Автотранспорт на предприятии. Особенности организации и работы с кадрами (2-е издание)

в установленных случаях путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов;

страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности владельца транспортного средства в случаях, когда обязанность по страхованию своей гражданской ответственности установлена федеральным законом.

Также водитель обязан в случаях, прямо предусмотренных действующим законодательством, иметь и передавать для проверки работникам Федеральной службы по надзору в сфере транспорта лицензионную карточку, путевой лист и товарно-транспортные документы.

Если фирма перевозит крупногабаритные, тяжеловесные и опасные грузы, ей нужно получить специальное разрешение. Порядок и условия выдачи такого разрешения закреплены в инструкции, утвержденной 27 мая 1996 г. Минтрансом России, МВД и Федеральной автомобильно-дорожной службой.

Путевой лист

Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который так же, как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.

Согласно Уставу автомобильного транспорта РФ путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства данному юридическому (физическому) лицу, осуществляющему перевозки. Путевой лист дает право водителю на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения установленного в нем задания, а также на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных в путевом листе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется специального пропуска.

При приеме груза к перевозке водитель-экспедитор предприятия-перевозчика предъявляет грузоотправителю водительское удостоверение и путевой лист.

Получив от диспетчера путевой лист, водитель проходит обязательный предрейсовый медосмотр. Медработник, проверяющий пригодность водителя по состоянию здоровья, ставит свою подпись в поле «Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен». Если предприятие большое, то оно может иметь в своем составе медсанчасть, при ее отсутствии медработник обычно является совместителем.

До выезда из гаража на путевом листе заправщик (при заправке на самом предприятии), техник по горюче-смазочным материалам или специально назначенное лицо

100

(например, механик) в разделе «Движение горючего» в графах 9, 10, 11 соответствующих строк записывает марку и количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее. Количество горючего, выданного талонами, приравнивается к горючему в натуральном выражении.

Встроках о технической исправности автомобиля механик удостоверяет своей подписью передачу машины водителю в исправном состоянии и разрешает выезд из гаража. Водитель своей подписью удостоверяет принятие автомобиля в исправном состоянии и получение задания на перевозку.

После прибытия автомобиля к заказчику на оборотной стороне путевого листа в разделе «Выполнение задания» заказчик указывает свое наименование, показания спидометра, дату и время прибытия к нему и плановое время убытия согласно заявке, количество и номера товарно-транспортных документов (ТТД), маршрут движения (адреса пунктов погрузки и разгрузки, откуда взять груз и куда доставить согласно заявке), количество поездок и ставит свой штамп.

Вразделе «Простои на линии» уполномоченное лицо заказчика в соответствующих графах указывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.

Затраты на ГСМ — неизбежная статья расходов тех фирм, у которых есть автомобиль. Чтобы учесть эти расходы при расчете налога на прибыль, их надо обосновать и подтвердить первичными документами.

Помимо авансовых отчетов и кассовых чеков на покупку бензина налоговики требуют путевые листы. Именно они содержат информацию о пройденных автомобилем километрах

ирасходе топлива.

Во многих фирмах относятся к заполнению путевых листов формально: в них отражают лишь самую общую информацию, например марку автомобиля, фамилию водителя и объем израсходованного бензина. При этом забывают указать пройденный километраж, показания спидометра и прочую информацию.

Это дает налоговикам основание исключить из состава расходов затраты на топливо. Аргументируя свою позицию, проверяющие говорят, что первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Путевые листы отличаются в зависимости от вида автомобиля. Для легковых предназначена форма № 3, для грузовых — формы № 4-С и 4-П. Все формы выписываются в одном экземпляре и хранятся пять лет.

101

Если фирма перевозит грузы на условиях сдельной оплаты, используют форму № 4-С, если на условиях повременной оплаты — форму № 4-П.

