Управление проектами. Практикум-1

Устав без договора не имеет юридической силы и составляется для того, чтобы установить партнерство между исполняющей организацией и заказчиком. Устав должен определять принципы работ.

Допущения проекта (assumptions) – это наши предположения о том, какова будет окружающая среда проекта, на основе которой мы этот проект планируем. Зачем это нужно? Элементарно, на основе допущений проекта мы:

а) получим инструмент управления заинтересованными лицами и «договоримся на берегу»;

б) лучше оценим окружение проекта; в) сможем эффективнее управлять рисками.

Допущения проекта – это вводные для управления рисками и снижения неопределенности в проекте. Допущения вносятся в устав проекта и могут уточняться и дополняться в ходе реализации проекта.

Порядок выполнения и структура практической работы

Ход работы: выполнить задание, подготовить ответы на вопросы к собеседованию, ответить на тестовые задания для самоконтроля.

Задание. Используя перечень основных пунктов устава проекта, составить устав проекта «Ремонт в квартире».

1.Начальные условия (Project Background) – что привело

кинициации проекта, входные условия.

2.Цели и ожидания проекта (Project Objectives / Expectations) – чего мы хотим достичь на выходе.

3.Содержание и результаты (Scope and deliverables) – что именно мы включаем в состав проекта и какие конкретные результаты получим.

4.Ключевые требования и характеристики (Requirements and Characteristics) – то, что не является результатом проекта, но важно для него.

21

5.Бюджет и сроки (Cost and Timelines) – деньги, сроки и их взаимоотношения с другими сторонами проектного треугольника.

6.Ключевые участники (Key Stakeholders) – основные заинтересованные лица.

7.Допущения и ограничения проекта, основные риски (Project Assumptions and Restrictions, Main Risks) – особенности того окружения и того момента, в которых вы делаете проект.

Указания по оформлению практической работы

Практическая работа должна включать титульный лист, содержание практической работы, а также последовательное описание результатов в соответствии с порядком выполнения и структурой практической работы. Необходимо выполнить задание и оформить отчет. Привести список использованной литературы и других информационных источников. Объем практической работы – не менее 10 листов формата А4.

Вопросы и задания для собеседования

кпрактическому занятию

1.Дайте определение уставу проекта.

2.В чем значимость устава проекта?

3.Перечислите основные цели устава проекта.

4.Перечислите ключевые ограничения, которые фиксируются в уставе проекта.

5.Что относится к функциям устава проекта?

6.Кто формирует устав проекта?

7.Какие разделы всегда необходимо включать в устав проекта?

Тест для самоконтроля

1. Устав проекта – это:

а) план, отражающий последовательность всех работ по проекту;

22

б) документ, отражающий на стадии инициации проекта, его планируемые цель, результаты и продукты проекта;

в) официально утвержденный документ, устанавливающий назначение, содержание, сроки выполнения и ограничения проекта, который формально узаконивает существование проекта и предоставляет руководителю проекта полномочия использовать организационные ресурсы в операциях проекта.

2. Устав проекта:

а) наделяет менеджера проекта полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта;

б) включает в себя детальное описание всех рисков проекта;

в) является вспомогательной частью проектной документации;

г) создается на стадии планирования проекта.

3.Документом, разработанным вышестоящей администрацией, который предоставляет менеджеру проекта право использовать ресурсы организации для выполнения работ называют:

а) план управления проектами; б) устав проекта; в) ограничения проекта;

г) расписание проекта.

4.Что входит в три основных ограничения проекта:

а) время, расписание, качество; б) время, деньги, расписание; в) время, деньги, качество; г) качество, время, прибыль.

5. В договорных отношениях с заказчиком участвует: а) спонсор проекта; б) бизнес менеджер; в) менеджер проекта;

г) руководитель проекта.

23

6. Что из перечисленного не является основным пунктом устава проекта:

а) бюджет и сроки проекта; б) цели и ожидания проекта;

в) допущения и ограничения проекта; г) мониторинг и контроль.

Тема 1.4. План проекта

Цель занятия: раскрыть понятие оборотных средств фирмы, раскрыть сущность показателей эффективности использования оборотных средств, изучить методику проведения финансового анализа.

