Защита и обработка конфиденциальных документов. Учебное пособие
.pdf
31
документа, составление текста, учет подготовленного документа, его изготовление и издание);
■контроль исполнения документов;
■обработка изданных документов (экспедиционная обработка документов и отправка их адресатам; передача изданных внутренних документов на исполнение);
■систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, оформление, формирование и закрытие дел;
■подготовкаипередачадел введомственныйархив(архив фирмы). В состав всех документопотоков включается также ряд дополнитель-
ных стадий обработки КД:
■инвентарный учет документов, дел и носителей информации, не включаемых в номенклатуру дел;
■проверка наличия документов, дел и носителей информации;
■копирование и тиражирование документов;
■уничтожение документов, дел и носителей информации.
Стадии, составляющие тот или иной документопоток, практически реализуются специализированной технологической системой обработки и хранения КД.
Следовательно, защитадокументированнойинформациивдокументопотоках обеспечивается комплексом разнообразных мер режимного, технологического, аналитического и контрольного характера. Перемещение документов в процессе выполнения каждой стадии, этапа, процедуры обработки или исполнения сопровождается набором связанных учетных операций, закреплением документа за конкретным сотрудником и его персональной ответственностью за сохранность носителя КИ.
2.3.Технологические системы защиты и обработки конфиденциальных документов
Под технологической системой обработки и хранения КД понимается упорядоченный комплекс организационных и технологических процедур и операций, обеспечивающих служб и технических средств, предназначенных для практической реализации задач, стоящих перед функциональнымиэлементами(стадиями) документопотока. Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе, призванной решать задачиобеспечениядокументированнойинформациейуправленческих и производственных процессов. Одновременно технологическая система обработки и хранения КД решает и другую, не менее важную задачу - обеспечение защиты носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности.
■ Курс лекций
32
В отличие от открытых документов к обработке КД предъявляются следующие серьезные требования:
■централизация всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению КД;
■учет всех без исключения КД;
■пооперационный учет технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа;
■обязательный контроль вторым работником службы КД правильности выполнения учетных операций;
■учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм;
■ознакомление или работа с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;
■обязательная подпись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации;
■строгий контроль выполнения персоналом введенных в фирме правил работы с КД, делами и базами данных, обязательными для всех категорий персонала;
■систематические (периодические и разовые) проверки наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях и т. д., ежедневный контроль сохранности, комплектности, целостности и местонахождения каждого КД;
■коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;
■письменное санкционирование полномочным руководителем процедур копирования и размножения бумажных и электронных КД, контроль технологии выполнения этих процедур.
Технологическая система обработки и хранения КД распространяется не только на управленческую (деловую) документацию, но и на конструкторские, технологические, научно-технические и другие аналогичные документы, публикации, нормативные материалы и др., хранящиеся в специальных библиотеках, информационных центрах, ведомственных архивах, на документированную информацию, записанную на любом типе носителя информации.
Технологические системы обработки и хранения КД могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными.
Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручныхметодахработычеловекасдокументамииявляетсяуниверсаль-
В. М. Бисюков ■
33
ной. Она надежно, долговременно обеспечивает защиту документированной информации как в обычных, так и в экстремальных ситуациях. В связи с этим стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и средствами именно традиционной системы обработки и хранения КД, а не автоматизированной. Система одинаково эффективно оперирует как традиционными (бумажными) документами, так и документами машиночитаемыми, факсимильными и электронными. Трудоемкость множества технических и формально-логических процедур и операций обычно снижается за счет включения в технологический процесс организационной и вычислительной техники, что в целом не меняет тип системы. Вместе с тем система характеризуется низкой степенью оперативности доставки документов потребителям информации, невысокой эффективностью справочной, поисковой и контрольной работы по документам, потребностью в значительном количестве персонала, обслуживающего систему.
