Защита и обработка конфиденциальных документов. Учебное пособие

101

Лекция 7. Размножение и контроль исполнения конфиденциальных документов

7.1.Порядок размножение КД.

7.2.Контроль исполнения КД.

7.3.Порядок работы персонала с КД.

7.1.Порядок размножение конфиденциальных документов

При действительной служебной необходимости в дополнительных

экземплярах КД производится их копирование.

Следует иметь в виду, что на некоторых КД может стоять отметка о том, что снятие копий с этого документа не разрешается. В этом случае документ может также иметь дополнительную защиту от ксерокопирования или сканирования (с уничтожением текста при попытке снять копию). Такие документы копированию не подлежат.

КД могут копироваться и размножаться с помощью соответствующей организационной техники в ПКД и с соблюдением действующих требований по защите информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей (печатных форм).

Предназначенные для копирования документов технические средства (копировально-множительное оборудование, компьютеры, пишущие машинки) должны быть защищены от возможного перехвата возникающих при их работе электромагнитных излучений.

Копирование КД не должно производиться одновременно с копированием открытых документов. Во время копирования доступ посторонних лиц в помещение, в котором производятся работы, не допускается.

Копирование и размножение КД всегда санкционируется полномочным должностным лицом с проставлением необходимых записей в учетной форме основного документа и на самом документе.

Список лиц, имеющих право давать разрешение на копирование КД, должен быть закреплен в одном из разделов «Положения о режиме коммерческой (служебной) тайны организации (предприятия)».

КД, поступившие из других организаций (предприятий), должны копироваться с письменного разрешения руководителя организации (предприятия) или с письменного разрешения издавших их организаций (предприятий).

Копирование документов производится методами:

■изготовления дополнительных экземпляров (тиражирования);

■снятия копий с документов;

■производства выписок из документов.

■Курс лекций

103

При поступлении документа на копирование заполняются графы 1—2 журнала. В графе 1 гриф конфиденциальности проставляется аббревиатурой. В графе 2 указывается общее количество копируемых страниц документа.

Если копируется документ своей организации (предприятия), то в процессе копирования номер экземпляра документа, с которого осуществляется копирование, на копиях не воспроизводится. При копировании поступивших документов номер экземпляра воспроизводится.

Учетныйномер, присвоенныйдокументу, сохраняетсянавсехкопиях. После копирования документа заполняются графы 3, 4 и (при наличии брака) 6 журнала учета копирования КД. В графе 4 указывается общее количество копий экземпляров (или листов) без проставления их номеров. В графе 6 отражается общее количество листов брака без перечисления их номеров. Эти листы уничтожаются установленным порядком, с проставлением подписей двух сотрудников конфиденциального

делопроизводства (множительного подразделения).

Графа 7 включается в журнал и заполняется в случаях, когда копирование производится в множительном подразделении. Подпись за возврат документа, с которого производилось копирование, проставляется

вучетнойформе, покоторойосуществляласьегопередачавмножительное подразделение.

На копиях экземпляров документа сотрудник конфиденциального делопроизводства проставляет их номера. При этом если документ был издан самой организацией (предприятием), то номера копий продолжают номера ранее изготовленных экземпляров. Если документ был издан другой организацией, то на копиях их номера проставляются дробно:

вчислителе на всех экземплярах остается номер, присвоенный при издании документа, а в знаменателе на каждом экземпляре проставляется очередной порядковый номер копии, начиная с № 1.

На каждой копии в реквизите «Отметка об исполнителе» проставляется только учетный номер, присвоенный документу при его издании, независимо от места издания.

На экземпляре, с которого производилось копирование, под разрешением на копирование сотрудник конфиденциального делопроизводства производит запись: «Размноженоэкз.», котораязаверяетсяего подписью с проставлением даты. Указанная надпись может проставляться штампом.

Если на копиях документов подпись не воспроизводится, то они удостоверяются печатью ПКД, которая проставляется с захватом части слова, обозначающего должность лица, подписавшего документ.