План занятия. Состав и структура оборотных средств производства на фирме. Оценка оборачиваемости оборотных средств фирмы. Определение потребности фирмы в оборотных средствах. Показатели использования оборотных средств.

Термины и понятия: оборотные средства, оборотный капитал, использование оборотных средств, фонд обращения.

Методические указания

План управления проектом – это документ, описывающий, как проект будет исполняться, как будет происходить его мониторинг и контроль, а также закрытие. Он объединяет все вспомогательные планы управления и базовые планы, а также другую информацию, необходимую для управления проектом.

Необходимость наполнения плана управления проектом определяется исходя из потребностей проекта. Компоненты плана управления проектом включают в себя следующее.

1. Какие именно процессы управления проектом будут именно в вашем проекте. Будете вы в нем вообще системно заниматься вопросом, например, вовлечения стейкхолдеров. Это делается для того, чтобы ограничить круг задач, которые должен интегрировать проектный менеджер.

24

2.Планы управления по всем областям знаний, которые вы включили в проект – как вы будете управлять сроками, деньгами, людями, закупками и проч.

3.Базовые планы по срокам (календарный план), бюджету (бюджетный план) и содержанию (WBS) проекта – то, как вы спланировали это все изначально, до старта работ (вы же не начали работы без плана, правда?), и против чего будет меряться прогресс проекта на этапе выполнения.

4.План управления требованиями – описание того, как вы будете собирать, приоритезировать и управлять требованиями заказчика и стейкхолдеров.

5.План управления изменениями – формализованный процесс того, что вы будете делать в случае, если в проекте появилось какое-то изменение со стороны (например, заказчик сказал сделать быстрее) или вы запросили это изменение сами. В плане прописывается, кто и в каком порядке предлагает, учитывает и авторизует изменения.

6.План управления конфигурацией – описывается то, как вы будете работать с инфраструктурой проекта, то есть

стем, что используется в процессе выполнения проекта для обеспечения взаимодействия. Сюда может относиться система контроля кода, библиотека проектной документации, используемое программное обеспечение и многое другое. Цель этого плана – описать, как именно это использовать, чтобы избежать ситуации, когда, например, заказчик подписал одну версию технического задания (ТЗ), разработчик разработал по другой, а тестировщик проверил по третьей, да еще и на другой версии Windows. Чтобы такого не произошло, нужен план управления конфигурацией.

Для составления плана необходимо пройти несколько этапов.

1. Определить цель проекта. С определением цели помогает техника SMART. Она включает пять критериев:

S (specific – конкретность) – формулировка цели должна быть максимально точной и узкой;

25

M (measurable – измеримость) – значит, вы можете объективно оценить успех / провал проекта или этапа и знаете, как.

A (achievable – достижимость) – у вас есть люди, способные выполнить задачи, и необходимые ресурсы. Если чегото не хватает, цель надо пересмотреть.

R (relevant – релевантность) – результат проекта должен быть полезным, актуальным и выполнять определенную функцию.

T (time-bound – ограниченность во времени) – есть дата достижения цели и все ее придерживаются.

2. Решить задачи проекта. После определения целей необходимо поделить на подцели, подцели – на задачи, то есть разложить проект на более мелкие и контролируемые работы. Этот процесс называется структурной (или иерархической) декомпозицией работ – WBS (work breakdown structure) (рис. 1.3).

Структура декомпозиции работ

Рис. 1.3. Структура декомпозиции работ

На рис. 1.4 представлен пример декомпозиции работ по проекту «Ремонт в квартире». Декомпозиция формируется в виде структуры и описывает с необходимой точностью содержание работ по проекту.

26

Рис. 1.4. Пример декомпозиции работ

Распределить обязанности. Создать список заинтересованных сторон и согласовать бюджет проекта. Часто проект выходит за пределы рабочей команды и привлекает людей со стороны. Это все, на кого влияют результаты проекта. Прописать в плане заинтересованные стороны – стейкхолдеров проекта и какие у них функции. Стейкхолдер (stakeholder) означает «держатель ставки», или «акционер».

