842

Разработка и внедрение программы позволит устранить или существенно снизить выявленные недостатки.

Литература

1. Маклаков, С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. – М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2003. – 432 с.

УДК 633.3.4

И.А. Ракинцева – студентка 4 курса; А.Н. Козлов – научный руководитель, профессор,

ФГБОУ ВПО Пермская ГСХА, г. Пермь, Россия

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССА РАБОТЫ С ЗАКАЗАМИ

Аннотация. Рассмотрен процесс работы с заказами на предприятии. С помощью системы AllFusion Modeling Suite построена модель «AS-IS». Проведен анализ и выявлены недостатки данного бизнес-процесса. Разработана модель «ТО-ВЕ», позволяющая устранить выявленные недостатки бизнес-процесса.

Ключевые слова. Заказ, анализ бизнес-процессов, модель «AS-IS», модель «ТО-ВЕ».

Компания MОРЕКА-М® работает на российском рынке рыбной продукции более 3 лет, и занимает в регионе стабильное положение.

Фирма ведет свою работу по направлению:

оптовая и мелко-оптовая торговля рыбой и морепродуктами. Многолетнее деловое сотрудничество с ведущими рыбопромышленными

компаниями дает возможность:

круглый год предлагать широкий ассортимент рыбной продукции,

строго гарантировать качество поставляемой продукции,

планировать поставки с учетом изменения конъюнктуры рынка,

своевременно оформлять необходимые документы.

Высокая квалификация персонала, строгое соблюдение договорных обязательств, гарантии качества, гибкая ценовая политика, мобильность, готовность совместно с Клиентом найти выход из любой ситуации — все это делает компанию профессиональным и надежным партнером и позволяет удерживать высокие позиции на рынке.

Продажа продукции осуществляется через сайт http://moreka-m.ru/, для этого нужно связаться с менеджером по контактному телефону или заказать обратный звонок.

Процесс работы с заказами осуществляется следующим образом: Менеджер по продажам создает заявку в MS Excel, заполняя

соответствующие поля: дата и время погрузки, номер заказа/заказов, адрес погрузки и контакты, наименование груза, его вес и параметры, вид упаковки; способ погрузки; тип необходимого транспорта; адрес выгрузки и контакты; желаемая дата доставки. При необходимости добавляются дополнительные места погрузки либо выгрузки. Кроме того, менеджер указывает стоимость перевозки и способ оплаты клиентом (в цене или отдельно).

После заполнения всех полей заявки менеджер ее сохраняет и направляет посредством электронной почты MS OutLook на исполнение в отдел транспортной логистики.

41

Менеджер-логист, принимая заявку, внимательно прочитывает всю информацию, при необходимости «проваливается» в заказ, чтобы получить необходимую информацию, выбирает транспортную компанию и отсылает заявку перевозчику посредством электронной почты (введя вручную или выбрав из списка электронный адрес). В заявку перевозчику должна скопироваться вся информация, кроме информации по оплате. Стоимость рейса для исполнителя Менеджерлогист вносит вручную.

Получив подтверждение от транспортной компании по электронной почте, менеджер вводит данные в MS Word: наименование транспортной компании, паспортные данные водителя, его телефон и данные автомобиля. При необходимости корректирует даты загрузки/выгрузки. Далее он направляет документы оператору.

На основании введенных данных оператор может создавать отгрузочные документы в 1С Предприятие без внесения информации о транспортной компании и машине.

Спроектируем бизнес процесс при помощи Case-средства AllFusion Process Modeler.

Для построения модели предметной области будем использовать методологию IDEF0.

Модель бизнес процесса «AS - IS» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Диаграмма «AS-IS» процесса «Работать с заказами»

В процессе анализа модели «AS-IS» был выявлен ряд недостатков:

1.Большое количество операций производимых вручную, как следствие могут возникнуть ошибки в расчетах.

2.Лоскутная автоматизация, у менеджеров основной инструмент— это пакет MS Office, а у оператора это 1С предприятие. Неоднородность рабочего пространства приводит к повторному введению информации, большое количество бумажных документов.

3.Велика вероятность потери заказа на каком-либо этапе его передачи. Сложно отследить на каком этапе находится заказ, при возникновении экстренных ситуаций.

4.Отсутствие четкой регистрации заказов.

