Прикладная культурология. Часть 2. Архивоведение. Направление 44.03.05 «Педагогическое образование». Профили «История», «Иностранный (английский) язык

объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому или др.). Например: Коллекция архивных документов деятелей культуры и искусства Саратовского Поволжья (1910–1971 гг.), хранящаяся в Государственном архиве Саратовской области, коллекции документальных материалов местных органов контрреволюционных правительств или воспоминаний участников Великой Отечественной войны, хранящиеся в Государственном архиве Волгоградской области, и т. п.

Существует еще и нефондовая организация документов – это организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).

Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам – фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности.

Фотодокументы систематизируются по видам – негативам различной цветности и размера; слайдам (депозитивам) различной цветности; позитивам, фотоотпечаткам; фотоальбомам; диафильмам.

Фонодокументы систематизируются по видам записей звуковой информации – фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная и т. п.

Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты; внутри видов – по форматам закрепления информации и далее – по характеру зафиксированной информации).

За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело).

Единица хранения (дело) – это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, имеющих самостоятельный архивный номер и заголовок, излагающий в сжатой форме суть его содержания.

Информационными характеристиками дела, выносимыми на его обложку, являются следующие:

название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

наименование структурной части (отдела), где дело было сформировано;

заголовок дела (раскрывает состав и содержание его документов);

аннотация (составляемая к наиболее ценным документам, содержание и особенности которых не охватываются заголовком дела);

крайние даты документов дела (даты заведения и окончания дела в делопроизводстве);

21

количество листов в деле;

сроки хранения дела;

архивный шифр – условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

В процессе описания документов личного происхождения фиксируются следующие информационные характеристики:

фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;

заголовок дела;

крайние даты документов дела;

количество листов;

сроки хранения;

архивный шифр.

Государственный архив Волгоградской области Ф. № 6056

Оп. № 5

Ед. хр. № 3574

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Государственное общеобразовательное учреждение высшего профессионального образования

«Волгоградский государственный педагогический университет»

Деканат исторического факультета

Арх. № 3574

Протоколы № 1–15 заседания Совета исторического факультета за 2006-2007 учебный год.

12 сентября 2006

30 мая 2007

На 25 листах Хр. постоянно

Обычно дело открывается начальным, «инициативным» документом и заканчивается документом, завершающим делопроизводство по данному вопросу. Документы в деле располагаются в хронологической последовательности. Начальная и конечные даты дела называются его крайними датами. Дела нумеруются полистно в верхнем правом углу. При этом номер на оборотной стороне листа, как правило, не ставится, а подразумевается как, например, лист 1 оборот. На особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле.

22

Источники

1.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ Р-51141-98). М., 1998.

2.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.

3.Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125 –ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. № 43. Официальное издание. № 4169.

Научная литература к теме 1.2

1.Артизов А.Н. Передача государственных полномочий в сфере архивного дела // Отечественные архивы. 2008. № 6. С. 23–29.

2.Гусакова З.Е., Майорова А.С. Целостность архивных фондов должна быть гарантирована // Отечественные архивы. 2006. № 2. С. 32–39.

3.Еремченко В.А. К вопросу о стратегии формирования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. 2004. № 1. С. 25–30.

4.Иноземцева З.П. Сохраним ли историю современных общественных движений // Отечественные архивы. 1997. № 3. С. 44–48.

5.Козлов В.П. Вопросы деятельности архивных учреждений в условиях экономического кризиса // Отечественные архивы. 2009. № 4. С. 3–10.

6.Мясников В.С. Современные проблемы архивного дела в российской Федерации и задачи Российского общества историков-архивистов // Вестник архивиста. 2007. № 4 (100). С. 14–29.

7.Тюнеев В.А. Архивный фонд России: реальность и абстракция //

Вестник архивиста. 2001. № 4–5 (64–65). С. 303–306.

8.Тюнеев В.А. Архивное наследие стран СНГ: хранение, доступ, использование // Отечественные архивы. 1998. № 5. С. 3–10.

9.Шабанова Т. Е. История и практика формирования документов Архивного фонда РФ // Отечественные архивы. 2005. № 2. С. 28–35.

