, присвоенный ему по журналу учета носителей, и через дробь номера листов носителя, являющихся черновиком данного документа (при последовательности номеров листов — через тире, при непоследовательности — через запятую).
Учетный номер будущего документа указывается и на черновике, а при составлении черновика в спецблокноте — дополнительно в соответствующей графе контрольного листа спецблокнота напротив изъятых для печатания листов черновика с проставлением подписи сотрудника ПКД и даты, например:
Спецблокнот возвращается исполнителю, а за получение отдельных листов бумаги, типовой формы документа, стенографической или рабочей тетради сотрудник ПКД выдает разовую расписку по следующей форме (бланки расписок тиражируются в необходимом количестве экземпляров):
РАСПИСКА Дана_______ в том, что мною _________________получены во вре-
менное пользование (дата) (фамилия и инициалы) документы, носители информации за №№_________ , всего на___ листах.
Подпись Послепечатанияпроектадокументазаполняютсяграфы6—7 журна-
ла учета изданных документов, проект документа вместе с черновиком передается исполнителю под подпись в графе 8. Разовая расписка, выданная ранее исполнителю за получение носителя (черновика), возвращается сотруднику ПКД и уничтожается.
■ Курс лекций
80
При необходимости перепечатывания отдельных листов проекта документа без изменения общего количества листов от исполнителя принимаются по разовой расписке все экземпляры подлежащих перепечатыванию листов. Вновь отпечатанные листы передаются исполнителю взамен разовой расписки.
При необходимости перепечатывания проекта документа с изменением количества листов перепечатывание производится за новым учетным номером. От исполнителя принимаются правленый и все другие экземпляры проекта, а также черновик с погашением подписи исполнителя в графе 9 журнала учета изданных документов. Технология учета и выдачи вновь отпечатанного проекта аналогична технологии учета и выдачи проекта документа, печатаемого с черновика, только в графе 5 вместо номера носителя указывается «С №» с проставлением номера перепечатываемого проекта без указания номеров листов в нем.
При изготовлении дополнительных экземпляров проекта документа или дополнительных экземпляров уже подписанного (утвержденного) документа (в случае возникновения необходимости в них) в графе 6 журнала учета изданных документов под ранее произведенной записью через знак «+» проставляется количество дополнительных экземпляров. Нумерация дополнительно изготовленных экземпляров производится от последнего номера ранее пронумерованных экземпляров. Подпись за получение таких экземпляров производится отдельно.
При рукописном изготовлении проекта текстового документа на отдельных листах или рукописном заполнении типовой формы документа, атакжеприразработкечертежно-графическихдокументовносителимо- гут учитываться или по журналу учета носителей, или сразу по журналу учета изданных документов. В последнем случае заполняются графы 1, 3—7 (в графе 5 пишется слово «рукопись»).
Если проект текстового документа печатался под диктовку, то заполняются те же графы (в графе 5 проставляется «б/ч» (без черновика).
Этижеграфы заполняютсяпри печатаниипроектадокументасозвуковоспроизводящих устройств (в графе 5 проставляются вид и номер носителя речевой информации). Прием-возврат носителя осуществляется по разовой расписке.
Если проект документа был отпечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, Заверяя это своей подписью. При отсут-
В. М. Бисюков ■