Путевой лист выдают водителю под расписку вместе с товарно-транспортной накладной. Причем путевой лист выдают только на один рабочий день (смену) и при условии, что водитель сдал предыдущий. Всю информацию о выданных путевых листах отражают в специальном журнале по форме № 8.

На путевом листе обязательно ставятся печать фирмы и дата его выдачи. Заполняет путевой лист диспетчер или другой сотрудник (кроме водителя), которого назначает руководитель. В небольших организациях это поручается бухгалтеру.

Вразделе «Задание водителю» указываются пункты погрузки и разгрузки автомобиля, расстояние между грузоотправителем и грузополучателем, а также вес перевозимого груза в тоннах. На основании данных графы «Показания спидометра» определяется нормативное количество израсходованного горючего исходя из пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя.

Раздел путевого листа «Таксировка» заполняет бухгалтер по данным предыдущих разделов путевого листа. Информация этого раздела служит основанием для списания израсходованного бензина и начисления водителю заработной платы.

Путевой лист по форме № 4-П имеет отрывной талон и специальный раздел «Выполнение задания». Их заполняет работник фирмы-грузополучателя. На основании талона определяется стоимость транспортной услуги и предъявляется заказчику счет на оплату.

Путевой лист для легкового автомобиля по форме № 3 также выписывает диспетчер или сотрудник, которого назначил руководитель. Как правило, путевой лист выписывают только на один день (смену) работы водителя, а новый выдают, если водитель сдаст предыдущий. Если водитель едет в командировку или работает больше суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней.

При выдаче водителю путевого листа также делается запись в журнале их учета. Его форма точно такая же, как в случае грузовых перевозок. Порядок заполнения самого листа тоже во многом совпадает с путевыми листами для грузовых перевозок.

Вформе № 3 также указываются данные о водителе, марка и государственный номер автомобиля. Если автомобиль используется для лицензируемых видов перевозок, то в строке «Лицензионная карточка» нужно сделать соответствующую отметку. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, эта строка прочеркивается.

Графы «Показания спидометра» и «Показания спидометра при возвращении в гараж» заполняет механик. Если у фирмы механика нет, технический осмотр автомобиля может

102

проводить другой сотрудник, например, заведующий хозяйством или инженер технической службы, назначенный приказом руководителя. Показания спидометра на начало дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля.

На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного бензина в расходы.

Показатель графы «Результат работы автомобиля за смену»/ «Пройдено, км» должен соответствовать разнице между показаниями спидометра автомобиля на начало и конец рабочего дня. Если автомобиль используют для обслуживания сторонних заказчиков, заполняется графа «Код заказчика».

Если начисление зарплаты водителю производится по повременной системе оплаты труда, в разделе «Результат работы автомобиля за смену» указывается количество отработанных часов в строке «Всего в наряде, ч.». Сумма начисленной зарплаты указывается в строке «За часы, руб. коп.». Если зарплата водителю начисляется по сдельной системе оплаты труда — указывается пройденный километраж (строка «Пройдено, км»). Сумма начисленной зарплаты указывается в строке «За километраж, руб. коп.».

До 01 января 2002 г. (вступления в силу главы 25 НК РФ) путевой лист рассматривался как документ, обосновывающий понесенные расходы на содержание автотранспорта. В некоторых случаях налоговые органы устанавливали жесткую связь между наличием правильно оформленного путевого листа и прилагаемых к нему чеков ККТ на приобретение ГСМ. В настоящее время, в соответствии с требованиями, установленными к расходам п. 1 ст. 252 НК РФ, главное — это экономическая обоснованность стоимости отнесенных на расходы ГСМ, что может подтверждаться и утвержденным авансовым отчетом, и путевым листом, и другим документом. Главное при этом — доказать правомерность понесенных расходов и то, что они направлены на получение дохода.

Для замены запасных частей и осуществления текущего ремонта оформляются книга пробега автомашин, журнал выдачи запчастей, график ремонта автотранспортных средств, дефектные ведомости, акты по установке запчастей и ликвидации снятых.

