Защита и обработка конфиденциальных документов. Учебное пособие
.pdf
141
архивных справок на адрес заявителя простым письмом, а подлинных документов — ценным. Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, как правило, на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям.
Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, то она высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка. Держатели архивов не в праве отказать в выдаче архивных справок социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно.
Архивная справка — это официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле. Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации, ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист.
Архивные справки составляются на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов.
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.
Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке («так в тексте»).
Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная
■ Курс лекций
142
печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и. других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.
Копирование архивных документов может проводиться по разрешению архива, объем, сроки и виды копирования должны быть согласованы с его руководством, а по научно-технической документации с разработчиками. При фотокопировании негативы. остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть получено разрешение держателей документов;
Изготовление копий документа является платной услугой архива, так же как:
■исполнениезапросовгенеалогического, историко-биографическо- го, тематического характера;
■тематическое выявление документов;
■расшифровка трудночитаемых текстов, перевод текстов документов с языка оригинала;
■составление комментариев к документам, атрибутирование фотографий (уточнение изображений);
■проведение выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др.
В архиве могут готовиться тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и т. д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационныхпродуктов, фирменныхстраницвинформационныхсетях.
Государственныеархивы, крупныеведомственныеархивы, отраслевые центры и архивы общественных организаций издают тематические книжные, аудио, видеосборники документов самостоятельно. или по соглашению с заинтересованными, в том числе и зарубежными, организациями на творческой и (или) коммерческой основе.
Довольно распространенной формой использования документов в архивах любого вида является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование.
Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется Актом о выдаче дел во временное пользование, составленным по специальной унифицированной форме, скрепляемым подписями руководителей и печатями двух организаций — передающей и получающей дела. Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место вы-
В. М. Бисюков ■
143
данного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.
Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством.
Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачидел, отдельныхлистовидокументоввнихдолженбытьоформлен акт и на его основании решать вопрос о привлечении виновных к ответственности.
Создание тайных архивов запрещено законом.
Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе сотрудников фирмы, выдаются им для решения тех или иных вопросов.
Особенностями процедуры выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников можно назвать следующие:
■проверка работником службы КД полномочий исполнителя — наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);
■выдачаделасотрудникуподросписьвкарточкеучетаразрешений
ивыдачи;
■помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку «3a исполнителями»;
■при возврате дела сотрудником - проверка соответствия доку-мен- тов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;
■роспись работника службы КД за возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи, а также внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;
■помещение дела и карточки в места хранения.
Выданныеисполнителямдляработыделадолжныбытьвозвращены ими в службу КД в тот же день.
Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор внемашинных операций. Выдача и возврат исполнителями архивных электронных комплексов документов имеют более сложную технологию, что связано с необходимостью выполнения ряда дополнительных операций по
■ Курс лекций
144
проставлению электронной подписи в учетных формах. Как мы видим, приведенная технологическая схема формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов КД.
При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных КД за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронного документа из архивного массива компьютера службы КД или с дискеты.
После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитного носителя вместесвнутреннейописьюпродолжаютхранитьсявслужбеКДнапротяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожаются. Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).
Дела долговременного и постоянного сроков хранения должны быть сохраненыдозавершенияустановленногосрокаивыделенияихкуничтожению, до сдачи дел на государственное хранение или до ликвидации организации. В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к оборудованию архивохранилищ.
Документы архива разделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и на пленочной основе. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможность эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.
Размещение архивных документов в организациях предусматривает создание преимущественно лучших условий для документов постоянногохранения, удобстваоперативногоиспользованиявсехдокументов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в разных хранилищах.
В. М. Бисюков ■
145
При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в ведомственном архиве более целесообразно размещение дел не по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, а по срокам их выделения к уничтожению.
Для ориентации в динамично изменяющейся номенклатуре дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них номеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т. е. постеллажно сверху вниз.
Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены: окна первого этажа архивохранилища — открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации), а двери должны быть дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранили-ща документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилищаявляютсямноговариантныесредствапожаротушения(втомчисле песок и брезент).
Архивы оборудуются стационарными или передвижными стелла- жа-ми с шириной полки не менее 25 см, ширина проходов между стеллажаминедолжнабытьменее75 см, аосновныхпроходов— до120 см, расстояниеторцовстеллажейотстен— 45 см, отполадонижнейполки— 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах еще больше. Расстояние между полками по высоте — 35—40 см. Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.
Основные разрушители документов в архивохранилищах — плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в книго- и архивохранилищах, их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25– 27 0С, в загроможденных углах и непроветриваемых шкафах. Поэтому в архивохранилищах должен соблюдаться оптимальный температур- но-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18— 20 0С, с относительной влажностью воздуха 50—55 %. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и
■ Курс лекций
146
влажности в разных углах архивохранилищ. Наиболее дешевым и удобным является бытовой жидкостный психрометр, в котором влажность определяется по прилагаемой к нему таблице исходя из разницы температур сухого и влажного термометров.
Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.
Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел (к шпагату) прикрепляются ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).
Взависимостиоттвердостиматериалаобложекдел, частотыиспользования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.
Не реже одного раза в 10 лет (для дел постоянного хранения - один раз в 5 лет, для конфиденциальных дел — ежегодно) следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.
Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руководителем организации. При проверке контролируются не только практическоеналичиедел, ноивозможныеошибкивучетныхдокументах, адела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, в учетные документы вносятся (при необходимости) изменения и уточнения, соответствующие реальному объему и состоянию дел, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.
Выводы по лекции
Знание материала данной темы поможет обучаемым в изучении значения информации в развитии современного общества, в уяснении требований нормативных и методические материалов по вопросам обеспечения информационной безопасности защищённого конфиденциального делопроизводства, в овладении технологией организации конфиденциального делопроизводства, методикой анализа защищённости подсистемы конфиденциального делопроизводства, в умении проводить целенаправленный поиск в различных источниках информации по вопросам защиты конфиденциальной документированной информации, в том числе в глобальных компьютерных системах, использовать нормативные правовые документы при организации подсистемы защищённого конфиденциального делопроизводства.
В. М. Бисюков ■
147
Вопросы для самопроверки
1.НКД закрывается: 1) по решению руководителя фирмы; 2) в конце календарного года; 3) при полной отработке всех КД в делах; 4) по решению начальника службы КД.
2.Дела с КД всегда формируются в: 1) службе КД; 2) в структурном подразделении; 2) на рабочих местах исп.; 3) в отделе кадров; 4) в архивах.
3.Сколько всего угроз конфиденциальным делам может возникнуть
впроцессе их формирования и хранения: 1) 4; 2)5; 3) 6; 4) 7.
4.Всего технологическая схема процесса формирования и оформления КД содержит процедур: 1) 3; 2) 4; 3) 5; 4) 6.
5.Технологическая схема процесса формирования и оформления КД не содержит процедуру: 1) оформления дела при его закрытии;
2)выдача закончен дел сотрудникам; 3) оформления дел при его отправке; 4) оформления дела при его формировании.
6.Датой заведения конфиденциального дела является: 1) дата поступления первого документа; 2) начало календарного года; 3) в соответствии с номенклатурой; 4) по плану.
7.В футляр с магнитным носителем КД не вкладывается: 1) бумажный экземпляр электронной описи документов на носителе; 2) список исполнит допущен к носителю; 3) бумажная копия КД находящегося на электронном носителе; 4) карточка выдачи носителя.
8.В дело включаются: 1) только исполненные КД одного года; 2) КД срок исполнения которых заканчивается в данном календарном году;
3)и те и другие; 4) можно КД нескольких лет, только одной тематики.
9.Копии КД включаются в дело 1) вместе с оригиналом; 2) отдельное дело;
10.Датой закрытия дела является: 1) конец календарного года;
2)дата оформления заверительного листа; 3) дата последнего поступившего док; 4) дата принятия в архив.
11.Проверка наличия КД всегда ведется: 1) от документов к их учетным данным; 2) от учетных данных к документам; 3) по усмотрению проверяющего; 4) по утвержденному плану.
12.Проверки наличия КД могут быть: 1) 2-х видов; 2) 3-х; 3) 4-х;
4)5-ти.
13.Регламентированные проверки наличия КД не проводятся:
1)ежедневно; 2) ежемесячно; 3) ежеквартально; 4) ежегодно.
14.Нерегламентированные проверки не проводятся при: 1) увольнении сотрудников; 2) по решению руководителя; 3) окончании календарного года; 4) смене направления деятельности фирмы.
15.Специальной комиссией проводятся: 1) только квартальные проверки, 2) только годовые; 3) и те и другие.
■ Курс лекций
148
16.Весь массив КД фирмы охватывают: 1) только регламентированные проверки; 2) только нерегламентированные; 3) и те и другие.
17.Для проверки наличия КД используются: 1) описи; 2) реестры;
3)учетные карточки; 4) перечни.
18.В технологической схеме проверки наличия КД нет процедуры:
1)проверки КД на рабочих местах; 2) подготовка к квартальной (годовой) проверке; 3) оформление результатов проверки; 4) доклад руководителю предприятия о результатах.
19.В процессе квартальной проверки не проверяются КД: 1) находящиеся на исполнении; 2) подшитые в дела; 3) на рабочих местах;
4)проверяются все.
Литература и Интернет-ресурсы
1.Бутакова А. В., Семененко В. П. Защита и обработка конфиденциальных документов. М.: Московский технологический институт, 2009. 238 с.
2.Соколова О. Н., Акимочкина Т. А. Документационное обеспечение управления в организации: учебное пособие. М.: КноРус, 2013. 160 с.
3.Корнеев И. К., Степанов Е. А. Защита информации в офисе. М.:
Проспект, 2011. 336 с.
4.Кудряев В. А. Организация работы с документами. М.: ИФРА, 2008. 278 с.
5.Алексенцев А. И., Еремеева В. И. Организация конфиденциального документооборота. М.: РГГУ, 2012. 132 с.
6.Степанов Е. А., Корнеев И. К. Информационная безопасность и защита информации: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2010. 213 с.
7.Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприя-
тия. М.: ПРИОР, 2008. 123 с.
8.Кушнаренко Н. Н. Документоведение. Киев: Знання, 2011. 459 с.
9.Окунева Р. А. Организация работы ведомственных архивов: учебное пособие. М.: МГИАИ, 2011. 143 с.
В. М. Бисюков ■
149
Приложение А
(обязательное)
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
■ Курс лекций
150
Приложение Б
(обязательное)
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
В. М. Бисюков ■