Часть 7. Кооперация aссess и word

Это использование возможностей Word и Access для создания единого документа.

Упражнение 1. Создать почтовые наклейки.

1.Запустить Word и выполнить команду “Файл”/ “Создать”,

2. Из меню “Сервис”/”Слияние” появится диалоговое окно “Ассистент слияния” (см. рисунок ).

3. Активизировать кнопку “Создать” в диалоговом окне.

4. Появится дополнительное окно, в котором выбираем пункт наклейки.

5. Появится диалоговое окно, щелкните по кнопке “Активное окно” - “Получить данные”.

6. Появится список, который содержит записи:

“Создать источник данных”,

“ Открыть источник данных”,

“ Опции заголовка”,

7. Выбрать команду “ Открыть источник данных”. Появиться в диалоговое окно, в котором нужно ввести тип Microsoft Access и указать путь.

8. Указать нужные таблицу, запрос, отчет, из которого мы берем данные.

9. Появится диалоговое окно, в котором нужно щелкнуть “Настройки

основного документа”.

10. Появится диалоговое окно “Опции наклейки”. Необходимо ввести тип

принтера и код листа из предложенного списка. Нажать ОК.

11. Появится диалоговое окно “Создание наклейки”, в котором необходимо

активизировать кнопку “Вставить в поле слияния”.

12. Появится диалоговое окно, в котором приводится список полей базы

данных. Необходимо выбрать поля, которые хотим отобразить. Активизировать кнопку ОК.

13.Появится диалоговое окно “Ассистент слияния”. Активизировать кнопку

“Слить”.

Документ будет содержать необходимую информацию для почтовой наклейки.

1. Запустить Word “Файл” - “Создать”.

2. Из “Сервис”/ “Слияние” появится диалоговое окно “Ассистент слияния”.

3. Активизировать команду “Создать”, выбрать “Формы”.

4. Активизировать команды“Активное окно” / “Получить данные”.

5. Появится список “Открыть источник данных”.

6. Появится диалоговое окно, в котором необходимо указать тип Microsoft

Access и имя файла базы данных.

7. Выбрать таблицу, отчет, список. Появится диалоговое окно, щелкнуть

“Редактировать основной документ“.

8. На экране появится панель инструментов слияния.

9. Напечатать стандартное письмо в том месте, где должна появиться информация из базы данных , активизировать кнопку “Поле слияния”. Появится список, содержащий все возможные поля базы данных.

10. Выбрать поле, содержащее необходимую информацию. Word отобразит это поле базы данных в специальных скобках (<< >>).

11. Активизировать кнопку “Результаты слияния”. Word покажет, как будет выглядеть стандартное письмо.

12. Для просмотра различных записей можно воспользоваться кнопками со стрелками.

13. Выбрать команду “Файл”/ “Сохранить”, где будет храниться стандартное письмо.

14.Используя окно "Ассистент слияния" и кнопку "Опции запроса" осуществить сортировку данных для формирования стандартных писем.

26