При приобретении организациями горюче-смазочных материалов на автозаправочных станциях за наличный расчет приказом руководителя организации утверждается список лиц, имеющих право на получение авансовых сумм под отчет, и сроки предоставления авансовых отчетов.

К авансовому отчету прикладываются чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации — продавца (АЗС); идентификационный номер

103

организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС. Как правило, в кассовых чеках указываются еще марка ГСМ, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Заправка автотранспортных средств может также осуществляться на основании талонов, приобретенных по безналичному расчету. Учет таких талонов должен вестись в книге движения талонов, в которой регистрируются поступление талонов в организацию и их выдача водителям. Талоны на ГСМ хранятся вместе с денежными документами в сейфе организации.

Товарно-транспортная накладная

Порядок оформления товарно-транспортной накладной установлен совместной инструкцией Минфина, Госбанка СССР, Центрального статуправления и Министерства автомобильного транспорта от 30 ноября 1983 г. № 156/30/354/7/ 10/998 (далее — Инструкция). А типовой бланк по форме № 1-Т утвержден постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

При небрежном заполнении формы накладной могут возникнуть проблемы не только у водителей с сотрудниками ГИБДД, но и у бухгалтеров с налоговиками. Чтобы их избежать, надо правильно заполнить основные реквизиты накладной.

Грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом (п. 5 Инструкции).

Кроме того, товарно-транспортная накладная — единственный документ, на основании которого продавец может списать товарно-материальные ценности, а покупатель

— оприходовать их (п. 6 Инструкции).

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного.

Товарный раздел заполняет продавец (грузоотправитель). Данные этого раздела служат основанием для списания товаров у продавца и для оприходования их у покупателя (грузополучателя).

Транспортный раздел заполняют продавец и водитель. На основании данных этого раздела автоперевозчик и продавец рассчитываются между собой.

Накладную составляют в четырех экземплярах. Первый остается у продавца, второй

— у покупателя, третий и четвертый передают автоперевозчику. Все четыре экземпляра

104

накладной продавец заверяет печатью, а подписи ставят его работник, отпустивший товары, и водитель, принявший груз для перевозки.

Перед отправкой груза продавец должен передать водителю второй, третий и четвертый экземпляры накладной. Доставив груз, водитель передает их покупателю. Все три экземпляра подписывает и заверяет печатью фирмы-покупателя ее работник, принявший товары. Третий и четвертый экземпляры он возвращает водителю, который потом сдает их в бухгалтерию перевозчика.

Бухгалтерия на основании товарно-транспортной накладной должна выписать счет за оказанные услуги и выслать его для оплаты вместе с третьим экземпляром накладной заказчику автотранспорта.

Товарно-транспортная накладная составляется для каждого покупателя и на каждую поездку автомобиля. Если на одном автомобиле одновременно перевозят несколько грузов в адрес разных покупателей, необходимо выписать накладную для каждого покупателя отдельно. Вместе с тем, если на автомобиле в течение смены перевозят однородные грузы от одного продавца одному покупателю на одно и то же расстояние, то в этом случае можно оформить одну товарно-транспортную накладную на всю работу.

На промежуточные поездки продавец выдает водителю талон, составленный в произвольной форме (п. 11 Инструкции). Его реквизиты согласовывают между собой автоперевозчик, продавец и покупатель. Главное, чтобы в талоне была информация о количестве перевозимого груза, времени работы и простоя автомобиля.

Талон заполняют в трех экземплярах: первый остается у продавца, второй — у водителя, третий — у покупателя. Перед последней поездкой продавец вместо выданных талонов оформляет товарно-транспортную накладную на все количество перевезенного груза, а талоны уничтожает.

Кроме общих сведений о себе и своем покупателе (название, адрес и телефон) продавец в специальной таблице указывает всю информацию о грузе (наименование, количество, цена, единица измерения, вид упаковки, масса и т.д.).