Пути устранения недостатков:

1. Создание единого информационного пространства по средствам 1С Предприятие 8.3;

42

2. Создание периодически обновляемого регистра цен у менеджера по за-

казам;

3.Автоматизация всех расчетов;

4.Создание системы, которая бы отслеживала заказ на всем этапе его формирования;

Рассмотрим, как должен выглядеть данный процесс в будущем модель «TO-BE» (рисунок 2).

Рисунок 2. Диаграмма «TO-BE» процесса «Работы с заказами»

Разработка и внедрение системы работы с заказами позволит устранить или существенно снизить выявленные недостатки бизнес-процесса.

Литература

1. Маклаков, С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. – М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2003. – 432 с.

УДК 004.9: 656

А.М. Румянцева – студентка 5 курса; Н.В. Пьянкова – научный руководитель, доцент,

ФГБОУ ВПО Пермская ГСХА, г. Пермь, Россия

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССА «ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ С КЛИЕНТАМИ»

НА ПРЕДПРИЯТИИ УТТ ОАО «ТРЕСТ №14» Г. ПЕРМИ

Аннотация. Рассмотрен бизнес-процесс «Организовать работу с клиентами» на предприятии УТТ ОАО «ТРЕСТ №14» г. Перми. С помощью системы AllFusion Modeling Suite построена модель «AS-IS». Проведен анализ и выявлены недостатки данного бизнес-процесса. Разработана «ТО-ВЕ», позволяющая устранить выявленные недостатки бизнес-процесса.

Ключевые слова: работать с клиентом, модель «AS-IS», модель «ТО-ВЕ»

Главная проблема, с которой столкнулось предприятие ОАО «Трест №14» Управление Технологического Транспорта(УТТ) – это маленький поток клиентов. Многие люди узнают о компании через своих друзей и знакомых, то есть подав-

43

ляющее большинство лояльных людей, которые в итоге становятся клиентами, приходят через "сарафанное радио".

Для начала рассмотрим классический способ работы с клиентом (в режиме оффлайн) который представлен на рисунке 1.

Рисунок 1. Работать с клиентом (AS-IS)

При проектировании используем Сase-средство AllFusion Modeling Suite (BPwin), которое дает возможность наглядно представить любую деятельность или структуру в виде модели. Это позволит проанализировать бизнес-процесс, определить его недостатки и «узкие места». В качестве основной нотации при выполнении работы была выбрана методология IDEF0.

Процесс «Работать с клиентом» AS-IS начинается со звонка клиента или его прихода на предприятие. При этом изучаются требования клиента: предполагаемая дата, бюджет и вид транспорта. Когда подходящий вариант найден, производится бронирование транспорта на требуемую дату и необходимое время. Далее оформляется договор с клиентом и оказывается услуга.

В ходе анализа процесса AS-IS был выявлен ряд недостатков:

1.отсутствие сайта на УТТ ОАО «Трест №14»;

2.невозможность подать заявку через Интернет.

На основе анализа недостатков сформировано предложение по улучшению работы с клиентом TO-BE (рисунок 2). При этом надо учитывать, что рынок услуг во всех сферах все больше и больше смещается в сторону сети Интернет. Поэтому сайт будет являться важным инструментом привлечения, обслуживания и взаимодействия с клиентами, который обеспечивает лояльность потребителя благодаря удобству обслуживания компании. Компания, имеющая свой сайт, получает хорошее преимущество перед конкурентами.

К процессу «Сформировать заявку», добавляется параллельный процесс «Сформировать онлайн-заявку», механизмом для которого являются «Клиент» и «Сайт» в противовес механизму «Диспетчер» классического способа. Входной информацией обоих процессов являются «Требования клиента».

44

Рисунок 2. Работать с клиентом (TO-BE)

Интернет ресурсы в нашей стране, еще не способны в полной мере заменить услуги диспетчера. Однако уже сегодня, число транспортных услуг, заказанных благодаря функционированию сайтов, в несколько раз превышает число заказов, полученных с помощью телефонных звонков.

С каждым годом количество предприятий использующих Интернет в коммерческих целях растет. Например, количество предприятий, использующих Интернет для получения заказов (на продукцию, работы, услуги) с 2005 года по 2014 год выросло на 4,5 %[1]. Создать сайт может не только профессионал. Хорошим и доступным инструментом для быстрого и простого создания бесплатного сайта в сети Интернет являются конструкторы сайтов. Небольшой перечень бесплатных конструкторов сайтов, которым может воспользоваться даже начинающим поль-

зователь: Wix, Nethouse, Umi, Setup, Fo.ru, Ucoz и др.

