Больничные листы и пособия в связи с материнством. Новый порядок расчета

Получить свое пособие женщина вправе как до, так и после родов. Деньги должны быть выплачены в течение десяти дней после того, как работница представит в бухгалтерию больничный лист. Такие больничные листы выписываются сразу на весь срок отпуска по беременности и родам и обычно оплачиваются до родов.

На практике иногда возникает вопрос — может ли женщина уйти в отпуск позже, чем за 70 дней до родов? Да, она вправе так поступить. Однако в таком случае за те дни, когда женщина работала, пособие по беременности и родам ей не положено. Если же предприятие захочет оплатить пособие и за эти дни, то можно поступить следующим образом. За 70 дней до родов оформить отпуск по беременности и родам, а затем заключить с работницей гражданско-правовой договор. В этом случае сотрудница сможет получить и пособие, и вознаграждение по договору.

31

5. ПОРЯДОК УЧЕТА ВЫПЛАЧЕННЫХ ПРЕМИЙ ПРИ РАСЧЕТЕ ПОСОБИЯ

5.1. Общие особенности учета премий и вознаграждений

Одним из наиболее проблемных аспектов при расчете пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством является порядок учета премий при исчислении среднего заработка.

Практически на каждом предприятии предусмотрено денежное поощрение сотрудников. Премии могут начисляться ежемесячно вместе с зарплатой, по итогам работы за год (квартал) или быть приурочены к какому-нибудь торжеству.

Премии и вознаграждения включаются в средний заработок с учетом следующих особенностей:

ежемесячные премии и вознаграждения, выплачиваемые вместе с заработной платой данного месяца, включаются в заработок того месяца, за который они начислены;

премии (кроме ежемесячных премий и вознаграждений, выплачиваемых вместе с заработной платой данного месяца), вознаграждения по итогам работы за квартал, за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, единовременные премии за особо важное

задание включаются в заработок в размере начисленных сумм в расчетном периоде. Необходимо принимать во внимание следующее. Премию можно учесть в том случае,

если данные о ней занесены в положение о премировании, т.е. она является системной. Трудовым кодексом РФ, в частности, предусмотрено, что системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. В таком случае суммы премий, начисленные только на основании приказа руководства, в расчет среднего заработка не берутся (например, разовые выплаты в связи с праздниками — 23 февраля, 8 Марта, юбилей фирмы и т. д.).

Пример. В феврале 2011 года гр. Федоров был болен с 6 по 20 февраля включительно (т.е. 15 календарных дней). Его страховой стаж на момент болезни составляет 9 лет, соответственно, пособие по временной нетрудоспособности выплачивается в размере 100% среднего заработка. Расчетный период для исчисления среднего заработка составляет — с февраля 2009 года по январь 2011 года. Должностной оклад гр. Федорова с февраля до

32

декабря 2009 года составил 11 000 руб., с января 2010 года до февраля 2011 года — 15 000 руб.

Положением о премировании, принятым в организации, установлено, что по итогам работы за месяц работникам выплачивается премия в размере от 10 до 30% должностного оклада. При этом премия начисляется и выплачивается одновременно с выплатой заработной платы за вторую половину месяца (т.е. за февраль в феврале).

За расчетный период гр. Федорову была выплачена премия в размере 30 000 руб. Расчетный период отработан работником полностью, в связи с чем гр. Федоврову начислена сумма в размере 316 000 руб. (11 000 х 11 + 15 000 х 13). Поскольку указанная премия начислена в пределах расчетного периода, то она в полной сумме учитывается при подсчете среднего заработка (316 000 + 30 000 = 346 000) — сумма, для исчисления среднего заработка гр. Федорова). Таким образом, средний дневной заработок гр. Федорова составит 473,97 руб. (346 000 : 730), а размер пособия по временной нетрудоспособности — 7109,55

руб. (473,97 х 15).

5.2. Учет ежемесячных и единовременных премий

Выплата ежемесячных премий осуществляется как с зарплатой текущего месяца, так

имесяцем позже. Соответственно, они будут по-разному учитываться при расчете средней заработной платы.

Как было отмечено ранее, ежемесячные премии выплачиваемые вместе с заработной платой данного месяца, включаются в заработок того месяца, за который они начислены. При этом не имеет значения, полностью отработан расчетный период или нет.

Пример 1. Менеджер ООО «Брик плюс» гр. Наумова была принята на работу 20 марта. До этого времени она трудилась в ЗАО «Феникс». Непрерывный трудовой стаж гр. Наумовой составляет 4 года. С 1 июня 2011 г. гр. Наумова уходит в отпуск по беременности

иродам.

ВООО «Брик плюс» установлена пятидневная рабочая неделя. Ежемесячный оклад менеджера составляет 9000 руб. В положении о заработной плате ООО «Брик плюс» сказано, что ежемесячно, вместе с зарплатой текущего месяца сотрудникам выплачивают премию в размере 50% от суммы оклада. На эти выплаты начисляют страховые взносы.