Если в товарно-транспортной накладной невозможно перечислить все наименования и характеристики перевозимых товаров, можно заполнить и приложить к ней простую накладную по форме № ТОРГ-12. В этом случае в незаполненных строках товарно-транспортной накладной указывается, что в качестве товарного раздела приложена простая накладная, без которой товарно-транспортная накладная недействительна. При этом нужно указать ее номер и дату выписки.

105

После того как прибудет автомобиль и товар будет загружен, в товарно-транспортной накладной записывается номер путевого листа, наименование транспортной организации, фамилия и инициалы водителя, марка и номера автомобиля и прицепов.

Обязательно нужно указать наименование и номера документов, которые прилагаются к товарно-транспортной накладной (железнодорожных накладных, сертификатов, удостоверений, свидетельств и т.д.). Эти документы водитель обязан передать вместе с товаром покупателю.

Помимо краткой информации о товарах нужно указать их массу с точностью до 0,01 тонны отдельно по всем наименованиям, а также способ, которым ее определяли (на весах, по стандарту, замеру или расчетным путем).

Если товар перевозят по талонам, указывается общее количество поездок. Кроме того, если товары перевозят в контейнерах, цистернах и подобных емкостях под пломбой, указывается образец (или номер) ее оттиска. Прием товаров к перевозке должен заверить своей подписью водитель во всех экземплярах накладной.

Продавец также заполняет информацию о погрузочных работах (исполнитель, способ и время погрузки) и транспортных услугах, которые оказал водитель при погрузке (упаковка, увязка груза, информационные услуги и т.д.).

После того как товар будет доставлен покупателю, водитель сдает три экземпляра товарно-транспортной накладной его представителю. Этот представитель должен указать в накладных, кто выполнял разгрузочные работы, способ и время разгрузки, общее количество мест груза, его общую массу в тоннах с точностью до 0,01.

Если для перевозки привлекли стороннюю транспортную организацию, третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной вместе с путевым листом водитель отдает ей.

Автоперевозчик заполняет строки «Код заказчика», «Маршрут №» и «Гаражные номера прицепов». В строке «Вид перевозки» записывают наименование вида перевозки, например: сдельный тариф, повременный тариф, покилометровый тариф, оплата за поездку и т.д.

Кроме того, транспортная организация заполняет раздел «Прочие сведения», в котором указывает расстояние перевозки с разбивкой по группам дорог, стоимость транспортных услуг и заработную плату водителя.

106

Глава 3 ДИСЦИПЛИНА ТРУДА

3.1. Общие положения о дисциплине труда

Внутренний трудовой распорядок организации необходимо соблюдать каждому работнику. Особенно это актуально в организациях, использующих транспортные средства, которые сами по себе являются источником повышенной опасности.

Поэтому требования к человеческому фактору повышены, поскольку любое отклонение от установленных правил (профессиональная подготовка, выполнение должностных обязанностей, соблюдение техники безопасности, состояние здоровья и т.п.) может негативно отразиться не только на самом работнике и работодателе, но и на третьих лицах.

На работодателе лежит обязанность создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда. Дисциплинарная ответственность представляет собой реакцию работодателя на неправомерное поведение работника, т.е. на совершенный им дисциплинарный проступок.

Под дисциплинарным проступком понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (ст. 192 ТК РФ). Субъектом дисциплинарного проступка может быть работник, состоящий в трудовых отношениях с конкретным работодателем. Руководитель организации не сможет привлечь в дисциплинарной ответственности подрядчика, который по гражданскому договору взял на себя выполнение каких-либо обязанностей, но не выполнил их либо плохо выполнил (например, маляр выкрасил кузов автомобиля старой краской, которая вскоре потрескалась). Здесь конфликт может быть разрешен только путем финансовых санкций.

