Защита и обработка конфиденциальных документов. Учебное пособие

131

5. Основу присвоения грифа конфиденциальности составляет:

1)уровень знаний исполнителя; 2) просьба партнера по бизнесу; 3) постановление правительства; 4) указание начальника службы КД.

6.Всего грифов конфиденциальности: 1) 3; 2) 4; 3) 5; 4) 6.

7.Уровень «Конфиденциально. Особый контроль» присваивается:

1)исполнителем; 2) начальником службы КД; 3) руководителем организации; 4) перечнем КИ.

8.Может ли присвоить гриф конфиденциальности исполнитель:

1)да; 2) нет.

9.Может ли присвоить гриф конфиденциальности начальник отдела кадров: 1) да; 2) нет.

10.Можно ли в не КД фирмы включать конфиденциальные сведения других фирм: 1) да; 2) нет; 3) только с разрешения начальника службы КД; 4) только с разрешения руководителя фирмы.

11.Можно ли передавать поступившие КД на исполнение без резолюции начальника фирмы: 1) да; 2) нет.

12.Информацию об утрате КД исполнитель обязан сообщать:

1)службу КД; 2) первому руководителю фирмы; 3) и тому и тому; 4) п. 3 и своему непосредственному начальнику.

13.Всего отличий НКД от номенклатуры открытых дел: 1) 2; 2) 3;

3)4; 4) 5.

14.Можетлипериодконфиденциальностидокумента, находящегося в деле, быть длиннее срока хранения дела: 1) да; 2) нет.

15.Можетлипериодконфиденциальностидокумента, находящегося в деле, быть короче срока хранения дела: 1) да; 2) нет.

16.Номенклатура КД (НКД) предназначена для: 1) защиты дел от угроз; 2) ускорения процесса обработки дел; 3) учета формируемых дел;

4)учета перечня сотрудников работающих с делами.

17.Табличная часть НКД не имеет графу: 1) отметки о движении дела; 2) дата очередного контроля; 3) гриф конфиденциальности дела;

4)фамилии сотрудников имеющих право доступа к делу.

18.НКД составляется: 1) только как самостоятельный документ;

2)только как приложение к общей номенклатуре дел; 3) или, или; 4) совместно с общей номенклатурой дел.

19.Сама НКД имеет гриф ограничения доступа: 1) да; 2) нет.

20.Внесение изменений в НКД производится с разрешения: 1) рук фирмы; 2) рук службы КД 3) рук структурного подразделения; 4) самостоятельно лицом ответственным за ведение НКД.

Литература и Интернет-ресурсы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению Документов». М.: Изд. Стандартов, 2003.

■ Курс лекций

133

Лекция 9. Хранение конфиденциальных документов

идел в архивах

9.1.Порядок комплектования ведомственного архива КД.

9.2.Порядок подготовки конфиденциальных дел к сдаче в архив.

9.3.Порядок использования конфиденциальных архивных документов. Оборудование хранилищ.

9.1.Порядок комплектования ведомственного архива конфиденциальных документов

Архивные фонды РФ — совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Юридическим и. физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается «совокупность архивных документов, а также специальное

.учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей».

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиесяфедеральнойсобственностью, собственностьютерриториальных образований в составе РФ, городов Москвы и Санкт-Пе- тербурга, муниципальной собственностью.

Государственное хранение этой части Архивного фонда страны осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевые фонды).

Временное хранение осуществляется:

■городскими и районными госархивами с переменным составом; архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи

■этих документов на постоянное хранение в государственные ар-

хивы;

■ведомственными фондами, не входящими в Государственную архивную службу.

Не входят в сеть госархивов также архивы академий наук и академических институтов — они, как и другие ведомственные архивы, контролируются Государственной архивной службой.

■Курс лекций

135

При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения формсобственностидержателигосударственнойчастиАрхивногофонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы приватизации не подлежат.

Независимо от места хранения, вида носителя и. способа закрепления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и предоставляются, как и архивные справочники к ним, для использования всем юридическим и физическим лицам.

Негосударственную часть Архивного, фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности:

■общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, с момента их официальной регистрации;

■религиозных объединений и организаций, негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

■физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов.

Собственники документов обязаны предоставлять сведения о своих собраниях по запросам Государственной архивной службы для их государственного учета. При смене собственника архивная служба должна быть проинформирована о новом владельце и месте дальнейшего хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования

сГосударственной архивной, службой; а для их хранения должны быть созданы надлежащие условия. В случае ликвидации негосударственных объединений. и организаций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства.

Документы могут быть переданы в собственность государства или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия передачи документов в государственные архивы; музеи, библиотеки определяются при составлении договора.

В случае подготовки документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации государство имеет преимущественное право на их приобретение.