Обратите внимание: гр. Наумовой пособие выплатят из расчета 100% среднего заработка. Кроме того, расчетным периодом в 2011 году будет являться один календарный год, так как заработная плата гр. Наумовой, начисленная в предыдущем календарном году, в том числе и по прежнему месту работы, была существенно ниже и премии не

33

выплачивались. Исходя из названных соображений гр. Наумова предпочла, чтобы расчет производился за расчетный период равный последним 12 месяцам, так как при таком методе расчета ее пособие составит большую сумму (по сравнению с расчетом на основании данных о начисленной заработной плате за последние 2 календарных года).

Сфевраля по апрель гр. Наумовой было начислено 19 550 руб. заработной платы и 9 775 руб. премиальных. Так как премии выплачивают вместе с заработной платой текущего месяца, то они учитываются при расчете среднего заработка по фактически начисленным суммам. Не полностью отработанный расчетный период значения не имеет. Количество дней в расчетном периоде составит 73 дня (12 + 30 + 31).

Величина средней заработной платы гр. Наумовой будет следующей: (19 550 руб. + 9 775 руб.) : 73 дн. = 401,71 руб. Таким образом сумма пособия по беременности и родам составит: 401,71 руб. х 140 дн. (дни отпуска по беременности и родам) = 56 239,40 руб.

Более распространен другой вариант выплаты ежемесячной премии. Это когда премии выплачивают месяцем позже. Скажем, в феврале за январь. В этом случае, определяя средний заработок, ежемесячные премии учитывают в расчетном периоде не более одной за каждый месяц. А если расчетный период отработан не полностью (а на практике, чаще так и бывает), то премия рассчитывается пропорционально времени, отработанному в предыдущем месяце.

Пример 2. Бухгалтер ООО «Квадрат» гр. Азарова устроилась на работу с 7 ноября 2010 года. С 13 по 23 мая 2011 года она болела, т. е. находилась на больничном 11 дней. Общий страховой стаж гр. Азаровой составляет 7 лет. Следовательно, пособие по временной нетрудоспособности ей необходимо выплачивать в размере 80% от ее среднего заработка. Ежемесячный оклад бухгалтера составляет 5000 руб. В положении о заработной плате фирмы сказано, что ежемесячно вместе с зарплатой текущего месяца сотрудникам выплачивают премию в размере 50% от суммы оклада за прошлый месяц. На эти выплаты начисляют страховые взносы.

В данном случае при расчете суммы пособия берут время и начисленную за него зарплату только в ООО «Квадрат» — организации, выплачивающей пособие. Время и начисления у предыдущего работодателя не учитывают.

С7 ноября 2010 года по апрель 2011 года гр. Азаровой было начислено заработной платы в размере 28 300 руб., премий — в размере 14 150 руб. Все премии начислены в расчетном периоде и их количество не превышает количества премий, которые можно включить в расчет. Однако учитывая, что расчетный период отработан не полностью, эти премии нужно учесть пропорционально отработанному времени: 14 150 руб. : 182 дн. х

34

175 дн. = 13 605,77 руб. Именно эту сумму можно включить в расчет среднего заработка: (28 300 руб. + 13 605,77 руб.): 175 дн. = 239,46 руб.

Среднедневное пособие с учетом общего страхового стажа составит: 239,46 руб. х 80% = 191,57 руб.

Размер пособия по временной нетрудоспособности гр. Азаровой составит: 191,57 руб.

х 11 дн. = 2107,27 руб.

Если положением об оплате труда организаций предусмотрена выплата единовременных премий, например, к государственным праздникам или в связи с юбилеем, то они также должны включаться в расчет среднего заработка. Начисленные в расчетном периоде единовременные премии, выплаченные за неопределенный период, учитываются в полном размере, вне зависимости от того, полностью или нет отработан расчетный период (конечно, при условии, что на них начисляют страховые взносы).

Пример 3. В январе 2011 года сотрудник ООО «Сервис» гр. Шиляков, трудовой стаж которого в данной организации составляет 9 лет, заболел. Расчетный период — с января 2009 года по декабрь 2011 года, при этом данный расчетный период гр. Шиляковым был отработан не полностью. В положении о заработной плате ООО «Сервис» предусмотрено, что работникам выплачивают единовременные премии к государственным праздникам и торжественным датам. За расчетный период гр. Шилякову было выплачено 7 единовременных премий на общую сумму 15 400 руб. На указанные премии были начислены страховые взносы, за исключением премии, выплаченной к юбилею гр. Шилякова в размере

5000 руб.