Основные обязанности работника изложены в Трудовом кодексе РФ. Так, работник обязан:

добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;

соблюдать правила внутреннего трудового распорядка организации; соблюдать трудовую дисциплину; выполнять установленные нормы труда;

соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда; бережно относиться к имуществу работодателя и других работников;

107

незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя.

Кроме того, трудовые обязанности конкретизируются в коллективных, в трудовых договорах, должностных инструкциях, технических правилах, правилах дорожного движения, Основных Положениях по допуску транспортных средств к эксплуатации, а также в приказах работодателя и т.п.

Примерный перечень трудовых проступков выглядит следующим образом: отсутствие работника без уважительной причины на работе (прогулы), а также

нахождение без уважительных причин не на своем рабочем месте, а в помещении другого или того же цеха, отдела и т.п.;

появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

отказ работника без уважительных причин от выполнения трудовых обязанностей в связи с введением или изменением в установленном порядке норм труда (ст. 162 ТК РФ), так как в силу трудового договора работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, выполнять установленные нормы труда. При этом следует иметь в виду, что отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда не является нарушением трудовой дисциплины, а служит основанием для прекращения трудового договора по п. 7 ст. 77 ТК РФ с соблюдением порядка, предусмотренного ст. 73 ТК РФ;

отказ или уклонение без уважительных причин от медицинского освидетельствования работников некоторых профессий (например, водителей), а также отказ работника от прохождения в рабочее время специального обучения и сдачи экзаменов по технике безопасности и правилам эксплуатации, если это является обязательным условием допуска к работе;

причинение организации материального ущерба.

Судебная практика относит к нарушениям трудовой дисциплины также отказ работника без уважительных причин заключить договор о полной материальной ответственности, если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей составляет для работника его основную трудовую функцию, что было оговорено при заключении с ним трудового договора, и в соответствии с действующим законодательством с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Законом не предусмотрено право работодателя без согласия работника досрочно отозвать его из отпуска на работу. Поэтому, например, отказ водителя от выполнения

108

распоряжения директора автобазы о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение водителем дисциплины труда.

Участие работников в забастовке не может рассматриваться в качестве нарушения трудовой дисциплины, за исключением тех случаев, когда решением суда забастовка признается незаконной. В случае признания забастовки незаконной работники обязаны прекратить ее и приступить к работе не позднее следующего дня после вручения копии решения суда органу, возглавляющему забастовку (ст. 413 ТК РФ). Если же работники не приступят к работе в установленные законодательством сроки, они могут быть подвергнуты дисциплинарному взысканию за нарушение трудовой дисциплины.

По общему правилу, применение дисциплинарного взыскания — право, а не обязанность работодателя. Исключение из этого правила предусмотрено ст. 195 ТК РФ, где указано на обязанность работодателя применить к руководителю организации, его заместителям дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения в тех случаях, если подтвердились факты нарушений руководителем организации (его заместителями) законов и иных нормативных правовых актов о труде, условий коллективного договора, соглашения, указанные в заявлении представительного органа работников.

3.2. Отстранение от работы

Отстранение от работы — временное недопущение работника к выполнению им своих трудовых обязанностей по основаниям, перечисленным в ст. 76 ТК РФ, в других законах и иных нормативных правовых актах.

Отстранение от работы производится либо по инициативе работодателя, либо по требованию органов и должностных лиц, специально уполномоченных на это нормативными правовыми актами.

Работодатель обязан не допускать работника к исполнению трудовых обязанностей, а если он уже приступил к ним, то отстранить его от работы в следующих случаях:

появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения. Факт нетрезвого состояния работника либо наркотического или токсического опьянения может быть подтвержден как медицинским заключением, так и другими видами доказательств, например, свидетельскими показаниями. Свидетельские показания должны быть оформлены актом, составленным с участием представителя профсоюза, если работник, отстраненный от выполнения трудовых обязанностей, является его членом;

когда работник не прошел в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда. Обязанность работника проходить обучение безопасным

109