Защита и обработка конфиденциальных документов. Учебное пособие
.pdf
61
При ведении учета возможные угрозы КД реализуются в результате:
■выпадения документа из учетной системы за счет ошибочных или злоумышленных действий работника службы КД;
■отсутствияфиксированногоконтролязадокументом, припереходе его от одной технологической стадии движения и процедуры обработки
кдругой;
■включения конфиденциальных сведений из документов в учетные формы;
■утечки информации по техническим каналам;
■использования работником службы КД традиционной или автоматизированной технологии, не предназначенной для обработки и хранения КД или самодельной, непрофессиональной технологии;
■нарушения порядка выполнения учетных операций и ведения справочно-информационного банка данных по документам.
Основным способом защиты информации от различных угроз являются строгая регламентация специализированных технологических процедур учета и контроль за соблюдением работниками службы КД и персоналом утвержденных руководством фирмы требований и правил.
Учет КД должен решать задачи фиксирования следующих фактов:
■поступления пакета с документами, отдельного бумажного или машиночитаемого документа, или документа, поступающего по электронной или факсимильной почте (линиям связи);
■регистрации исходных сведений о документе и включения его в справочно-информационный банк данных по документам;
■переноса информации с бумажного документа на машинный носитель, включения документа в электронную базу данных и помещения бумажного документа в соответствующее дело;
■перемещения документа (всех обращений персонала к документу) в процессе его рассмотрения, исполнения и возвращения в службу КД (регистрация рабочих сведений);
■местонахождения документа в любой момент времени в период исполнения документа и при его архивном хранении;
■регистрации исходных сведений о подготовленном документе;
■начала и окончания составления, изготовления и издания документа;
■дальнейшей работы над изданным документом или отправления его адресату (регистрация рабочих сведений);
■оформления специально подготовленных носителей для составления КД;
■перевода документа с одного вида учета на другой и идентификации (соответствия) учетных номеров;
■Курс лекций
62
■обеспеченияпоисковой, справочнойиконтрольнойработыпоКД;
■регулярного удостоверения комплектности документа при выполнении каждой технологической процедуры с целью предупреждения утраты копий и экземпляров документа, черновиков, редакций, приложений, отдельных листов и рабочих записей;
■регистрации в машинном журнале всех действий, которые выполняются с электронными документами в базе данных;
■регистрации регулярных контрольных операций второго работника службы КД по проверке правильности выполнения работником службы всех технологических операций и проверке наличия документов.
Учет КД централизуется по категориям документов на участках службы КД. Он всегда делится на несколько изолированных видов, так называемых учетов, соответствующих стадиям в технологической схеме обработки документов в документопотоках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций по участкам службы КД. Это позволяет дробить знание тайны фирмы между несколькими независимыми работниками этой службы и осуществлять коллегиальность в контроле, за сохранностью документов на каждом участке.
Впредпринимательских структурах целесообразны следующие виды учета КД и дел:
■учет пакетов (конвертов), содержащих КД;
■учет входящих документов;
■учет исходящих и внутренних документов;
■инвентарный учет документов;
■номенклатурный учет дел.
При любом виде учета КД выполняются следующие процедуры:
■индексирование документов;
■первичная регистрация (запись) исходных сведений о документе;
■последующая запись рабочих сведений о документе;
■формирование справочно-информационного банка данных по документам;
■ведение(актуализация) справочно-информационногобанкаданных;
■контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм.
Основой индексирования (присвоения условного обозначения, имени) КД является валовая нумерация всего потока документов в течение календарного года. Подобная индексация гарантирует сохранностьзаписиисходныхсведенийодокументе— ниодинномернеможет исчезнуть, а карточка — выпасть из систематизированного по номерам массива.
Состав сведений, включаемых в учетную форму (журнал или карточку) для регистрации КД, подразделяется на два блока:
В. М. Бисюков ■
63
а) фиксирующий постоянные (исходные) сведения о документе (вид документа, наименование автора, дата, индекс, краткое содержание, количество листов, наличие и количество листов приложений и др.);
б) фиксирующий переменные, текущие, рабочие сведения о движении и местонахождении документа (резолюция руководителя, даты передачи документа, росписи за документ, различные отметки и др.).
Впрактической деятельности служб КД для регистрации исходных
ирабочих сведений о документе чаще всего применяется традиционная карточная форма учета документов. Однако не исчезла полностью и журнальная форма учета в силу своих серьезных и неповторимых преимуществ — абсолютной гарантии сохранности всех записей о всех КД, отсутствия практической возможности подмены листов, простоты изготовления, удобства хранения.
