Защита и обработка конфиденциальных документов. Учебное пособие

11

■максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

■фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;

■регламентация общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

■проведение систематических проверок наличия документов;

■разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

■жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;

■регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, по ее защите;

■персональная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Эти особенности одновременно являются и требованиями к конфиденциальному делопроизводству.

Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по своим задачам. Если задачей открытого делопроизводства является документационное обеспечение управленческой деятельности, то конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:

I) документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

2) защиту документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Первая задача имеет своей целью организацию и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.

Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации.

Достоверность документной информации заключается, во-первых,

вее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и, во-вторых, вееюридическойсиле, характеризующейсяналичиемиправильностью оформления соответствующих реквизитов.

Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса,

ккоторому она относится.

■Курс лекций

13

■группу учета носителей КИ;

■группу учета и обработки изданных документов;

■группу учета номенклатурных дел - архив фирмы;

■группу инвентарного учета документов;

■бюро изготовления документов;

■копировально-множительную группу;

■контрольно-методическую группу.

ПКД необходимо располагать в помещении, смежном с приемной первого руководителя фирмы. В этом помещении ведутся обработка и хранение всех КД. Правом входа в рабочее помещение службы обладают только первый руководитель фирмы и руководитель службы безопасности.

Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т. е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия.

ПКД может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту КИ: службу безопасности, службу защиты информации и др. Наименование ПКД, его статус и, при необходимости, структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия.

ПКД является составной частью системы защиты КТ, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с КД. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности предприятия. Численный состав сотрудников ПКД должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на ее выполнение.

ДолжностнойсоставсотрудниковПКДдолженопределятьсяхарактером и сложностью выполняемой работы.

При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства специальное ПКД может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение КД возлагается на специально назначенных приказомруководителяпредприятиянесколькихилиодногосотрудникадругих подразделений, как правило, службы безопасности. На этих лиц распространяютсявсезадачи, функции, праваиответственность, возлагаемые на ПКД.

Если ведение конфиденциального делопроизводства возложено на одного сотрудника, то для выполнения отдельных делопроизводствен-

■ Курс лекций

14

ных операций, в которых требуется участие двух лиц (проверки наличия, уничтожениедокументов) необходимопривлекать(лучшенапостоянной основе) второго сотрудника данного или другого подразделения, имеющегодоступкэтимдокументам. Такоепривлечениеоформляетсяприказом по предприятию.

На ПКД должны быть возложены все операции по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, систематизации, проверке наличия и уничтожению КД. Функции исполнителей и пользователей КД в сфере изготовления и обработки документов ограничиваются подготовкой документов и их исполнением.

Основные задачи и функции ПКД, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников ПКД — в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях устанавливаются и квалификационные требования к сотрудникам — образование и стаж работы на аналогичной должности.

Положение о ПКД и должностные инструкции сотрудников являются организационно-правовыми документами, регламентирующими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников.

ПриопределениизадачифункцийПКДнеобходимоисходитьизтого, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение управленческой и производственной деятельности предприятия, но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты КД и утечки содержащейся в них информации. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках ПКД. Утрата и утечка КИ в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей КД, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. Поэтому значительная часть функций ПКД связана с обучением исполнителей и пользователей правилам работы с КД и осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующие права ПКД, в том числе такие, как участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений об отстранении от конфиденциальных работ, поощрении и привлечении к ответственности исполнителей и пользователей КД, участие в проведении расследований по фактам утраты и утечки КИ.

При разработке должностных инструкций следует учитывать, во-пер- вых, необходимость специализации сотрудников по отдельным видам работ, что ускоряет их выполнение и повышает качество, и, во-вторых, нормативы времени на работы с тем, чтобы все сотрудники были загру-

В. М. Бисюков ■

15

жены равномерно в соответствии с должностью и не было перезагруженности, которая отрицательно сказывается на качестве работы.

Все сотрудники, принимаемые на работу в ПКД должны дать письменное обязательство по соблюдению режима КТ. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашенииособлюдениирежимаКТ. Сотрудникимогутдопускатьсякработе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих на предприятии нормативно методических документов по вопросаморганизациииведенияконфиденциальногоделопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.

ПКД должно быть обеспечено служебным помещением (при необходимости - несколькими помещениями) для хранения КД и работы сотрудников подразделения, а также помещением для исполнителей, если работа с КД не разрешена в служебных помещениях исполнителей.

Служебное помещение должно обеспечивать необходимую площадь на каждое рабочее место, быть оснащенным удобной мебелью, а также оборудованием и техническими средствами, включая ЭВМ, для изготовления, размножения, обработки документов, надежного их хранения, быстрого поиска.

