Часть 6. Обмен данными между aссess ,word и exel

Данные, хранящиеся в БД, могут быть использованы для создания формальных писем, адресных наклеек на конвертах и других атрибутов почты, но их можно вставить в виде таблицы в документ Word.

I.Обмен между Access и Word

Упражнение 1.Импортировать данные в виде таблицы в документ Word .

1.Запустить Word и открыть нужный документ.

2. Установить курсор на место вставки документа.

3. В меню “Вставка” выбрать “База данных”, появится диалоговое окно “База данных”.

4. Активизировать кнопку “Получить данные”, появится окно “Открыть источник данных”. В списке типов файлов выбрать Microsoft Access и открыть нужный файл.

5. Активизировать кнопку ”Запросы” или “Таблицы”.

6. Активизировать кнопку “Автоформатирование”.

7. Выбрать формат таблицы, нажать ОК.

8. Появится диалоговое окно “Базы данных”, активизировать команду “Вставить данные”.

9. В диалоговое окно “Вставка данных” выбрать “Все”, чтобы вставить все записи или указать диапазон записей. которые необходимо вставить, нажать ОК.

Упражнение 2. Скопировать данные из Word в поле базы данных Access.

Аналогично копированию из Word в Excel. Используется, если есть данные в документе Word, которые требуется вставить в Excel.

Упражнение 3. Конвертировать документы Word в таблицу базы данных Access.

Конвертирование Word в Access может быть осуществлено, если документ Word является разделяемым текстовым файлом, то есть данные для каждого из полей базы данных отделены друг от друга некоторым символом (например, запятой или символом табуляции). Пример: текстовый файл имеет вид: "Игорь","Смирнов","прос.Ленина,48","Иваново" ,"26-76-33".

Разделяемые текстовые файлы создаются обычно автоматически, путем форматирования стандартной корреспонденции. И вместо того , чтобы заново набивать информацию, ее можно импортировать в БД Ассеss.

Для этого необходимо :

1.Открыть или создать в Wordе разделяемый текстовый файл;

2.Выбрать команду “Файл /Сохранить как” и заполнить (указать диск, каталог и имя файла);

3.В списке “тип” выбрать команду “только текст с концами строк” и нажать ОК;

4.Переключиться в Access и открыть нужный файл базы данных. Появится окно базы данных;

5.Из меню “Файл” выбрать команду “Импорт”, появится диалоговое окно;

6.Показать логическое устройство, каталог, имя разделяемого текстового файла;

7.Активизировать кнопку “Импорт” и указать нужные параметры импорта;

8.Открыть раздел и внести корректировки.

II.Обмен между Excel и Access

Существует 2 способа копирования из базы данных Access в рабочий лист Excel:

Упражнение 1. Скопировать и вставить данные из каждого поля записи Access.

1. Запустить Access и открыть нужный файл базы данных.

2. Выбрать необходимые таблицу, запрос, отчет.

3. Выделить текст в одном из полей базы (так же, как в Word).

4. Выполнить команду "Правка"/"Копировать" и переключиться в Excel .

5. Установить курсор в нужную ячейку.

6. Выполнить команду "Правка"/"Вставить".

Упражнение 2. Преобразовать всю таблицу запроса( отчета) базы данных Access в формат Excel: конвертировать информацию из базы данных Excel.

1. Запустить Access и открыть нужный файл базы данных.

2. Выбрать необходимые таблицу, запрос, отчет.

3. Выполнить “Файл”/ “Вывести в формате”.

4. В диалоговом окне указать тип формата Microsoft Excel(.xls).

5. Указать путь (каталог, директорию, файл) и нажать ОК.

6. Переключиться в Excel и открыть этот файл.

7. Можно осуществлять редактирование этой таблицы.

Упражнение 3. Cкопировать данные Excel в поле базы данных Access (аналогично копированию из Access в Excel ), изучить самостоятельно.

Упражнение 4. Конвертировать электронную таблицу Excel в таблицу базы данных Access:

1.Открыть Excel и открыть нужный файл.

2.Провести все изменения в таблице Excel и сохранить файл.

3.Переключиться в Access, выполнить команду “Файл”/ “Открыть базу данных”.

4.Указать необходимый файл базы данных, в котором будет таблица.

5.Выполнить команду“Файл”/ “Импорт”.

6.В диалоговом окне указать тип ( формат данных) Microsoft Excel .

7.Указать файл, где были сохранены данные Excel .

8.Активизировать кнопку “Импорт”.

Контрольные вопросы:

1. Каким образом размещается таблица Access в документе Word?

2. Каким образом размещается документ Word в таблице данных Access?

3. В чем отличие импортирования данных от конвертирования данных?

4. Как размещается таблица Access при копировании Excel как таблицы и каким образом редактировать ячейки?