Литература

1.Абрахманова Г.И., Гохберг Л.М., и др. Индикаторы информационного общества:2013. Статистический сборник. - Москва: НИУ ВШЭ,2013. – 328с.

2.Смирнова, Г.Н. Проектирование экономических информационных систем. Учебник/ Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов: под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 512 с.

3.Положение о филиале ОАО «Строительно – монтажный трест №14» «Управление технологического транспорта». Пермь 2000. – 4 с.

УДК 681.3

И.В. Сизов – студент 5 курса; И.М. Глотина – научный руководитель, доцент, ФГБОУ ВПО Пермская ГСХА

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА «ИМУЩЕСТВО АКАДЕМИИ»

Аннотация. В данной статье рассматривается актуальность использования автоматизированных информационных систем для хранения и обработки данных об имуществе организаций. На примере Пермской ГСХА, рассмотрен основной бизнес-процесс при составлении отчетов об имуществе вузов. С помощью инструмента AllFusion Process Modeler была построена модель существующего биз-

45

нес-процесса. В результате анализа построенной модели было выявлено несколько недостатков существующего бизнес-процесса. На основе проделанного анализа и выявленных недостатков была предложена модель TO-BE.

Ключевые слова: автоматизированная информационная система, имущество академии, проектирование, бизнес-процесс, отчеты.

В настоящее время развитие информационных технологий достигло достаточно высокого уровня. Многие организации переходят на применение технологий, автоматизирующих участки их деятельности. Применение автоматизированных систем повышает эффективность деятельности организации.

Любая организация обладает имуществом: зданиями и оборудованием. ВУЗы, в свою очередь, обязаны отправлять статистические отчеты о своем имуществе в вышестоящие органы. Для этого необходимо обрабатывать большие объемы информации в поиске нужной и заполнять отчеты «вручную». Для этих целей необходимо использовать некие автоматизированные системы хранения, редактирования и обработки информации, а также автоматического создания отчетов.

При моделировании существующего бизнес-процесса «Составить отчет об имуществе Академии» был использован функционально-ориентированный подход с применением инструмента моделирования AllFusion Process Modeler. Рассмотрим основной документооборот при составлении отчетов. Диаграмма потоков данных модели AS-IS представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Диаграмма потоков данных деятельности «Составить отчет об имуществе Академии», модель AS-IS

В существующем процессе проректор по общим вопросам запрашивает информацию в различных структурных подразделениях. После сбора информации выполняется подготовка данных для ввода и заполняется форма отчета. Затраты времени на сбор и подготовку информации для отчета огромные. На основе данной модели можно выделить ряд недостатков текущего процесса. Эти недостатки отображены в таблице 1.

46

Таблица 1

Недостатки бизнес-процесса «Составить отчет об имуществе Академии»

На основе анализа модели AS-IS и недостатков существующего бизнеспроцесса была предложена модель TO-BE. Основной особенностью модели TOBE является использование АИС «Имущество Академии».

Для того, чтобы в полной мере увидеть разницу моделей AS-IS и TO-BE, рассмотрим предлагаемую модель документооборота. Диаграмма потоков данных деятельности «Составить отчет об имуществе Академии» в модели TO-BE представлена на рисунке 2.

Теперь вся информация об имуществе хранится в единой базе данных. Если данные об имуществе вносились своевременно, то отчета можно будет сгенерировать за несколько минут. Если же какая-нибудь информация отсутствует, то ее можно будет внести в базу данных и после этого повторить генерацию отчета.

Рисунок 2. Диаграмма потоков данных деятельности «Составить отчет об имуществе Академии» модели TO-BE

В таблице 2 приведены примерные расчеты временных затрат на получение заполненного отчета ВПО 2 и показана экономия времени. Следует отметить, что временные затраты существенно уменьшаются при одном условии – данные в БД вносятся по мере поступления информации, а не непосредственно перед составлением отчета. Из примерных расчетов получаем экономию времени при сборе информации в 2 раза, а при получении готового отчета – в 80 раз.

47

Таким образом, на основе модели TO-BE, можно выделить ряд существенных преимуществ использования автоматизированной системы:

1.Исключены рутинные операции при ручном заполнении отчета.

2.Хранение данных в едином хранилище – БД.