Автоматизированная технология (как и традиционная, делопроизводственная) является обеспечивающей и обслуживает конкретные потребности персонала в КИ. Автоматизированная система, создаваемая ПКД или службе безопасности, должна, в принципе, обеспечивать:
■сокращение значительного объема рутинной работы с документами и числа технических операций, выполняемых персоналом ПКД ручными методами;
■реализацию возможности для персонала фирмы работать с электронными документами в режиме безбумажного документооборота;
■достаточную гарантию сохранности и целостности информации, регулярного контроля и противодействия попыткам несанкционированного входа в банк данных;
■аналитическую работу по определению степени защищенности информации и поиску возможных каналов ее утраты;
■единство технологическогопроцесса с режимными требованиями
кзащите информации (допуск, доступ, регламентация коллегиальности выполнения некоторых процедур, операций и т. п.);
■персональнуюответственностьзасохранностьконфиденциальных сведений в машинных массивах и на магнитных носителях вне ЭВМ;
■возможность постоянного учета местонахождения традиционного или электронного документа и проверки его наличия и целостности в любое время;
■предотвращение перехвата информации из ЭВМ по техническим каналам, наличие надежной охраны помещений, в которых находится вычислительная техника, охрана компьютеров и линии компьютерной связи;
■Курс лекций
34
■исключение технологической связи единичного компьютера или локальной сети, предназначенных для обработки КД, с сетями, обеспечивающими работу с открытой информацией, исключение использования их линий связи, выходящих за пределы охраняемой зоны (здания, территории).
Автоматизированная технологическая система обработки и хранения КД по сравнению с аналогичными системами, оперирующими общедоступной информацией, имеет ряд принципиальных особенностей:
■архитектурно компьютеры, обрабатывающие значительные объемы КИ, могут объединяться в локальную сеть как в рамках ПКД, так и с охватом руководителей и основных специалистов;
■в некрупных фирмах конфиденциальная информация обрабатывается на уровне первого руководителя и его референта на единичном защищенном компьютере, не имеющем выхода в какую-либо локальную сеть;
■обязательное наличие иерархической и утвержденной первым руководителем фирмы системы разграничения доступа к информации, хранящейся как в машинных массивах, так и на магнитных носителях вне ЭВМ;
■закрепление за каждым пользователем строго определенного состава массивов электронной информации и магнитных носителей;
■исключение возможности для пользователя покопаться в базе данных системы;
■автоматизированное выполнение пользователями операции справочного и поискового обслуживания, составления и иногда изготовлениядокументов, контроляисполнениядокументов, работысэлектронными документами, факсами и электронными аналогами бумажных документов;
■обязательный учет конфиденциальных электронных документов, находящихся на всех магнитных носителях и в машинных массивах, постоянная проверка службой КД реального наличия этих документов на носителях и в массивах, их целостности, комплектности и отсутствия несанкционированных копий;
■необходимость исключения технической возможности копирования информации, содержащейся в компьютере (рабочей станции) пользователя, на другие магнитные носители и работы компьютера в комплекте с принтером (изъятие из ЭВМ дисководов и т. п.);
■жесткое соблюдение персоналом правил работы с конфиденциальной электронной информацией, в частности правила, которое гласит, что все операции с информацией в компьютере должны быть письменно санкционированы полномочным должностным лицом, подотчетны
В. М. Бисюков ■
35
службе КД и протоколироваться в машинном журнале; протоколы подлежат регулярному контролю и анализу специалистами службы КД или службы безопасности;
■ изъятие КИ из базы данных компьютера (рабочей станции) по окончании работы с ней (например, в конце рабочего дня, при длительных перерывах в работе и т. п.) и перенос информации на дискеты, подлежащие сдаче в службу КД.
В настоящее время наиболее широко используется смешанная технологическая система обработки и хранения КД, совмещающая традиционную и автоматизированную технологии.
Выводы по лекции
Знание материала лекции поможет студентам понять сущность и значениеинформациивразвитиисовременногообщества, освоитьтехнологию организации конфиденциального делопроизводства, методику анализа защищённости подсистемы конфиденциального делопроизводства, использоватьнормативныеправовыедокументыприорганизации подсистемы защищённого конфиденциального делопроизводства, технологию организации конфиденциального делопроизводства.
Вопросы для самопроверки
1.Несанкционированное копирование КИ, это: 1) форма дестабилизирующего воздействия на информацию; 2) способ; 3) принцип;
4)результат.
2.К видам уязвимости информации не относится: 1) утрата; 2) утечка; 3) разглашение; 4) всё перечисленное относится.
3.Разглашение КИ приводит к: 1) утечке; 2) утрате; 3) потере;
4)несанкционированному доступу.