ПрикарточнойформеучетанакаждыйКДзаполняетсяодинилидва экземпляра регистрационной карточки. При заполнении одного экземпляра карточки она учитывается в контрольном (контрольно-учетном) журнале. Журнал предназначен для обеспечения последовательности присвоения документам учетных номеров, контроля за наличием документов и карточек, ускорения их поиска и внесения отметок о местонахождении документа. В журнале против учетного номера документа указывается фамилия исполнителя, расписавшегося в карточке за его получение. При заполнении двух экземпляров карточки все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре, а функцию контрольного журнала выполняет валовая (нумерационная) учетная картотека. Перемещение КД и учетных карточек между работниками службы КД фиксируется в передаточном журнале.
Вучетных формах не разрешается делать какие-либо исправления
спомощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой. Исправление аккуратно вписывается работником службы КД. Рядом или выше ошибочной записи и заверяется его росписью. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой.
ЗначительноеместовобработкеКДзанимаетинвентарныйучет. На инвентарный учет берутся следующие КД:
■ документы, не включенные в номенклатуру дел и не подлежащие подшивке в дела, например сброшюрованные документы, документы большого формата, чертежно-графические, научно-технические документы, фотографии, рисунки, в том числе являющиеся приложениями к основным документам или сопроводительным письмам;
■ документы, изъятые по какой-либо причине из дела, переведенные на выделенное хранение и образовавшие самостоятельное дело, папку, альбом, например особо ценные документы, документы более широкого доступа, чем другие документы дела, и др.;
■Курс лекций
64
■технические носители информации (чистые и с записанной информацией), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассеты с фотопленкой и др.;
■бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов, например блокноты с отрывными листами, рабочие тетради, отдельные листы бумаги и др.;
■при необходимости — журналы учета документов и учетные картотеки, картотеки учета выдачи дел и документов, законченные производством дела.
Картотека (журнал, опись) инвентарного учета КД ведется непрерывно. Номера каждого следующего года продолжают номера предыдущего года. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу на первом и титульном листах, например: «Инв. №, дата». ОдновременноможетформироватьсяэлектроннаяинвентарнаяописьКД.
АвтоматизированныйучетКДвключаетвсебяследующиепроцедуры:
■подготовка документов к вводу в ЭВМ;
■ввод исходных сведений о документах в автоматизированный банк данных;
■ввод в предварительный массив автоматизированного банка данных электронных документов, документов на магнитном носителе и путем сканирования — бумажных документов;
■распечатка на бумажном носителе (карточке) исходных учетных сведений о документе, при необходимости — распечатка на бумажном носителе копий электронных документов;
■ежедневная проверка правильности регистрации документов и их наличия;
■изготовление на учтенной дискете страховой копии документа, поступившего по линии электронной почты;
■перенос электронных документов из предварительного массива в основной рабочий массив (после выполнения учетных операций);
■обозначение на бумажном документе или сопроводительном письме к дискете отметки о вводе документа в базу данных с указанием его учетного (поискового) номера;
■подшивка бумажного документа и бумажной копии электронного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел службы КД и помещение страховых дискет (в том числе копий поступивших дискет) в ячейку места хранения.
В. М. Бисюков ■
65
5.3. Учет изданных конфиденциальных документов
УчетизданныхКДосуществляетсянастадииподготовкиихпроектов.
Рассмотрим только особенности учёта конфиденциальных распоря-
дительных документов.
Издаваемые на предприятии конфиденциальные распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения), а также протоколы, помимо учетного номера, должны иметь ежегодную порядковую нумерацию в пределах каждого из этих видов документов. Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускоренияпоискадокументовнеобходимовестижурналыучета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов по каждому их виду отдельно.
Журнал имеет следующие графы:
Порядковый номер и гриф конфиденциальности |
Дата |
Учетный номер |
Заголовок |
Количество экземпляров |
Количество листов в экземпляре |
Отметка о местонахождении |
|
|
|
|
|
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
В графе 3 проставляется учетный номер документа, присвоенный ему по журналу учета изданных документов.
Графы 1—4 обязательны, целесообразность включения граф 5—7 должна определяться главным образом объемом и характером справочной работы по документам.
5.4. Учет поступивших конфиденциальных документов
КД должны пересылаться (доставляться) между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах. Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов.