Кроме документов, являющихся по своему содержанию, авторству, месту и времени создания и другим критериям частью историко-куль-

■Курс лекций

136

турного наследия, подпадающих под определение памятников истории

икультуры и подлежащих сохранению в силу их значимости для общества, имеется гораздо более многочисленная группа документов, представляющая индивидуальную ценность для конкретных собственников

ив силу этого также подпадающих под понятие «архивные документы».

Вэтом случае под архивом должна пониматься совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей, наиболее употребим для обозначения негосударственных архивов термин «ведомственный архив».

Это достаточно широкое понятие. Сюда входят и центральный архив министерства или областного учреждения, хранящие материалы подведомственных организаций, фирм. В структуре организации может и не быть специального подразделения — архива, в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует.

На практике существуют специфические разновидности ведомственных архивов:

■ центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения;

■центральныйархивминистерства, хранящийвосновномдокументы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих НИИ;

■ объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанных подчиненностью или однотипностью профиля деятельности, например: концерна «Мосхлеб», Главмосстрой, так называемые «архивы личных дел» и т. д.;

■ объединенный межведомственный архив, который создается для хранения не только документов по личному составу, но и документов, сроки которых достаточно велики, например «до ликвидации организации», «до минования надобности» и т. д.

Перечень документов, подлежащих передаче из подразделений в архив, устанавливается руководством организации и сроками не ограничен. Целесообразнымсчитаетсяпередачавархивдокументовсосроками хранения более трех лет.

9.2.Порядок подготовки конфиденциальных дел

к сдаче в архив

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат в

В. М. Бисюков ■

137

соответствии с требованием Государственной архивной службы обязательному дополнительному оформлению и описанию в унифицированных учетных архивных формах.

Подготовка конфиденциальных дел к передаче в ведомственный архив(архивфирмы) технологическинеотличаетсяотаналогичнойработы с делами открытого доступа.

Технология текущего и архивного хранения конфиденциальных дел

вотличие от технологии хранения дел открытого доступа решает, прежде всего, задачи обеспечения сохранности включенных в дела документов и контроля за своевременным снятием с документов грифа конфиденциальности. Важной составной частью этой технологии является регламентация системы доступа к делам и порядка работы с делами руководителей и сотрудников фирмы.

Дела временного (до 10лет включительно) срока хранения, не содержащие сведений конфиденциального характера, могут оформляться только частично, по упрощенной технологии. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Дела постоянного или долговременного хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела поличному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению.

Основные задачи, которые ставятся при этом:

■максимальное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющегопринеобходимостископироватьдокументы, невынимаяих из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть, и безвозвратно,

вслучае его переформирования, без нанесения повреждений другим листам дела;

■обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

■создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в специальных картонных футлярах.

■Курс лекций

138

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны — бумажных стандартного формата (A3, А4 и A5) и крупноформатных, пленочных, магнитных и др., для каждого носителя применяется свой вариант упаковки.

Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов, При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т. д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно документами — листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов (например: Приказы по основной деятельности), а также для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т. д. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее

количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках —. на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его верхнюю часть приклеивают к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В. М. Бисюков ■

139

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов) отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительной записи отдельной строкойвносятсявсепоследующиепроверкиналичияисостояниядела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерахдокументоввданномописываемомделе, ихделопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то верхняя часть заверенной составителем внутренней описи подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом должно быть указано:

■наименование организации и ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело;

■наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависимости от выбранной структуры описи дел;

■делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

■номер дела по годовому разделу описи дел;

■заголовок дела;

■дата или крайние даты первого и последнего по датам документов

дела;

■количество листов в деле; срок хранения дала или запись «Хранить постоянно»;

■архивный шифр дела, сначала карандашом, а после, утверждения описей — чернилами.

При сдаче в перспективе документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, его кодов и организации фондообразователя.

■Курс лекций

140

9.3.Порядок использования конфиденциальных архивных документов. Оборудование хранилищ.

Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию.

Взависимости от целей использования (политические, управленческие, научные, культурно-просветительские, учебные, экономические, юридические и т. д.), состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использования документов.

Вгосударственных архивах формы использования документов более разнообразны, чем в ведомственных архивах, но многие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архивы независимо от их ведомственной подчиненности обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально -.правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан (к законным интересам граждан относятсясведенияостажеработыизаработнойплате, службевармии, избраниинавыборныедолжности, членстве. вобщественныхорганизациях, трудовых правах и др.).

Архивные справки выдаются организациям на основании запросов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам на основе их лич-ных заявлений выдаются архивные справки о них самих, лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умерших близких родственниках.

Допускаются по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов (трудовые, наградные книжки, дипломы и т. д.), за исключением паспорта, военного, профсоюзного билетов

идругих аналогичных документов.

Архивные справки и подлинные документы выдаются заявителям илиихдовереннымнарукиподраспискупопредъявлениипаспортаили другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление

В. М. Бисюков ■