Управление проектами. Практикум-1

5.Проведение выборной кампании партии.

6.Внедрение системы автоматического учета на складе.

Задание 3. В табл. 1.1 некоторые виды деятельности могут быть при определенных условиях оценены как проекты. Каковы эти условия? Заполните таблицу с учетом того, что названия проектам необходимо дать самостоятельно по предложенным типам. Для каждого выбранного типа проекта следует определить, что подразумевается под ведущей деятельностью и может быть объектом проектирования.

Указания по оформлению практической работы

Практическая работа должна включать титульный лист, содержание практической работы, а также последовательное описание результатов в соответствии с порядком выполнения и структурой практической работы. Необходимо выполнить все задания и оформить отчет. Привести список использованной литературы и других информационных источников. Объем практической работы – не менее 3 листов формата А4.

11

Вопросы и задания для собеседования

кпрактическому занятию

1.Определите разницу между понятиями «операционная деятельность» компании и «проектная деятельность» компании.

2.Что значит управлять проектом?

3.Что такое процессы управления проектом? Перечислите процессы управления проектами в жизненном цикле проекта.

4.Какие процессы проекта ориентированы на продукт фирмы?

5.Назовите основные отличия традиционного менеджмента и управления проектами.

6.Какие пять групп процессов управления проектами вы знаете? Дайте определение каждой группе.

Тест для самоконтроля

1. На стадии разработки проекта:

а) расходуется 9–15% ресурсов проекта; б) расходуется 65–80% ресурсов проекта; в) расходуется 25–65% ресурсов проекта.

2. Проект – это:

а) инженерная, техническая, организационно-правовая документация по реализации запланированного мероприятия;

б) ограниченное по времени, целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, с ограничениями расходования средств и со специфической организацией;

в) группа элементов (включающих как людей, так и технические элементы), организованных таким образом, что они в состоянии действовать как единое целое для достижения поставленных перед ними целей;

г) совокупность работ, продуктов и услуг, производство которых должно быть обеспечено с целью достижения поставленной цели.

12

3. Предметная область проекта:

а) проектные работы, продукты и услуги, производство которых должно быть обеспечено в рамках осуществляемого проекта;

б) ресурсы проекта; в) местоположение проектного офиса;

г) группа элементов (включающих как людей, так и технические элементы), организованных таким образом, что они в состоянии действовать как единое целое для достижения поставленных перед ними целей.

4.Сторона, вступающая в отношения с заказчиком и берущая на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту:

а) инвестор; б) спонсор;

в) контрактор (подрядчик); г) лицензиар;

д) конечный потребитель результатов проекта.

5.Отличительная особенность инвестиционных проектов – это:

а) большой бюджет; б) высокая степень неопределенности и рисков;

в) то, что целью является обязательное получение прибыли в результате реализации проекта.

6.Веха проекта – это:

а) знаковое событие в реализации проекта, которое используется для контроля за ходом его реализации;

б) логически взаимосвязанные процессы, выполнение которых приводит к достижению одной из целей проекта;

г) совокупность последовательно выполняемых действий по реализации проекта.

13

7. Окружение проекта – это:

а) среда проекта, порождающая совокупность внутренних или внешних сил, которые способствуют или мешают достижению цели проекта;

б) совокупность проектных работ, продуктов и услуг, производство которых должно быть обеспечено в рамках осуществляемого проекта;

в) группа элементов (включающих как людей, так и технические элементы), организованных таким образом, что они в состоянии действовать как единое целое для достижения поставленных перед ними целей;

г) местоположение реализации проекта и близлежащие районы.

Тема 1.2. Инициация проекта

Цель занятия: изучить процесс инициации проекта, понять важность этапа инициации и оценить уровень необходимости проекта.

План занятия. Рассмотреть основные задачи этапа инициации проекта.

Термины и понятия: инициация проекта, процесс инициализации, ценность проекта, причины инициации проекта.

Методические указания

Инициация проекта (или запуск проекта) – это стадия убеждения руководства организации или инвесторов в необходимости выполнения проекта. Запуск проекта всегда сопровождается подготовкой комплекта документов, обосновывающих его актуальность, необходимость и окупаемость.

Инициация проекта – это момент, когда еще можно остановиться и подумать, а делать ли проект вообще? Когда еще не затрачены деньги, время и усилия. Когда вашей репутации хорошего руководителя проектов еще не нанесен урон, который потом будет сложно исправить.