В основе решения этой задачи лежит выполнение комплекса технологических процедур, включающего: прием пакетов, учет пакетов, распределениеивскрытиепакетов, выделениеизобщегодокументопотока ценных и КД, закрытие журнала учета пакетов.
При выполнении указанного комплекса процедур осуществляются:
■ Курс лекций
66
■контроль сохранности, целостности и комплектности документов, установление возможного факта несанкционированного вскрытия пакета на пути его следования от отправителя до адресата;
■исключение случаев попадания в фирму пакетов и документов, принадлежащих другим организационным структурам, и разглашения их секретов;
■документированное удостоверение факта получения пакета с КД от службы доставки с целью предотвращения утраты документов после вскрытия пакета;
■формирование исходной учетной базы для последующей регистрации документов и фиксирования их местонахождения;
■учет документов, присланных во временное пользование (для согласования, ознакомления и т. п.);
■исключение возможности ознакомления работников службы КД с документами, составляющими особую ценность или имеющими помету «Лично»;
■предотвращение утраты документов или их частей за счет неполного изъятия их из пакетов;
■контроль соответствия количества поступивших документов количеству документов, переданных на регистрацию;
■установление связи исходящего номера поступившего документа
сего регистрационным входящим номером и номером в передаточной учетной форме (журнале);
■обеспечение проверки наличия документов, зарегистрированных в пакетно-контрольном журнале (описи) учета пакетов.
Поступающие пакеты, конверты до их вскрытия и незаконвертованные документы должны быть зарегистрированы в традиционном или электронном журнале (описи) учета пакетов. Запись, сделанная в журнале, документирует факт доставки пакета или документа и является первоисточником, основанием для последующего контроля полноты состава зарегистрированных документов.
В фирме должен быть установлен порядок, при котором все пакеты, конверты, а также незаконвертованные документы, поступающие по любой линии связи (в том числе получаемые от посетителей), принимались бы только работником службы КД, а в некрупных фирмах — се- кретарем-референтом первого руководителя. Это связано с трудностью выделения КД из общего потока корреспонденции.
Журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов предназначен для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов. Журнал имеет следующие графы:
В. М. Бисюков ■
67
Дата поступления пакетов |
Откуда поступили |
Количество пакетов |
Подпись лица, доставившего пакеты |
Порядковые номера пакетов |
Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакеты документов |
Входящие номера, присвоенные документам |
Учетные номера возвращённых и взятых на учёт выделенного хранения документов |
Отметка о возврате ошибочно присланных документов |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
При получении пакетов сотрудник ПКД должен:
■проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия — отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;
■убедиться, что содержимое пакета не просматривается;
■проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и др.) соответствие наименований адресата и отправителя, номеровдокументов, номеровэкземпляров(еслиуказаны), грифаконфиденциальности;
■расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты
спроставлением даты и, при необходимости, печати или специального штампа ПКД.
Если на пакетах указан другой адресат, то они не принимаются. При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете и в сопроводительном документе, повреждении упаковки составляется в двух экземплярах акт, который подписывается сотрудником ПКД и лицом, доставившимпакеты. Второйэкземплярактанаправляетсяотделению связи, доставившему пакет, или предприятию отправителю пакета, если пакет доставлен минуя отделение связи. Если повреждение пакета дает возможность изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководителю предприятия, а пакет не принимается до принятия решения.
После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник ПКД заполняет графы 1—3 журнала учета поступивших пакетов, при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 5—6 журнала. Порядковые номерапакетовежедневноначинаютсяс№1. Рядомсномеромпакета, имеющего пометку «Лично», проставляется слово «лично». Номера и грифы
■Курс лекций
68
конфиденциальности вложенных в пакет документов проставляются напротив соответствующего пакета (при наличии двух и более номеров — столбцами). Если на пакете рядом с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся в журнал.
Вскрываются все конверты (кроме имеющих помету «Лично»). Поступившие электронные документы первоначально вводятся в предварительный массив компьютера этого работника с целью выполнения указанных выше процедур. Введение электронных документов, а также электронныханалоговбумажныхдокументовдорегистрациисразуврабочий массив компьютера не допускается.
Если документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда документ не входит в число конфиденциальных для данной фирмы. Гриф может быть изменен лишь
всторону повышения уровня конфиденциальности. Фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших с ней деловые контакты.
При вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата, грифа конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). Пакеты должны быть развернуты таким образом, чтобы убедиться, что
вних не осталось вложений. В документах проверяется наличие листов,
ав документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, грифа конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме).
При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен на данное предприятиеошибочно, руководителемПКДисотрудником, вскрывшим пакет, составляется в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю. О недостаче листов или экземпляров сообщается, кроме того, руководителю данного предприятия. Ошибочноприсланные документы, лишниелистыиэкземпляры вместе с актом направляются с сопроводительным письмом отправителю. Вграфе9 журналаучетапоступившихпакетовпроизводится отметка о возврате с указанием, сколько листов или какие экземпляры и почему возвращаются, номера и даты сопроводительного письма, например: «Три листа (экз. №) возвращены как лишние с № 14КТ от 24.02.2001» или (при возврате документа полностью) «Документ возвращен как ошибочно присланный с № 17К от 26.01.2001». Ошибочно
В. М. Бисюков ■
69
присланные документы могут по согласованию с предприятием-отпра- вителем пересылаться по назначению за их учетными номерами в но- выхпакетахсвложениемвнихлицевойстороныпакетапредприятия-от- правителя. В этом случае в графе 9 журнала учета поступивших пакетов делается отметка о пересылке с указанием предприятия, которому направлен документ, номера и даты сопроводительного письма.
О несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении грифа конфиденциальности или номеров экземпляров отправителю сообщается письмом.
После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившему документу присваивается очередной входящий номер, проставляемый в графе 7 журнала учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших КД, имеющих следующие графы:
Учетный № и гриф конфиденциальности документа |
Дата поступления |
Вид и заголовок документа |
Откуда поступил |
Номер и дата издания документа |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
Количество листов
основного документа |
приложений |
б |
7 |
|
|
Кому выдан |
Кол-во листов |
Подпись за получение и дата |
Подпись за возврат и дата |
Индекс (номер) дела, номера листов дела |
Номер по учету документов выделенного хранения количества листов |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
|
|
|
|
|
|
|
В момент регистрации заполняются графы 1—7. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер, присвоенный документу, и аббревиатурой гриф конфиденциальности документа. В графе 5 указываются номер, присвоенный документу на предприятии, издавшем документ, и дата подписания (утверждения) документа. Если документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется ко-
■ Курс лекций
70
личество его листов, а в графе 7 делается прочерк. Если документ имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 проставляется количество листовсопроводительногописьма, авграфе7 количестволистовприложений. При этом если все приложения имеют гриф конфиденциальности, указываетсяобщееколичестволистов всехприложений, если частьприложений не имеет грифа конфиденциальности, то количество их листов проставляется через + к листам конфиденциальных приложений, напри-
мер: 8+4 н/с.
При поступлении документа в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров.
На документе регистрационные данные. При наличии двух и более экземпляров на одном экземпляре проставляется входящий штамп, на первых листах других экземпляров — отметка «К вх №.»
При учете документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления (подлежащих возврату), отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного документа и каждого приложения.
Документы, присланные в пакетах с пометкой «Лично», по усмотрению лица, вскрывшего пакет, или передаются для учета сотруднику ПКД, или регистрируются последним в учетных формах со слов лица, вскрывшего пакет. При втором варианте регистрационные данные в штампе на документе проставляет лицо, вскрывшее пакет.
При поступлении документа, изданного другим предприятием и подлежащем выделенному хранению, ему следует сразу (без регистрации в журнале учета поступивших документов) присваивать очередной порядковый номер по журналу (карточке) учета документов выделенного хранения. Этотномерпроставляетсянадокументе, вграфе8 журналаучета поступивших пакетов и в графе 1 журнала (карточки) учета документов выделенного хранения с одновременным заполнением граф 2—7 этого журнала, при этом в графе 5 указывается: «П/ж №за _, с проставлением номера и даты поступления пакета, в котором находился документ.
Учету подлежат все зарегистрированные в журнале (описи) учета пакетов КД независимо от предполагаемого периода их конфиденциальности.
Карточка учета входящего документа включает следующие зоны:
■зона исходных сведений о документе (входящий номер и гриф конфиденциальности; дата поступления; исходящий номер документа и дата; количество листов основного документа и приложений; откуда поступил; вид документа и его краткое содержание);
■зона сведений о месте хранения документа (индекс дела, номера листов дела, росписи, подтверждающие правильность отметок о подшивке документа; отметки о проверках наличия документа);
В. М. Бисюков ■