Защита и обработка конфиденциальных документов. Учебное пособие

121

Уничтожители подразделяются на следующие группы:

■персональные (для небольших офисов, для отдельных рабочих

мест);

■офисные (для отделов, малых и больших офисов);

■архивные (для уничтожения больших объёмов документов

Без оформления акта уничтожаются:

■испорченные бумажные и технические носители;

■черновики и проекты документов;

■внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении КД.

В процедуру уничтожения документов и носителей информации без оформления акта входят:

■разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника службы КД;

■накапливаниеостатковносителейвопечатываемомящике(урне);

■физическое уничтожение остатков носителей несколькими сотрудниками службы КД;

■внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов

иносителей.

Следовательно, при выполнении процедур и операций уничтожения КД, дел и носителей информации особое внимание обращается на коллегиальность осуществления этих действий и жесткое соблюдение последовательности процедур и технологии уничтожения.

8.2. Проверка наличия конфиденциальных документов

Проверки наличия КД являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов.

С этой целью проверка наличия КД решает следующие задачи:

■установление реального соответствия записям в учетных формах конкретным документам;

■обеспечение сохранности КД;

■обеспечение целостности и комплектности КД;

■своевременное выявление фактов утраты конфиденциальных материалов;

■определение правильности выполнения процедур и операций по учету, хранению и использованию КД;

■стимулирование более тщательного соблюдения всеми сотрудниками фирмы требований по работе с конфиденциальными материала-

ми, обеспечение их физической сохранности и в конечном счете — ин-

формационной безопасности фирмы.

■Курс лекций

123

Технологии проведения названных видов проверок различаются между собой, поэтому целесообразно рассмотреть их по каждому виду.

Проверка правильности проставления регистрационных данных и отметок о движении КД.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных носителей должны привлекаться журнал учета носителей и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде, наименовании или назначении носителя, количестве листов. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных изданных документов привлекаются журнал учета изданных документов, документы и черновики. В журнале и на документе проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе конфиденциальности, дате, виде и заголовке документа, фамилии исполнителя (на документе в реквизите «Отметка об исполнителе»), количестве экземпляров (в документе — по их фактическому наличию и в реквизите «Отметка об исполнителе»), количестве листов в экземпляре. В документе проверяется правильность нумерации листов, проставление учетных номеров на каждом листе документа, проставление номера экземпляра на каждом экземпляре. В журнале и на черновике проверяется соответствие номера носителя и номеров листов черновика. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером документа.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных документов, зарегистрированных по журналу учета поступивших документов, привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета поступивших документов и документы.

Для проверки правильности присвоения регистрационных данных документов, взятых на учет документов выделенного хранения без присвоения входящего номера, привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета документов выделенного хранения и документы.

Для проверки правильности проставления отметок о возврате ранее отправленных документов привлекаются журнал учета поступивших пакетов, соответствующие журналы учета документов и документы.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных дел и учетных журналов (картотек) привлекаются номенклатура дел, дела и учетные журналы (картотеки).

Проверки правильности проставления отметок о движении КД, дел и носителей.

Для проверки правильности проставления отметок об отправлении документов привлекаются учетные журналы, в которых зарегистрирова-

■ Курс лекций

125

Для проверки правильности проставления отметок о перешивке документов в другие дела привлекаются дела, из которых изъяты документы, и дела, в которые документы перешиты.

Дляпроверкиправильностипроставленияотметокобизъятиииздела документов, с которых снят гриф конфиденциальности, привлекаются дела и акт передачи документов в службу открытого делопроизводства.

Для проверки правильности проставления отметок о передаче на архивное хранение дел и документов выделенного хранения привлекаются о дел, журнал учета документов выделенного хранения и описи дел и документов, переданных на архивное хранение.

Для проверки правильности проставления отметок о передаче в службу открытого делопроизводства дел и документов выделенного хранения, с которых снят гриф конфиденциальности, привлекаются номенклатура дел, журнал учета документов выделенного хранения и акт передачи.

Квартальные проверки наличия КД проводятся с целью выявления фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации, — один раз в квартал (квартальные проверки.

Для проверки наличия носителей, не переведенных на учет документоввыделенногохранения, независимоотвремениихрегистрации, привлекаются носители и журнал учета носителей.

Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение изданных документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета изданных документов.

Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение поступивших документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета поступивших документов.

Если в процессе или по итогам квартальной проверки выявится отсутствие отдельных зарегистрированных документов (носителей), то должны быть приняты меры по оперативному их поиску. При отсутствии положительных результатов необходимо приказом по предприятию создавать специальную комиссию для установления причин отсутствия документов, разработки версий о их возможном местонахождении и проведения поиска документов по каждой из этих версий. При любом исходе поиска комиссия должна составлять заключение о результатах своей работы. Заключение утверждается руководителем предприятия, который принимает решение о мерах наказания виновных. В соответ-

■ Курс лекций

127

■выявлении факта утраты КД;

■по решению первого руководителя.

Проверка проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия. Результаты проверки отражаются в акте. К акту прилагаются справки сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, подтверждающие наличие носителей документов и дел, находящихся у них на хранении.

При ликвидации предприятия проверка наличия носителей, документов и дел проводится комиссией, назначаемой руководителем предприятия. Результаты проверки оформляются актом, который приобщается к общему акту о ликвидации.