Оснащениеслужебногопомещениядолжнопредусматриватьиизготовление необходимых учетных журналов (карточек), бланков документов, печатей, штампов, а также приобретение расходных материалов (бумаги, копировальной ленты, спецблокнотов, тетрадей и др.).

В служебном помещении необходимо иметь средства противопожарной защиты.

Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание ПДЭК. Задачами такойкомиссии должны быть:

■разработка перечня сведений, составляющих КТ;

■разработка перечня издаваемых предприятием КД;

■снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;

■разработка Положения о разрешительной системе доступа к КИ;

■экспертиза ценности КД с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения

иуничтожения;

■проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты КИ.

Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать высококвалифицированных сотрудников, в первую очередь, руководителей

■Курс лекций

16

подразделений, имеющих доступ к КИ. Кроме того, в состав комиссии должны входить руководитель службы безопасности предприятия и руководитель ПКД, а также руководитель архива предприятия (при наличии архива). Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя предприятия, допущенного ко всем КД.

ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности предприятия, в их совокупности и таким образом более правильно определять сроки их хранения.

Сотрудники, допущенные к работе с КД, должны иметь допуск к КТ в целом. Допуск сотрудников предприятия к КТ осуществляется с их согласия и предусматривает:

■принятие сотрудниками обязательств, по соблюдению установленного на предприятии режима КТ, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима КТ;

■ознакомлениесотрудниковсположениямизаконодательстваоКТ, предусматривающими ответственность за нарушение режима КТ;

■ознакомление сотрудников с перечнем сведений, составляющих КТ предприятия и к которым сотрудники имеют право доступа.

Порядок изготовления КД, режим обращения с ними требуют определенных знаний, которые должны быть приобретены до начала работы

сдокументамиипостояннопополняться. Сэтойцельюнеобходимоорганизовывать различные формы обучения сотрудников: техническую учебу, семинары, самостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения занятий следует привлекать не только сотрудников ПКД, но и руководителей соответствующих подразделений предприятия, а также специалистов по конфиденциальному делопроизводству, работающих в соответствующих научно-исследовательских и учебных заведениях.

1.3.Определение состава конфиденциальных документов

Одной из особенностей конфиденциального делопроизводства явля-

ется жесткое регламентирование состава издаваемых документов. КД должны издаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении наличия и содержания управленческих, производственных и иных действий, передаче информации, хранении и использовании ее в течение определенного времени и в определенном количестве экземпляров. При этом решение задач конфиденциальной

В. М. Бисюков ■

17

деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством КД при сохранении полноты необходимой информации.

Состав документируемой КИ зависит от компетенции и функций предприятия, характера его деятельности, взаимосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов.

Обязательность письменного удостоверения информации закрепляется перечнем издаваемых предприятием КД. Целями разработки такого перечня должны являться не только определение состава издаваемыхдокументов, необходимыхидостаточныхдлядеятельностипредприятия, но и установление конкретных лиц, имеющих право составлять иподписывать(утверждать) документы, атакжепредотвращениенеобоснованной рассылки документов.

Перечень издаваемых КД разрабатывается только на основе и в рамках перечня сведений, составляющих КТ. Поэтому определение состава издаваемых КД должно начинаться с разработки перечня сведений, составляющих КТ.

Перечень сведений, составляющих КТ, разрабатывается для каждого предприятия самим предприятием - обладателем (собственником) информации. Никто не может диктовать ему, какие сведения относить к КТ, заисключениемсведений, которыенемогутсоставлятьКТ, согласно Закона о КТ.

Информация может быть отнесена к коммерческой (предпринимательской) тайне и стать конфиденциальной при соблюдении следующих условий:

■информация не должна отражать негативные стороны деятельности фирмы, нарушения законодательства, фальсификацию финансовой деятельности с целью неуплаты налогов и другие подобные факты;

■информация не должна быть общедоступной или общеизвестной;

■возникновение или получение информации предпринимателем должно быть законным и связано с расходованием материального, финансового или интеллектуального потенциала фирмы;

■персонал фирмы должен знать о ценности такой информации и быть обучен правилам работы с ней;

■предприниматель должен быть в состоянии выполнить реальные действия по защите этой информации, т. е, иметь, например, средства для закупки или разработки системы защиты информации.

Разработкой перечня сведений, составляющих КТ, должна заниматься ПДЭК.

На первом этапе работы на основе анализа задач, функций, компетенции, направлений деятельности предприятия необходимо установить весь состав циркулирующей на предприятии информации. Эта информация классифицируется по тематическому признаку.

■Курс лекций