14

Процесс инициации проекта представлен на рис. 1.2.

Описание продукта

Рис. 1.2. Процесс инициации проекта

На этапе инициации еще нет точных цифр по статьям будущих расходов и четкого плана работ по проекту, но нужно определить его ценность для компании.

Инициация проекта – это стадия проекта, на которой выполняется определенный набор работ для его успешного запуска. Здесь происходит четкое определение целей и задач проекта, назначение руководителя проекта, разработка устава, идентификация участников и заинтересованных лиц. Что бы не входило в инициацию проекта в вашей компании, на этом этапе необходимо четко сформулировать и описать основную информацию о проекте, сделать обоснование его целесообразности, описать конечный продукт и результаты проекта. То есть формализовать всю информацию, которая позволит понять, а нужно ли его вообще делать, этот проект. Также стадия инициации проекта – это возможность сделать так, чтобы основные заинтересованные лица понимали, о чем этот проект вообще и какую роль они в нем будут выполнять.

С точки зрения профессиональной этики именно на этапе инициации руководитель проекта должен честно ответить

15

себе на вопрос, можно ли этот проект сделать в рамках имеющихся ограничений по времени, деньгам, ресурсам и пр.?

Крайне желательно именно здесь договориться о том, что от вас ждут как от руководителя проекта, какие полномочия у вас будут и как будут измеряться результаты. Это не всегда можно внести в устав, но нужно хотя проговорить этот вопрос со спонсором, чтобы не осталось недопонимания.

Важно понимать, что причин инициации проекта может быть всего три: сокращение расходов, увеличение прибыли, снижение рисков.

Порядок выполнения и структура практической работы

Ход работы: выполнить задание, подготовить ответы на вопросы к собеседованию, ответить на тестовые задания для самоконтроля.

Задание. Проект из реальной жизни. Вы живете в квартире уже 15 лет, краска на потолке облупилась, батареи старые и вообще вам некомфортно. Вы думаете, что неплохо бы затеять проект «Ремонт в квартире». Как это будет происходить? Проведите инициацию проекта.

Для проведения инициации проекта, необходимо раскрыть все 4 пункта.

1.Ответить себе на вопросы «Зачем?» и «Чего я хочу этим ремонтом достичь?». Уточнить желания других заинтересованных лиц.

2.Определить, могу я себе это позволить или нет.

3.Определить ограничения по срокам, кого этот проект затронет и нужно ли его с ними тоже согласовать.

4.Решить, кто будет руководить всем этим процессом и какие у него / нее будут полномочия.

5.Помните, что пропуск стадии инициации и начало работ без формальных полномочий и подписанного устава – ошибка, которая в 99% случаев приведет к перерасходу денег и потере времени.

6.Указания по оформлению практической работы

16

Практическая работа должна включать титульный лист, содержание практической работы, а также последовательное описание результатов в соответствии с порядком выполнения и структурой практической работы. Необходимо выполнить все задания и оформить отчет. Объем практической работы – не менее 3 листов формата А4.

Вопросы и задания для собеседования

кпрактическому занятию

1.Какие способы инициации проекта вам известны?

2.Дайте характеристику инициатору проекта.

3.Какие документы составляются на стадии запуска про-

екта?

4.Перечислите участников проекта (заинтересованных лиц).

5.Что такое инициация проекта?

6.Перечислите основные причины появления (источники идеи) проектов.

7.Как расценивается инициация проекта с позиции руководителя проекта?

Тест для самоконтроля

1.Инициация проекта является стадией в процессе управления проектом, по итогам которой:

а) объявляется окончание выполнения проекта; б) санкционируется начало проекта; в) утверждается укрупненный проектный план; г) запускается проект.

2.Предметная область проекта – это:

а) объемы проектных работ и их содержание, совокупность товаров и услуг, производство (выполнение) которых необходимо обеспечить как результат выполнения проекта;

б) направления и принципы реализации проекта; в) выполнение вех проекта, которые необходимо обеспе-

чить как результат выполнения проекта; г) ресурсная база проекта.

17

3.Управление интеграцией не включает в себя процесс: а) разработки технико-экономического обоснования проекта; б) формирования требований проекта; в) формирования сметы проекта; г) разработки устава проекта.

4.Управление содержанием включает в себя процессы: а) определения содержания проекта; б) определения результатов всех стадий жизненного цик-

ла проекта; в) оценки альтернатив развития проекта;

г) оценки реализуемости требований проекта.