8.3. Порядок проведения конфиденциальных совещаний

Совещания и переговоры, в процессе которых могут обсуждаться сведения, составляющие тайну фирмы или ее партнеров, именуются обычно конфиденциальными. Порядок проведения подобных совещаний и переговоров регламентируется специальными требованиями, обеспечивающими безопасность ценной, в том числе конфиденциальной, информации (далее — ценной информации), которая в процессе этих мероприятий распространяется в санкционированном (разрешенном) режиме. Основной угрозой ценной информации является разглашение большего объема сведений о новой идее, продукции или технологии, чем это необходимо.

Причины, по которым информация может разглашаться на конфиденциальных совещаниях или переговорах, общеизвестны:

■слабое знание сотрудниками состава ценной информации и требований по ее защите, умышленное невыполнение этих требований,

■провоцированные и неспровоцированные ошибки сотрудников,

■отсутствие контроля за изданием рекламной и рекламно-выста- вочной продукции и др.

Оглашение ценной информации в санкционированном режиме должно быть оправдано деловой необходимостью и целесообразностью для конкретных условий и характера обсуждаемых вопросов.

Основные этапы проведения конфиденциальных совещаний и переговоров:

■подготовка к проведению;

■процесс их ведения и документирования;

■анализ итогов и выполнения достигнутых договоренностей. Разрешение на проведение конфиденциальных совещаний и пере-

говоров с приглашением представителей других организаций и фирм дает исключительно первый руководитель фирмы. Решение первого ру-

■ Курс лекций

128

ководителяопредстоящемконфиденциальномсовещаниидоводитсядо сведения референта, менеджера по безопасности информации, руководителя секретариата, секретаря-референта, менеджера по конфиденциальной документации, управляющего делами фирмы и начальника службы безопасности. В целях дальнейшего контроля за подготовкой и проведением такого совещания информация об этом решении фиксируется референтом в специальной учетной карточке. В этой карточке указываются: наименование совещания или переговоров, дата, время, состав участников по каждому вопросу, лицо, руководитель, ответственный за проведение, ответственный организатор, контрольные отметки, зона сведений о факте проведения, зона сведений по результатам совещания или переговоров.

Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, проходящиебезприглашения постороннихлиц, проводятсяпервымруководителем, его заместителями, ответственными исполнителями (руководителями, главнымиспециалистами) понаправлениямработысобязательным предварительным информированием референта. По факту этого сообщения или проведения такого совещания референтом заводится учетная карточка описанной выше формы. Проведение конфиденциальных совещаний без информирования референта не допускается.

Доступ сотрудников фирмы на любые конфиденциальные совещания осуществляется на основе действующей в фирме разрешительной системы доступа персонала к КИ. Приглашение на конфиденциальные совещания лиц, не являющихся сотрудниками фирмы, санкционируется только в случае крайней необходимости их личного участия в обсуждении конкретного вопроса. Присутствие их при обсуждении других вопросов запрещается.

Ответственность за обеспечение защиты ценной информации и сохранение тайны фирмы в ходе совещания несет руководитель, организующий данное совещание. Референт оказывает помощь руководителям и совместно со службой безопасности осуществляет контроль за перекрытием возможных организационных и технических каналов утраты информации.

Подготовку конфиденциального совещания осуществляет организующий его руководитель с привлечением сотрудников фирмы, допущенных к работе с конкретной ценной информацией, составляющей тайну фирмы или ее партнеров. Из числа этих сотрудников назначается ответственный организатор, планирующий и координирующий выполнение подготовительных мероприятий и проведение самого совещания. Этот сотрудник информирует референта о ходе подготовки совещания или переговоров. Полученная информация вносится референтом в учетную карточку.

В. М. Бисюков ■

129

В процессе подготовки конфиденциального совещания:

■составляются программа проведения совещания;

■повестка дня;

■информационные материалы;

■проекты решений и список участников совещания по каждому вопросу повестки дня.

Все документы, составляемые в процессе подготовки конфиденциального совещания, должны иметь гриф «Конфиденциально», изготовляться и издаваться в соответствии с требованиями инструкции по обработке и хранению КД. Документы (в том числе проекты договоров, контрактов и др.), предназначенные для раздачи участникам совещания, не должны содержать конфиденциальные сведения. Эта информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса. Цифровые значения наиболее ценной информации (технические и технологические параметры, суммы, проценты, сроки, объемы и т. п.) в проектах решений и других документах не указываются или фиксируются в качестве общепринятого значения, характерного для сделок подобного рода и являющегося стартовой величиной при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обоснований предоставляемых льгот, скидок или лишения льгот тех или иных партнеров, клиентов. Документы, раздаваемые участникам совещания, не должны иметь гриф конфиденциальности.

Список участников конфиденциального совещания составляется отдельно по каждому обсуждаемому вопросу. К участию в обсуждении вопроса привлекаются только те сотрудники фирмы, которые имеют непосредственное отношение к этому вопросу. Это правило касается и руководителей. В списке участников указываются фамилии, имена и отчества лиц, занимаемые должности, представляемые ими учреждения, организации, фирмы и наименования документов, подтверждающих их полномочия вести переговоры и принимать решения. Название представляемой фирмы может при необходимости заменяться ее условным обозначением.

Документом, подтверждающим полномочия прибывшего лица (если это не первый руководитель), при ведении переговоров и принятии решений по конкретному вопросу, может служить письмо, предписание, доверенность представляемой лицом фирмы, рекомендательное письмо авторитетного юридического или физического лица, письменный ответ фирмы на запрос о полномочиях представителя, в отдельных случаях — телефонное или факсимильное подтверждение полномочий первым руководителем представляемой фирмы. Эти документы передаются участниками совещания ответственному организатору непосред-

■Курс лекций