Защита и обработка конфиденциальных документов. Учебное пособие
.pdf
111
со злоумышленником, похищают, уничтожают или фальсифицируют, как правило, не те документы, с которыми они работают, а документы и информацию, доверенные другим сотрудникам. Особую ценность в этом плане для злоумышленника представляют работники службы КД или референты руководителей как лица, наиболее осведомленные в тайне фирмы.
Ответственность за сохранность КД и предотвращение утраты ими конфиденциальности несут руководители подразделений (направлений деятельности) фирмы. Сотрудники фирмы, в том числе руководители любого уровня, при работе с КД обязаны:
■знакомиться только с теми КД, к которым они получили письменное разрешение на доступ в силу должностных обязанностей;
■немедленно предъявлять работнику службы КД все числящиеся за нимдокументы(набумажныхимагнитныхносителях, электронные, фото-, видео-, аудиодокументы) для проверки их наличия и комплектности;
■вести совместно с работником службы учет находящихся у него КД;
■ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов и сдавать их на хранение в службу КД;
■сдавать по описи работнику службы КД все материалы по окончании исполнения документа или работы над ним;
■сдавать по описи работнику службы КД все числящиеся за ним документы и материалы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку;
■немедленно сообщать первому руководителю фирмы и в службу КД об утрате или недостаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, отдельных листов.
Работа с КД на рабочих местах разрешается сотрудникам фирмы только при наличии условий, исключающих возможность утраты документа или хищения информации. При отсутствии этих условий сотрудники фирмы работают с конфиденциальными традиционными и электронными документами, делами и базами данных в специально предназначенном для этого помещении службы КД.
Для работы с КД сотрудник должен быть обеспечен:
■постоянным рабочим местом;
■личным сейфом (металлическим шкафом);
■кейсом для хранения и переноса КД;
■номерной личной металлической печатью.
Рабочее место исполнителя должно быть размещено таким образом, чтобы была исключена возможность обозрения находящихся на столе документов лицами, не имеющими к ним отношения. Экран компьютера не должен быть виден коллегам по рабочему помещению, по-
■ Курс лекций
112
сетителям, в окно и от входной двери. Помещение, в котором конфиденциальная информация обрабатывается на ЭВМ, должно иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа. На рабочем столе всегда должны находиться только тот КД и материалы к нему, с которыми в данный момент работает сотрудник. Другие документы должны быть заперты в сейфе.
СотрудникамнеразрешаетсяхранитьКД, дела, дискетынарабочем столе, в ящиках рабочего стола, неприспособленных шкафах. Ключи от сейфа и кейса, металлическая печать постоянно хранятся у сотрудника. Дубликаты всех ключей должны находиться в службе КД в опечатанном исполнителем пенале (в том числе дубликаты ключей от сейфа и кейса, которыми пользуется первый руководитель). Прочитанные листы КД всегда должны лежать текстом вниз. Если к рабочему столу подходит кто-либо из сотрудников, исполнителю следует перевернуть лист, с которым он работает, текстом вниз. При выходе из помещения на любое время исполнитель должен убрать в сейф все документы и материалы, запереть сейф, заблокировать компьютер и, если в помещении не остаются другие сотрудники, запереть входную дверь.
