Документная лингвистика от теории к практике. Учебное пособие

3. Ежедневно с 20.00 до 22.00 оперативному дежурному производить проверку транкинговую связь с подчиненными подразделениям, делая запись в журнал проверок. Передачу сигналов оповещения осуществлять по всем имеющимся средствам и каналам связи. Еженедельно по понедельникам в 07.00 производить техническую проверку с подразделениями, по вторникам в 07.00 производить техническую проверку домашних и сотовых телефонов личного состав «Службы спасения».

Задание 5. Проанализируйте пример письма-поздравления. Составьте текст письма-поздравления юбиляру. Выделите его композиционные части.

Уважаемый Юрий Сергеевич!

Примите мои поздравления по случаю успешного завершения работы нового назначения.

Искренне рад Вашему профессиональному и карьерному росту. Готов и в дальнейшем оказывать Вами всяческую помощь. С наилучшими пожеланиями,

Подпись Обратите внимание: письма-поздравления дают наибольшую возможность для поддержания престижа организации, так

как внимание и уважение, проявляемые к сотрудникам, партнерам, свидетельствуют о серьезности и долгосрочности отношений, являются нормой деловой этики. Кроме того, письма-поздравления повышают заинтересованность сотрудников в достижении успехов, поскольку вдвойне приятно, когда достигнутые успехи признаются друзьям и коллегами.

Письма-поздравления должны содержать следующие элементы:

обращение;

указание повода, по которому написано письмо;

формулировка поздравления;

вежливое заключение, содержащее выражение доброжелательного отношения к адресату.

Задание 6. Используя приведенные этикетные речевые модели, составьте текст письма-поздравления.

Речевые модели поздравления с юбилеем:

Уважаемый (имя, отчество, фамилия) … Позвольте мне

161

Многоуважаемый … Разрешите нам Дорогой … от имени…

Поздравить Вас … Вам здоровья и успехов в работе с юбилеем … Вашей фирме процветания и благополучия пожелать преуспевания на долгие годы.

Задание 7. Составьте текст поздравительного письма, адресованного ректору института. Охарактеризуйте его отличительные черты (выбор обращения, самоименование, поздравительные формулы) по сравнению с поздравительными текстами бытового общения.

Задание 8. Напишите письмо-ответ на поздравление по случаю юбилея фирмы.

Задание 9. Проанализируйте пример письма-приглашения. Составьте письма-приглашения с предложением принять участие

вследующих мероприятиях:

1)выставка технического оборудования;

2)конференция дилеров торгового оборудования фирмы «Аякс»;

3)банкет по случаю юбилея вуза.

Уважаемый г-н Федоров!

Вы приглашаетесь на банкет, который состоится в субботу, 12 июля 2004 г., в 19 часов.

Банкет начнется с официальной части, затем обед, выступление гостей и награждение дилеров. В первый раз в этом году будет проходить церемония награждения дилеров. В первый раз в этом году будет проходить церемония награждения. Банкет состоится по адресу: ул. Тверская, 40, отель «Мариот», Москва.

Пожалуйста, дайте нам знать до 5 июля, сможете ли Вы принять приглашение.

Будем рады видеть Вас. Искренне Ваш, Подпись

Обратите внимание: целью письма может быть приглашение на открытие выставки; заседание; совещание; конференцию и т. д.

Письмо-приглашение должно быть кратким, четким и корректным. Оно может быть адресовано конкретному лицу, группе лиц или организации. Письма-приглашения должны включать:

обращение;

сообщение о мероприятии и поводе, по которому оно проводится;

162

информацию о повестке дня мероприятия;

фамилии докладчиков по вопросам повестки дня (заседания, конференции, совещания);

фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;

точное указание адреса и времени проводимого мероприятия;

дополнительную информацию;

вежливое заключение.

Письма-приглашения рассылаются деловым партнерам при проведении презентации, праздновании юбилейных дат и т. п. Официальные приемы требуют официального приглашения. Если личные приглашения должны звучать сердечно и искренне, то стиль официальных приглашений более формальный. Их, как правило, пишут от третьего лица (Приглашаем Вас на…; Просим принять участие в …). Официальные приглашения требуют ответа о согласии / несогласии адресата принять приглашение.

Задание 10. Проанализируйте текст письма-ответа на приглашение. Составьте письмо-ответ на приглашение.

Уважаемый г-н Столяров!

Ссожалением сообщаю, что не смогу принять приглашение посетить банкет и собрать дилеров в субботу 12 июля 2004 г. в 19 часов, так как в это время буду находиться в Санкт-Петербурге на Международном экономическом форуме.

Суважением,

Подпись Обратите внимание: письмо-ответ на приглашение состав-

ляют в том же стиле, что и приглашение. Согласно деловому этикету единственной причиной отказа от приглашения может быть только ранее назначенная деловая встреча, совпадающая по времени с проведением мероприятия.