Прикопированиидокументов, зарегистрированныхвжурналеучета изданных документов, количество копий экземпляров проставляется в

графе б этого журнала, ниже ранее проставленных через знак « + ».

■ Курс лекций

104

При копировании документов, зарегистрированных по журналу учетапоступившихдокументов, отметкаокопированиипроизводитсявграфах 6, 7 этого журнала ниже ранее проставленных листов и оформляется следующим образом: «Размноженоэкз.».

Прикопированиидокументов, зарегистрированныхвжурналеучета документов выделенного хранения, отметка о копировании производится в графах 6, 7 этого журнала. Номера копий экземпляров проставляются следом за ранее проставленными номерами через знак « + ».

Технология копирования КД, подшитых в дело и, соответственно, снятых с учета по журналам (карточкам) учета этих документов, аналогична технологии изготовления дополнительных экземпляров. Но в этом случае копии документа присваивается отдельный учетный номер — очередной порядковый номер по журналу учета изданных документов, независимо от того, по какому виду учета (изданных или поступивших документов) зарегистрирован документ, с которого снимается копия.

Присвоенный копии учетный номер проставляется на всех листах копии посередине нижнего поля с добавлением аббревиатуры грифа конфиденциальности (на последнем листе: в реквизите «Отметка об исполнителе»). В реквизите«Дата и номер документа» на копии сохраняются прежние данные.

На первом листе копии над реквизитом «Гриф конфиденциальности документа» проставляется(желательноштампом) слово«КОПИЯ». Отметка «КОПИЯ» ставится всегда, когда на ней проставляются дополнительные номера экземпляров.

Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется полностью, как во вновь создаваемых документах.

Ниже реквизита «Подпись» на копии документа проставляется заверительный штамп или пишется слово «Верно», которое заверяется подписью лица, производившего снятие копии, с указанием его должности, инициалов и фамилии, а также даты. Если копия пересылается в другие организации (предприятия), то на ней дополнительно проставляется печать организации (предприятия) или ПКД.

Экземпляры копий имеют самостоятельную нумерацию, начиная с № 1 (Копия экз. № 1 и т. д.).

На экземпляре документа, с которого снималась копия, под разрешением на снятие копии сотрудником конфиденциального делопроизводства производится запись «Снята копия вэкз. за №», которая заверяется его подписью с проставлением даты.

ВжурналеучетакопированияКДдополнительнозаполняетсяграфа5. Заполнение граф журнала учета изданных документов при снятии копий производится аналогично заполнению на вновь создаваемые до-

кументы.

В. М. Бисюков ■

105

7.2. Контроль исполнения конфиденциальных документов

Ответственность за качество исполнения документов несут исполни-

тели и руководители подразделений, в которых работают исполнители.

Если исполнение документа поставлено на контроль, то для его осуществления изготавливаются специальные контрольные карточки, имеющие следующую форму:

Карточка контроля исполнения документа

Срок исполнени______________

(учетный №, гриф конфиденциальности и дата документа)

Вконтрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения.

При контроле документов, пункты которых имеют самостоятельного исполнителяи свой срокисполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр контрольной карточки.

Из карточек контролируемых документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов. В пределах каждого срока карточки могут систематизироваться по видам учета документов, исполнителям, видам документов и др.

При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер.

Впроцессе контроля исполнения документа ПКД должно периодически (в установленные сроки) напоминать исполнителю о контролируемом документе, о чем в графе 5 карточки проставляется соответствующая дата. О нарушении срока исполнения документа ПКД докладывает руководителю, сделавшему резолюцию и поставившему документ на контроль.

Перечень должностных лиц, имеющих право ставить документы на контроль ПКД, указывается в соответствующем разделе «Положения о режиме коммерческой (служебной) тайны организации (предприятия)». После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Учитывая сложный и неординарный характер функции контроля исполнения документов и поручений, ее в предметном плане можно ус-

ловно разделить на два неразрывно связанных компонента:

■ Курс лекций

107

■внесения изменений в нормативные, инструктивные, плановые и другие документы организации.