Всем сотрудникам фирмы, работающим с КД, делами, информацией, запрещается:
■использовать конфиденциальные сведения в публикациях, открытых документах, докладах и интервью, рекламных материалах, выставочных проспектах и любых других информационных сообщениях массового распространения;
■сообщать кому-либо (в том числе коллегам по работе или родственникам) устно или письменно конфиденциальную информацию, несанкционированно передавать документы, даже если это связано со служебной деятельностью;
■вести переговоры, содержащие конфиденциальные сведения, по незащищенным линиям связи, в неприспособленных помещениях,
вприсутствии посторонних лиц;
■обсуждать конфиденциальные вопросы в местах общего пользования (в том числе в любых видах транспорта — служебном, личном, общественном);
■знакомиться с документами, делами и базами данных других сотрудников, работать с их компьютерами без письменного разрешения первого руководителя;
■переписывать сведения из документов в личные дневники, карточки учета работы, календари, еженедельники и т. п., переносить их в справочные и личные учетно-плановые массивы ЭВМ;
■вносить и пользоваться в помещениях фирмы личными фото- и видеоаппаратами, компьютерами, аудиотехникой, магнитофонами, плеера-
В. М. Бисюков ■
113
ми, переговорными устройствами, техническими носителями информации (дискетами и др.), радиотелефонами, копировальными аппаратами;
■выносить из здания фирмы любые (в том числе открытые) служебные документы без письменного разрешения первого руководителя;
■оставлять документы на рабочем столе или работающий компьютер при выходе из помещения на любое время;
■хранить КД вместе с открытыми документами и материалами, формировать в одном деле или машинном массиве конфиденциальные
иоткрытые сведения;
■разглашатьсведения о характереавтоматизированнойобработки КИ и о личных идентифицирующих кодах и паролях;
■разглашать сведения о составе находящихся у сотрудника документов и материалов, системе их защиты и месте хранения, а также известных ему элементах обеспечения безопасности фирмы и персонала.
Работникам службы КД рекомендуется регулярно проверять программное обеспечение компьютеров, на которых обрабатывается конфиденциальная информация. Цель проверки — обнаружение неутвержденных или необычных программ. Резервные и страховые копии всех документов фирмы, находящихся на магнитных носителях, должны храниться в службе КД. Актуализация копий осуществляется по мере необходимости работником службы КД с письменной санкции руководителя подразделения (направления деятельности) фирмы и в присутствии соответствующего исполнителя. Санкция и факт актуализации фиксируются в учетной карточке документа.
В конце рабочего дня исполнители обязаны перенести всю конфиденциальную информацию из компьютера на гибкие носители информации, стереть информацию с жестких дисков, проверить наличие всех КД (на бумажных, магнитных и иных носителях), убедиться в их комплектности и сдать в службу КД. Оставлять КД на рабочем месте не разрешается. Не допускается также хранение на рабочем месте исполнителя копий КД.
Исключительным правом постоянного хранения документов на рабочих местах могут пользоваться: первый руководитель, его заместитель, сотрудники службы персонала и других служб по усмотрению первого руководителя, которые располагают объемными массивами конфиденциальных бумажных документов (картотеками, папками и др.) или большим числом машиночитаемых документов.
Конфиденциальные материалы такого рода помещаются в сейф (металлический шкаф), который запирается, опечатывается и сдается под охрану. Сейф оборудуется охранной сигнализацией. Компьютеры с обширным составом КИ, которую невозможно переносить на гибкие
■Курс лекций
114
диски, или сложными базами данных опечатываются двумя печатями — исполнителя и представителя службы безопасности. Снятие печатей в начале рабочего дня также производится этими лицами.
В службу КД сдается, как правило, каждый КД в отдельности. При наличииусотрудниканесколькихдокументов, дел, дискет, другихносителей, необходимых ему для ежедневной длительной работы, их аккуратно (в папках, конвертах) укладывают вместе с описью в кейс, который запирается, опечатывается личной печатью сотрудника и сдается в службу КД. Кейсы предназначены для переноса КД в пределах охраняемой зоны (внутри здания фирмы), доставки их в службу КД и обратно на рабочее место, хранения документов в нерабочее время в этой службе. Кейсы выдаются исполнителям в начале рабочего дня в обмен на удостоверение, пропуск, специальный жетон или под роспись в специальной учетной форме.