К стейкхолдерам относят лиц, которые:

а) активно вовлечены в проект – руководитель, сотрудники, инвесторы, подрядчики, партнеры;

б) будут пользоваться результатами проекта (на чьи интересы влияет проект) – клиенты, покупатели, бизнес-пар- тнеры, руководители подразделений;

в) не вовлечены в проект, но способны на него воздействовать – учредители, акционеры, регулирующие государственные структуры, СМИ.

Когда вы определитесь с командой, задачами и заинтересованными сторонами, можно приступать к формированию бюджета и обозначению сроков проекта.

Задания для самостоятельного решения

Ход работы: выполнить задание, подготовить ответы на вопросы к собеседованию, ответить на тестовые задания для самоконтроля.

27

Задание. Выбрать один проект из предложенных.

Исследовательские.

1.Влияние информационного шума на принятие управленческих решений в процессе реализации инвестиционного проекта.

2.Влияние информационного шума на принятие управленческих решений в ходе реализации предпринимательского проекта.

3.Совершенствование управления финансовыми ресурсами в металлургическом производстве.

Организационные.

Систематизация поиска работы выпускников направления «Экономика».

Организация работы нового отдела логистики. Организация конференции «Экономический форум».

Предпринимательские.

1.Создание комплекса обработки грузов и объектов складского назначения (на примере логистической компании).

2.Аутсорсинг геологоразведочных работ (на примере предприятий нефтяной отрасли).

3.Внедрение нового ассортимента продукции (на примере сферы услуг).

1.Провести инициацию проекта.

2.Составить устав проекта.

3.Составить план проекта.

4.Создать декомпозицию проекта.

5.Определить заинтересованные стороны проекта.

Указания по оформлению практической работы

Практическая работа должна включать титульный лист, содержание практической работы, а также последовательное описание результатов в соответствии с порядком выполнения и структурой практической работы. Необходимо выполнить задание и оформить отчет. Привести список использо-

28

ванной литературы и других информационных источников. Объем практической работы – не менее 10 листов формата А4.

Вопросы и задания для собеседования

кпрактическому занятию

1.Что называют планом проекта?

2.Что включают в себя компоненты плана управления проектом?

3.Как выстроить взаимодействие со стейкхолдерами?

4.Что означает определение «декомпозиция проекта»?

5.Каково назначение декомпозиции проекта?

6.Сформулируйте значение процесса планирования про-

екта.

Тест для самоконтроля

1. Декомпозиция – это:

а) схема ключевых элементов, которые необходимо реализовать, чтобы коллектив успешно достиг целей проекта;

б) дробление большой задачи, цели или проекта на подзадачи, которые помогут добиться нужного результата;

в) подробное расписание вашего проекта, в котором указаны все связанные задания и сроки их выполнения.

2. План управления проектом – это:

а) этапы реализации проекта и разбиение их на более мелкие составляющие;

б) плана действий, обеспечивающих достижение целей проекта;

в) документ, описывающий, как проект будет исполняться, как будет происходить его мониторинг и контроль, а также закрытие.

3. Базовый план по срокам (календарный план), бюджету (бюджетный план) и содержанию (WBS) проекта – это:

а) компоненты этапа планирования проекта;

29

б) компоненты этапа постановки цели проекта; в) компоненты этапа постановки задач проекта.

4. Стейкхолдерами могут быть:

а) государственные органы, которые регулируют деятельность компании;

б) пользователи, которые формируют мнение о продукте; в) менеджер проектов, который организовывает все про-

цессы; г) все ответы верны.

5.Инициируют проект, согласовывают детали, бюджет, принимают и оценивают результаты:

а) стейкхолдеры; б) менеджеры проекта;

в) заинтересованные лица проекта.

6.В случае, если в проекте появилось какое-то изменение со стороны, оно вносится в:

а) план управления изменениями; б) план управления конфигурацией; в) план управления требованиями.

7.Компоненты плана управления проектом не включают

всебя:

а) план управления изменениями; б) план управления конфигурацией; в) план управления знаниями; г) план управления требованиями;

д) план управления стейкхолдерами.

30