3.Исключен сбор информации в различных структурных подразделениях. Предложенная модель повысит эффективность работы не только руково-

дителя, ответственного за данный процесс, но и вовлеченных в составление отчета сотрудников подразделений ФГБОУ ВПО «Пермская ГСХА».

Литература

1.Маклаков, С.В. Создание информационных систем с AllFusionModelingSuite. – М.: Диалог-МИФИ, 2003. – 432 с.

2.Устав ФГБОУ ВПО «Пермская ГСХА»: [Электронный ресурс].– Режим доступа: http://pgsha.ru/export/sites/default/generalinfo/legaldocs/ustav.pdf (Дата обращения 16.03.2015)

УДК 633.3.4

Г.Ф. Спиридонова – студентка 5 курса; А.Н. Козлов – научный руководитель, профессор,

ФГБОУ ВПО Пермская ГСХА, г. Пермь, Россия

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА «УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»

Аннотация. Рассмотрено внедрение системы электронного документооборота в одно из производственных предприятий г. Перми ЗАО «Предприятие В-1336». Разрабатываемая система называется «Управление производственным предприятием» и разработана на базе программы 1С:Предпиятие.

Ключевые слова: электронный документооборот, автоматизированная система, анализ бизнес-процесса, 1С:Предприятие.

ЗАО «Предприятие В-1336»производит электронное оборудование и приборы длянефте- и газодобывающих компаний. Внедряемая система была разработана программистами компании «Бизнес компетенция»и получила название «Управление производственным предприятием». Реализованаона на базе программы 1С:Предприятие в конфигурации 8.2.

Актуальность темы заключается в повышении эффективности и производительности организации, за счѐт внедрения автоматизированной системы.

Цель: Внедрение в организацию системы «УПП», позволяющей отслеживать этап производства, исполнителя, сроки исполнения и др.

Для реализации цели были поставлены следующие задачи:

1.Ознакомиться с предприятием.

2.Выявить его требования.

3.Проанализировать бизнес процесс предприятия и элементы автоматизации.

4.Внедрить систему в организацию (с учѐтом еѐ особенностей).

Бизнес-процессы – это готовые схемы взаимодействия на предприятии, которые действуют по определенному маршруту с распределением задач по ролям исполнителей.

С помощью методологии IDF0 составлена структура бизнес-процесса предприятия (диаграмма AS-IS). Здесь представлены 4 основных этапа.

48

Рисунок 1. Процесс «Исполнить заявку» в методологии IDF0

Каждый изэтапов сопровождается документацией, составляемой вручную. Ранее напредприятии использовались текстовые редакторы, такие как Word и Excel.

В ходе работы были выявлены следующие недостатки:

1.Вся деятельность производится в ручном (рутинном) режиме.

2.Происходит наибольшая затрата времени на составление, изменение и подписание документации.

3.Возможна утеря документов.

4.Ответственный менеджер не всегда знает, на какой стадии находится выполнение проекта.

Что же за система была разработана для предприятия и как это всѐ выглядит в жизни? На рисунках 2-4 показаны некоторые возможности системы (скриншоты сделаны на основе demo-версии).

Рисунок 2. Список заказов предприятия

Заказы выделены различным цветом, в зависимости от текущего состояния: шрифт зеленого цвета – заказ выполнен, шрифт красного цвета – заказпросрочен, шрифт чѐрного цвета – заказ в разработке.

49

При открытии любого заказа появляется список выполненных задач и текущей задачи. Истѐкшие сроки выделены красным шрифтом.

Рисунок 3. Список задач исполнителя

Пользователями этой системы выступают: менеджеры,директор, главный бухгалтер, юрист, мастер, начальник ОСиЛ и др.

Для удобства имеется возможность пересылки документов с комментариями.

Рисунок 4. Отправка сообщения одному из исполнителей

Каждый документ имеет готовую электронную форму, находящуюся в системе. При открытии формы нужно лишь указать необходимые требования (например параметры заказа).

Использование данной системы на предприятии дает следующие преимущества:

1. Контроль за исполнением заказа (на каком конкретно этапе находится

заказ).

2.Отслеживание сроков согласования, производства и отгрузки заказа.

3.Возможность заполнения готовых бланков в электронном виде.

4.Отправка документов другим исполнителям с комментариями.

5.Автоматическая переотправка задачи следующему исполнителю.

В организации произошли следующие изменения:

1.Автоматизация ручной работы.

2.Снижение трудозатрат при составлении, изменении и подписании документации.

50