После подготовки КД к сдаче в службу КД исполнитель обязан отключить ЭВМ, блокировать ее персональным ключом, проверить наличие и комплектность открытых документов, дискет, дел, других материалов, хранящихся в металлическом шкафу, и запереть шкаф. В помещении отключается электроэнергия, входная дверь запирается, опечатывается, и помещение сдается под охрану. Подобные помещения охраняются особенно тщательно, оборудуются комплексом технических средств сигнализации и оповещения. Сейфы с особо ценными документами целесообразно размещать в помещении службы КД.
Отметки о закрытии и вскрытии рабочих комнат сотрудниками фирмы, об отключении технических средств сигнализации и оповещения делаются в специальном журнале службы охраны с росписью лица, ответственного за помещение, и представителя охраны. Основные и резервные ключи от рабочих комнат хранятся в сейфе в помещении охраны в специальных пеналах. Пенал закрывается и опечатывается лицом, ответственным за помещение. Уборка рабочих помещений разрешается только в присутствии указанного лица и под его наблюдением.
Следует всегда помнить, что любые ошибочные действия персонала даже при технически оснащенной системе защиты часто ведут к утрате ценной информации и слишком дорого обходятся фирме.
Выполнение достаточно обширного комплекса общих и частных требований по работе руководителей и исполнителей с КД позволяет не только правильно организовать технологические процессы этой работы, но и сформировать действенную систему контроля выполнения персоналом указанных требований, что в целом позволяет в максимальной степени противодействовать замыслам злоумышленника.
В. М. Бисюков ■
115
Выводы по лекции
Знание материала данной темы поможет обучаемым в изучении значения информации в развитии современного общества, в уяснении требований нормативных и методические материалов по вопросам обеспечения информационной безопасности защищённого конфиденциального делопроизводства, в овладении технологией организации конфиденциального делопроизводства, методикой анализа защищённости подсистемы конфиденциального делопроизводства, в умении проводить целенаправленный поиск в различных источниках информации по вопросам защиты конфиденциальной документированной информации, в том числе в глобальных компьютерных системах, использовать нормативные правовые документы при организации подсистемы защищённого конфиденциального делопроизводства
Вопросы для самопроверки
1.В ходе исполнения КД не возникает угроза потери информации:
1)утеря оригинала; 2) утечка по техническим каналам; 3) занижение грифа конфиденциальности; 4) все возможны.
2.Всего технологических этапов исполнения КД: 1) 4; 2) 5; 3) 6; 4) 7.
3.К технологическим этапам исполнения КД не относится этап:
1)издания КД; 1) учет носителя; 3) установления уровня грифа конфиденциальности; 4) утверждения руководителем организации.
4.Для определения грифа конфиденциальности используется источ-
ников:1) 3; 2) 4; 3) 5; 4) 6.
5. Основу присвоения грифа конфиденциальности составляет: 1) уровень знаний исполнителя; 2) просьба партнера по бизнесу; 3) постановление правительства; 4) указание начальника службы КД.
6.Всего грифов конфиденциальности: 1) 3; 2) 4; 3) 5; 4) 6.
7.Уровень «Конфиденциально. Особый контроль» присваивается:
1)исполнителем; 2) начальником службы КД; 3) руководителем организации; 4) перечнем КИ.
8.Может ли присвоить гриф конфиденциальности исполнитель:
1)да; 2) нет.
9.Может ли присвоить гриф конфиденциальности НОК: 1) да; 2) нет.
10.Можно ли в не КД фирмы включать конфиденциальные сведения других фирм: 1) да; 2) нет; 3) только с разрешения начальника службы КД; 4) только с разрешения руководителя фирмы.
11.Можно ли передавать поступившие КД на исполнение без резолюции начальника фирмы: 1) да; 2) нет.
12.Информацию об утрате КД исполнитель обязан сообщать:
1)службу КД; 2) первому руководителю фирмы; 3) и тому и тому; 4) п. 3 и своему непосредственному начальнику.
■ Курс лекций
116
13.Всего отличий НКД от номенклатуры открытых дел: 1) 2; 2) 3;
3)4; 4) 5.
