Документная лингвистика от теории к практике. Учебное пособие

Если в главе выделяются только рубрики одного уровня (без выделения, например, пунктов и подпунктов), они нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с первого в пределах всего текста, например:

II. Государственная регистрация нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти

10. Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

11. Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется Минюстом России, которое ведет Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

[…] 20. В случае обнаружения несоответствия действующего нормативного правового акта, а также акта, содержащего правовые нормы и не прошедшего государственную регистрацию, … Минюст России представляет в Правительство Российской Федерации предложение об отмене или приостановлении действия такого акта с обоснованием и проектом соответствующего распоряжения.

При нумерации глав римскими цифрами внутри глав могут выделяться пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, а также дополнительные рубрики внутри подпунктов, которые обозначаются буквами, например:

2.12. Директора департаментов (начальники управлений) в установленные сроки представляют в определенное руководителем федерального органа исполнительной власти структурное подразделение подготовленные на основе федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, программ и планов деятельности Правительства, поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства предложения по рассмотрению вопросов на заседании Правительства, содержащие:

а) наименование вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Правительства;

б) общую характеристику и основные положения вопроса;

101

в) форму предлагаемого решения; г) перечень соисполнителей;

д) дату рассмотрения на заседании Правительства.

При обозначении рубрик цифры отделяются от текста точкой, а буквы – закрывающей скобкой.

Устойчивые языковые обороты

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде, например:

Сообщаем Вам, что в период с... по...; Установлено, что в период с... по...; Сообщаем, что по состоянию на...;

Направляем Вам на рассмотрение и утверждение…; Представляем на рассмотрение и утверждение...; В соответствии с достигнутой договоренностью...;

Во время переговоров стороны обсудили возможности...; В порядке оказания технической помощи...; Принимая во внимание, что.. и др.

Такие обороты называют языковыми шаблонами, клише, языковыми формулами. Наличие устойчивых языковых оборотов в текстах документов – это следствие повторяемости управленческих ситуаций и их тематической ограниченности, результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся управленческих и производственных ситуациях. Кроме выражения типового содержания устойчивые языковые обороты нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ лишается необходимого правового значения, или являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа, например:

в гарантийном письме: Гарантируем возврат кредита в сумме...; Оплату гарантируем; Наш расчетный счет...; Предоставление жилой площади гарантируем…; Претензии по гарантии следует предъявлять...;

претензионном письме: ...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции; ...в противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

102

приказе: контроль за исполнением приказа возлагается на...; Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Выражая типовое содержание, устойчивые обороты обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.

При употреблении устойчивых языковых оборотов не допускаются:

лексическая подмена, то есть замена слов, входящих в оборот, их синонимами. Неправильно: Предложения отдела оказались ниже любой критики (надо: ниже всякой критики);

смешение близких по смыслу устойчивых оборотов. Неправильно: Большое значение сыграли методы рыночной экономики

(надо: …имели методы рыночной экономики; в данном случае наблюдается смешение оборотов играть роль и иметь значение);

изменение принятой грамматической формы слов, входящих в устойчивый языковой оборот. Неправильно: Исполнители упустили из вида, что необходимо периодически информировать заказчика о ходе работ (надо: упустили из виду).

Ссылки на документы

Втексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, а также документов, ранее изданных организацией – автором документа, должны содержаться ссылки на документы-основания. При ссылке на документ указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

Всоответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…

Всоответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…

103

Если в тексте документа содержится ссылка на документ, утвержденный каким-либо должностным лицом или органом власти, то указывается наименование документа, кем утвержден документ, дата утверждения (если документ утвержден должностным лицом) или наименование документа, которым утвержден данный документ, дата утверждения и регистрационный номер (если документ утвержден распорядительным документом), например:

Всоответствии с Положением о Финансовом департаменте, утвержденным генеральным директором ОАО «Статус» 12 февраля 2010 г., департаменту предоставлено право...

Порядок написания почтового адреса на почтовых отправлениях установлен Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Втекстах законодательных, иных нормативных правовых актов, документов методического характера, утверждаемых органами государственной власти, при ссылке на ранее изданные документы указывается источник их опубликования, например:

При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 1999, № 43, ст. 5124).

2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000,

№52 (ч. I), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).

Если в тексте документа необходимо сослаться на статьи или пункты документа, допускается (за исключением текстов законодательных и иных нормативных правовых актов) использовать сокращения: ст. (статья), п. (пункт). При употреблении этих слов во множественном числе графические сокращения не удваиваются, например:

104

Всоответствии с п. 5, 8 ст. 15 Положения о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества…

Втекстах законодательных и иных нормативных правовых актов эти слова пишутся полностью.