1.3.Основные задачи государственных и муниципальных архивов

Основными задачами государственных и муниципальных архивов являются: комплектование; обеспечение сохранности и, как один из путей к этому, учет документальных материалов; экспертиза их научной и практической ценности; аналитико-синтетическая обработка ретроспективной документальной информации; организация использования документальных материалов в научно-практических целях. Кроме этого архивы ведут научно-исследовательскую работу в области архивоведения, документоведения, археографии и вспомогательных исторических дисциплин.

23

Комплектование. В широком плане под комплектованием архивов понимается вся система мероприятий, которые имеют своей целью отбор и передачу документальных материалов на государственное хранение и распределение их по сети архивов в соответствии с их профилем.

Документальные материалы дореволюционного и советского периодов в большинстве уже давно нашли свое место в архивах. Они не подлежат перефондированию, особенно фонды, уже введенные в научный оборот. Исключением является исправление грубых ошибок в фондировании.

Сложнее дело обстоит с образовавшимися до революции личными, семейными, родовыми фондами. Подавляющее большинство их также находится на государственном хранении, однако многие из этих фондов распылены между разными государственными архивами, отделами рукописей, музеями и т. п., что затрудняет их использование. Основными задачами в области комплектования архивов документальными материалами этих эпох являются: исправление отдельных случаев неточности в распределении фондов между архивами; выявление и прием на государственное хранение (в виде подлинников или микрофотокопий) представляющих научную ценность документов личного происхождения, все еще находящихся в частных руках, в том числе и за рубежом; выявление документальных материалов ведомственного происхождения, хранящихся в зарубежных архивах (главным образом о внешней политике нашего государства, экономических и культурных связях с другими странами), и получение их микрофильмокопий.

Комплектование архивов современными документальными материалами проводится непрерывно и планомерно, главным образом за счет текущего делопроизводства учреждений и организаций. В обязательном порядке в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов включаются архивные документы государственных органов власти и органов местного самоуправления. Остальные организации и частные лица включаются в список только на основании экспертизы ценности их документов в порядке отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

для организации – функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема); полноты отражения информации

одеятельности организации в архивных фондах других организаций;

для граждан – вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности; его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества; родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность; типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан); состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

24

Однако изменения в государственном аппарате, общественнополитической и экономической жизни страны привели к тому, что в комплектовании архивов появился целый ряд новых проблем.

Первая проблема получила условное название «борьба суверенитетов на архивной полке», которая выразилась в претензиях бывших союзных республик на материалы, хранящиеся в бывших центральных государственных архивах СССР. В соответствии с основным научным принципом архивоведения – недробимости фондов – было принято нелегкое решение не перемещать их материалы.

Вторая проблема касается судьбы документов, которые только планируется принять на хранение в будущем. С изменением статуса архивных фондов (разделение их на объекты федеральной собственности и собственности отдельных субъектов РФ, муниципалитетов и т. п.) уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов РФ, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе принципа территориальности комплектования, по точному выражению, где родился (архивный фонд), там и пригодился (т.е. принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

Третья проблема связана с влиянием на комплектование распада централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления. Рост самостоятельности учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в составе вышестоящих органов. Поэтому растет число учреждений – самостоятельных источников комплектования.

В-четвертых, в условиях реформирования экономики архивисты столкнулись с проблемой приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивистов гигантскую волну внепланового приема документов. Особое внимание в данной ситуации обращается на документы по личному составу. От их сохранения зависит соблюдение законных прав и интересов граждан.

В ситуации, когда ликвидированное учреждение не имеет правопреемника, документы по личному составу его сотрудников, несмотря на временный срок их хранения, передаются в государственные и муниципальные архивы в составе фондов этих учреждений. Это один из путей их сохранения. Другой – создание специальных межведомственных архивов по личному составу. Эти «промежуточные» архивы помогают разгрузить государственную архивную службу от большого количества социально-правовых запросов и внепланового приема документов временного срока хранения.

Пятая проблема связана с судьбой документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к частной собственности. С 90-х гг. ХХ в. наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Некоторые негосударственные учреждения и организации

25

недооценивают важность хранения своих документов, которые являются ценными источниками по истории современности. Задача архивной службы состоит в том, чтобы выявить такие фондообразователи и заключить с представителями этих структур соответствующие договоры.