Любой контролируемый документ всегда должен иметь строго определенный срок исполнения. Срок исполнения документов может быть типовым или индивидуальным.

Типовой срок указывается в перечне документов, подлежащих обязательному контролю. Как правило, типовой срок исполнения основной массы документов 10—15 дней. Для документов, не указанных в перечне, сроки исполнения не должны превышать 10 дней.

Индивидуальный срок исполнения документа определяется руководителем предприятия и фиксируется в распорядительных пунктах документа или резолюции. Этот срок не должен быть больше типового для данной категории документов. В распорядительных документах и документах коллегиальных органов индивидуальный срок исполнения указывается отдельно в каждом пункте — по заданиям и поручениям. Следует помнить, что срок исполнения — это конечная дата работы над документом. Срок исчисляется в календарных днях.

Срок исполнения всегда должен быть реальным и учитывать время, необходимое для выполнения технических операций с документами, степень загруженности исполнителя, территориальную отдаленность подразделения и другие факторы. В противном случае указанный срок будет носить формальный характер и будет заведомо невыполнимым.

Технологические процедуры контроля исполнения документов организуются таким образом, чтобы в любой момент руководители фирмы

исотрудники службы КД имели полную и достоверную информацию о ходе исполнения каждого контролируемого КД без обращения к самому документу или исполнителю.

В основе построения технологических процедур контроля исполнения документов лежит применяемая в фирме система учета КД и ведения справочно-информационного банка данных по документам.

В технологическом процессе контроля выделяются четыре основных последовательно выполняемых этапа:

■постановка документов на контроль;

■ведение контроля;

■снятие документов с контроля;

■анализ исполнительской дисциплины.

1. Этап постановки документов на контроль

Этап включает в себя следующий типовой комплекс процедур:

■выявление документов, требующих контроля исполнения;

■запись исходных сведений о документе в традиционную или электронную контрольную карточку (КК);

■Курс лекций

108

■включение КК в рабочий (предварительный) массив картотеки контролируемых документов;

■контроль срока нахождения документов на рассмотрении руководства учреждения;

■внесение в КК документа резолюции руководителя или отметки службы КД о направлении документа в структурное подразделение и передаче документа.

Начало цикла контрольных операций должно совпадать с моментом учета поступивших и подготовленных документов. Часто контроль исполнения поступивших документов начинается после рассмотрения документа руководителем, что нельзя признать правильным, так как на стадии рассмотрения могут быть значительные нарушения срока работы с документом.

Приавтоматизированнойтехнологииконтроляисполнениядокументов ввод исходной информации о контролируемом документе осуществляется или одновременно с автоматизированным учетом документов, или после рассмотрения документа руководителем и принятия им решения о необходимости контроля исполнения документа. В последнем случае ввод информации в систему ведется в режиме корректирования исходных сведений о документе. Входными документами могут быть:

■непосредственно сам контролируемый бумажный или машиночитаемый документ;

■электронный документ, поступивший по линиям связи;

■традиционнаярегистрационно-контрольнаякарточканадокумент;

■перечень (ведомость) документов, поставленных на контроль;

■карточка внесения изменений, откорректированная традиционная карточка на документ и другие виды документов-корректировок.