14.Можетлипериодконфиденциальностидокумента, находящегося в деле, быть длиннее срока хранения дела: 1) да; 2) нет.
15.Можетлипериодконфиденциальностидокумента, находящегося в деле, быть короче срока хранения дела: 1) да; 2) нет.
16.Табличная часть НКД не имеет графу: 1) отметки о движении дела; 2) дата очередного контроля; 3) гриф конфиденциальности дела;
4)фамилии сотрудников имеющих право доступа к делу.
Литература и Интернет-ресурсы
1.Некраха А. В., Шевцова Г. А. Организация конфиденциального де- ло-производства. М.: Академический проект, 2011. 224 с.
2.Бутакова А. В., Семененко В. П. Защита и обработка конфиден- циаль-ных документов. М.: Московский технологический институт, 2011. 238 с.
3.Соколова О. Н., Акимочкина Т. А. Документационное обеспечение управления в организации: учебное пособие. М.: КноРус, 2013. 160 с.
4.Корнеев И. К., Степанов Е. А. Защита информации в офисе. М.:
Проспект, 2010. 336 с.
5.Кудряев В. А. Организация работы с документами. М.: ИФРА, 2011. 278 с.
6.Алексенцев А. И., Еремеева В. И. Организация конфиденциального документооборота. М.: РГГУ, 2011. 132 с.
7.Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. М.: ПРИОР, 2012. 176 с.
8.Кураков Л. П., Смирнов С. Н. Информация как объект правовой защиты. М.: Гелиос 2012. 103 с.
В. М. Бисюков ■
117
Лекция 8. Уничтожение конфиденциальных документов
8.1.Порядок уничтожения КД.
8.2.Проверка наличия КД.
8.3.Порядок проведения конфиденциальных совещаний.
8.1.Порядок уничтожения конфиденциальных документов
После утверждения описи дел и документов постоянного срока хра-
нения составляется акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению.
В акт включаются отобранные экспертной комиссией для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения. Грифконфиденциальностиактадолженсоответствоватьсовокупной степениконфиденциальностисведений, содержащихсявзаголовкахдел и документов. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф акту не присваивается. При наличии грифа акт регистрируется в журнале учета изданных документов.
Часть документов выделенного хранения (лишние экземпляры, справочно-информационные, присланные для сведения, отмененные), журналы (карточки) учета носителей, изданных документов, поступивших документов могут включаться в акт без рассмотрения экспертной комиссией по мере истечения установленных для них сроков хранения.
Таким же порядком уничтожаются и другие документы (носители), не подлежащие хранению. По носителям (рабочим тетрадям, отдельным учтенным листам и др.) решение об уничтожении принимают пользователи этими носителями или руководители соответствующих подразделений.
Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (карточка) вносятся в акт отдельной позицией и должны соответствовать данным о них, зафиксированным в протоколе экспертной комиссии и учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается
вакт отдельной позицией, а в графе 3 акта пишется: «То же, т____»,
сдобавлением номера тома. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, в графе 6 указывается оставшееся в деле количество листов.
Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных журналов (карточек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколе экспертной комиссии, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Листы и учетные карточки просчитыва-
■Курс лекций
118
ются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.
Уничтожениедел, документовиучетныхжурналов(карточек) должно производиться с помощью бумагорезательных технических средств или сжиганием. При уничтожении документов вне территории организации (предприятия) доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.
После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и учетных журналов (карточек) в номенклатуре дел, документов выделенного хранения в журнале учета документов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются во внутренних описях документов дел.
Составление акта о выделении к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметокоб их уничтожении осуществляются сотрудником ПКД. В проверке правильности включения в акт дел и документов, а также в их физическом уничтожении должно участвовать не менее двух членов комиссии (сотрудников конфиденциального делопроизводства).