В-шестых, остро стоит проблема комплектования, экспертизы ценности, обеспечения сохранности и использования документов на электронных носителях. Узость материально-технической базы архивов; недостаток необходимого числа специалистов, имеющих соответствующую квалификацию; ограниченный срок хранения большинства носителей электронной информации; быстрое развитие научно-технического прогресса в этой области; нерешенность многих вопросов о юридической силе документов на электронных носителях и др. ставит перед архивистами массу новых вопросов.

Экспертиза научной и практической ценности документов. Из всего «океана» документов, создаваемых сегодня в учреждениях и организациях, лишь незначительная часть поступает на государственное хранение (как показывает сравнительный анализ, это 10–12% в дореволюционной России и 3–4% в современный период, в том числе негосударственных организаций – 1,5%). Изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации называется экспертизой ценности документов.

Задачи экспертизы ценности документов:

1)отбор наиболее ценных документов на постоянное хранение и определение профильности документов по тому или иному государственному или муниципальному архиву;

2)определение сроков хранения документов: временного, долговременного (более 10 лет) и постоянного срока хранения;

3)обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- и нижестоящих учреждений;

4)отбор на хранение наиболее информативно емких документов;

5)выделение документальных материалов, не подлежащих хранению,

куничтожению.

Критерии экспертизы ценности документов:

1)критерии происхождения документов – значение учреждения или лица в жизни общества; значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах; время и место образования документа;

2)критерии содержания документов – отражают ли они основные направления деятельности учреждения с постоянным сроком хранения или же это документы оперативного, справочного характера, хранящиеся временно, и т. п.;

3)критерии внешних особенностей – подлинник или копийный (дублетный) документ, форма передачи содержания (художественная, языковая, палеографическая и т. п.).

26

При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов архив руководствуется списками источников комплектования, перечнями документов, номенклатурами дел организации и др., в которых указаны сроки хранения документов и дел и/или их состав.

Решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) федеральных государственных архивов, ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев, экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек, ЭПК Архива Российской академии наук.

Включение архивных документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

Обеспечение сохранности документов. Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить их сохранность. Обеспечение сохранности документальных материалов, сосредоточенных в архивах, осуществляется посредством целого ряда мероприятий. Основными среди них являются постройка хранилищ и оснащение их установками кондиционированного воздуха и другим оборудованием, обеспечивающим оптимальный температурно-влажный режим хранения. Большая часть материалов размещается на стационарных металлических стеллажах, в коробках, специальных футлярах, пакетах, предохраняющих их от механических повреждений и световых лучей, а также обеспечивающих легкость их выемки и подкладки.

Вцелях закрепления места хранения документов в хранилищах используются топографические указатели. Все помещения архива, а также стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо.

Важное значение имеют мероприятия по предохранению документальных материалов от плесени и других видов биологического воздействия – дезинфекция и дезинсекция. Документы, на которых обнаруживаются признаки биологических вредителей, немедленно локализуются и передаются для проведения специальных мероприятий.

Одним из средств обеспечения физической сохранности документальных материалов являются также переплет и реставрационные работы, осуществляемые в специальных реставрационных лабораториях.

Большое внимание уделяется поддержанию в хранилищах чистоты и порядка. Доступ туда имеют лишь сотрудники архива.

Вплановом порядке архивы ведут работу по проверке наличия и состояния своих документальных материалов. Чаще других проверке подвергаются ценные и часто используемые фонды.

27

На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии, которые в совокупности составляют страховой фонд.

Страховой фонд документов – это совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала). Страховой фонд архивных документов входит составной частью в Единый страховой фонд Российской Федерации, большинство объектов которого расположено за Уралом.

Вархивах на местах часто создается также фонд пользования, состоящий из копий на наиболее востребованные и ценные документы путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документов.

Учет документов. Большое значение для обеспечения сохранности документальных материалов имеет их учет. Под учетом архивных документов понимается фиксация их поступления, выбытия, установление количества, состава и состояния, а также отражение этого в учетных документах архивов.

