Лабораторна робота №7. Створення бази даних робочого листа. Упорядкування даних за допомогою внутрішніх функцій Excel.

Мета роботи: освоїти навички побудови бази даних у Excel, редагування записів, сортування даних, використання авто фільтру, використання розширеного фільтра.

Теоретичний матеріал: повторити умови створення база даних, способи навігації по робочих таблицях.

ЗАВДАННЯ ДО РОБОТИ:

1. Використовуючи форму даних, увести нові записи в таблицю Успішності студентів 234 групи. Для цього:

   1. Скопіювати таблицю з комірок С4:J12 в комірки С90:J98. Рядок заголовків мовою бази даних називається, імена полів; кожен стовпець будемо називати полем, а дані в рядках бази - записами.

   2. При створенні або підтримці бази даних, необхідне виконання наступних умов: у таблиці не повинне бути порожніх рядків або стовпців і табличний курсор повинний знаходитися в будь-якій комірці таблиці (мінімальний розмір таблиці - рядок з іменами полів і хоча б один рядок зі значеннями полів). Виберіть команду Форма з меню Данные.

   3. .Клацніть по кнопці Добавить і введіть у поле Прізвище, ім'я, по батькові - Бонк. Після введення значення натисніть клавішу <Tab> для переходу до наступного поля. Якщо буде потрібно повернутися до раннього введеному значенню, необхідно скористатися <Shіft+Tab>. Ввести оцінки "3", "4", "5", "3" у відповідні поля і клацнути по кнопці Добавить.

   4. .Використовуючи форму даних збільшити розмір таблиці до 25 записів. Пронумерувати список, використовуючи Автозаполнение.

2. Редагування записів.

   1. Змінити оцінку по інформатиці студента Бонк на "4". Для цього, поставити курсор у будь-якому місці таблиці і викликати форму даних. За допомогою смуги прокручування знайти потрібний запис і, використовуючи клавіші <Delete> або <Backspace> видалити старий запис у поле Інформатика і ввести нову. Клацнути Добавить.

   2. Так як, описаний у попередньому пункті спосіб відшукання записів зручний тільки для невеликих баз даних, розглянемо більш зроблений спосіб відшукання даних шляхом використання кнопки Критерии у формі даних. Допустимо, що ми не пам'ятаємо точне прізвище студента, але знаємо, що вона починається на букву "Б". Клацнемо по кнопці Критерии і введемо в поле Прізвище, ім'я, по батькові - Б*.

Якщо ви не знаєте правильного написання слова, імені або точного значення у формулі, що шукайте, використовуйте шаблони. Ставте знак питання (?) для позначення невідомого символу або зірочку (*) для позначення ряду відсутніх символів.

Клацніть по кнопці Далее. Ехсеl відобразить усі форми записів, у яких прізвища починаються на букву "Б".

3. Сортування записів.

   1. Відсортувати список прізвищ за алфавітом.

   2. Установите табличний курсор на перше ім'я полючи бази даних.

   3. Виберіть команду Сортировка з меню Данные.

   4. Виберіть зі списку Сортировать по имени полючи Прізвище, ім'я, по батькові й активізуйте перемикач по зростанню. Натиснути ОК.

   5. Самостійно відсортувати запису по Загальному балі.

4. Автоматична фільтрація.

   1. Установите табличний курсор в одній з осередків, що містить ім'я полючи.

   2. Данные → Фильтр → Автофильтр.

   3. Клацніть по кнопці списку, що розкривається, у поле імені Стипендія.

   4. Виберіть значення Підвищена, котре ви хочете використовувати як фільтр. Ехсеl залишивши прізвища тільки тих студентів, що одержують підвищену стипендію.

   5. Виведіть знову всі записи на екран: Данные → Фильтр→ Отобразить всё.

   6. Відфільтрувати список по середньому балі.

   7. Відфільтрувати список по загальному балі.

5. Створення власного авто фільтра.

   1. Данные → Фильтр → Автофильтр.

   2. Клацніть на кнопці списку, що розкривається, у назві полючи Ср.бал і виберіть пункт Условие.

   3. У діалоговому вікні Пользовательский автофильтр у першому полі клацніть по кнопці списку, що розкривається, і виберіть умову більше або дорівнює (>=), клацніть по кнопці списку другого поля, що розкривається, і виберіть "4", поставте оцінку біля слова И; у третім полі клацніть по кнопці списку, що розкривається, і виберіть умову менше або дорівнює (<=), у четвертому полі введіть "4,6". Таким чином, ми хочемо одержати список студентів, отримуючих звичайну і підвищену стипендії. Натисніть кнопку ОК або клацніть <Enter>.

   4. Клацнути по кнопці списку, що розкривається, у кожнім з полів імені і вибрати пункт Все.

   5. Самостійно створити власний автофільтр, використовуючи робочу таблицю.

6. Розширена фільтрація.

   1. Потрібно сформувати список студентів, що одержали на екзаменах з гуманітарних наук "4": одночасно і по психології, і по історії, використовуючи засіб розширеної фільтрації. Для цього задамо діапазон критеріїв (умов). Це спеціально відведена частина робочого листа, що містить визначені критерії. У нашому випадку оцінка по історії - "4", оцінка по психології - "4" і назви іспитів. Діапазон критеріїв використовується Excel для фільтрації списку і повинний відповідати двом вимогам: 1) складатися, принаймні , із двох рядків, перша з яких повинна містити всі або деякі назви полів списку і 2) інші рядки повинні містити критерії фільтрації.

   2. Відступивши 3 рядка від робочої таблиці, скопіюємо цікавлячи нас назви полів списку. Уведемо необхідні критерії в другий рядок діапазону критеріїв, тобто оцінки. Вийшла таблиця:

3. Данные  Фильтр  Расширенный фильтр. У поле Исходный диапазон виділяємо комірки С90:G115, у поле Диапазон условий комірки С 118:Е 120. Натискаємо кнопку ОК.

4. Для того, щоб повернути колишній вид таблиці: Данные → Фильтр → Отобразить всё.

5. Для того щоб одержати список студентів, які склали екзамени або із психології або з історії на оцінку "4", уводимо критерії добору в різні рядки діапазону Критерий условий:

1. Данные → Фильтр → Расширенный фильтр.

2. Створити список студентів, що здали сесію на "4" і "3", використовуючи Расширенний фильтр.

3. Створити список студентів, що здали сесію на "4" і "5".

7. Проміжні підсумки.

   1. Використовуючи інструмент Промежуточные итоги розрахувати середню оцінку кожного з предметів по групам. середнє значення стипендії в групах.

Контрольні запитання.

1. Що означає поняття імена полів, поле, записи, мовою бази даних?

2. Які умови необхідно дотримувати при створенні бази даних?

3. Як заповнюється форма?

4. Пояснити призначення кнопок у Формі.

5. Як знайти визначений запис у базі даних?

6. Як користуватися командою Сортировка?

7. Як користуватися командою Автофильтр?

8. Як створювати власний Автофильтр?

9. Як користуватися командою Розширений фільтр?