5. На этапе разработки и внедрения проекта проводятся: а) разработка системы в соответствии с требованиями

приобретающей стороны, тестирование системы; б) реализация соответствующих организационно-техни-

ческих мероприятий по подготовке проектной системы; в) развертывание поддерживающих систем, направлен-

ных на обеспечение корректной эксплуатации внедренного продукта;

г) настройка системы в соответствии с требованиями приобретающей стороны.

Тема 1.3. Устав проекта

Цель занятия: изучить определение и содержание устава проекта. Приобрести навыки составления устава проекта.

План занятия. Понятие устава проекта. Роль устава в организации проекта. Назначение и функции устава проекта. Допущения в уставе проекта.

Термины и понятия: устав проекта, допущения проекта.

Методические указания

Устав является первым документом, официально «запускающим» проект, а также определяющим руководителя проекта.

18

Устав проекта – это документ, выпущенный инициатором или спонсором проекта, который формально авторизует существование проекта и предоставляет руководителю проекта полномочия использовать ресурсы организации в операциях проекта. Устав появляется в конце этапа инициации.

Устав содержит основные характеристики проекта и согласуется основными заинтересованными лицами (как минимум – заказчиком и спонсором проекта).

Как правило, разработка и подписание устава несет в себе 3 основные функции.

1.Определить основные требования к результату проекта

иосновные характеристики самого проекта (бюджет, сроки).

2.Формально запустить проект, так как только после подписания проект считается действительно существующим в компании.

3.Наделить руководителя проекта определенным уровнем полномочий (каким именно – зависит от компании).

Ввек высоких технологий, когда распечатанные документы уже не так популярны и намного проще согласовывать устав проекта через электронную почту, все же хранить у себя распечатанный и подписанный устав необходимо.

Подписывая устав, вы берете на себя профессиональную ответственность за выполнение того, что в нем указано,

врамках тех ограничений, которые там указаны. Содержание устава проекта часто зависит от специфики компании.

Вкачестве примера можно привести следующий набор разделов устава проекта.

1. Начальные условия (Project Background) – что привело к инициации проекта, входные условия, «боль» заказчика.

2.Цели и ожидания проекта (Project Objectives /

Expectations) – чего мы хотим достичь на выходе. Это что-то должно быть измеримым (по SMART или как-то еще, неважно) и не допускать двойного толкования.

3.Содержание и результаты (Scope and deliverables) – что именно мы включаем в состав проекта и какие конкретные результаты получим. В этом разделе вы четко ограничи-

19

ваете, что вы сделаете. Еще очень полезно сюда же включить подраздел со списком того, что в содержание проекта не входит в явном виде (чтобы все это согласовали и потом никто не удивлялся, почему вы в рамках проекта еще и систему управления инцидентами для техподдержки системы не внедрили).

4.Ключевые требования и характеристики (Requirements and Characteristics) – то, что не является результатом проекта, но важно для него.

5.Бюджет и сроки (Cost and Timelines) – деньги, сроки

иих взаимоотношения с другими сторонами проектного треугольника. Например, сюда полезно вписать приоритеты по убыванию типа бюджет – содержание – сроки. Например, потратить больше денег на проект никак нельзя, уменьшать получаемые результаты сильно нежелательно (но можно, в самом крайнем случае) или если надо ради первых двух пунктов увеличить срок. Уточнить у спонсора понимание приоритетов по этапам и видению проекта.

6.Ключевые участники (Key Stakeholders) – основные заинтересованные лица, как минимум – спонсор, заказчик, те, кому придется делиться с вами ресурсами (в матричной структуре), ваш руководитель, держатель бюджета и т.д.

7.Допущения и ограничения проекта, основные риски (Project Assumptions and Restrictions, Main Risks) – про эти вещи мы еще поговорим подробнее, но в целом цель включения их в устав проекта – донести до всех заинтересованных лиц особенности того окружения и того момента, в которых вы делаете проект, озвучить свои опасения и получить подтверждение их готовности в этих вопросах вам всячески помогать.

Включать всю компанию в устав не стоит, можно рассмотреть тех, кто должен знать о проекте на этой стадии и к чьему авторитету вам будет полезно апеллировать в ходе проекта.

Устав проекта не является договором и не заменяет его. Устав проекта и договор являются разными документами.

20