Занятие 4. Внутренние документы Задание 4.1

1. Создайте в системе приказ о привлечении сотрудников к работе в выходной день и отправьте его на подписание генеральному директору:

   1. Создайте на рабочем столе вашего компьютера документ с названием «Приказ о привлечении к работе в выходной день.doc» с произвольным непустым содержимым

   2. Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н.

   3. Создайте приказ. Для этого в списке «Приказы и распоряжения» нажмите на кнопку +Создать и в выпадающем списке выберите пункт Приказ:

   4. Заполните поля в открывшейся карточке приказа следующим образом: ● Вид документа - «Приказ по личному составу»; ● Содержание - «О привлечении к работе в выходной день Снигирева П.В. и Николаева А.С.». Заполнить поле можно, используя автотекст (автотексты будут рассмотрены в Занятии 8); ● поля Наша орг. и Подразделение заполнились автоматически в соответствии с персональными настройкам или настройками системы; ● Подписал – «Ивановский_N Геннадий Александрович»; ● Исполнитель - НЕ заполняйте.

   5. Создайте содержимое приказа из файла, созданного в п. 1.1. В некоторых случаях, содержимое документа можно не добавлять, например, если приказ содержит конфиденциальную информацию, и он должен быть подписан только в бумажном виде. В этом случае необходимо заполнить поля в карточке и сохранить ее. Появится сообщение о том, что создан документ без содержимого:

   6. Сохраните карточку документа и обратите внимание, что приказу автоматически присвоился номер.

   7. Отправьте созданный приказ задачей на согласование по процессу. Убедитесь, что в карточке задачи в поле Процесс указан «Процесс подписания приказов по личному составу»:

2. Подпишите приказ генеральным директором:

   1. Войдите в систему, используя учетную запись генерального директора Ивановского_n г.А.

   2. Найдите задание на подписание приказа и выполните его с результатом Подписать.

Задание 4.2

1. Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.А

2. В карточке приказа, созданного в Задании 4.1, на панели действий в выпадающем списке Отправка выберите пункт На ознакомление:

3. Заполните поля в карточке задачи следующим образом: ● Срок - укажите до конца следующего рабочего дня; ● флажок Ознакомление в электронном виде - установлен. По умолчанию флажок установлен, но если для подтверждения ознакомления с документом сотрудникам нужно поставить личную подпись на бумажном документе, то его необходимо снять. В этом случае в задании на ознакомление появится пояснение, что сотрудникам нужно подойти к ответственному и поставить личную подпись; ● По завершении получить - Задание. Тип задания, которое получит инициатор после завершения ознакомления. Возможные значения: ● Задание - если необходимо выполнить завершающие работы. Порядок выполнения завершающих работ зависит от того, как происходило ознакомление с документом: в электронном виде или под личную подпись; ● Уведомление - если не требуется выполнение дополнительных работ; 52 ● Участник – «Отдел продаж_N». Можно указывать сотрудников, роли, группы, подразделения и организации. Если указать головное подразделение, то задание на ознакомление отправляется сотрудникам головного и дочерних подразделений. Если необходимо ознакомить с документом несколько сотен сотрудников, рекомендуется указывать роли, группы, подразделения или организации в качестве участников. При этом следует учесть, что количество участников ознакомления не должно превышать 2000. Если количество участников превышает этот лимит, то при старте задачи появится сообщение об этом. ● Кроме – «Ардо_N Наталья Алексеевна» Указываются сотрудники, которых нужно исключить из участников ознакомления. Если отправляется документ на ознакомление под личную подпись, необходимо в тексте задачи указать, куда нужно подойти сотрудникам, чтобы поставить подпись.

4. Нажмите на кнопку Отправить:

Задание 4.3