Большинство учетных документов архива, кроме описей, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.

Вархиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы, определяемые архивом самостоятельно.

Всостав основных (обязательных) учетных документов архива входят:

Книга учета поступлений документов предназначена для первичного

учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, за какой период и в каком количестве получены документы для архива.

Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления. Главная цель списка фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер и учет количества находящихся в архиве и выбывших фондов.

Номер присваивается фонду один раз. При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, т. к. выбывший фонд под этим номером мог уже упоминаться в научных работах и др.

Лист фонда служит для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел и их нумерации; количества и состава архивных документов; состояния их описания; динамики изменений по каждой описи дел; фиксации изменений в названии архивного фонда.

Дело фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного фонда: дата создания учреждения, подчиненность, функции, реорганизации, условия хранения материалов и виды их научно-технической обработки.

Основным документом учета единиц хранения (дел) является опись, которая служит для поединичного и суммарного учета архивных документов,

28

закрепления порядка их систематизации, учета и изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись.

Если фонд имеет ряд описей, то они получают порядковые номера. Бывают случаи, когда одна большая опись для удобства пользования делится на несколько частей, но все они имеют общую нумерацию единиц хранения. Каждая опись снабжается итоговой записью, содержащей сведения о числе включенных в нее единиц хранения.

Учетным документом, суммирующим данные о материалах по государственному архиву в целом, является паспорт архива, содержащий сведения о количестве фондов и объеме их на 1 января каждого года.

Существуют также лист учета и описания уникального документа; список фондов, содержащих особо ценные документы; опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник) и другие формы учетных документов архива.

Учет архивных документов периода до 1917 г. ведется раздельно от учета архивных документов периода после 1917 г. с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие документы личного происхождения и аудиовизуальную документацию.

Номера архивных фондов периода после 1917 г. должны иметь индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (напр., Ф.Р-1). Номера архивных фондов ликвидированных партийных архивов, включенных в состав архивных фондов государственного архива субъекта Российской Федерации, должны иметь индекс «П», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (напр., Ф.П-1).

Аналитико-синтетическая обработка ретроспективной документальной информации (описание). Архивные документы,

являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили наименование носителей первичной документальной информации. Для того чтобы первичную документальную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную.

Документальная информация о составе, содержании, поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической обработки первичной документальной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документальной информацией, или описанием.

Вболее узком смысле слова описание – это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов.

Вболее широком смысле вторичной документальной информацией или описанием называется создание системы научно-справочного аппарата

(СНСА) к документам архива – комплекса взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании

29

архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях ее эффективного использования.

Основными принципами построения системы НСА являются:

1.Взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников.

2.Неповторяемость и недублированность различных видов справочников.

3.Преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Все архивные справочники, описывающие документальную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных и муниципальных архивах. К ним относятся путеводители, архивные описи и архивные каталоги.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически – указатели, обзоры, тематические перечни и т. п. (например: Российский государственный архив (РГИА) располагает картотеками бывших архивов Государственного Совета

иминистерств земледелия и императорского двора).

Структура системы НСА подразделяется на горизонтальный и вертикальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников:

справочники по учету;

справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

 справочники к документам Архивного фонда Российской Федерации в целом (межархивные), например: «Государственные хранители документов бывшего архивного фонда КПСС. Справочник» (Новосибирск, 1998); «Центральные архивы Москвы» (Вып. 1–3. М., 1999; Вып. 4. М., 2000); «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. Краткий справочник» (М., 1994).

Путеводители, или краткий справочник к документам и фондам архива,

внастоящее время изданы большинством государственных и муниципальных архивов. Например: «Центральный государственный архив древних актов

СССР. Путеводитель: в 4 т.». М., 1991; «Государственный архив Волгоградской области: Путеводитель». Волгоград, 2002;

 справочники к фонду (коллекции) – лист фонда, опись;  справочники к делу или отдельному документу – каталоги,

фондовые и тематические обзоры, внутренняя опись дела (перечисляющая все документы дела в порядке их номеров), заверительная надпись (фиксирующая число листов в деле).

30