Использование в тексте полужирного начертания

Нормативными документами по делопроизводству, в частности инструкцией по делопроизводству организации, может быть предусмотрено выделение отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом, курсивом, написанием вразрядку или прописными буквами.

Например, при печатном изготовлении законов Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, приказов федеральных органов исполнительной власти заголовок к тексту выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру:

Овнесении изменений

взаконодательные акты Российской Федерации

об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти

В тексте нормативного правового акта заголовки разделов, подразделов, глав также печатаются полужирным шрифтом, причем слова «раздел», «глава», «статья» и др. печатаются обычным шрифтом:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Полужирным шрифтом и вразрядку печатаются слова «постановляю» (в постановлениях) и «приказываю» (в приказах), например:

В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Правительство Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

105

Написание отдельных слов в тексте документа прописными буквами применяется, главным образом, в протоколах, где слова «слушали», «выступили», «решили» или «постановили», как правило, печатаются прописными буквами.

Поскольку единых правил печатного изготовления текстов документов нормативными документами не установлено, организации вправе в инструкции по делопроизводству установить свои корпоративные правила.

Документы неоднородны по степени унификации и стандар-

тизации. По критерию жесткости соблюдения текстовых норм выделяются три типа деловых текстов:

образец-матрица. Характеризуется фиксированностью таких основных параметров организации текста, как набор реквизитов, их последовательность, расположение и типовое содержание;

образец-модель. Фиксированы набор реквизитов, их последовательность, но содержание может варьироваться;

образец-схема. Фиксирован только набор основных элементов содержания (реквизитов).

Композиция как текстовый параметр документного текста также требует пристального внимания. Основной композиционной ошибкой является отступление от правил композиционной организации текста, входящего в документ определенной функцио- нально-видовой группы. Нарушение композиции чаще всего связано с неправильным расположением основных функциональносмысловых частей текста – документных микротекстов.

Структура микротекстов, представленных абзацами или их группами, установлена либо практикой, либо различными правилами. Нарушение композиционных правил влечет за собой разрушение логико-смысловой структуры текста, что неблагоприятно сказывается на ясности текста и его коммуникативной эффективности.

Серьезным следствием композиционных ошибок является нарушение целостности и связности текста. Развертывание темы, отражаемой документным текстом, должно происходить по определенным правилам, характерным для каждого вида документов.

Внекоторых случаях композиционные решения настолько важны, что задаются схемой-формуляром, в иных случаях регулирование

106

носит менее жесткий характер, но даже для самых свободных

вкомпозиционном отношении текстов – текстов деловых писем – сформировались композиционные схемы, что дает возможность предлагать типовые тексты, демонстрирующие не только выбор лингвистических средств, но и способы их организации в текстах.

Композиционные ошибки нарушают логико-смысловые отношения: теряется связь, которая предсказуема не только по содержанию повествования, но и по формальным правилам, принятым для документного текста каждого вида.

Если понимать под композицией определенный порядок следования микротекстов, входящих в документный текст, то,

вотличие от недокументных текстов, такой порядок, во-первых, должен быть закреплен, во-вторых, недопустимо нарушение этого порядка произвольным исключением тех или иных композиционных фрагментов документного текста. Самая яркая демонстрация реализации таких требований может наблюдаться в текстах анкет. Даже те составляющие, которые представляются анкетируемому лишними, ненужными, не относящимися к нему, находят текстовое воплощение в виде ответа «нет» или иного в соответствии с характером документа.

Часто понятие «оформление документа» по существу связано с приданием документному тексту такой композиционной структуры, которая закрепилась за ним. При этом учитывается не только наличие всех микротекстов, которые должны входить в текст, не только порядок их следования, но и соразмерность микротекстов, входящих в документный текст. В том случае, если вид и композиционные параметры текста не заданы строгими образцами-регуля- торами, реализуется общий принцип лаконичности текста, который часто нарушается. Адресанты предполагают, что включение дополнительных разделов, описывающих личные обстоятельства, биографические сведения, сделают документ более эффективным.

Отражением правильной композиции документного текста является характер и технические способы рубрикации. Проверка соблюдения принципа однородности рубрикации – обязательный компонент редакционной деятельности. При этом необходимо устранить знаковые несоответствия, допускаемые чаще всего при

107

отражении иерархических композиционных структур. Редактируя документный текст, необходимо убедиться как в правильности формулировок, которые приняты и закреплены унифицирующими правилами (например, для текстов контрактных документов), так и в верном оформлении этих элементов с точки зрения их компактности, знакового оформления, текстового дизайна.

Логические ошибки

В документных текстах отмечаются логические ошибки, имеющие различную природу. К числу наиболее заметных и опасных ошибок, имеющих лингвистическую природу, можно отнести следующие:

сопоставление несопоставимого;

различение тождественного;

выведение не выводимого;

мнимое противопоставление.