Задание 11. Проанализируйте пример письма-извинения. Составьте письмо-извинение.

Уважаемый г-н Бобров!

Во время нашей последней встречи я предложил отправить Вам подробную информацию о модели компьютера Packard Bell – 425. Просматривая свои прошлые записи, я обнаружил, что не сделал соответствующей пометки и поэтому не отправил Вам запрошенную информацию.

163

Прилагаю брошюру. Прошу принять мои извинения за допущенную оплошность. Надеюсь, что задержка не привела к какимлибо неприятностям.

Искренне Ваш, Подпись

Обратите внимание: письма-извинения пишут в тех случаях, когда были допущены ошибка или оплошность, требующие исправления. С точки зрения этики, извинения необходимо приносить сразу и желательно в письменной форме. Письмо-извинение должно быть написано кратко и вежливо. В нем необходимо искренне выразить готовность нести полную ответственность за свои действия. В некоторых случаях важно показать, что автор понимает всю серьезность ситуации и готов сделать все для ее исправления.

Задание 12. Проанализируйте пример письма-выражения соболезнования. Составьте письмо-соболезнование.

Уважаемая …!

Все сотрудники отдела энергетики и топливного обеспечения выражают Вам глубокое соболезнование.

Мы имели честь знать Вашего мужа и работать с ним на протяжении многих лет, и теперь нам будет не доставать его дружеского присутствия.

Просим считать нас своими друзьями и сообщить, чем мы сможем помочь Вам.

Скорбим вместе с Вами. Подписи.

Обратите внимание: письма с выражением соболезнования отправляют в скорбных ситуациях потери близких или родных. Выражение соболезнования – одна из наиболее трудных задач, так как письмо является напоминанием о потере, вместе с тем оно должно поддержать человека, вселяя в него уверенность, что он не одинок. Письмо-соболезнование дает адресату понять, что пишущему известно о его горе, что он готов помочь и поддержать адресата. Письмо должно быть кратким, оно должно звучать просто и искренне, выражать печаль и уважение. Письмо-соболезнование может начинаться с упоминания его повода (констатация факта, исключая подробности), а заканчиваться предложением помощи.

164

Задание 13. Приведите примеры языковых формул, выражающих мотивы, причины, цели написания делового письма; языковые формулы, выражающие предложение, отказ от предложения, сообщение, обещания, гарантии. Составьте начальные фразы официальных писем: гарантийного, сопроводительного, инициативного.

Задание 14. Определите коммуникативные функции данных языковых моделей. Закончите фразы деловых писем.

1.На основании договора о намерениях…

2.В ответ на Вашу просьбу…

3.Считаем необходимым еще раз напомнить Вам…

4.Ставим Вас в известность о…

5.Ваше предложение отклонено…

6.Мы можем предложить Вам…

7.Мы будем весьма признательны Вам за участие в…

8.Убедительно просим Вас…

Задание 15. Определите тип приведенных деловых писем (извещение, подтверждение, напоминание, просьба, ответ, сопроводительное письмо). Ответ обоснуйте.

1.На Ваш запрос сообщаем, что все компоненты автобусных воздушных кондиционеров и транспортных морозильных устройств имеют подтверждение стандарту 130 9001.

2.Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы можете поставить нам 200 комбайнов марки В-45.

3.С сожалением сообщаем, что кадровая ситуация в нашем университете не позволяет положительно откликнуться на Ваше предложение о работе у нас.

4.В ответ на Ваш запрос сообщаем, что ООО «Кольмекс» осуществляет поставки в Россию концентрата циркониевого порошкообразного (КЦП), производства Вольногорского ГГМК. Поставки осуществляются в г. Ростове н/Д партиями по 10–15 т автомобильным транспортом.

5.Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01-05.326 от 15.03.2004.

6.Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 24-16 от 16.03.2003 Вы должны завершить разработку проекта до 16.11.2004. Просим Вас сообщить о состоянии работы.

7.Высылаем запрошенные Вами сертификаты качества поставленных ранее кондиционеров. Получение просим подтвердить.

165

Задание 16. Чем вызвано нарушение смысловой точности высказывания в приведенных ниже предложениях? Отредактируйте предложения.

1. Эти данные позволили автору основать следующие выводы и предложения. 2. Стала очевидной нетождественность замыслов программы социальным условиям жизни. 3. Необходимо еще раз обсчитать все данные. 4. Следует затвердить это на собрании. 5. Мне было отказано под благоприятным предлогом. 6. Был провозглашен приговор суда. 7. Это достигалось самыми неугодными средствами. 8. На заводе возникло нестерпимое положение.

Задание 17. Отредактируйте текст письма с точки зрения его соответствия нормам унификации и стандартизации деловой речи.

Уважаемый Владимир Александрович.

Крайние обстоятельства заставляют нас обратиться непосредственно к Вам.