Таким образом, в расчет пособия будут включены только те премии, на которые были начислены страховые взносы, а именно, — сумма в размере 10 400 руб. (15 400 — 5000). При этом факт того, что расчетный период гр. Шиляковым отработан не полностью, приниматься во внимание при расчете размера пособия не будет.

35

6. УДЕРЖАНИЕ НАЛОГА НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ С ПОСОБИЯ ПО ВРЕМЕННОЙ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ

Всоответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ пособие по временной нетрудоспособности включается в доход работника организации и подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в общем порядке. При этом не имеет значения, за счет каких средств производится указанная выплата — за счет ФСС РФ или же из собственных средств страхователя.

Пример. В феврале 2011 года работник организации гр. Ремизов был болен с 6-го по 10-е число включительно. Его страховой стаж составляет 9 лет. Расчетный период с февраля 2009 года по январь 2011 года отработан им полностью. Сумма заработка, учитываемая при исчислении пособия по временной нетрудоспособности за расчетный период, составляет 240 000 руб. (с учетом всех выплат, включаемых в состав среднего заработка). Должностной оклад гр. Ремизова равен 10 000 руб., условия труда — пятидневная рабочая неделя.

Вянваре 2011 года гр. Ремизову был начислен только должностной оклад. На иждивении работника находятся двое несовершеннолетних детей. Необходимо определить размер пособия по временной нетрудоспособности, суммы заработной платы, из которой будет удержан НДФЛ, и суммы самого НДФЛ.

Размер пособия по временной нетрудоспособности составит 1643,85 руб. [(240 000 руб.: 730 дн.) х 5 дн.]. Сумма заработка за фактически отработанное время в феврале 2011 года составит 7 500 руб. [(10 000 руб.: 20 дн.) х 15 дн.].

Размер заработной платы, из которой будет исчислен НДЛФ, составит: 9143,85 руб. (1643,85 руб. + 7 500 руб.). При исчислении суммы НДФЛ необходимо принять во внимание, что гр. Ремизов имеет право на получение стандартных налоговых вычетов в соответствии с нормами подп. 3 п. 1 ст. 218 НК РФ (на себя) и на детей (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Если принять во внимание, что размер стандартного налогового вычета согласно подп. 3 п. 1 ст. 218 НК РФ равен 400 руб., а согласно подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ — 1000 руб. на каждого ребенка, то общая сумма стандартных налоговых вычетов составит 2400 руб.

Таким образом, сумма заработной платы, из которой будет удержан НДФЛ,

составит 6743,85 руб. (9143,85 — 2400).

Исходя из этого, сумма НДФЛ будет равна 877 руб. (6743,85 х 13%).

36

7. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ ПО НАЧИСЛЕНИЮ И ВЫПЛАТЕ ПОСОБИЙ

Начисление пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством отражается в бухгалтерском учете в соответствии с приказом Минфина России от 31 декабря 2000 г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансовохозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» по дебету счета 69-1 «Расчеты по социальному страхованию» в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Фактическая выплата пособия получателю отражается по дебету счета 70 в корреспонденции со счетом 50 «Касса».

На сумму выплаченных пособий организация имеет право уменьшить ежемесячные страховые платежи, подлежащие уплате в бюджет ФСС РФ. При уменьшении ежемесячного платежа в бюджет ФСС РФ на расходы по выплате пособий необходимо учитывать следующее.

Допустим, что организация выплатила пособие по временной нетрудоспособности, которая наступила вследствие общего заболевания или травмы работника. В расходах по страховым взносам в ФСС РФ можно учесть только ту часть пособия, которая начислена начиная с четвертого дня нетрудоспособности — больничный за первые три дня оплачивает работодатель за счет собственных средств и эти затраты ФСС РФ не возмещает (см. раздел 2.2. настоящего пособия).

Что касается порядка отражения на счетах бухгалтерского учета сумм пособий по временной нетрудоспособности, оплачиваемых работникам организации за первые три дня нетрудоспособности за счет средств работодателя, необходимо исходить из следующего. В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденным приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н, расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, а также выполнением работ, оказанием услуг и отвечающие определению расходов организации, являются расходами по обычным видам деятельности.

Суммы выплачиваемых пособий по временной нетрудоспособности следует включать в затраты на изготовление и продажу продукции, выполнение работ, оказание услуг. В бухгалтерском учете указанные суммы отражаются как прочие затраты на тех счетах учета затрат на производство (расходов на продажу), на которые отнесены затраты по оплате труда работников, получающих указанные пособия.

При налогообложении пособий по временной нетрудоспособности необходимо учитывать следующее. В соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 9 ФЗ от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ

37

государственные пособия, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления, в том числе пособия по безработице, а также пособия и иные виды обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию не подлежат обложению страховыми взносами.