Втехнологическом процессе уничтожения КД, надобность в которых отпала или срок хранения которых истек, имеются некоторые особенности по сравнению с аналогичной стадией, выполняемой с открытыми документами и делами. При уничтожении конфиденциальных материалов руководством фирмы должен быть установлен порядок, исключающий:
■возможностьознакомлениясуничтожаемымиКДпостороннихлиц; ■неполноеуничтожениедокументов, позволяющеевосстановитьих
текст; ■ возможность уничтожения материалов, не подлежащих включе-
нию в эту категорию.
Входе уничтожения КД защищаемая информация подвергается опасности в случаях:
■ подмены документов, выделенных для уничтожения или изъятия из документов и дел отдельных частей (листов, фотографий, образцов печатей, росписей и т.п.);
■ ошибочного или умышленного выделения для уничтожения или фиктивного «уничтожения» ценных документов и дел;
■ неполного уничтожения документов, дел и носителей, дающего возможность восстановить их текст;
■ утраты (утери, кражи) документов и дел, выделенных для уничтожения.
Перечисленныефакторывозникновенияугрозмогутстатьконтролируемыми при соблюдении:
В. М. Бисюков ■
119
■коллегиальности принятия решения об уничтожении документов, дел и самого процесса уничтожения;
■документирования (актирования) подготовки к уничтожению и уничтожения документов и дел;
■а также при внесении комиссией отметок об уничтожении в акт
иучетные формы только после фактического уничтожения документов
идел.
УничтожениеКДиделорганизуетсяслужбойКД. Составподлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией фирмы.
Процесс уничтожения документов, дел, а также других конфиденциальных материалов может производиться с оформлением и без оформления акта.
Технологическая схема уничтожения КД, дел и носителей информации включает в себя следующие процедуры:
■подготовкадокументов, делиносителейинформациикуничтожению;
■оформление акта на уничтожение;
■уничтожение документов по акту;
■уничтожение документов и носителей информации без составления акта.
Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:
■выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;
■получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) фирмы;
■систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.
С оформлением акта уничтожаются:
■документы и дела, включенные в номенклатуру дел;
■подлинники видео- и аудиодокументов;
■проекты технических документов;
■черновики и проекты особо ценных документов;
■любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиесякакврабочемили архивноммассивахкомпьютера, такина магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ;
■картотеки (журналы) учета КД и другие подобные материалы.
Акт подписывают члены экспертной комиссии, и утверждает первый руководитель фирмы.
При выполнении процедуры оформления акта на уничтожение документов осуществляются:
■ Курс лекций
120
■включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела
на магнитном или ином техническом носителе;
■оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт;
■проверканаличияикомплектностидокументовидел, включенных
вакт;
■согласование акта с должностными лицами (руководителями структурных подразделений, членами экспертной комиссии) и утверждение первым руководителем фирмы.
В процедуру уничтожения документов по акту входят:
■проверка специально назначаемой комиссией наличия документов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте;
■физическое уничтожение этой комиссией документов, дел, томов
иносителей информации;
■внесение в акт и учетные формы документов и носителей информации записи об уничтожении, роспись членов комиссии.
Фактическоеуничтожениедокументовиделсистекшимсрокомхранения производится только после утверждения описей дел постоянного
идлительного срока хранения за соответствующий период. Подписание акта и внесение отметок об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается.
Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения их в бесформенную массу. Магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением
идругими способами, исключающими возможность восстановления их.
Для этой цели используют специальные устройства — уничтожители или шредеры (от англ. яз. — резать, рвать, уничтожать).
Основными характеристиками шредеров являются:
■способ резки;
■степень секретности;
■производительность;
■ширина приёмной части;
■уровень шума.
По способам резки уничтожители документов подразделяются на два типа:
■с параллельной резкой — резка на полосы различной ширины;
■с перекрёстной (продольно — поперечной) резкой на более мелкие фрагменты.
Шредер выбирается в зависимости от уровня секретности используемых на предприятии документов. Чем выше степень измельчения
уничтоженного документа, тем сложнее его восстановить.
В. М. Бисюков ■