23 сент. 2003 г. мы проплатили два счета завода за 60 пакетов радиаторов на общую сумму 117745.8 руб. Прошло уже два месяца с момента нашей предоплаты. Мы имеем серьезные проблемы как с отсутствием радиаторов, так и с отсутствием оборотных средств, находящихся у вас.

В сложившейся ситуации мы убедительно просим Вас найти возможность отпустить для нас хотя бы часть оплаченных радиаторов.

Генеральный директор ЗАО «Скарт» Федоров В.Л.

Задание 18. Определите жанр и вид делового послания. Охарактеризуйте его язык и стиль с точки зрения соответствия офици- ально-деловому стилю.

Имею честь сообщить о том, что сегодня, 22 мая 2005 года, в розничной продаже появился журнал «Секреты», приложение к журналу «Москва и москвичи».

Если у вас возникнут какие-либо проблемы с приобретением журнала, сообщите мне, пожалуйста, причину затруднения и укажите адрес, по которому Вы хотели бы получить этот номер.

Напоминаю о необходимости поддерживать в наличии ассортимент рекламируемых и рейтинговых изданий, перечень которых содержится в журнале «Секреты», а также сообщаю о начале сбора информации в следующий номер.

166

Рекомендуемая литература

1.ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному

ииздательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст). URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (дата обращения: 14.11.2021).

2.ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному

ииздательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/ (дата обращения: 13.12.2021).

3.Былкова С.В., Китанина Э.А. Когнитивно-семантические лакуны в научном дискурсе: учебное пособие / Министерство образования и науки Российской Федерации, Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Донской государственный технический университет». Ростов-на-Дону: ДГТУ, 2016. 149 с.

4.Былкова С.В. Нормы русского литературного языка: учебное пособие. Ростов-на-Дону: ДГТУ, 2014. 226 с.

5.Былкова С.В., Сагирян И.Г. Основы деловой коммуникации: учебное пособие. Ростов-на-Дону: ДГТУ, 2017. 113 с.

6.Культура русской речи: учебник для вузов / С.И. Виноградов, Л.К. Граудина, В.П. Даниленко [и др.]; отв. ред. Л.К. Граудина, Е.Н. Ширяев. М.: Норма, 2005. 550 с.

7.Владимирова Т.Л. Язык и стиль научного текста: учебное пособие. Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2010. 80 с.

8.Кацюба Л.Б. Документная лингвистика: курс лекций: Челябинск: Изд. Центр ЮУрГУ, 2009. 119 с.

167

9.Купина Н.А., Михайлова О.А. Основы стилистики и культуры речи: практикум для студентов-филологов. М.: Флинта;

Наука, 2004. 296 с.

10.Купина Н.А., Матвеева Т.В. Стилистика современного русского языка. 2-е изд. М.: Юрайт, 2015. 415 с.

11.Кушнерук С.П. Документная лингвистика: учебное пособие. 4-е изд., стер. М.: Флинта, 2011. 256 с.

12.Леонтьева Т.В. Документная лингвистика: практикум. 2-е изд., стер. М.: Флинта; Наука, 2014. 200 с.

13.Леонтьева Т.В. Документная лингвистика: учебное пособие. 3-е изд., стер. М.: Флинта, 2014. 256 с.

14.Павлова Н.С., Пикулева Ю.Б., Шалина И.В. Речевая культура молодого специалиста. Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та,

2008. 161 с.

15.Поскочинова О.Г., Гриднева М.А. Культура речи и деловое общение: учебное пособие. СПб.: Изд-во Санкт-Петербург. гос. ун-та экономики и финансов, 2011. 95 с.

16.Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: учебное пособие; под ред. Г.А. Васильева. 4-е изд., испр. М.: Высш. школа, 1998. 192 с.

17.Роготнева Е.Н. Документная лингвистика: сб. учеб.-ме- тод. материалов. Томск: Изд-во Томск. политех. ун-та, 2011. 84 с.

18.Розенталь Д.Э. Справочник по правописанию и литературной правке; под ред.: И.Б. Голуб. 13-е изд. М.: Айрис-Пресс,

2008. 368 с.

19.Сковородников А.П. Культура речи делового человека: рабочая программа факультативного курса / сост. докт. филол. наук, проф. А.П. Сковородников. Красноярск, 1992. 25 с.

20.Янковая В.Ф. Документная лингвистика: учебник для студ. учреждений высш. проф. образования М.: Издательский центр «Академия», 2011. 288 с.

168

Оглавление

Введение……………………………………………… 3

1.Документная лингвистика как научная дисциплина…………………………………………. 5

2.Понятие общеязыковой и стилевой нормы.

Типы норм. Вариативность норм…………………. 60

3.Понятие «документ». Требования к составлению документных текстов……………………………… 95

4.Организационно-распорядительные документы… 112

5.Информационно-справочные документы………... 124

6. Литературная правка документного текста……… 143 Рекомендуемая литература…………………………... 167

169