4.К наиболее опасным формам уязвимости КИ относится: 1) блокирование; 2) несанкционированный доступ; 3) уничтожение; 4) потеря.
5.К числу основных требований к конфиденциальному делопроизводству не относится: 1) регламентирование состава КД; 2) фиксация местонахождения каждого документа; 3) подбор персонала для работы с КД; 4) систематические проверки наличия КД.
6.Конфиденциальное делопроизводство в отличие от открытого призвано решать: 1) 2 задачи; 2) 3; 3) 4; 4) 5.
7.В состав подразделения конфиденциального делопроизводство не входит группа: 1) инвентарного учета КД; 2) учёта исходящих документов; 3) номенклатурных дел; 4) все перечисленные входят.
8.Может ли конфиденциальным делопроизводством заниматься один человек: 1) да; 2) нет
■ Курс лекций
36
9.К основным задачам постоянно действующей экспертной комиссии предприятия не относится: 1) формирование перечня конфиденциальных сведений предприятия; 2) снятие грифа конфиденциальности с документов; 3) организация процедуры уничтожения КД; 4) всё перечисленное относится.
10.Структуру и статус ПКД определяет: 1) Закон о КТ; 2) первый руководитель предприятия; 3) начальник службы безопасности предприятия; 4) степень конфиденциальности информации.
11.Состав документированной конфиденциальной информации не зависит от: 1) характера деятельности предприятия; 2) взаимосвязи с другими предприятиями; 3) степени конфиденциальности документов;
4)порядка разрешения вопросов;
12.Перечень издаваемых КД в организации разрабатывается на основе: 1) указания руководителя организации; 2) перечня сведений являющихся конфиденциальными для данной организации; 3) закона о КТ; 4) НКД организации.
13.Сколько ограничений определяется законодательством на отнесение информации к КТ (КТ): 1) 2; 2) 3; 3) 1; 4) 4) ограничений нет.
14.Кем осуществляется разработка перечня сведений составляющих КТ организации (ПССКТО): 1) первым руководителем; 2) экспертной комиссией (ЭК); 3) отделом конфиденциального делопроизводства;
4)архивной службой.
15.По какому признаку классифицируется вся информация предприятия (организации) на первом этапе разработки ПССКТО: 1) экономическому; 2) тематическому; 3) видовому; 4) принодлежностному.
16.Что является базовым критерием, при принятии решения об отнесении информации к разряду конфиденциальной: 1) получение убытка в случае утраты информации; 2) получение преимуществ за счёт её сокрытия; 3) наличие возможностей по организации охраны информации; 4) решение первого руководителя.
17.Можно ли отнести к КТ информацию, содержащуюся в учредительныхдокументахорганизации: 1) давсегда; 2) нетникогда; 3) порешению руководителя организации; 4) по решению экспертной комиссии.
18.Степень конфиденциальности информации зависит от: 1) величины ущерба от утраты информации; 2) величины прибыли от её сокрытия; 3) важности; 4) ценности.
19.Сколько степеней конфиденциальности установлено Законом о КТ: 1) 1; 2) 2; 3) 3; 4) 4.
20.Какой графы нет в форме ПССКТО: 1) срока конфиденциальности; 2) перечнясотрудниковдопущенныхкКТ: 3) перечняруководителей дающих право доступа к КТ; 4) всё перечисленное есть.
В. М. Бисюков ■
37
Литература и Интернет-ресурсы
1.ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению Документов». М.: Изд. Стандартов, 2003.
2.Некраха А. В., Шевцова Г. А. Организация конфиденциального де- ло-производства. М.: Академический проект, 2007. 224 с.
3.Бутакова А. В., Семененко В. П. Защита и обработка конфиденци- аль-ных документов. М.: Московский технологический институт, 2009. 238 с.
4.Соколова О. Н., Акимочкина Т. А. Документационное обеспечение управления в организации: учебное пособие. М.: КноРус, 2013. 160 с.
5.Корнеев И. К., Степанов Е. А. Защита информации в офисе. М.:
Проспект, 2007. 336 с.
6.Кудряев В. А. Организация работы с документами. М.: ИФРА, 2008. 278 с.
7.Алексенцев А. И., Еремеева В. И. Организация конфиденциального документооборота. М.: РГГУ, 2008. 132 с.
8.Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. М.: ПРИОР, 2007. 176 с.