Логические ошибки связаны как с выбором лексико-фразео- логических единиц, так и со способами формулирования высказываний. Следовательно, проверка и исправление ошибок связаны с анализом лексического состава документного текста и с проверкой логико-синтаксических параметров текста.

Неправильное словоупотребление нередко приводит к логическим ошибкам. Алогизм – сопоставление несопоставимых понятий,

например: Синтаксис энциклопедических статей отличен от других научных статей. Получается, что синтаксис сравнивается с научными статьями. Однако иногда алогизмы не столь очевидны, и, чтобы устранить их, приходится значительно изменять авторский текст, например:

Наши знания о богатствах недр земли являются лишь незначительной частью скрытых, еще больших богатств. Можно предложить такие варианты стилистической правки этой фразы: Мы еще так мало знаем о богатейших залежах полезных ископаемых, тайну которых хранят недра земли; В недрах земли скрыты огромные богатства, о которых мы еще так мало знаем и т. д.

Причиной нелогичности высказывания может стать подмена понятия, которая часто возникает в результате неправильного сло-

воупотребления: Плохо, когда во всех кинотеатрах города демон-

108

стрируется одно и то же название фильма. Конечно, демонстри-

руется фильм, а не его название. Можно было написать: Плохо, ко-

гда во всех кинотеатрах города демонстрируется один и тот же фильм. Подобные ошибки в речи возникают и вследствие недостаточно четкой дифференциации понятий.

Речевая недостаточность

Небрежное отношение к языку может стать причиной речевой недостаточности – случайного пропуска слов, необходимых для точного выражения мысли. Речевая недостаточность часто возникает в устной речи, когда говорящий торопится и не следит за правильностью высказывания. Так, на выставке собак можно услышать обращения к хозяевам породистых псов:

– Уважаемые участники, разберитесь по породам и приготовьтесь к параду!

Вследствие речевой недостаточности нарушаются грамматические и логические связи слов в предложении, затемняется его смысл. Пропуск слов может совершенно исказить мысль автора: Для улучшения производственных показателей необходимо объединить всех работников, занимающихся вопросами экономики (надо: объединить усилия всех работников); Ввиду холода в помещении делаем только срочные переломы – объявление на двери рентгенкабинета (имеются в виду срочные рентгенологические снимки переломов).

Вследствие пропуска слова могут возникнуть различные логические ошибки. Так, отсутствие нужного звена в выражении мысли приводит к алогизму: Язык героев Шолохова резко отличается от героев других писателей (можно сравнивать язык героев Шолохова только с языком героев других писателей); условия города отличны от села (допустимо сравнение условий жизни в городе только с условиями жизни в селе).

Нередко в результате пропуска слова происходит и подмена понятия, например: Больные, не посетившие амбулаторию в течение трех лет, выкладываются в архив – речь идет о карточках больных, а из текста следует, что «в архив сдаются больные».

Речевая недостаточность, возникающая как следствие стилистической небрежности автора, легко поддается правке: нужно

109

вставить случайно пропущенное слово или словосочетание,

например: Фермеры стремятся добиться увеличения овец в хозяйстве (поголовья овец). Соревнования показали, что в нашем городе появились сильные шашисты на стоклеточной доске (игра-

ющие на стоклеточной доске).

Если говорящий «не находит слов» для правильного выражения мысли и строит предложение, опуская те или иные звенья в цепочке логически связанных понятий, фраза становится недостаточно информативной, сумбурной и редактору, исправляющему такое высказывание, приходится много трудиться, чтобы добиться ясности.

Речевую недостаточность как распространенную ошибку следует отличать от эллипсиса – стилистической фигуры, основанной на сознательном пропуске того или иного члена предложения для создания особой выразительности. Наиболее экспрессивны эллиптические конструкции без глагола-сказуемого, передающие динамичность движения (Я за свечку, свечка – в печку! Я за книжку, та – бежать и вприпрыжку под кровать. Чук.). При эл-

липсисе нет необходимости «восстанавливать» пропущенные члены предложения, так как смысл эллиптических конструкций ясен и введение в них уточняющих слов лишит их экспрессии, присущей им легкости. При речевой недостаточности, напротив, восстановление пропущенных слов необходимо, без них предложение стилистически неприемлемо.

Практические задания

Задание 1. Найдите ошибку в логической структуре высказывания. Отредактируйте предложение.

Оборудование считается сданным Поставщиком и принятым Покупателем по качеству (сертификат качества). При этом упаковка и внешний вид продукции должны полностью соответствовать условиям настоящего контракта.

Задание 2. Ознакомьтесь с образцом приказа. Выделите структурные части в приказе. Оцените, насколько четко, последовательно сконструирован текст; указаны ли структурные подразделения и должностные лица, на которые возлагается контроль. Устраните грамматические и лексические ошибки.

110