2. Этап ведения контроля

Этап ведения контроля заключается в выполнении действий по предупредительному наблюдению за ходом исполнения КД и регулированию процесса исполнения. Включает следующий типовой состав процедур:

■поиск в традиционной или электронной картотеке (разделе) необходимых КК;

■внесение в КК отметок о передаче документа из одного структурного подразделения в другое, от одного исполнителя другому;

■устноеилиписьменноенапоминаниеисполнителюоприближении срока окончания работы над документом (например, за 10, 5, и 2 дня);

■внесение записи о результатах контроля и состоянии исполнения

всоответствующую зону КК;

■составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в структурном подразделении и подлежащих исполнению в теку-

щем или последующем периоде (месяце, декаде);

В. М. Бисюков ■

109

■регулярное беззапросное информирование руководителей о ходе исполнения документов, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;

■внесение в КК отметок об изменении срока исполнения документа или задания, состава исполнителей, работающих над документом, и т. п.;

■выдача оперативной поисковой и справочной информации о контролируемых документах по запросам руководителей;

■возвращение КК в ячейки картотеки (раздела).

Указанные операции выполняются службой КД с использованием традиционной картотеки или базы данных автоматизированной системы. Проверка хода исполнения осуществляется в следующем порядке: задания последующих лет контролируются не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, задания текущего месяца — каждые десять дней, за пять дней и затем ежедневно до истечения срока.

Информация о ходе исполнения документа должна поступать тому руководителю, который рассматривал документ и принимал по нему решение. В результате рассмотрения этой информации руководитель должен убедиться, что исполнение идет в соответствии с намеченным планом или предпринять действия по корректированию хода исполнения документа: уточнить задание, изменить состав исполнителей и соисполнителей.

3. Этап снятия документов с контроля

Этап снятия документов с контроля включает следующий типовой состав процедур:

■принятие руководителем решения о снятии документа с контроля

иотдача соответствующего распоряжения службе КД;

■внесение отметки об исполнении документа в экземпляры КК;

■перестановка карточки из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел) вместо хранившегося там экземпляра карточки;

■подшивка контролируемого документа, имеющего отметку об исполнении, и всех относящихся к нему материалов в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюции руководителя, сообщения результатов заинтересованным учреждениям, организациям, фирмам

илицам или наличия другого документированногоподтверждения факта исполнения (например, внесения дополнений в другие документы).

4. Этап анализа исполнительской дисциплины

Этап анализа исполнительской дисциплины включает следующий типовой состав процедур:

■Курс лекций

110

■сборнеобходимойинформациипотрадиционнойилиэлектронной

КК;

■рукописное или автоматическое составление итоговых перечней документов, количественных сводок и справок по результатам контрольной работы за определенный промежуток времени;

■распечатка (печатание) итоговых документов контроля;

■передача итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководству фирмы и структурных подразделений;

■выработка и осуществление мер, стимулирующих высокий уровень исполнительской дисциплины в фирме.

При использовании автоматизированной системы контроля в установленные графиком сроки может выдавать следующие итоговые документы по результатам контроля, например:

■список всех заданий, подлежащих предупредительному контролю;

■список зданий, подлежащих промежуточному контролю;

■списокзаданий, неисполненныхвсрок(вразрезеруководителей);

■список заданий, не исполненных в срок (в разрезе структурных подразделений и исполнителей);

■список исполненных заданий;

■состояние исполнения всех неисполненных заданий. Одновременно может осуществляться сопоставительный анализ ис-

полнительской дисциплины по годам и месяцам.

Следовательно, своевременный и фактический контроль исполнения документов и поручений в аппарате управления является основой эффективной реализации контрольной функции, составляющей в совокупности с другими функциями фундамент любой управленческой системы. Правильная организация и технология контроля исполнения документов предопределяет успешную работу фирмы, качественное решение ею производственных задач.

7.3.Порядок работы персонала с конфиденциальными документами

КД находится в относительной безопасности до тех пор, пока он хранится в службе КД. Уязвимость документа резко возрастает при выходе его за пределы службы КД. Документы подвергаются всему спектру возможных угроз. В этой связи правильная организация работы персонала фирмы с КД и контроль за выполнением сотрудниками установленных правил представляются крайне важными.

Работникам службы КД и персоналу фирмы следует учитывать, что работающийвфирмезлоумышленникилисотрудникфирмы, связанный

В. М. Бисюков ■