9.Кураков Л. П., Смирнов С. Н. Информация как объект правовой защиты. М.: Гелиос 2008. 103 с.
■ Курс лекций
38
Лекция 3. Номенклатура конфиденциальных дел
3.1.НКД. Назначение, состав и порядок оформления.
3.2.Порядок формирования и оформления конфиденциальных дел.
3.1.Номенклатура конфиденциальных дел. Назначение, состав и порядок оформления
Систематизация КД в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.
Вместе с тем задачи, решаемые при выполнении процедур и операций формирования и ведения конфиденциальных дел, охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в управленческой, и производственной деятельности фирмы, но и в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциальных материалов в процессе их хранения и использования.
Для обеспечения быстрого поиска необходимых документов, создания условий для их сохранности и удобства использования, исполненные КД, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных КД, должны быть сгруппированы в дела.
Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.
Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с НКД (НКД).
НКД – это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.
Угроз ценным и конфиденциальным материалам фирмы в период их текущего (оперативного) архивного хранения нисколько не меньше, чем во время рассмотрения, исполнения, обработки и движения.
Помимо известных задач НКД предназначена для:
■учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;
■закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников фирмы к делам;
■учета дел архивного фонда;
■учетадвижения, использованияиуничтоженияархивныхдокументов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи в ведом-
ственный архив или архив фирмы.
В. М. Бисюков ■
39
Комплексы документов на магнитных носителях (дискетах и др.), а также архивные массивы электронных документов, находящихся в компьютере, вносятся в НКД на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполнителями делает НКД правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.
Вноменклатуру не включаются конфиденциальные дела и документы, которые имеют инвентарную форму учета, например:
■ техническая и технологическая документация; ■ печатные издания, аудио и видеодокументы, особо ценные доку-
менты выделенного хранения и т.п.
КД не должны попадать в государственный архив до истечения срокаконфиденциальностиихсодержания, поэтомуприихкомплектовании
вдела каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одинаковый период конфиденциальности.
Не следует отождествлять два разных понятия - срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело, хотя КД характеризуются и тем и другим понятиями. Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.
НКД учитывается как любой внутренний КД по картотеке подготовленных документов.
Любые изменения, дополнения и отметки при выполнении процедуры ведения номенклатуры вносятся в нее с разрешения руководителя ПКД.
Вотличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с НКД выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая включает в себя следующие операции:
■ проверка закрытия всех заведенных дел и томов; ■ проведение ежегодной проверки наличия дел и документов;
■ заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;
■ проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника участка службы КД; ■ включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело но-
менклатур; ■ переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для ис-
пользования в следующем календарном году; ■ распечатка номенклатуры дел следующего года для издания.
После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При
■Курс лекций
40
этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.
3.1.1. Порядоксоставленияноменклатурконфиденциальныхдел
Таким образом, НКД, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью разрешительной системы доступа к КИ. Вместе с тем номенклатура является и учетным документом для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, передаваемых в архив предприятия.
НКД должна быть самостоятельным документом, ее не следует объединять с номенклатурой открытых дел, т. к. состав граф этих номенклатур имеет существенные различия.
НКД разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел). Она составляется на каждый год (в конце текущего года на следующий год) ПКД на основе письменных предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующимКД
ихорошо знающие направления деятельности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав КД, планы работ на предстоящий год. Номенклатура подписывается руководителем ПКД, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом предприятия, рассматривается на заседании ПДЭК предприятия и утверждается руководителем предприятия.
Такой порядок должен быть при первоначальной разработке НКД
ив случае ее значительной переработки (существенное изменение заголовков дел, включение большого количества новых дел, расширение списка лиц, допущенных к делам). Если таких изменений нет, то на каждый последующий год (до 5 лет) номенклатура перепечатывается (с возможными незначительными изменениями), подписывается руководителем ПКД, утверждается руководителем предприятия и вводится в
действие без вышеперечисленных согласований.
Номенклатура должна иметь соответствующий гриф конфиденциальности, издаваться в двух экземплярах и регистрироваться в журнале учета изданных документов. Первый экземпляр номенклатуры хранится в ПКД и по окончании года подшивается в специальное дело, второй передается в качестве рабочего в архив предприятия. Лица, допущенные
В. М. Бисюков ■