Здесь необходимо обратить внимание и на то, что с 1 января 2010 г. в расходы налогоплательщика на оплату труда не включаются расходы на доплату до фактического заработка в случае временной утраты трудоспособности, установленную законодательством Российской Федерации. Таким образом, с указанной даты организации лишились возможности в налоговом учете списывать доплату до фактического заработка, превышающую максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности, в расходы на оплату труда в соответствии с п. 15 ст. 255 НК РФ (данный пункт утратил силу).

Пример 1. В феврале 2011 года в связи с полученной травмой гр. Павлов был на больничном с 6-го по 10-е число включительно. Его страховой стаж — 9 лет. Сумма исчисленного среднего дневного заработка — 1 200 руб. Исходя из ограничения размера максимально возможной величины дневного пособия, выплачиваемого за счет средств ФСС РФ — 1 136,99 руб., которая должна быть учтена при расчете размера пособия, размер пособия составит 5 684,95 руб. (1 136,99 руб. х 5 дн.). С указанной суммы страховые

взносы на обязательное пенсионное страхование, на обязательное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование не исчисляются и не уплачиваются.

Следует иметь в виду, что если работодатель за счет своих собственных средств на основании коллективного договора или другого локального нормативного акта произведет доплату, превышающую размер пособия, исчисленного в установленном законодательством порядке (например, до размера среднего заработка работника), то с указанной доплаты

необходимо исчислить и уплатить страховые взносы в ФСС РФ.

Таким образом, если будет принято решение об оплате больничного листа гр. Павлова, исходя из фактического среднего дневного заработка работника — 1 200 руб., то размер выплаченного пособия составит 6 000 руб. (1 200 руб. х 5 дн.). В этом случае облагаться страховыми взносами будет сумма в размере 315,05 руб. (6 000 руб. — 5 684,95 руб.).

Пример 2. В феврале 2011 года гр. Сидоров был болен с 6-го по 10-е число включительно. Страховой стаж работника составляет 9 лет. Расчетный период — с февраля 2009 года по январь 2011 отработан работником полностью (730 дней). Сумма

38

заработка, учитываемая при исчислении пособия по временной нетрудоспособности за расчетный период составляет 240 000 руб. Размер пособия, причитающегося работнику, составляет 1643,85 руб. Заработная плата, начисленная в целом по организации, составляет 658 000 руб.

В бухгалтерском учете организации нужно сделать следующие проводки.

Дебет 20, 25, 26 — Кредит 70 — 658 000 руб. — начислена заработная плата работникам организации;

Дебет 20, 25, 26 — Кредит 69-1 — 19 082 руб. (2,9% — тариф страхового взноса в ФСС РФ в 2010 г., в 2011 г. — начислены страховые взносы на обязательное социальное страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, подлежащие перечислению в ФСС РФ);

Дебет 26 — Кредит 70 — 986,31 руб. (328,77 руб. х 3 дн.) — начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет средств работодателя;

Дебет 69-1 — Кредит 70 — 657,54 руб. (328,77 руб. х 2 дн.) — начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет средств ФСС РФ;

Дебет 70 — Кредит 68-1 — 214 руб. (1643,85 руб. х 13%) — удержан НДФЛ с суммы пособия;

Дебет 69-1 — Кредит 51 — 18 424,46 руб. (19 082 руб. — 657,54 руб) — перечислены страховые взносы в ФСС РФ.

39

8. ПОДСЧЕТ И ПОДТВЕРЖДЕНИЕ СТРАХОВОГО СТАЖА РАБОТНИКА

8.1.Общие условия определения страхового стажа

Для подсчета и подтверждения страхового стажа работника в целях определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам были разработаны и утверждены одноименны правила (см. приказ Минздравсоцразвития России от

6 февраля 2007 г. № 91).

Указанные Правила устанавливают порядок подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в соответствии с законодательством РФ, в том числе определяют документы, подтверждающие страховой стаж.

В страховой стаж для определения размеров пособий включаются:

а) периоды работы по трудовому договору; б) периоды государственной гражданской или муниципальной службы;

в) периоды иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в том числе:

периоды деятельности индивидуального предпринимателя, индивидуальной трудовой деятельности, трудовой деятельности на условиях индивидуальной или групповой аренды, периоды деятельности физических лиц, не признаваемых индивидуальными предпринимателями (занимающихся частной практикой нотариусов, частных детективов, частных охранников, иных лиц, занимающихся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой), члена крестьянского (фермерского) хозяйства, родовой, семейной общины малочисленных народов Севера до 1 января 2001 г. и после 1 января 2003 г., за которые уплачены платежи на социальное страхование;

периоды деятельности в качестве адвоката до 1 января 2001 г., а также периоды указанной деятельности, за которые уплачены платежи на социальное страхование, после 1 января 2003 г.;

периоды работы члена колхоза, члена производственного кооператива, принимающего личное трудовое участие в его деятельности, до 1 января 2001 г., а также периоды

40